Neden Outlook’ta dağıtım listelerinizi gruplara yükseltmelisiniz?

Yıllar için kuruluşlar, Şirket içindeki ve dışındaki kişilerin gruplarıyla iletişim kurmak ve işbirliği yapmak için dağıtım gruplarında güvenmiştir. Ancak Outlook 'ta Office 365 grupları, işbirliği için daha güçlü bir çözüm sunmaktadır.

İpucu: Kişiler listesine e-posta göndermek için Outlook kişi gruplarını kullanma hakkında bilgi arıyorsanız- PC Için Outlook 'ta kişi grubu veya dağıtım listesi oluşturmakonusuna bakın.

Office 365 grupları nelerdir?

Outlook 'ta bir Office 365 Grubu ayarlarken, işbirliği yapmak istediğiniz bir grup kişiyi seçebilir ve bu kişilerin paylaştığı kaynaklar koleksiyonunu kolayca ayarlayabilirsiniz. Gruba üye ekleme, kendilerine grubunuzun sağladığı araçlara gereken izinleri otomatik olarak verdiğinden, tüm bu kaynaklara yönelik izinleri elle atama konusunda endişelenmeniz gerekmez.

Bu ek kaynaklar şunlardır:

  • Paylaşılan gelen kutusu -kuruluşunuzun dağıtım listelerinde sahip olduğu konuşmalarınızın olduğu yerdir. Bu paylaşılan gelen kutusu tümüyle aranabilir olduğundan grup iletilerinin oturma arşivini oluşturur. Gruptaki yenicılar, daha önce grupta Postalananlar konusunda hızla hızlanmaya başlamak için geçmiş boyunca arama yapabilir veya geri arama yapabilir. Bkz: Outlook 'ta grup konuşmasıyapma.

    İpucu: Kullanıcılarınız, Grup iletilerinin kişisel gelen kutusu 'nda, dağıtım listesiyle yaptıkları gibi yine de gösterilmesini istiyorsanız, Outlook 'taki Şeritteki Üyelik düğmesi 'ne tıklayarak bu kullanıcılar gruba abone olur.

  • Paylaşılan dosyalar kitaplığı -grubunuz, kullanıcılarınızın belgeleri, çalışma kitaplarını, sunuları, resimleri veya üzerinde çalışması gereken diğer dosya türlerini depolayabilecekleri bir SharePoint dosyaları kitaplığı vardır. Bkz: Grup dosyalarını paylaşma.

  • Paylaşılan takvim -grubunuz, grupla ilgili etkinlikleri göndermek için paylaşılan bir takvim alır. Gruba abone olan her üye, takvim 'e gönderilen olaylara otomatik olarak davet edilir, böylece bu olaylar kişisel takvimlerinde de istedikleri gibi görünür. Bkz: Outlook 'ta grup takviminde Toplantı zamanlama.

  • Paylaşılan OneNote Not defteri -grubun otomatik olarak grup üyelerinin bilgileri toplaması ve işbirliği yapabileceği bir paylaşılan OneNote Not defteri vardır. Birçok grup, sık sorulan sorular ve diğer kaynaklarla bir oturma wiki oluşturmak için Not defterini kullanır.

  • Konuk erişimi -dağıtım gruplarına daha önce harici kişiler ekleyebilirsiniz ancak tüm e-postalar. Gruplarla, e-posta konuşmalarına, dosyalarına ve hatta paylaşılan OneNote not defterine konuk erişimi sunabilirsiniz. Bkz: Office 365 gruplarında konuk erişimi.

  • İçerik keşfedilebilir: Outlook 'taki gruplar varsayılan olarak ortaktır, bu da kuruluşunuzdaki diğer kişilerin gruptaki Materyallerini bulması ve bunları gözden geçirmesine yönelik kolaydır. Grubun içeriği daha önemli olduğunda, grubu özel 'e geçerek, üyelerin üye olmayanları gizlediğini ve grup sahibinin katılmaları için tüm istekleri onaylamasını gerekir.

