Kuralları kullanarak e-posta iletilerini yönetme

Kuralları kullanarak e-posta iletilerini yönetme

Önemli : Bu makale makine çevisidir. Bkz. yasal uyarı. Bu makalenin İngilizce sürümüne buradan ulaşabilirsiniz.

Bir kural, Windows için Outlook gelen veya giden iletilerde otomatik olarak çalıştırdığı bir eylemdir. Ne kuralı gerçekleştirdiği eylemleri yanı sıra kural harekete seçtiğiniz. Örneğin, bir klasöre, yöneticinizden gelen tüm iletileri taşıma veya "Buy now!" konuda olan tüm iletileri silmek için bir kural oluşturabilirsiniz.

Kurallar e-posta iletilerini yönetmenize nasıl yardımcı olur?

Kuralları kullanarak e-posta iletilerinizi yönetmek için gereken el ile ve yinelenen eylemleri küçültebilirsiniz. Kurallar kapattığınızda, sürekli ve otomatik olarak çalıştırın.

Kuralları genellikle kalan iki kategoriden birine — kuruluş veya bildirimi. Kural Sihirbazı yardımcı olmak için kullanabileceğiniz iletilerinizi yönetmek için kuralları tasarlama.

Kural Sihirbazı en sık kullanılan kuralların şablonlarını içerir.

.

  • Organize olmak   
    bu kurallar yalnızca dosya iletileri, aynı zamanda izlemek için iletilerle yardımcı olur. Belirli bir gönderenden gelen iletiler için bir kural oluşturabilirsiniz. Peki Word'le Keri değirmenler ' alınan iletiler izlemek için işaretlenmesini Konu kutusunda "Satış" olan satış olarak kategorilere ayrılmış bir kural, örneğin, ayarlayabilirsiniz ve Keri'nın satış adlı bir klasöre taşındı.

  • Tarih için yukarı kalır   
    bu kuralları sizi bilgilendirmesini — yaptığınız seçimlerine dayalı olarak — belirli bir ileti aldığınızda. Bir aile üyesinin bir ileti aldığınızda, bir mobil cihaz için otomatik olarak bir ileti gönderirse, örneğin bir kural oluşturabilirsiniz.

  • Boş bir kuraldan başla   
    oluşturabilir ve bir kural şablonunun özelleştirme kuralları alanlarıdır.


Adım 1: bir Outlook kuralları şablonu seçme

  1. Kural seçim > kuralları ve Uyarıları Yönet Şerit'ten veya Dosya sekmesini seçin ve sonra da kuralları ve Uyarıları Yönet'iseçin.

  2. Kurallar ve uyarılar iletişim kutusunda, E-posta kuralları sekmesinde, Yeni Kural' ı seçin.

  3. Kural Sihirbazı' nda altında Adım 1: bir şablon seçin, Düzenli Kal ifadesininaltında varsayılan şablonlardan birini seçin Olmak yukarı tarihineveya, boş bir kuraldan başla.


Adım 2: Kural açıklamasını düzenleyin

Adım 1'de seçtiğiniz kural şablonları her biri için adım 2 biraz farklı seçenekler vardır. Seçenekleri, örneğin bir göndereni belirtin veya bir klasör seçmek bir seçim yapmanız gerektiğinde seçeneği çizili olacaktır. Bu örnekte, biz birisinden gelen iletileri bir klasöre taşımak için en yaygın kurallardan birini seçtikten.

  1. Kişi veya ortak grup Düzenle Açıklama kutusuna, adres defterinizi görüntülemek için seçin. Ya da adres defterinizden bir ad seçin veya Kimden kutusunda kişinin adresini yazın ve sonra Tamam' ı seçin.

  2. Klasörlerinizi listesini görüntülemek için belirtilen ' ı seçin. Varolan bir klasörü seçin veya yeni bir klasör oluşturmak için Yeni'yi seçin. Uygun klasörü seçtiğinizde, Tamam' ı seçin.

Kural için Gelişmiş Seçenekleri araştırmak istediğiniz varsa, sonraki seçin ve sonra altındaki Gelişmiş kural Seçenekler'e atlayın. Aksi takdirde, Son'useçin. Kurallar ve uyarılar penceresine verir. Buradan, başka bir kural oluşturun ya da değişikliklerinizi kaydetmek için Tamam ' ı seçin.

