Office 365.dosya depolamayı ve dosya paylaşımını ayarlama

Katkıda Bulunanlar: Tom Werner Deniz Acar
Son güncelleştirme 21 Ağustos 2017

İşletmeniz için dosya depolamayı ve paylaşımı ayarlamanın en iyi yollarından biri, OneDrive İş ve bir Office 365 ekip sitesini birlikte kullanmaktır. Küçük bir işletmeniz ve az sayıda çalışanınız varsa, bu seçenek sizin için idealdir.

Office 365, başlangıç için kullanabileceğiniz temel bir ekip sitesi içerir. Dosyalarınızı OneDrive İş’te depolamaya ve ekip sitenizdeki dosyalarınız üzerinde işbirliği yapmaya hemen başlayabilirsiniz.

Office 365’te belgeleri nerede depolayabilirsiniz?

  • OneDrive İş, dosya paylaşımının çok sık yapılmadığı bireysel kullanımlara yönelik tasarlanmıştır. OneDrive İş, sahip olduğunuz dosyaları depolamak için idealdir.

  • Office 365 ekip siteleri, düzenli olarak dosya paylaşımına ve bu dosyalar üzerinde işbirliği yapmaya yönelik tasarlanmıştır. Ekip siteleri, birkaç kişiye veya tüm ekibe ait olan ve üzerinde işbirliği yapılabilecek dosyaların depolanması için idealdir.

OneDrive İş uygulaması da ekip siteleri de size ve çalışanlarınıza her yerden erişim olanağı tanır.

İki tür depolamanın nasıl kullanıldığını gösteren bir şekil: OneDrive veya Ekip siteleri

OneDrive İş ile Office 365 ekip sitelerini birlikte kullanırken hangi konumda hangi öğeleri depolayabileceğiniz hakkında önerileri aşağıda bulabilirsiniz:

Depolama konumu

Kullanım amacı

Burada depolanabilecek öğeler

OneDrive İş

İçerikleri OneDrive İş’te depolamak tıpkı bilgisayarınızda depolamak gibidir. Başka kişilerin bu içeriklere kolayca erişmesi mümkün değildir.

Üzerinde tek başınıza çalıştığınız iş dosyalarını depolamak için idealdir.

Diğer ekip üyelerinin üzerinde birlikte çalışması veya düzenli olarak erişmesi gerekmeyen iş dosyaları.

Office 365 Ekip sitesi

Office 365 ekip sitesi, bir web sitesi gibi çalışır. Ancak varsayılan olarak herkese açık değildir, yalnızca izin verdiğiniz kişiler tarafından erişilebilir.

Paylaşım ve birlikte çalışma için idealdir.

Tüm çalışanlarınızın erişebileceği ve üzerinde işbirliği yapabileceği paylaşılan dosyalar. Örneğin, bir PowerPoint sunusu üzerinde birlikte çalışabilir, herkesin güncelleştirebileceği ekip planlarını depolayabilir veya toplantı ajandaları yayımlayabilirsiniz.

Office 365 Ekip alt sitesi

Office 365 ekip alt sitesi, ekip sitenizde benzersiz görünüme veya benzersiz erişim izinlerine sahip olan ayrı bir bölümdür.

Bir müşteriyle veya işletmenizin dışındaki bir iş ortağıyla dosya paylaşmak ve birlikte çalışmak için idealdir.

Ayrıca, işletmenizdeki ekip sitesine erişim izni olan diğer kullanıcıların ulaşmasını istemediğiniz dosyaları depolamak için de idealdir. Yalnızca sizin erişiminize açık olan (gerektiğinde birkaç kişinin daha erişebileceği) bir alt site oluşturabilirsiniz.

Ekip alt sitesi oluşturmayı öğrenin.

İşletmenizin dışındaki kişilerle paylaşmak istediğiniz dosyalar.

İşletmenizdeki diğer kişilerin erişmesini istemediğiniz dosyalar. Örneğin, personel bilgilerini ve finansal bilgileri burada depolayabilirsiniz.

