Müşteri örnek olay incelemesi: Excel'den Access’e geçiş

Önemli : Bu makale makine çevisidir. Bkz. yasal uyarı. Bu makalenin İngilizce sürümüne buradan ulaşabilirsiniz.

Bazen bir işletme çözümü Access daha uygun olduğunda Excel kullanılarak oluşturulur. Veya belki de Excel ilk başta iyi bir fikirdi, ancak veri miktarı çoğaldıkça Excel çözümü yetersiz kaldı ve bir veritabanı programı kullanmanın vakti geldi. Neyse ki işletme verilerinizi Excel’den Access’e taşıyabilirsiniz.

Cancer Lifeline, Merkezi Seattle’da bulunan ve devasa bağış izleme sistemini ilk olarak Excel kullanarak tasarlamış olan ve kar amacı gütmeyen bir kuruluştur. Veri artıklığıyla ilgili sorunla karşılaştıktan sonra Access’i denemeye karar verdiler.

Dr. Kerry Fowler, Cancer Lifeline için gönüllü BT desteği sağlıyor. Kendisiyle Cancer Lifeline’ın BT ihtiyaçları, rolü, teknik arka planı, Excel’i nasıl kullandıkları ve Access ile neler yaptıkları hakkında konuştuğumuz bir röportaj yaptık.

Röportaj, bölüm 1

ST: Merhaba ben Steven Thomas. Office Online makalelerini yazıyorum ve şu anda yanımda Caner Lifeline’dan Dr. Kerry Fowler bulunuyor. Cancer Lifeline, kanser hastalarına yardımcı olan, kar amacı gütmeyen bir kuruluştur.

ST: Dr. Fowler, bize Cancer Lifeline’ın insanlara ne tür bir destek sağladığını biraz açıklayabilir misiniz?

KF: Cancer Lifeline hastalar, aile, arkadaşlar ve iş arkadaşları gibi geniş bir kapsamda kanserle mücadele eden kişilere tıbbi olmayan destek sağlar.

ST: Tıbbi olmayan derken tam olarak ne kastediyorsunuz?

KF: İnsanlar Cancer Lifeline’a tıbbi görüş almak için değil, egzersiz dersleri, yoga, yazma dersleri, çiçek düzenleme dersleri gibi kanser hastalarıyla ilgili bir topluluk oluşturacak birçok etkinliğe katılmak ve kanser hastası diğer insanlarla iletişim kurmak için gelir.

ST: Son derece önemli ve çeşitli hizmetler sağladığınız belli, yanıtınız için teşekkür ederiz. Biyobilişim diplomanız vardı değil mi?

KF: Aslında organik kimya.

ST: Organik kimya mı? Kusura bakmayın.

KF: Özür dilemenizi gerektirecek bir şey yok.

ST: Peki eğitiminiz size Cancer Lifeline’da nasıl yardımcı oluyor?

KF: Uzun yıllar ilaç sektörü ve ilaç üretim sektöründe çalıştım ve çalıştığım yer bir birleşme nedeniyle kapanınca eşimin CEO olduğu Cancer Lifeline için gönüllü olmaya karar verdim. Son 10 yıldır da kimya bilişimi üzerinde çalıştığımdan bu bilgiyi kullanma konusunda kendime güveniyordum; özellikle büyük dosyalar konusunda. Ayrıca UNIX komutlarını da öğrenmem gerekiyordu, ancak daha önce ilişkisel veritabanlarıyla çalışmamıştım.

ST: Burada gönüllülüğünün bir parçası olarak ne tür bilgi yönetimi görevlerine sahip olduğundan biraz bahsedebilir misin?

KF: Tabi ki, buraya ilk geldiğimde “yazıcı düzgün çalışmıyor”, “farem çalışmıyor” gibi günlük BT işlerini yapıyorum. Daha sonra hastalara ev kiralarını, hastane veya ulaşım ücretlerini ödemeleri için verilen çekler hakkında birkaç yıl öncesine kadar giden bilgiler içeren Excel elektronik tablolarının kullanıldığı hasta yardım fonu gibi bazı hesaplamalar gerektiren konuların da olduğunu gördüm.

ST: Yani çok çeşitli dosyalar vardı?

KF: Elektronik tabloda çok sayıda giriş vardı.

ST: Tek bir büyük elektronik tablo mu?