Birisinden gelen • Taşı iletileri bir klasöre

  1. Kişi veya ortak klasör bağlantısını seçin.

  2. Kural adresi iletişim kutusunda, aşağıdakilerden birini yapın:

    • Arama kutusuna bir adyazın.

      veya

    • Adres defteri listesinden bir kaynağı seçin.

  3. Seçiminizi Kimden kutusunda göründüğünde Tamam' ı seçin.

  4. Belirtilen klasör bağlantısını seçin ve kurallar ve uyarılar iletişim kutusunda bir klasör seçin ve Tamam' ı seçin.

  5. Sonraki ' i seçin ve Git'i Adım 3: bir kuralın koşullarını ayarlama.

• Taşı iletileri bir klasöre konuda belirli sözcükler ile

  1. Belirli sözcükler konu bağlantısını seçin.

  2. Arama metin iletişim kutusunda, belirt sözcükler veya tümcecikler konu alanında aramak için kutusunda, aranacak bir sözcük veya tümcecik yazın.

  3. Arama listesi bölmesine girdinizi eklemek için Ekle'yi seçin ve Tamam' ı seçin.

  4. Belirtilen klasör bağlantısını seçin ve kurallar ve uyarılar iletişim kutusunda bir klasör seçin ve Tamam' ı seçin.

  5. Sonraki ' i seçin ve Git'i Adım 3: bir kuralın koşullarını ayarlama.

• Klasör ortak gruba gönderilen iletileri taşı

  1. Kişi veya ortak klasör bağlantısını seçin.

  2. Kural adresi iletişim kutusunda, aşağıdakilerden birini yapın:

    • Arama kutusuna bir adyazın.

      veya

    • Adres defteri listesinden bir kaynağı seçin.

  3. Kime kutusuna seçiminizi görüntülendiğinde, Tamam' ı seçin.

  4. Belirtilen klasör bağlantısını seçin ve kurallar ve uyarılar iletişim kutusunda bir klasör seçin ve Tamam' ı seçin.

  5. Sonraki ' i seçin ve Git'i Adım 3: bir kuralın koşullarını ayarlama.

• İzlemek üzere birisinden gelen iletileri

  1. Kişi veya ortak klasör bağlantısını seçin.

  2. Kural adresi iletişim kutusunda, aşağıdakilerden birini yapın:

    • Arama kutusuna bir adyazın.

      veya

    • Adres defteri listesinden bir kaynağı seçin.

  3. Seçiminizi Kimden kutusunda göründüğünde Tamam' ı seçin.

  4. İletiye bayrak ata iletişim kutusunda, bayrak kutusunda İzlemevarsayılan ayarı kabul edin veya listede başka bir öğe seçin.

  5. İçin kutusunda, Bugün alanının varsayılan ayarını kabul edin veya listede başka bir öğe seçin.

  6. Tamam ' ı seçin > sonrakive ardından Git Adım 3: bir kuralın koşullarını ayarlama.

Belirli bir RSS akışı'ndan bir klasöre • taşı RSS öğeleri

Not : Bu seçeneği kullanmak için bir RSS akışına abone olmanız gerekir. Bu seçeneği seçtiğinizde, devam etmek için bir istem yoktur. Hayır' ı seçerseniz, devam edemez, ancak Evetseçerseniz, şunları yapabilirsiniz.

Tarih şablonuna yukarı kalır

• Görüntü posta kişiden yeni öğe Uyarısı penceresinde

  1. Kişi veya ortak klasör bağlantısını seçin.

  2. Kural adresi iletişim kutusunda, aşağıdakilerden birini yapın:

    • Arama kutusuna bir adyazın.

      veya

    • Adres defteri listesinden bir kaynağı seçin.

  3. Seçiminizi Kimden kutusunda göründüğünde Tamam' ı seçin.

  4. Belirli bir ileti yeni öğe Uyarısı penceresinde bağlantısını seçin.

  5. Uyarı iletisi iletişim kutusunda, bir uyarı iletisi belirtin kutusunda, bir iletiyazın ve Tamam' ı seçin.

  6. Sonrakiseçin ve ardından Git Adım 3: bir kuralın koşullarını ayarlama.

• İletileri birinden aldığımda ses çalma

  1. Kişi veya ortak klasör bağlantısını seçin.

  2. Kural adresi iletişim kutusunda, aşağıdakilerden birini yapın:

    • Arama kutusuna bir adyazın.

      veya

    • Adres defteri listesinden bir kaynağı seçin.