Office 365 Site koleksiyonları

Dosya depolama ve paylaşma. Ancak site koleksiyonu, mevcut ekip sitenizden tamamen ayrıdır.

Yeni bir Office 365 site koleksiyonunun kendisine özgü adresi ve izinleri vardır. İşletme içindeki veya dışındaki kişilerle işbirliği yapmak için kullanılabilir.

Büyük işletmeler, site koleksiyonlarını küçük işletmelerin alt siteleri kullandığı gibi kullanır. Gelişmiş güvenlik gereksinimlerine ve güçlü teknik becerilere sahip olan küçük işletmeler de site koleksiyonu oluşturabilir.

Aynı paylaşılan bilgileri, ekip sitesinde ve alt sitede depoladığınız şekilde site koleksiyonunda da depolayın.

Video: Dosyalarınızı buluta taşıma

Belgelerinizi bulutta depolamaya nasıl hızlıca başlayabileceğinizi görmek için bu videoyu izleyin. Adımlara atlayın.

Tarayıcınız video desteklemiyor. Microsoft Silverlight, Adobe Flash Player veya Internet Explorer 9’u yükleyin.

Adımlar: Dosya depolamak ve çevrimiçi işbirliği yapmak için OneDrive İş’i ve ekip sitenizi kullanmaya başlama

Tahmini tamamlanma süresi: 5 - 10 dakika

İşletmenizde Office 365’e sahip olan herkes OneDrive İş bulut depolama alanına da sahip olur. Kişilere, kendileri dışında kimse kullanmayacaksa işle ilgili dosyalarını burada depolayabileceklerini söyleyin. Örneğin, bir teklif taslağını, toplantı notlarını veya sunacakları tanıtım metnini depolayabilirler.

Çalışanlarınızdan, OneDrive İş klasörlerini sizinle ve iş arkadaşlarıyla paylaşmalarını istemeniz de önemlidir. Çalışanlar hastalandığında veya şirketten ayrıldığında, bu kişilerin OneDrive İş’te depolanan dosyalarına erişmek zor olur. Ancak OneDrive İş klasörleri paylaşılırsa, dosyalara her zaman erişebilirsiniz.

Ekibinizin her üyesi, aşağıdaki adımları izleyerek OneDrive İş’e erişebilir ve klasörlerini paylaşabilir.

  1. Oturum açmak için https://portal.office.com adresine gidin.

  2. Kullanıcı adınızla parolanızı yazın ve Oturum Aç'ı seçin.

  3. Office 365 Giriş sayfasında OneDrive’ı seçin.

    .

  4. OneDrive İş’te, Herkesle Paylaşılan adlı bir klasörünüz zaten varsa bu klasörü açın. Ekip üyelerinin işle ilgili belgelerini OneDrive İş’te depolarken bu konumu kullanması gerekir. Paylaş’ı seçin ve sonraki adıma gidin.

    Bu klasöre sahip değilseniz yeni bir klasör oluşturmak için Yeni seçeneğini belirleyin. Klasörü Herkesle Paylaşılan olarak adlandırın ve Başkalarını Davet Et seçeneğini belirleyin. Başkalarını Davet Et seçeneğini görmüyorsanız Oluştur’a tıklayın ve sonra yeni klasöre sağ tıklayarak Paylaş seçeneğini belirleyin.

    OneDrive İş’te Herkesle paylaşılan klasörünü seçin

  5. Başkalarını Davet Et kutusuna, klasör için erişim izni vermek istediğiniz ekip üyelerinin adlarını veya e-posta adreslerini yazın. Erişim izni verdiğiniz kişilere gönderilecek e-postanın bir kopyasını almak için kendi e-posta adresinizi de ekleyebilirsiniz.

    OneDrive İş klasörünüzü paylaşmak istediğiniz kişilerin e-posta adreslerinin listelendiği iletişim kutusu.