  • Self servis oluşturma -kullanıcılardan grup oluşturabilmesi için kullanıcılardan gelen isteklere bogged. Kullanıcılar gerektiğinde kendi gruplarını oluşturabilir. Kuruluşunuzdaki hangi kullanıcıların gruplar oluşturabildüğünü denetlemek istiyorsanız, Office 365 gruplarında konuk erişimibölümüne bakın.

Bunlar, grupları dağıtım gruplarından daha güçlü bir çözüm haline getirir.

Gruplarınızın yönetimi

Office 365 gruplarınızı daha kolay yönetmek ve yönetmek için birçok yararlı araç ve yetenek sunmaktadır. Bu avantajların her biri hakkında daha fazla bilgi için aşağıdaki başlıklara tıklayın.

Dizininizin denetim altında tutulması, her yöneticinin bir kaygıdır. Office 365 sunduğu bazı araçlar şunları kolaylaştırır:

  • Adlandırma ilkeleri -adlandırma ilkeleri, gruplarınız için kabul edilebilir adlar tanımlayabilir ve bunları tanımlamanıza olanak tanır. Bu, kullanıcıların gruplara saygısız veya yasaklanmış adlar yapmasını engeller. Ayrıca, şirket standart öneklerini veya soneklerini Grup adlarına uygulayabilirsiniz.

    Dinamik üyelik -dinamik üyelik, Active Directory 'nizde bulunan meta verilere (bölüm veya rol gibi) göre grup üyelerini ekleyen (veya kaldıran) kurala göre grup üyeliğini ayarlamanıza olanak tanır. Dinamik üyelik oluşturma hakkında daha fazla bilgi için, bkz.

  • Gizli üyelik -grubunuzun üyeliğinin gizli olmasını istiyorsanız, örneğin üyelerin öğrenci olması durumunda, dışarıdaki tarafların üyeliğini gizleyebilirsiniz.

  • Oluşturma izinleri -kuruluşunuzda yeni gruplar oluşturabilmeyeceğiniz bazı kullanıcılar olabilir. Dizininizde oluşturma izinlerini yönetmeye yönelik birkaç teknik vardır. Office 365 grup oluşturmayı yönetmekonusuna bakın.

  • Denetim günlükleri -kullanıcıların grup üyeliğini gruplar oluşturmasına ve grup üyeliğini yönetmesine izin vererek, Office 365 Groups denetim günlükleri, belirli bir grubu kimin oluşturduğu veya sildiği Bkz: Office 365 güvenlik & Uyumluluk Merkezi 'nde denetim günlüğünde aramayapın.

Teslim yönetimi, iletilerin nasıl gönderilmesini veya alınacağını öğrenmek için size bazı yöntemler sağlar. Ayrıca, bu iletilerin akışını izleyecek araçlar vardır.

  • Adına gönderme veya gönderme -bu ayarlar, belirtilen kullanıcıların, grubun kimden geldiği veya yerine e-posta göndermesine izin verir.

  • Gönderen kısıtlamaları -bu ayarlar, gruba mesaj gönderme izni olan kişileri denetlemenize olanak tanır. Grup, dış tarafların e-postaya izin verecek şekilde yapılandırılabilir, ancak bunu yalnızca dış taraflara özgü olarak sınırlandırmak isteyebilirsiniz.

  • Dış Kullanıcı desteği ; konukları grubunuza davet ederek gruptaki e-posta konuşmalarına dahil edilmesini seçebilirsiniz. Bkz: Office 365 gruplarında konuk erişimi.

  • Aktarım kuralları -Aktarım kuralları, Exchange Server 'da olduğu gibi gruplar için çalışır. Kurallar belirli koşullara uyan iletileri arayabilir ve bu iletiler üzerinde işlem yapabilir.