  3. Seçiminizi Kimden kutusunda göründüğünde Tamam' ı seçin.

  4. Ses Çal bağlantısını seçin ve bir ses çalmak için seçin penceresinde dosya (örneğin, bir .wav dosyası) seçin ve ' ı seçin.

  5. Sonrakiseçin ve ardından Git Adım 3: bir kuralın koşullarını ayarlama.

• İletileri birinden aldığımda bu uyarıyı mobil aygıtım gönderme

  1. Kişi veya ortak klasör bağlantısını seçin.

  2. Kural adresi iletişim kutusunda, aşağıdakilerden birini yapın:

    • Arama kutusuna bir adyazın.

      veya

    • Adres defteri listesinden bir kaynağı seçin.

  3. Seçiminizi Kimden kutusunda göründüğünde Tamam' ı seçin.

  4. Kişi veya ortak grup ilet bağlantısını seçin.

  5. Kuralları adres iletişim kutusunda, aşağıdakilerden birini yapın:

    • Arama kutusuna bir adyazın.

      veya

    • Adres defteri listesinden bir kaynağı seçin.

  6. Kime kutusuna seçiminizi görüntülendiğinde, Tamam' ı seçin.

  7. Sonrakiseçin ve ardından Git Adım 3: bir kuralın koşullarını ayarlama.

Boş bir kural şablondan başlatma

  1. Aşağıdakilerden birini seçin.

    • Aldığım iletilerde kuralı uygula

      veya

    • Gönderdiğim iletilerde kuralı uygula

  2. Sonrakiseçin ve ardından Git Adım 3: bir kuralın koşullarını ayarlama.


Adım 3: bir kuralın koşullarını ayarlama

Şimdi koşullardan biri seçtiğiniz seçenekleri ekleme yapma fırsatı verildiğinden Adım 2: Kural açıklamasını düzenleyin. Seçtiğiniz koşullara göre Kural açıklamasını düzenlemek kullanılabilir seçenekler değişir.

Kural Sihirbazı'nı başlattığınızda, düzenli Kal ifadesinin şablonu veya kalır yukarı tarih şablonu için seçilen seçeneği kurallarını uygulamak ne zaman koşullarını ayarlama

  1. Altında Adım 1: koşulları seçin, eklemek istediğiniz koşul için onay kutusunu seçin.

    Not : Birden çok onay kutusu seçebilirsiniz.

  2. Altında Adım 2: Kural açıklamasını düzenleyin (altı çizili bir değeri tıklatın), bir bağlantı seçin, gerekli eylemleri tamamlayın ve işiniz bittiğinde, Tamam' ı seçin.

  3. Sonraki bağlantıyı seçin, gerekli eylemleri tamamlayın ve işiniz bittiğinde, Tamam' ı seçin.

  4. Başka bir bağlantı kullanılabiliyorsa, onu seçin, gerekli eylemleri tamamlayın ve işiniz bittiğinde, Tamam' ı seçin.

  5. İşiniz bittiğinde Son'u seçin.

  1. Dosya sekmesinde, kuralları ve Uyarıları Yönet'iseçin.

  2. Kurallar ve uyarılar kutusunda, E-posta kuralları sekmesinde, Yeni Kural' ı seçin.

  3. Boş bir kuraldan başla' nın altında aldığım iletinin kuralı uygula ya da gönderdiğim iletiyi kuralı uygulaöğesini seçin,

  4. Sonrakiseçin ve sonra aşağıdakileri yapın:

    • Altında Adım 1: koşulları seçin, kuralı uygulamak hangi koşulları (iletileri (eşleşme) karşılamak için istediğiniz ölçütleri) seçin.

      Ardından

    • Altında Adım 2: Kural açıklamasını düzenleyin, eklediğiniz herhangi bir koşul için altı çizili değeri seçin ve ardından değeri belirtin.