  6. Klasör için Düzenleyebilir veya Görüntüleyebilir izin seçeneklerinden birini ayarlayın.

  7. Davet ettiğiniz kişilere gönderilecek e-postaya eklenmek üzere, bu e-postanın paylaşılan iş dosyalarınıza yönelik bir bağlantı içerdiğini belirten bir ileti yazın. Oluştur’u seçin. E-posta, seçtiğiniz kişilere hemen gönderilir.

    E-posta gönderildiğinde aşağıdaki gibi görünür. İletinin içinde, kişilerin Herkesle Paylaşılan klasörünüze erişmesini sağlayan bir bağlantı bulunur.

    E-postayı açın ve Web sitesini aç’a tıklayın.

Tahmini tamamlanma süresi: 5 - 10 dakika

Office 365, kullanmaya başlamanıza yardımcı olacak özellikler barındıran basit bir ekip sitesi içerir. Bu iç web sitesine yalnızca işletmenizdeki kişiler erişebilir.

Ekip sitenize şu şekilde erişebilirsiniz:

  1. Office 365 oturumunuz açıkken, sayfanın sol üst köşesindeki uygulama başlatıcıyı Office 365 uygulama başlatıcı simgesi , sonra Siteler’i seçin.

    Sayfanın sağ üst köşesinde uygulama başlatıcısını, ardından Siteler’i seçin.

  2. Siteler sayfasında Ekip Sitesi’ni seçin.

    Ekip sitelerinize erişmek için, Siteler’e ve sonra Ekip Siteleri seçeneğine tıklayın.

Ekibinizin dahili web sitesinin Giriş sayfası, varsayılan olarak <işletmenizin adı> Ekip Sitesi başlığıyla görüntülenir. Bu Giriş sayfası şunları içerir:

  • Ekip sitenizi özelleştirmeye başlamanıza yardımcı olacak özelliklere ait kutucuklar.

  • Sol bölmede yer alan ve ekip sitenizin diğer alanlarına gitmenizi sağlayan bağlantılar.

  • Dosyaları depolamaya ve ekibinizle paylaşmaya başlamak için kullanabileceğiniz belge kitaplığı.

İlk Ekip siteleri sayfası, genellikle sitenizi özelleştirmek için kullanılan özelliklere ait kutucukları içerir.

Tahmini tamamlanma süresi: İlk birkaç dosyanız için 20 -30 dakika

Dosya depolamaya ve paylaşmaya hızlıca başlamanıza yardımcı olmak için, ekip siteniz dosya depolayabileceğiniz bir bölüm içerir. Bu bölüm, “belgelerle dolu bir kitaplık” anlamına gelen Belge kitaplığı olarak adlandırılır.

Adımlar şunlardır:

  1. Ekip sitenizin Giriş sayfasında, sol taraftaki gezinti menüsünden Belgeler’i seçin. Bu seçenek Belge kitaplığına gitmenizi sağlar.

    Soldaki menüde Belgeler kitaplığını seçin

  2. Office 365 oturumunuz açıkken Başlangıç çubuğundan veya başka bir konumdan Dosya Gezgini’ni açın.

    Dosya Gezgini’ni Başlat çubuğundan veya başka bir konumdan açın.

  3. Ekip sitenize yüklemek istediğiniz dosyalara gidin.

    Bilgisayarınızda ekip sitenize yüklemek istediğiniz dosyayı bulmak için Gözat’ı seçin.

  4. Ekip sitenize yüklemek istediğiniz dosyaları seçerek Belge kitaplığına sürükleyin.

    Ekip web sitenizdeki Belgeler kitaplığına yüklenen örnek dosya.

    İşlem tamamlandığında dosyalar hem ekip sitenizde hem de bilgisayarınızda depolanır.

    Dosyaları Belge kitaplığına yüklediğinizde Belge kitaplığı’nın nasıl görüneceğini gösteren resim

    Dosyaları bilgisayarınızdan silebilirsiniz. 4. Adım: Çevrimiçi dosyaları masaüstünüzle eşitleyin başlıklı sonraki adımda, bilgisayarınızdaki bu dosyalar için yeni bir konum oluşturacaksınız.

