Oturum aç

Otomatik Arşiv ile eski öğeleri otomatik olarak taşıma veya silme

Microsoft Outlook posta kutunuz siz öğeler oluşturdukça ve aldıkça genişler. Posta kutunuzun kapladığı yeri veya kullandığınız posta sunucusundaki alanı yönetmek için, önemli ancak sık kullanılmayan eski öğeleri başka bir yerde (arşivde) depolamanız gerekebilir. Otomatik Arşiv öğeleri bir arşiv konumuna , Outlook Kişisel Klasörler dosyası (.pst) içine taşıyarak bu depolama işlemini otomatik olarak yapar. Bununla birlikte, varsayılan ayarların büyük bölümünü depolama gereksinimlerinize uygun olarak özelleştirebilirsiniz.

Not : Posta kutunuzdaki öğeler, kuruluşunuzun alıkoyma ilkelerine ve ileti kayıtları yönetimine tabi olabilir. Bu ilkeler kullanıcının iletileri ve diğer kayıtları, kuruluş tarafından tanımlanmış belirli bir süreden daha uzun zaman alıkoyma yeteneğini kısıtlar. Bu ilkeler uygulandığında, Otomatik Arşiv ayarlarından daha önceliklidir ve Microsoft Exchange kullanacak şekilde ayarlanan Outlook profillerinden Otomatik Arşiv özelliği kaldırılır.

Ne yapmak istiyorsunuz?

Varsayılan Otomatik Arşiv ayarlarını gözden geçirme veya değiştirme

Tek bir klasörün Otomatik Arşiv ayarlarını değiştirme

Varsayılan Otomatik Arşiv ayarlarını gözden geçirme veya değiştirme

Otomatik Arşiv süresi sona eren, başka bir deyişle bekleme süreleri geçen öğeleri Outlook'taki özgün konumlarından bir arşiv dosyası klasörüne taşır. Ayrıca, süresi sona eren öğelerin silinmesi için seçenekler ayarlayabilirsiniz.

Önemli : Öğeleri depolama ve silme hakkında daha fazla bilgi

  • Bir veya birden çok Otomatik Arşiv ayarını değiştirip süresi biten öğelerin silinmesini seçmediğiniz sürece, öğeler arşiv konumlarında depolanır. Öğeler arşiv konumlarından silinmez, bunları ancak arşiv konumuna taşınmadan önce otomatik olarak silmek mümkündür. Arşivlendikten sonra yalnızca el ile silinebilirler

  • Öğelerin kalıcı olarak silinmesine neden olan bir seçenek belirttiğinizde, öğeler süreleri bittiğinde otomatik olarak silinir. Arşivlenmezler. Örneğin, Süresi dolmuş öğeleri sil (yalnızca e-posta klasörleri) seçeneğini tıklatırsanız, bu seçenek Gelen Kutusu, Gönderilmiş Öğeler veya Taslaklar gibi tüm e-posta klasörlerinizde yer alan iletilerin tümünü siler. İletiler arşivlenmez.

İletiler, randevular ve görevler gibi farklı Outlook öğelerinin farklı bekleme süreleri vardır. Bu varsayılan bekleme süreleri, bunların ayarlarını el ile değiştirmediğiniz sürece değişmez.

Belirli Outlook öğelerinin süre sonları hakkında bana daha fazla bilgi ver

Outlook klasörlerinin süre sonu veya silinme zamanı gelmeden önceki varsayılan bekleme süreleri şunlardır:

Klasör

Bekleme süresi

Gelen Kutusu ve Taslaklar

6 ay

Gönderilmiş Öğeler ve Silinmiş Öğeler

2 ay

Giden Kutusu

3 ay

Takvim

6 ay

Görevler

6 ay

Notlar

6 ay

Günlük

6 ay

Kişiler

Süre sonu yok

Not : Oluşturduğunuz ve Gelen Kutusu, Takvim, Görevler, Notlar veya Günlük ile aynı tür öğeleri içeren klasörlerin varsayılan bekleme süreleri de aynı şekilde altı aydır.

Öğelerin bekleme süreleri öğe türüne göre belirlenir:

Öğe türü

Bekleme süresinin başlangıcı

E-posta iletisi

İletiyi aldığınız tarih/saat veya son değiştirdiğiniz ya da kaydettiğiniz zaman (hangisi daha sonraysa).

Toplantı, olay veya randevu

Öğeyi son değiştirdiğiniz veya kaydettiğiniz tarih (hangisi daha sonraysa). Yinelenen öğelere Otomatik Arşiv uygulanmaz.