KF: Evet, çok sayıda sekmesi bulunan tek bir büyük elektronik tablo, ancak belirli bir kişinin belirli bir yılda veya son 4 yılda kaç para aldığını ya da kaç kişinin ev kirası yardımı aldıklarını görmek zordu.

ST: Excel’de tek bir elektronik tabloya büyük miktarda veri ekleyip ayrıntıya girmek istediğinizde sıkça yaşanan bir soruna benziyor.

KF: Bunun büyük bir soruna neden olacağı belli olduğundan durumu düzeltmek için Microsoft Access öğrenmeye karar verdim. Başka bir sorun da verilerin birden fazla kez girilmesiydi.

ST: Ne tür verilerden bahsediyorsunuz?

KF: Adlar. Kişi adları, posta kutuları, gönüllülerin adları gibi.

ST: Yani aynı kişinin birden fazla kaydı olabiliyordu?

KF: Kesinlikle, örneğin Seattle’ın çok farklı şekillerde telaffuz edildiği oluyordu.

ST: Anlıyorum, peki neden Access? Elinizin altında bulunan bir program mıydı, programı yoksa bu amaç için mi edindiniz? Access üzerinde karar kılmanızı sağlayan etmen neydi?

KF: Cancer LifeLine, Microsoft Office ve Small Business Server 2003 kullandığından Access burada yaygındı. Bütün bilgisayarlarda Access vardı ve bir yıl önce Access’e kendi başıma göz atmıştım, ancak herhangi bir proje oluşturmamıştım. Access’i öğrenerek Cancer LifeLine’a hedeflerine ulaşmaları konusunda yardım edebileceğimi düşündüm.

ST: Harika, bence iyi bir karar vermişsiniz. Access ile çalışma konusunda benim de biraz deneyimim var, ancak Excel’i o kadar kullanmadım. Access’in ne işe yaradığını ve sizin bahsettiğiniz yönetim görevleri için kesinlikle daha iyi olduğunu biliyorum.

ST: Kısa bir ara verip daha sonra röportajın ikinci bölümüyle devam edeceğiz.

Röportaj, bölüm 2

ST: Ben Steven Thomas, röportajımızın ikinci bölümüyle devam ediyoruz. Dr. Kerry Fowler bana eşlik ediyor.

ST: Biraz Excel’den Access’e geçişinizden bahsedelim. Tahminen ne kadar çalışmanız gerekmiştir? İşinizi bitirebildiniz mi?

KF: Bana kalırsa iş hiçbir zaman bitmez, özellikle istemediğiniz garip bir noktalama işaretinin bulunabileceği bir elektronik tablodaki eski veriler üzerinde çalışıyorsanız. Bence genel olarak en zor iş eşleştirmeydi. Bu konuya biraz değinmek istiyorum. Veri türlerinin eşleşmesi son derece önemlidir demek son derece saçmadır.

ST: Bunu yapmak saçma değildir, son derece önemlidir ve Excel, hangi verileri kabul edip hangilerini kabul etmeyeceği konusunda biraz daha esnek olduğundan her şeyi düzgün bir şekilde düzenlemek zordur.

KF: Kesinlikle haklısınız, verileri temize çekerken eski verileri almak, yinelemeleri kaldırmak, yazım hatalarını bulmak, garip noktalama işaretlerini bulmak ve son olarak verileri Access’e içeri aktarmak ve hataya neden olmayacaklarından emin olmak üzere düzenlemek en zor işti. Yani Excel elektronik tablosu veya içeri aktardığınız metin dosyası üzerinde çok çalışmanız gerekiyor. Her şey eşleştirildikten sonra içeri aktarma işi son derece kolaydır.

ST: Bu işlem nedeniyle iş sürecini bir süre askıya mı aldınız?

KF: Hayır, insanlar çalışmaya devam ediyordu. Hasta yardım veritabanı üzerinde çalışmanın yanı sıra yaptığım diğer bir iş de aslında büyük bir posta listesi olan eski bir Access veritabanı üzerinde çalışmaktı. Veritabanı büyük, düz bir dosyaydı. Dosyayı temize çekmek ve yinelemeleri daha kolay bulmak üzere bazı adımlar gerçekleştiriyorum.

ST: Şu anda hasta yardım veritabanı mı kullanılıyor?

KF: Evet.

ST: Ancak henüz Excel’de bu veritabanına aktarmadığınız eski veriler var.

KF: Haklısınız. 2008 yılına ait bilgileri içeri aktardım. Ancak 2004-2007 arasındaki verileri temize çekip içeri aktarmam gerekiyor.