    Çok fazla dosyanız veya büyük dosyalarınız varsa büyük dosyaları veya çok sayıda dosyayı karşıya yükleme makalesindeki ipuçlarına göz atın.

    Daha fazla depolama alanı gerekiyorsa bkz. Aboneliğinizde depolama alanını değiştirme.

Tahmini tamamlanma süresi: İlk birkaç dosyanız için 20 -30 dakika

Dosyaları ekip sitenize eklediğinize göre, artık bunları PC veya Mac’inizle eşitlenmek üzere ayarlayabilirsiniz. Böylece dosyalarınız üzerinde, Internet Explorer, Chrome veya başka bir tarayıcıya gerek kalmadan PC veya Mac’inizden çalışabilirsiniz. Ayrıca dosyalarınızın bilgisayarınızda eşitlenmiş olarak bulunması, İnternet’e bağlı değilken bir dosyaya ihtiyacınız olması durumunda işe yarayabilir.

Dosyaları bilgisayarınızla eşitlenecek şekilde ayarladıktan sonra dosyalar, İnternet’e bağlı olduğunuz zamanlarda yaklaşık olarak her 10 dakikada bir otomatik eşitlenir.

Ekip sitenizdeki dosyaları masaüstü bilgisayarınızla şu şekilde eşitleyebilirsiniz:

  1. Ekip sitenizin Giriş sayfasında, sol taraftaki gezinti menüsünden Belgeler’i seçin. Eşitlemeyi Giriş sayfasından ayarlayamazsınız; gezinti menüsünden kitaplığı açmanız gerekir.

    İpucu : Ekip sitenizde dosyaları eşitlerken sitenin tamamı değil, sitedeki belge kitaplıkları eşitlenir.

    Soldaki menüde Belgeler kitaplığını seçin

  2. Belge kitaplığında, Eşitle‘yi seçebilir veya eşitlemek istediğiniz dosyaları tek tek belirleyebilirsiniz.

    Dosyayı seçin ve eşitle seçeneğini belirleyin.
  3. OneDrive İş kutusunda Şimdi eşitle’yi seçin. (OneDrive İş, eşitlemeyi gerçekleştiren işlemdir.)

    Ekip sitenizdeki dosyaları masaüstü bilgisayarınızla eşitlemeye başlamak için Şimdi eşitle düğmesini seçin.
  4. Bir güvenlik istemiyle karşılaşırsanız İzin ver’i seçin. Office 365 kimlik bilgilerinizi girmeniz istenirse, Office 365 kullanıcı kimliğinizi ve parolanızı girin. Eşitleme işlemi başladığında şu iletişim kutusunu görürsünüz:

    Eşitleme başladığında görüntülenen iletişim kutusunun resmi.
  5. Belgelerinizi Windows Gezgini’nde görüntülemek için Dosyalarımı göster’i seçin. Bilgisayarınızdaki dosyaları SharePoint klasörünüzde görüntüleyebilirsiniz. Dosyanın yanındaki küçük yeşil onay işareti dosyanın güncel olduğunu ve ekip sitesindeki sürüm ile eşitlendiğini gösterir.

    Masaüstünüzde eşitlenen dosyayı bulmak için Dosya Gezgini’ni kullanın. Dosya, SharePoint klasöründedir.

    Notlar : 

    • Dosyalarınızı OneDrive İş’te eşitlediğinizde dosyalar, masaüstünüzdeki OneDrive İş klasörüne kaydedilir.