  5. Sonrakiseçin ve sonra aşağıdakileri yapın:

    • 1. Adım: Eylemleri seçin altında, belirtilen koşullara uyulduğunda kuralın gerçekleştirmesini istediğiniz eylemi seçin.

      Ardından

    • 2. Adım: Kural açıklamasını düzenleyin altında, eklediğiniz herhangi bir koşul için altı çizili bir değeri tıklatın ve sonra değeri belirtin.

  6. Sonrakiseçin ve sonra aşağıdakileri yapın:

    • Altında Adım 1: özel durumları seçin, kural için özel durumlar'ı seçin ve sonra İleri' yi seçin.

      Ardından

    • Altında Adım 2: Kural açıklamasını düzenleyin, eklediğiniz herhangi bir özel durum için altı çizili değeri seçin ve ardından değeri belirtin.

  7. Sonrakiseçin ve aşağıdakileri yapın:

    • Altında Adım 1: Bu kural için bir ad belirtin, bir adyazın.

      Ardından

    • 2. Adım: Kural seçeneklerini ayarlayın'ın altında, istediğiniz seçeneklere yönelik onay kutularını seçin.

      İpuçları : 

      • Kuralı zaten gelenKutusu'nda bulunan iletilerde çalıştırmak için Bu kuralı "Gelen kutusu" içinde iletilerde şimdi çalıştır onay kutusunu seçin.

      • Otomatik olarak açıktır kuralını kapatmak için Bu kuralı etkinleştir onay kutusunu temizleyin.

      • Kural Outlookiçinde ayarlanan tüm e-posta hesaplarınıza uygulamak için tüm hesaplarda bu kuralı oluştur onay kutusunu seçin.

  8. Son’u seçin.

Herhangi bir iletiden bir kural oluşturabilirsiniz. Bu yöntem avantajı ileti gönderen veya alıcı temel kuralları önerilir olur. İletiyle başladığınızda, örneğin, önerilen bir kuralı tüm iletileri gönderenden gelen seçtiğiniz bir klasöre taşır.

  1. Gelen kutusu, bir kural oluşturmak istediğiniz iletiyi seçin ve sonra Giriş sekmesinde, Taşı grubunda, kurallar' ı seçin.

    Not : Kuralları listesinde, önerilen kurallar ileti gönderenlerini ve alıcılarını temel alarak görüntülenir.

  2. Aşağıdakilerden birini yapın:

    • Önerilen bir kuralı seçin, bir hedef klasörü seçin ve kural atamasını tamamlamak için Tamam ' ı seçin.

      veya

    • Kural Oluştur'u seçin ve bir sonraki adıma geçin.

  3. Kural Oluştur iletişim kutusunda, Seçili koşulların tümüne uyan e-posta aldığımdaaltında Yok'u veya aşağıdakilerden birini veya daha uygun onay kutularını seçin.

  4. Aşağıdakileri yapınaltında kuralın (ölçüt) belirtilen koşullar karşılandığında gerçekleştirmesini istediğiniz eylem için onay kutularını seçin.

  5. Öğeyi klasöre taşı onay kutusunu seçin.

  6. Aşağıdakilerden birini yapın:

    • Klasör Seç'i seçin ve varolan bir klasörü seçin.

      veya

    • Bir klasör oluşturmak için Yeni'yi seçin.

    Notlar : 

    • Daha fazla koşul eklemek için Eylemler veya kural için özel durumlar Gelişmiş Seçenekler' i seçin ve sonra kalan Kural Sihirbazı' ndaki yönergeleri izleyin.

    • Özel bir kural tasarlama daha fazla bilgi için bkz.

  7. Tamam’ı seçin.

  8. Bildirim kutusunda aşağıdakilerden birini yapın:

    • Tamam’ı seçin.

      veya

    • Bu kuralı zaten geçerli klasörde iletilerde şimdi çalıştır onay kutusunu seçin ve Tamam' ı seçin.

Başkalarının da kullanabilmesi için kuralları nasıl içeri veya dışarı aktarabileceğinizi öğrenmek için bkz. Kural kümesini içeri veya dışarı aktarma.

Artık gerekli olmadığında kuralı silebilirsiniz.

