Otomatik Arşivleme’yi ayarlama

Tarayıcınız video desteklemiyor. Microsoft Silverlight, Adobe Flash Player veya Internet Explorer 9’u yükleyin.

Zaman ayırıp posta kutunuzu elle temizlemek istemiyorsanız, Otomatik Arşivleme’yi ayarlayarak bu işi sizin yerinize Outlook’un yapmasını sağlayabilirsiniz. Nasıl yapılacağını buradan öğrenebilirsiniz.

Otomatik Arşivleme’yi ayarlama

Outlook gelen kutunuz kısa sürede yeni iletiler, yanıtlar ve iletilenler yüzünden dolabilir. Farkına bile varmadan binlerce iletiniz olabilir. Saklamak istediğiniz eski öğeleri bir arşive taşıyarak Outlook gelen kutunuzu ve klasörlerini denetim altında tutabilirsiniz. Bunu otomatik olarak yapmak için Otomatik Arşivleme’yi kullanın.

Otomatik Arşivleme'nin ne sıklıkla çalışacağını, arşivlenen öğeleri nerede depolayacağını ve arşivlemeden önce Outlook'un öğeleri ne kadar tutacağını değiştirebilirsiniz.

  1. DOSYA > Seçenekler > Gelişmiş’e tıklayın.

  2. Otomatik Arşiv’in altında Otomatik Arşiv Ayarları’na tıklayın.

  3. Otomatik Arşivi kutusuna tıklayın ve Otomatik Arşivleme’nin ne sıklıkta çalışmasını istediğinizi belirleyin.

  4. Outlook’un eski öğeleri arşivlemek yerine silmesini sağlamak gibi diğer seçenekleri istediğiniz biçimde ayarlayın.

    Posta profiliniz bir Exchange Server’a bağlanıyorsa Arşiv ve Otomatik Arşiv özellikleri kullanılamayabilir. Ayrıca kuruluşunuzda, Otomatik Arşiv özelliğini engelleyen bir posta tutma ilkesi de olabilir. Daha fazla bilgi için sistem yöneticinize başvurun.

Daha fazlasını mı istiyorsunuz?

Eski öğeleri el ile arşivleme

Posta kutunuzdan düzenli aralıklarla eski öğeleri kaldırmak, özellikle de

e-posta hesabınızın boyut sınırı varsa, iyi bir fikirdir. Öğeleri silebilir

veya bunları bir kişisel klasöre taşıyabilirsiniz ve bunlar Outlook

Veri Dosyası’nda yerel olarak depolanır. Ama zaman ayırıp

posta kutunuzu el ile temizlemek istemiyorsanız,

otomatik arşivlemeyi ayarlayarak bu işi sizin yerinize

Outlook’un yapmasını da sağlayabilirsiniz. İşte şöyle!

DOSYA sekmesine tıklayın

ve Seçenekler’e tıklayın.

Gelişmiş’e ve Otomatik Arşiv Ayarları’na tıklayın.

Otomatik arşivleme, bir dosyaya aktarmaya benzer,

tek farkı bunun otomatik olarak çalıştırılması

ve neyin arşivleneceğini saptamak için bir eskime dönemi kullanmasıdır.

Bir dakika içinde bunun nasıl çalıştığını göreceksiniz. Ayrıca, dışarı aktarma

dosyaları kopyalarken otomatik arşivleme bunları taşır, yani artık özgün

konumlarında kalmazlar. İlk olarak otomatik arşivi işaretleyip

bir süre girerek otomatik arşivlemeyi açın.

Ardından Otomatik Arşivle çalışmadan önce sor’u işaretlemek isteyip istemediğinize karar verin.

Sonra da Outlook’un Otomatik Arşivleme’yi çalıştırırken ne yapacağına karar verin.

Çoğu durumda

Süresi dolmuş öğeleri sil’i işaretlemek istersiniz. Eski öğeleri

arşivle veya sil’in işaretli olmasına dikkat edin.

Arşivlenmiş öğelerinize hızla erişebilmek istiyorsanız,

Klasör listesinde arşiv klasörünü göster’i işaretleyin

Sonra varsayılan klasör ayarlarına karar verin; eskime döneminden başlayın.

Varsayılan değer altı aydır, bu altı aydan eski olan tüm posta kutusu

öğelerinin arşivleneceği anlamına gelir. İsterseniz bunu değiştirebilir ve

ay, yıl veya gün sayısını seçebilirsiniz.

Son olarak,

eski öğeleri Outlook Veri Dosyasına taşımayı veya kalıcı olarak silmeyi seçersiniz. Çoğu

durumda ilk seçeneği seçersiniz, sonra Gözat’a tıklayarak

bir konum bulur ve arşiv dosyası için bir ad girersiniz.

Tamam’a tıklayın.

Son olarak, Bu ayarları tüm klasörlere hemen uygula’ya tıklarsınız,

sonra Tamam’a ve Tamam’a tıklarsınız.

Artık varsayılan ayarlar posta kutunuzdaki tüm klasörlere uygulanır.

Arşivlenmeyen tek klasörler kişi klasörlerinizdir çünkü

normalde kişileri eskime dönemi temelinde arşivlemek anlamlı değildir.

Genel

varsayılan ayarları belirledikten sonra tek tek klasörler için ayarları değiştirebilirsiniz.

Örneğin, silinmiş dosyaları arşivlemek istemediğinizi varsayalım.

Silinmiş öğelere sağ tıklayın ve Özellikler’e tıklayın.

Sonra

Otomatik Arşivle sekmesine tıklayın, varsayılan ayarları

tüm klasörlere uyguladığımızdan, bu seçenek

seçilidir: Bu klasördeki öğeleri varsayılan ayarları kullanarak arşivle.

Ancak, silinmiş öğelerin arşivlenmesini istemiyorsanız, Bu klasördeki öğeleri arşivleme’yi

seçebilirsiniz.

Veya daha fazla seçenek istiyorsanız, Bu klasörü

bu ayarları kullanarak arşivle’yi seçebilirsiniz.

Örneğin, klasör için başka bir eskime dönemi girebilirsiniz.

Belki de silinmiş öğelerin her ay arşivlenmesini

tercih edersiniz. Son olarak, Outlook’un arşivlenmiş öğelerle

ne yapacağına karar verebilirsiniz. Bunları varsayılan

arşiv klasörüne taşıyın başka bir veri dosyasına

taşıyın çünkü belki de öğeleri kaydetmek istiyor

ama diğerleriyle birlikte kaydetmek istemiyor olabilirsiniz veya bunları kalıcı olarak silin.

Biz bunu seçeceğiz.

Bunun, klasörü arşivlememekten farlı olduğuna dikkat edin. Bitirdiğinizde Tamam’a tıklayın.

Şimdi otomatik arşivleme ilk kez

çalıştırıldığında, arşivlenen öğeler posta kutunuzdan arşiv dosyasına taşınır.

Bu da daha sonra klasör listesinde bir kişisel klasör olarak gösterilir.

Şirket e-posta hesabında arşivleme çalışmıyor gibi görünüyorsa, BT yöneticinizle

görüşün. Şirket postanıza bekletme ilkemiz uygulanmış olabilir.

Sonraki videoda, arşivlemeyi el ile başlatmanızın yolu gösterilecek.

Yeteneklerinizi geliştirin
Eğitimleri keşfedin
Yeni özellikleri ilk olarak siz edinin
Office Insider Programına Katılın

Bu bilgi yararlı oldu mu?

Görüşleriniz için teşekkür ederiz!

Geri bildiriminiz için teşekkürler! Office destek temsilcilerimizden biriyle görüşmeniz yararlı olabilir.

×