ST: Yani insanların beklemesi gerekmedi?

KF: Hayır. Geçerli kullanım için beklemeleri gerekmiyor.

ST: Peki başka ne zorluklarla karşılaştınız ya da bahsettiğiniz sistem dahil yeni bir sistem oluştururken ne tür zorluklarla karşılaşıyorsunuz?

KF: Access ile ilgili bazı sorunlarla karşılaştım. Bazı Visual Basic komutlarını ve Dlookup() işlevini doğru bir şekilde kullanmak zordu. Bazı durumlarda tırnak işaretlerini ve parantezleri doğru yerlere koymanız gerekiyor, yoksa hiçbir şey çalışmıyor. Ancak genel olarak her şey düşündüğümden çok daha kolay oldu ve çalışan bir şey yapabildiğimi görmek güzel.

ST: Access ile pratik olmadığı için Excel ile yapamadığınız herhangi bir işlem yapıyor musunuz? Farklı tablolara veri girme dışında yaptığınız yeni bir görev var mı?

KF: Yeni öğrendiğim şeylerden biri de, eminim ki bu işlem deneyimli kullanıcıların bildikleri bir şeydir, posta kodunun şehir, eyalet ve ilçeyle birlikte girilmesinin gereksiz olduğuydu. Bu nedenle posta listesi için veri girişini kolaylaştırarak yalnızca posta kodunun girilmesini gerekli hale getirdim. Bunun için tüm eyalet, şehir ve ilçelerin ABD posta kodlarının bulunduğu bir tablo oluşturdum. Bu sayede birçok işlem kolaylaştı ve yazım hataları azaldı.

ST: Bu harika. Peki rapor yazmayla ilgili bir şey yaptınız mı? Access’e geçiş yaptıktan sonra rapor oluşturma becerilerinizde artış oldu mu?

KF: Evet, daha önce de belirttiğim gibi Excel elektronik tablolarını kullanırken belirli bir zaman diliminde belirli bir kişiye verilen para miktarını görmek zordu, ancak artık Access sistemiyle çek isteklerini otomatik olarak oluşturan, kişilerin hastalık türünü kodla belirten ve finans departmanı için her hesaba yazılan tüm farklı çeklerin ve alt toplamlarının özet bir sayfasını gösteren raporlar oluşturabiliyorum.

ST: Sanırım geçiş yapmanız çok iyi olmuş. Son olarak, iş arkadaşlarınız ne düşünüyor? Süreç ve onlar için oluşturduğunuz ürün hakkında kimseden geri bildirim aldınız mı?

KF: Yeni sistemi gerçekten beğendiler. Hasta yardım fonu süreci son derece kolaylaştı. Daha az hata olduğu için çekler daha hızlı yazılıyor. Bu önceden büyük bir sorundu; bilgilerin düzeltme için finans bölümüne gönderilmesi gerekiyordu. Bu artık çok sık olmadığından müşteriler sistemden doğrudan yararlanabiliyorlar. Bu çok güzel bir şey.

ST: Harika, gerçekten güzel. Röportaj için teşekkür ederiz, hasta yardım fonuyla ilgili durumunuz hakkında bilgi almak üzere eminim sizinle yakında tekrar görüşeceğiz. Şu an üzerinde çalıştığınız proje neydi?

KF: Şu anki projem şu bahsettiğim büyük posta listesi.

ST: Posta listesi veritabanı. Pekala, sizinle yeniden konuşmak ve neler olduğunu öğrenmek isterim, tekrar teşekkürler.

KF: Benim için bir zevkti.

Not : Makine Çevirisi Yasal Uyarısı: Bu makale, insan müdahalesi olmadan bir bilgisayar sistemi tarafından çevrilmiştir. Microsoft bu makine çevirilerini İngilizce bilmeyen kullanıcıların Microsoft ürünleri, hizmetleri ve teknolojileriyle ilgili içeriklerden yararlanmasına yardımcı olmak için sunar. Bu makale makine çevirisi olduğundan sözcük, cümle dizilimi ve gramer hataları içerebilir.

Yeteneklerinizi geliştirin
Eğitimleri keşfedin
Yeni özellikleri ilk olarak siz edinin
Office Insider Programına Katılın

Bu bilgi yararlı oldu mu?

Görüşleriniz için teşekkür ederiz!

Geri bildiriminiz için teşekkürler! Office destek temsilcilerimizden biriyle görüşmeniz yararlı olabilir.

×