  1. Dosya sekmesinde, kuralları ve Uyarıları Yönet'iseçin.

  2. Kurallar ve uyarılar iletişim kutusunda, E-posta kuralları sekmesinde, silmek istediğiniz kuralı seçin.

  3. Silme Sil simgesi Seç > Tamam.

Bir veya daha fazla kural el ile çalıştırabilirsiniz.

  1. Dosya sekmesinde, kuralları ve Uyarıları Yönet'iseçin ve E-posta kuralları sekmesinde, Kuralları Şimdi Çalıştırseçin.

  2. Kuralları Şimdi Çalıştır kutusunda, Çalıştırılacak kuralları seçinaltında çalıştırmak istediğiniz her bir kuralı onay kutusunu seçin.

  3. Çalışma klasörü kutusunda, farklı bir klasör seçmek için Gözat' ı seçin, klasörü seçin ve Tamam' ı seçin.

    3 adımda seçtiğiniz klasörünün altındaki tüm klasörleri içerecek şekilde klasörlerle birlikte onay kutusunu seçin.

  4. Kuralları uygula listesinde, tüm iletileri veya Değiştir okunacak veya okunmamış iletilerin varsayılan ayarı kabul edin.

  5. Şimdi Çalıştır' ı seçin.

İki türde kural Outlookvardır — sunucu tabanlı ve yalnızca istemci.

  • Sunucu tabanlı kurallar   
    sunucu tabanlı bir Microsoft Exchange Server hesabıkullanırken, bazı kurallar. Outlook çalışmıyor olsa bile bu kuralları kutunuzu Exchange posta sunucusunda çalıştırın. 

    Sunucu tabanlı kurallar iletilere önce gelenkutunuza teslim ve kurallar sunucuda tamamlanır kadar çalıştırabilir uygulamanız gerekir. Örneğin, iletinin yazdırılması belirten bir kural sunucuda tamamlanana kadar çalıştıramazsınız. Bir kural sunucuda uygulanamaz varsa, Outlook başlattığınızda uygulanır ve yalnızca istemci taraflı bir kural haline gelir.

  • Yalnızca istemci kuralları   
    yalnızca istemci kuralları sadece sizin bilgisayarınızda çalışan kurallar vardır. Bunlar, Outlook yerine Exchange sunucuda çalıştırmak kurallardır. Yalnızca istemci kuralları Outlook çalışırken, yalnızca çalıştırabilirsiniz.

İpucu : Kural listenizde her iki türden de kural varsa önce sunucu tabanlı kurallar, ardından yalnızca istemci kuralları uygulanır.

Teslim bilgileri, oylama yanıtları ve otomatik yanıtlar

Kural uygulandığında, teslim bilgileri, okundu bilgisi, oylama yanıtları ve otomatik yanıtlar (işyeri dışında bildirimleri) iletileri başladıysanız gibi işlenir. Örneğin, belirli bir klasöre "toplantı" sözcüğü olan iletileri Konu kutusuna taşıyan bir kural ayrıca tüm teslim bilgileri, oylama yanıtları veya bir otomatik yanıtlar o aynı klasöre taşır.

Not : Bir kural, oylama yanıtları gelen Kutusu'ndan başka bir klasöre taşındığında, izleme etkilenen oy verin. Oylama düğmesi dahil gönderilmiş bir ileti açıldığında, bir kural taşınmış yanıtlar için bir tally izleme bilgileri içermez. El ile taşıma veya yanıt silme izleme etkilemez.

Toplantı istekleri, görev istekleri ve belgeler

Toplantı istekleri, görev istekleri ve belgeler ileti olarak değerlendirilir. Bir öğeyi de bu koşullara uyan herhangi bir toplantı ve görev isteği taşındıktan sonra (eşleştirilmiş) sınamadan belirli koşullara (ölçüt) göre belirli bir klasöre taşıyan bir kural oluşturursanız. Bu tür öğeleri etkileyen kurallar oluşturduğunuzda, ancak aşağıdaki sınırlamalara dikkat edin:

  • Bir öğeyi bir posta klasörü dışında bir klasöre taşınırsa, öğe taşındıktan sonra beklendiği gibi çalışmayabilir. Örneğin, bir ileti Takvim klasörüne taşınırsa, yeni bir randevu oluşturulan değildir.

