Microsoft MyAnalytics ipuçları

Önemli : Bu makale makine çevisidir. Bkz. yasal uyarı. Bu makalenin İngilizce sürümüne buradan ulaşabilirsiniz.

Bu ipuçlarını daha iyi zamanınızı harcamak ve çalışmanızı önemli olanları odaklanmak yardımcı olabilir. Tüm ipuçları herkese yönelik değildir. Neler yapabileceğiniz ve her zaman rolünüz ve üzerinde çalıştığınız kuruluş bağlıdır.

Outlook’ta MyAnalytics’i kullanma

Gönderdiğiniz belirli bir e-postayı kaç kişinin okuduğunu bilmek ister misiniz? E-postanızı kaç kişinin okuduğunu, yanıtladığını veya ilettiğini görmek için MyAnalytics Outlook eklentisini gözden geçirin.

İpucu : Outlook'a gidin ve gönderdiğiniz veya aldığınız bir e-postayı açın. Ardından, istatistikleri görmek için e-postanın üst kısmında, alıcılar satırının hemen altındaki MyAnalytics’ne tıklayın.

Toplantılar

Daha az toplantı, daha kısa toplantılar veya daha odaklanmış toplantılar. Toplantılara harcanan zamandan tasarruf etmek istiyorsanız, bunun için bazı seçenekler vardır.

Davetler yerine özetleri gönderme

E-posta, her durumda zaman kaybı değildir. Toplantılara katılımı azaltırken kişilerin yine de gelişmeleri izleyebilmesi için kullanışlı bir yol olabilir. Toplantıda karar almak için bilgilerine gerek duyulmayan meslektaşlarınız varsa, toplantıdan sonra alınan kararları haber vermek için onlara e-postayla bir güncelleştirme gönderebilirsiniz.

Toplantılarınızı kısaltma

Yöneticiler arasında kısa süre önce yapılan bir anket, toplantılara harcanan zamanın yüzde 25 - 50 kadarının gereksiz olduğunu göstermiştir. Bazı şirketler ayakta toplantılar yapmaya başlamıştır. Her tür toplantıya uygun olmasa da, ayakta toplantılar normalde oturarak yapılan toplantılardan zorunlu olarak daha kısa ve daha verimli olacaktır. Alternatif olarak, özellikle 10'dan fazla katılımcısı olan yinelenen toplantıları kısaltmayı veya birleştirmeyi de düşünebilirsiniz.

Yinelenen toplantıları yeniden gözden geçirme

Yaygın bir üretkenlik ipucu, takviminizde “bahar temizliği” yapmaktır. Bir haftalığına tüm yinelenen toplantıları iptal etmeyi ve gerçekten eksikliği hissedilenleri gerektiğinde yeniden eklemeyi deneyin. Bu yöntemin, ekip olarak uygulandığında toplantı sayısını %10-30 oranında azalttığı ortaya çıkmıştır.

Katılımcı listesini yeniden gözden geçirme

“Konuyu bilmesi gereken” katılımcılara yönelik büyük durum toplantıları ve güncelleştirme toplantıları, tüm katılımcılar tümüyle konuya ilgi göstermediğinde dikkat dağıtıcı olabilir. Çok görevli çalışma, kişinin toplantıya katılımının tümüyle gerekli olmadığının yaygın bir göstergesidir. Bunun yerine toplantı özetini gönderemez misiniz?

"İş turizmini" önleme

"İş turistleri" terimi, kuruluşlarda “ellerinden geldiği kadar çok toplantıya katılmayı ilke edinen, ancak bu şekilde konuya dahil olduğunu hisseden” kişiler için kullanılır. Başarılı toplantılar tüm katılımcıların başarılı girdilerini ve tam olarak odaklanmalarını gerektirir ve ilgisiz katılımcılar toplantının etkisini önemli ölçüde azaltabilir. Toplantı düzenleyicisi olarak, dikkat dağınıklığını azaltmak ve uygun katılımı sağlamak için toplantı katılımcıları arasındaki işbirliğini sınırlandırmaya çalışmalısınız.

E-posta

E-postalarla çok fazla zaman harcadığınızı fark ederseniz, telefon açma, "tümünü yanıtla" seçeneğini kullanmama veya yararlı olmayan e-posta listelerinin aboneliğinden çıkma gibi bazı alternatif önlemler alabilirsiniz.

Gereksiz e-posta alıcılarını kaldırma

Gönder'e tıklamadan önce, alıcı listenizi gözden geçirin ve kişilerden her birinin konuşmaya değer katacağından emin olun. Tümünü Yanıtla'yı kullanmadan önce bir kez daha düşünün. Varsayılan davranışınız, yalnızca göndereni yanıtlamak olmalıdır. Ancak yanıtınızın gerçekten tüm katılımcıları ilgilendirdiği durumlarda Tümünü Yanıtla'yı kullanın. Bazı alıcıların, tüm konuşmayı izlemek yerine yalnızca kararların sonucunu bilmesi yeterlidir.

Daha az e-posta gönderme; Skype kullanma veya telefon açma

Hiç e-posta göndermeden, şu fikirleri göz önünde bulundurun. Bir kurumsal sadeleştirme görev gücü, yönetim e-posta çıkışını yüzde 54 azaltmanın sonuçta şirket genelinde yüzde 7 üretkenlik artışı sağladığını buldu. Bir yönetim ipucu köşe yazısı, yöneticilere kesinlikle “telefon açmayı” önererek bu yaklaşımı destekliyordu. Çoğunlukla, telefon görüşmeleri gidip gelen e-posta konuşmalarından daha verimli olur ve soruların gerçek zamanlı olarak yanıtlanmasını sağlar. Skype iyi bir seçenektir.