  • Posta ipuçları -posta ipuçları, kullanıcılara ileti oluştururken görüntülenen bilgilendirici mesajlar. Mesajlarının dış taraflara gitmesini veya ileti kotalarını aşması durumunda, NDR 'Lerin kullanıcıya uyarıda azaltılmasına yardımcı olabilir.

  • Birden çok proxy adresi -bir grup, Kullanıcı posta kutusu gibi diğer adları olabilir. Diğer diğer adlara gönderilen iletilerin kabul edilmesi veya uzun veya zor yazım adı olan bir gruba ulaşılmak için ek ara sunucu adresleri kullanışlı olabilir. Bkz: Office 365 grupları Için çoklu etki alanı desteği-Yönetici Yardımı

  • En büyük gönderme/alma boyutu -Bu kotalar, depolama ve bant genişliği gereksinimlerini daha iyi yönetmek için, Grup alma (veya gönderme) ile ilgili sorunların azaltılmasına yardımcı olabilir.

Office 365, grubunuza paylaşılan içerik türünü yönetmek için size bazı araçlar da sağlar.

  • Kullanım kılavuzları-kullanıcılarınıza, grupların etkin kalmasına ve iç içerik ilkelerine uygun olmalarını sağlayan en iyi uygulamalar hakkında bilgi için kullanım 365 yönergelerini tanımlayabileceksiniz. Örnek için bkz: Microsoft müşterileri ve Iş ortakları Için kullanım kuralları.

  • Veri sınıflandırması-grupların ilke türüne göre (örneğin, "sınıflandırılmamış", "Kurumsal gizli" veya "en gizli") ayrılmasını sağlayan bir özelleştirilebilir veri sınıflandırma 365 sistemi oluşturabilirsiniz. Bu şekilde, gruplarınız kuruluşunuzdaki diğer içeriğin ilkelerini görüntüleyebilir. Genişletilebilir ilke, kuruluşunuzun bir grup oluşturulduğunda veya değiştirildiğinde çağırılan bir uç noktayı yapılandırmasına olanak tanır ve ardından Grup oluşturma veya değiştirme için kendi ilkenizi uygulayabilirsiniz.

Değişikliği yönetme

Kullanıcılar bazen bazı durumlarda değişiklik yaparak, ne beklendiğini bildirmek için dağıtım listelerinizin var olan üyeleriyle iletişim kurmak önemlidir. Bu iletiye, bazı yanıtlarla birlikte, yararlı bulabileceğiniz bilgilerden bazılarını bulabilirsiniz:

Outlook 'ta gruplar nelerdir?

Outlook 'ta Office 365 grupları, tartışma, dosya, takvim ve notları bulmak için bir yer isteyen ekipler/gruplar için tek bir işbirliği çözümüdür.  Tek en iyi özellik, grup için gelen kutusu 'nun tartışma geçmişini sakladığı ve önceki tartışmayı aramanızı kolaylaştıran bir yöntemdir.

Bu değişikliği neden yapıyoruz?

İnsanlar, geçmişte ele alınan bilgileri bulmak için dağıtım listemize gönderilen iletileri arama becerisine sık istekte bulundu. Dağıtım listesini bir gruba yükseltmek, kişilerin aynı soruları sormak veya bu soruları yanıtlamak zorunda kalmayacağı anlamına gelir.

Ayrıca, yeni Grup, Grup olaylarımız, paylaşılan dosyalar kitaplığı ve gelecekte başvurduğumuz bir OneNote Not defteri için bir takvim içerir.

Daha önce dağıtım listesi üyesiyse bu gruba katılmak için bir şey yapmam gerekiyor mu?

Hayır, dağıtım listesinin bir üyesiyseniz, otomatik olarak yeni grubun üyesi olacaksınız.

Outlook 'ta yeni gruba nasıl erişirim? Web üzerinde Outlook hakkında ne var?