Görev

Tamamlanma tarihi veya son değiştirilme ve kaydedilme tarihi. Tamamlanmış olarak işaretli olmayan görevler için Otomatik Arşivleme uygulanmaz. Diğer kişilere atanan görevler, yalnızca tamamlanmış olarak işaretliyseler arşivlenir.

Not

Notu son değiştirdiğiniz ve kaydettiğiniz zaman.

Günlük girdisi

Günlük girdisinin oluşturulduğu veya en son değiştirildiği ve kaydedildiği tarih.

Kişi

Kişiler varsayılan olarak arşivlenmez. Ancak bunları el ile arşivleyebilirsiniz.

Outlook'u ilk çalıştırışınızda, Otomatik Arşiv varsayılan olarak açıktır ve her 14 günde bir çalışır. Otomatik Arşiv'in çalışma sıklığını değiştirebilir, arşivlenen öğelerin depolanmasında kullanılacak Outlook veri dosyasını (.pst) belirtebilir ve Outlook klasörlerinizdeki öğelerin ne zaman arşivlemeye katılacağını seçebilirsiniz.

  1. Araçlar menüsünde Seçenekler'e tıklayın ve ardından Diğer sekmesine tıklayın.

  2. Otomatik Arşiv'e tıklayın.

    Not : Bilgisayarınızın ayarlarına ve eklentilerine bağlı olarak, Seçenekler iletişim kutusunda farklı sekmeler görebilirsiniz.

    Araçlar/Seçenekler iletişim kutusunda Otomatik Arşiv

  3. Otomatik Arşivlemeyi her n günde çalıştır onay kutusunu seçin ve sonra Otomatik Arşiv'in hangi sıklıkta çalıştırılacağını belirtin.

  4. İstediğiniz seçenekleri seçin.

    Otomatik Arşivleme ayarları ve aşağıdaki resimde yer alan 1-9 numaralı seçenekler hakkında daha fazla bilgi edinmek için buraya tıklayın.

    1. Otomatik Arşivle'yi x günde bir çalıştır   Otomatik Arşiv'in ne sıklıkta çalıştırılmasını istediğinizi seçin. Aynı anda çok sayıda öğenin arşivlenmesi bilgisayarınızın performansını düşürebilir. Bu nedenle, Otomatik Arşiv işlemini kısaltacak bir süre belirlemeniz iyi olabilir. Belirli bir zamanda normal olarak aldığınız öğelerin sayısını göz önünde bulundurun ve zaman çerçevesini buna göre ayarlayın. Otomatik Arşivle çalışmadan önce sor    Otomatik Arşiv Outlook öğelerinizi işlemeye başlamadan önce Outlook'un bir anımsatıcı ileti görüntülemesini istiyorsanız bu seçeneği belirtin. İletiyi gördüğünüzde Hayır'ı tıklatarak bu Otomatik Arşiv oturumunu iptal edebilirsiniz.

    2. Süresi dolmuş öğeleri sil (yalnızca e-posta klasörleri)   Bu seçenek varsayılan olarak seçili değildir. Bekleme süreleri sona eren e-posta iletilerinin silinmesini sağlamak için seçebilirsiniz. Taslaklar ve Gelen Kutusu öğelerinizin varsayılan süresi altı ay, Gönderilmiş Öğelerinizin de üç aydır; bununla birlikte Bu tarihten önceki öğeleri sil seçeneğini kullanarak bu dönemleri değiştirebilirsiniz.

    3. Eski öğeleri arşivle ve sil   Otomatik Arşiv'in süresi sona eren öğelerin bazılarını veya tümünü silmesini istiyorsanız bu seçeneği belirtmelisiniz. Bu seçenek, bekleme süresi dolan öğelerden hangilerinin arşivleneceğine ve hangilerinin silineceğine karar vermenizi sağlayan diğer seçenekleri etkinleştirir. Bundan sonra, hem arşivleme hem de silme işlemlerine uygulanacak ek ayarları seçin.

    Not : Otomatik Arşiv iletişim kutusunda, "klasörler" sözcüğü Takvim klasörü ve Görev klasörü gibi ana Outlook özellik alanlarınıza ve tek tek e-posta klasörlerine karşılık gelir. Bunun nedeni, Takvim ve Görev öğelerinizin sırasıyla kendi Takvim ve Görev klasörlerinde depolanmasıdır.

    4. Klasör listesinde arşiv klasörünü göster   Gezinti Bölmesi'nde diğer çalışma klasörlerinizle birlikte Arşiv klasörünün de listelenmesi için bunu seçin. Ana Arşiv klasöründe, alt klasörleri açabilir ve arşivlenmiş öğelerinizi görebilirsiniz. Arşivlenmiş öğelerinize bakarak doğru öğelerin arşivlendiğinden emin olabilir ve gerek duyduğunuz öğeleri çalışma klasörüne geri sürükleyebilirsiniz.