  • Toplantı veya görev yanıtı Silinmiş Öğeler klasörüne taşınırsa, yanıt özgün öğe tarafından izlenmez.

  • Toplantı isteği otomatik olarak Silinmiş Öğeler klasörüne taşınırsa, toplantı Takvim öğesine eklenmez.

  • Gönderdiğiniz iletileri etkileyen kurallar görev isteklerine veya toplantı isteklerine uygulanmaz.

Kişi grupları

Bir kişi grubu içeren bir kural kuralın nasıl oluşturulduğuna bağlı olarak diğer kuralları'den farklı davranabilir.

  • Bir klasörü Ortak gruba gönderilen iletileri taşı   
    yalnızca Exchange Server hesabı kullanıyorsanız, bu kuralı kullanılabilir. Yalnızca kişi grubuna Gönderilmiş iletileri belirtilen klasörüne taşınır. Kişi grubunun üyesi olan kişilerden gelen iletileri belirtilen klasöre taşındı değildir.

Exchange Server hesaplar ( Exchange Server ile 2010 başlayarak) e-posta adreslerine kuruluşunuz dışındaki iletileri iletmek için kuralları kullanabilirsiniz. Exchange yönetici, Bununla birlikte, özel etki alanları alıcılara iletileri otomatik olarak iletilmesi engelleyebilirsiniz.

Daha fazla bilgi için bkz. Hesabımın bağlandığı Microsoft Exchange Server sürümünü belirleme.

Kurallar e-posta iletilerini yönetmenize nasıl yardımcı olur?

Kural, alınan veya gönderilen iletilerden kuralın içinde belirttiğiniz koşullara uyan iletilere Microsoft Outlook tarafından otomatik olarak uygulanan bir eylemdir. Kural Sihirbazı’nı kullanarak birçok koşul ve eylem seçebilirsiniz.

Kurallar, kuruluş ve bildirim olmak üzere iki kategoriye  ayrılır. Kurallar okunmuş iletilerde değil, yalnızca okunmamış iletilerde geçerlidir.

Kural Sihirbazı içinde kural şablonları

Kurallar Sihirbazı en sık kullanılan kuralların şablonlarını içerir; bu şablonlar şunlardır:

  • Düzenli Kal    Bu kurallar, iletileri dosyalamanıza ve izlemenize yardımcı olur. Örneğin, Can Etikan gibi belirli bir gönderenden gelen ve Konu satırında "satış" sözcüğü geçen iletileri izlenmek üzere bayrakla işaretleyecek, Satış kategorisine ekleyecek ve Can'ın Satışları adlı bir klasöre taşıyacak bir kural oluşturabilirsiniz.

  • Güncel Kalın    Bu kurallar, belirli bir ileti aldığınızda sizi bazı şekillerde bilgilendirir. Örneğin aile üyelerinizden bir ileti aldığınızda cep telefonunuza otomatik olarak bir uyarı gönderilmesi için kural oluşturabilirsiniz.

  • Boş bir kuraldan başla    Bunlar, bir kural şablonunun yardımı olmadan oluşturduğunuz ve tamamen özelleştirebileceğiniz kurallardır.

Kural oluşturma

Outlook genel senaryolar için kural şablonları içerir. Bu kural şablonlarını kullanabilir veya kendi özel kurallarınızı oluşturup tasarlayabilirsiniz.

Outlook kural şablonlarını kullanma

  1. Dosya sekmesine tıklayın.

  2. Kuralları & Uyarıları Yönet'i tıklatın.

  3. Kurallar ve Uyarılar iletişim kutusunun E-posta Kuralları sekmesinde, Yeni Kural'ı tıklatın.

  4. 1. Adım: Bir şablon seçin altında, Düzenli Kal veya Güncel Kal şablon topluluğundan istediğiniz şablonu seçin.

  5. 2. Adım: Kural açıklamasını düzenleyin altında altı çizili bir değeri tıklatın. Örneğin, kişi veya ortak grup bağlantısını tıklatırsanız, Adres Defteri açılır.

  6. İleri'yi tıklatın.

  7. 1. Adım: Koşulları seçin'in altında, uygulanacak kural için iletilerin uymasını istediğiniz koşulları seçin.