Okumadığınız grupların aboneliğinden çıkma

Gerçekten parçası olmak zorunda olmadığınız gruplardan çıkmayı göz önüne alın. Sonunda e-postaları siliyor veya bunları "Daha sonra okunacaklar" klasörünüze taşıyor ve bir daha dönüp bakmıyorsanız, bu e-postaların gelen kutunuzu doldurmasını önlemek daha iyi olabilir.

Başkalarının gelen kutularını idareli kullanma

Bilgisi gönderilen e-postalarla ilgili olarak şu şirket disiplinini uygulamaya başlayabilirsiniz. Gerçekten çok basit: E-postayı yanıtlarken mümkün olan herkesi Gizli satırına taşıyın ve “gelen kutularını idareli kullanmak için Cengiz, Deniz ve Ayşe Gizli satırına taşınıyor” notunu ekleyin. Bu işlem, söz konusu meslektaşlarınıza yazışmada kalmak istiyorlarsa duruma itiraz etmek için bir şans verdiği gibi, yalnızca gelen kutularını dolduran ve zamanlarını harcayan e-postaların dışında kalmak için de kolay bir yol sağlar. Kişilerin zamanına değer veren bu basit yaklaşım, bunu gören herkese iyi bir davranış örneği olarak da yardımcı olur. Bu davranışın yayılmasını sağlayın.

Çalışma saatleri dışında

Düşünceli bir iş arkadaşı olun!

  • “Bilgilendirici” türdeki e-postalarda günlük ve haftalık özetlerle e-postaları ve durum güncelleştirmelerini kısaltın. Bu, e-posta aşırı yükünden kaynaklanan genel gürültüyü ve rastgele yaklaşımları azaltır.

  • Alıcıların normal iş saatlerine gelene kadar taslakları kaydedin veya e-posta teslimini geciktirin. Gürültüyü azaltmak için gece geç/sabah erken saatlerde gönderilen e-postaları acil durumlarla sınırlandırın.

  • Odaklanmaya çalışırken telefonunuzda ve masaüstü bilgisayarınızda bildirimleri kapatın.

Ekip olarak:

  • Örneğin: Çarşambaları toplantı yok

  • Üzerinde anlaşmaya varılan “ekip saatleri”

  • İnsanların zamanına saygılı olun

  • Toplantıların aşırı uzamasına ve kimleri davet ettiğinize özen gösterin

Odaklanma süresi

Odaklanma süresini, toplantı yapılmadan aralıksız en az iki saat olarak tanımladık. Odaklanma süresi, teslim edilebilir işlere ve diğer önemli görevlere odaklanmanız için yeterli sürenin ayrılması anlamına geliyor.

Takviminizde odaklanma süresini ayırın

Kendi zamanınız için öncelikleri belirleyin ve zaman içinde aynı süre için çift rezervasyon yapmayın. Benzer biçimde, ekibinizin ayırdığı sürede çift rezervasyon yapılmasına karşı saygılı davranın.  

Daha az toplantı

Daha az toplantı, anlamlı görevlere ve kalan işlere odaklanmak için daha fazla zaman anlamına gelebilir.

İlişkileri geliştirmeye daha fazla zaman ayırmak, daha yüksek üretkenlik düzeyleri getirebilir.

İş saatleri içinde biraz dinlenme zamanı ayırmak, kafanızı toplamanızdan çok mesleki başarınıza katkı sağlayabilir. İlişkileri geliştirmeye ve iletişim ağlarını büyütmeye ayrılan zamanın, mesleki ilerleme açısından paha biçilmez olduğu kanıtlandı. İş ortaklığı yapan bir ekipte yürütülen çalışma, başarılı satış elemanlarıyla büyük iletişim ağları arasında bir korelasyon olduğunu gösterdi. En iyi satış elemanlarının ortalamanın altında performans gösterenlere göre %33 daha büyük iç iletişim ağlarına sahip oldukları bulundu. Bu durumda, iş arkadaşları arasındaki anlamlı ilişkilere yatırım yapmak daha yüksek performans anlamına geliyor.

Önemli konular için zaman yaratın

Öğlen yemeğini atlayıp yerine dört fincan kahve içmeden önce, ekibinizle keyifli bir yemek yiyin. Kafanızı çalıştırmaya biraz mola verin, iletişim ağınızı büyütün ve büyük olasılıkla üretkenliğinizi artırın.

Not : Makine Çevirisi Yasal Uyarısı: Bu makale, insan müdahalesi olmadan bir bilgisayar sistemi tarafından çevrilmiştir. Microsoft bu makine çevirilerini İngilizce bilmeyen kullanıcıların Microsoft ürünleri, hizmetleri ve teknolojileriyle ilgili içeriklerden yararlanmasına yardımcı olmak için sunar. Bu makale makine çevirisi olduğundan sözcük, cümle dizilimi ve gramer hataları içerebilir.

Yeteneklerinizi geliştirin
Eğitimleri keşfedin
Yeni özellikleri ilk olarak siz edinin
Office Insider Programına Katılın

Bu bilgi yararlı oldu mu?

Görüşleriniz için teşekkür ederiz!

Geri bildiriminiz için teşekkürler! Office destek temsilcilerimizden biriyle görüşmeniz yararlı olabilir.

×