    • OneDrive İş dosyasını ve masaüstünüzü eşitlediğinizde Dosya Gezgini’nde nasıl göründüğünün bir ekran görüntüsü

  6. SharePoint klasörünüze gidip dosyayı açın. Bir değişiklik yaptıktan sonra Kaydet’i seçin. İnternet’e bağlıysanız ekranınızın alt kısmında SharePoint’e yükleniyor ifadesi görüntülenir. Bu ifade, dosyanın ekip sitenize kaydedildiğini gösterir. Dosya ayrıca, masaüstünüzdeki SharePoint klasörüne de kaydedilir. "Karşıya yüklenemedi" iletisi görüntülenirse yeniden deneyin. Tutarsız İnternet bağlantısı, bazen kayıt işleminde sorun oluşmasına neden olabilir.

    Ekip sitenize bir dosya kaydedildiğinde size gönderilen durum iletisinin resmi.

    Tebrikler! Kuruluşunuz için dosya depolama ve çevrimiçi işbirliği ayarlarını tamamladınız.

Dosya depolama ve paylaşım için en iyi yöntemler

  • Kar amacı gütmeyen küçük kuruluşlar: Bilgilerinizin merkezi bir konumda bulunması ve arşivlenmesi için, bir Office 365 ekip sitesi oluşturup paylaşılan dosyalarınızı buraya depolayın. Böylece, personel geçişleri (başka bir yöneticiye geçiş gibi) sırasında bilgiler kaybolmaz. Diğer ekip üyelerinin erişmesini istemediğiniz personel belgeleri ve mali belgeler gibi dosyaları depolamak için özel bir Office 365 ekip alt sitesi oluşturun.

  • Tek ortaklı şirket: Kendi dosyalarınızı depolamak ve müşterilerle ayrı ayrı paylaşmak için OneDrive İş’i kullanın.

  • İkincil sahiplik: İşletmenin ikincil sahibiyseniz OneDrive İş uygulamanızı kullanabilirsiniz, ancak dosyalarınızı diğer sahiple doğrudan paylaşmanız ve diğer sahibin de sizinle doğrudan paylaşması gerekir.

  • Dosyalara erişmesi gereken dış müşterileri veya iş ortakları olan işletmeler: Belirli bir müşteriye yönelik belgeleri depolamak ve paylaşmak için Office 365 ekip alt sitelerini kullanın. Alt sitelere erişim yalnızca belirli müşterilere verildiğinden ve bu müşteriler de yalnızca o alt siteye erişebildiğinden, müşterinin yanlışlıkla başka bir müşteriye yönelik bilgilere erişmesi konusunda endişelenmeniz gerekmez.

OneDrive İş'te depoladığınız dosyalara, başkalarıyla paylaşmadığınız sürece yalnızca siz erişebilirsiniz. Dosyaları belirli kişilerle veya herkesle paylaşmayı seçebilirsiniz. Ayrıca, OneDrive'da genel, kişisel veya tek tek projeler gibi farklı amaçlara yönelik klasörler de oluşturabilirsiniz. Her klasör farklı bir kişi veya grupla paylaşılabilir veya kimseyle paylaşılmaz.

Paylaşma hakkında daha fazla bilgi için bkz. OneDrive İş’te dosya ve klasör paylaşma.

OneDrive İş’te ne kadar depolama alanınız kaldığını görmek için bkz. OneDrive İş depolamanızı yönetme.

Hemen her dosya biçimini karşıya yükleyebilirsiniz, ancak bazı dosyalara iki nedenle izin verilmeyebilir: Güvenlik ve dosya adlarındaki geçersiz karakterler. OneDrive İş güvenlik ilkeleri, belirli dosya türlerini ve küçük karakter setlerini engeller. Hangi dosya biçimlerine ve geçersiz karakterlere izin verilmediği hakkında daha fazla bilgi için bkz. OneDrive İş'te geçersiz dosya karakterleri ve dosya türleri.

Sonraki adımlar

Yeteneklerinizi geliştirin
Eğitimleri keşfedin
Yeni özellikleri ilk olarak siz edinin
Office Insider Programına Katılın

Bu bilgi yararlı oldu mu?

Görüşleriniz için teşekkür ederiz!

Geri bildiriminiz için teşekkürler! Office destek temsilcilerimizden biriyle görüşmeniz yararlı olabilir.

×