    5. Bu tarihten önceki öğeleri sil    Öğelerinizin ne zaman arşivleneceğini gösteren varsayılan ayarı gün, hafta veya ay cinsinden belirtin. Bir günden 60 haftaya kadar istediğiniz süreyi ayarlayabilirsiniz. "Temizleme", öğeleri arşivleme (depolama) anlamına gelir. Başka bir yerde klasörler için silme ayarını belirtmediğiniz sürece, "silme" anlamına gelmez.

    6. Eski öğeleri buraya taşı    Bu konumun varsayılan ayarı Microsoft Windows Vista ile Windows XP işletim sistemlerini çalıştıran bilgisayarlarda birbirinden farklıdır.

    Windows Vista: C:\Users\kullanıcı\AppData\Local\Microsoft\Outlook\Archive.pst.

    Windows XP: C:\Documents and Settings\kullanıcı\Local Settings\Application Data\Microsoft\Outlook\Archive.pst.

    Arşivlenmiş öğeler için başka bir hedef ayarlamak istiyorsanız, başka bir konuma göz atabilir ve seçim yapabilirsiniz. Bekleme süresi dolan öğeler söz konusu konuma taşınır.

    Not : Özel bir konuma arşivlenen öğeler, siz klasörleri açıp silme işlemini el ile yapmadığınız sürece silinmez.

    7. Öğeleri kalıcı olarak sil   Bu seçenek süresi dolan öğeleri varsayılan konuma, sizin belirttiğiniz başka bir klasöre veya Silinmiş Öğeler klasörüne taşımak yerine hemen siler.

    8. Bu ayarları tüm klasörlere hemen uygula    Bu seçenek Otomatik Arşiv ayarlarını, yaptığınız değişikliklerle birlikte klasörlerinizin tümüne uygular. Bir veya birden çok klasöre farklı ayarlar belirlemek isterseniz bu seçeneği seçmeyin. Bunun yerine, aşağıdaki düğmenin altında gösterilen ve tek tek klasörlerin ayarlarının nasıl belirtileceğini açıklayan yönergeleri kullanın. Bu yönergeler "Tek bir klasörün Otomatik Arşiv ayarlarını değiştirme" bölümüne de eklenmiştir. Belirli klasörler için yapılan değişiklikler yalnızca o klasörlerde geçerli olur.

    9. Bekletme İlkesi Bilgileri    Kuruluşunuzda, sistem yöneticisi posta kutusu öğelerinizin ne zaman ve nasıl otomatik olarak arşivleneceğini belirleyen bekletme ilkeleri ayarlamış olabilir. İlkeleri burada görebilirsiniz, ancak uygun izinleriniz olmadıkça bunları değiştiremezsiniz.

    AutoArchive settings

  5. Tamam'a tıklayın.

    Notlar : 

    • Eski öğeleri buraya taşı altında listelenmiş olan arşiv dosyasını değiştirirseniz, Otomatik Arşiv her çalıştırıldığında bu yeni dosya kullanılır.

    • Önce varsayılan klasör seçeneklerini ayarlayın ve bunun ardından tek tek klasör ayarlarını özelleştirin; böyle yapmazsanız, varsayılan ayarları yanlışlıkla değiştirebilirsiniz.

Sayfanın Başı

Tek bir klasörün Otomatik Arşiv ayarlarını değiştirme

  1. Gezinti Bölmesi'ndeki klasör listesinde, değiştirmek istediğiniz klasöre sağ tıklayın ve kısayol menüsünde Özellikler'e tıklayın.

  2. Otomatik Arşiv sekmesine tıklayın.

  3. İstediğiniz seçenekleri belirtin.

    Not : Ayarlar hakkında daha fazla bilgi için lütfen yukarıdaki "Varsayılan Otomatik Arşiv ayarlarını gözden geçirme ve değiştirme" bölümünün 4. adımına bakın.

  4. Tamam'a tıklayın.

Sayfanın Başı



Bu bilgi yararlı oldu mu?

Özellikleri nasıl daha iyi hale getirebiliriz?

Özellikleri nasıl daha iyi hale getirebiliriz?

Gizliliğinizi korumak için lütfen görüşlerinize iletişim bilgilerinizi eklemeyin. Şunu gözden geçirin: gizlilik ilkesi.

Görüşleriniz için teşekkür ederiz!