Outlook 'ta yeni gruba erişmek için, sol taraftaki Gezinti bölmesinin alt kısmındaki gruplar kategorisine gidin. Bu grubu kullanıyorsanız, bunu sık kullanılan olarak sabitleyerek, üzerine sağ tıklayıp Sık kullanılanlara göster'i seçebilirsiniz.

Ayrıca, her mobil platformda (iOS, Android vb.) kullanılabilir Office 365 grupları için ücretsiz mobil istemciler vardır, böylece hareket halindeyken gruba kolayca erişebilirsiniz.

Hala e-posta

Evet elbette. Dağıtım listesi için kullandığınız e-posta diğer adı, yalnızca Outlook 'ta grup için ince çalışacaktır.

Ayrıca...

Bu değişiklik yapıldığında ve daha fazla sorunuz olduğunda kimlerin iletişim kurmasına dikkat etmeleri gerektiğini unutmayın.

Dağıtım listelerinizi geçirme

Dağıtım listenizi bir gruba yükseltmeye hazır mısınız? Bkz: dağıtım listelerini Office 365 gruplarına geçirme-Yönetici Yardımı.

Sonraki ne var?

Dağıtım grubunuzu bir Office 365 grubuna yükselttikten sonra, düzgün bir şekilde devam etmek için yapmak isteyebileceğiniz birkaç izleme görevi vardır.

  • Kullanıcılarınız , yükseltme tamamlandıktan hemen sonra ve birkaç gün sonra yeniden iade edin. Herhangi bir soruyu dinleyip dinlediğinizi ve bu sorulara yanıt verecekleri, değişikliği bu kadar güzel ve rahat hale getirmenize yol açmış olabilir.

  • Nişan raporları izleme -Office 365 Yönetici portalında, grubu kaç kullanıcının kullandığını, hangi sıklıkta hangi özellikleri kullandığını gösteren bazı iyi raporlar vardır. Bu raporlar, izleme ve Kullanıcı eğitiminizi tasarlamanıza ve kullanıcılarınızın yeni gruptan en çok değer aldığı yeri vurgulamanıza yardımcı olabilir. Bkz: Microsoft 365 Yönetim Merkezi 'Nde etkinlik raporları.

  • Deneyiminizi paylaşın -şirketinizdeki diğer takımların dağıtım grubunuzu yükseltbildiğinizi ve başarılı olmak için hangi adımları başardığını bilmesini sağlayın! Bu bilgilerin paylaşılması diğer ekiplerin örneğinizi takip etmenize ve kendilerine başarılı bir şekilde yükseltmeye yardımcı olabilir.

Ayrıca bkz.

Office 365 grupları hakkında sorularınız mı var?

Microsoft Office 365 Groups Tech Community'yi ziyaret edin.

Sizi dinliyoruz

Bu makale, görüşlerinizi bir sonuç olarak 22nd, 2017 tarihinde en son güncelleştirilmiştir. Size faydalı bilgiler size yol sunduğunu ve özellikle de yapmadıysanız, lütfen bunları geliştirmeye devam edebilmek için lütfen aşağıdaki geri besleme denetimlerine tıklayın. Teşekkürler!

Not:  Bu sayfanın çevirisi otomasyon aracılığıyla yapılmıştır ve bu nedenle hatalı veya yanlış dil bilgisi kullanımları içerebilir. Amacımız, bu içeriğin sizin için faydalı olabilmesini sağlamaktır. Bu bilgileri yararlı bulup bulmadığınızı bizimle paylaşır mısınız? Kolayca başvurabilmek için İngilizce makaleye buradan ulaşabilirsiniz.

Office yeteneklerinizi geliştirin
Eğitimleri keşfedin
Yeni özellikleri ilk olarak siz edinin
Office Insider Programına Katılın

Bu bilgi yararlı oldu mu?

Görüşleriniz için teşekkür ederiz!

Geri bildiriminiz için teşekkürler! Office destek temsilcilerimizden biriyle görüşmeniz yararlı olabilir.

×