  8. 2. Adım: Kural açıklamasını düzenleyin'in altında, eklediğiniz herhangi bir koşul için altı çizili bir değeri tıklatın ve sonra değeri belirtin.

  9. İleri'yi tıklatın.

  10. 1. Adım: Eylemleri seçin altında, belirtilen koşullara uyulduğunda kuralın gerçekleştirmesini istediğiniz eylemi seçin.

  11. 2. Adım: Kural açıklamasını düzenleyin altında, eklediğiniz herhangi bir koşul için altı çizili bir değeri tıklatın ve sonra değeri belirtin.

  12. İleri'yi tıklatın.

  13. Adım 1: Özel durumları seçin'in altında, kuralla ilişkili özel durumları seçip İleri'yi tıklatın.

  14. 2. Adım: Kural açıklamasını düzenleyin'in altında, eklediğiniz herhangi bir koşul için altı çizili bir değeri tıklatın ve sonra değeri belirtin.

  15. İleri'yi tıklatın.

  16. 1. Adım: Bu kural için bir ad belirtin'in altına bir ad yazın.

  17. 2. Adım: Kural seçeneklerini ayarlayın'ın altında, istediğiniz seçeneklere yönelik onay kutularını seçin.

    • Bu kuralı Gelen Kutusu'nda bulunan iletilerde çalıştırmak istiyorsanız, Bu kuralı "Gelen Kutusu" içinde bulunan iletilerde şimdi çalıştır onay kutusunu seçin.

    • Varsayılan olarak yeni kural etkinleştirilir. Kuralı devre dışı bırakmak için Bu kuralı etkinleştir onay kutusunu temizleyin.

    • Bu kuralı Outlook'ta ayarlanan tüm e-posta hesaplarına uygulamak için Tüm hesaplarda bu kuralı oluştur onay kutusunu seçin.

  18. Son düğmesini tıklatın.

  1. Dosya sekmesini tıklatın.

  2. Kuralları & Uyarıları Yönet'i tıklatın.

  3. Kurallar ve Uyarılar iletişim kutusunun E-posta Kuralları sekmesinde, Yeni Kural'ı tıklatın.

  4. Boş bir kuraldan başla altında, Ulaştığında iletileri denetle veya Gönderdikten sonra iletileri denetle'yi tıklatın.

  5. İleri'yi tıklatın.

  6. 1. Adım: Koşulları seçin'in altında, uygulanacak kural için iletilerin uymasını istediğiniz koşulları seçin.

  7. 2. Adım: Kural açıklamasını düzenleyin'in altında, eklediğiniz herhangi bir koşul için altı çizili bir değeri tıklatın ve sonra değeri belirtin.

  8. İleri'yi tıklatın.

  9. 1. Adım: Eylemleri seçin altında, belirtilen koşullara uyulduğunda kuralın gerçekleştirmesini istediğiniz eylemi seçin.

  10. 2. Adım: Kural açıklamasını düzenleyin altında, eklediğiniz herhangi bir koşul için altı çizili bir değeri tıklatın ve sonra değeri belirtin.

  11. İleri'yi tıklatın.

  12. Adım 1: Özel durumları seçin'in altında, kuralla ilişkili özel durumları seçip İleri'yi tıklatın.

  13. 2. Adım: Kural açıklamasını düzenleyin'in altında, eklediğiniz herhangi bir koşul için altı çizili bir değeri tıklatın ve sonra değeri belirtin.

  14. İleri'yi tıklatın.

  15. 1. Adım: Bu kural için bir ad belirtin'in altına bir ad yazın.

  16. 2. Adım: Kural seçeneklerini ayarlayın'ın altında, istediğiniz seçeneklere yönelik onay kutularını seçin.

    • Bu kuralı Gelen Kutusu'nda bulunan iletilerde çalıştırmak istiyorsanız, Bu kuralı "Gelen Kutusu" içinde bulunan iletilerde şimdi çalıştır onay kutusunu seçin.

    • Varsayılan olarak yeni kural etkinleştirilir. Kuralı devre dışı bırakmak için Bu kuralı etkinleştir onay kutusunu temizleyin.

    • Bu kuralı Outlook'ta ayarlanan tüm e-posta hesaplarına uygulamak için Tüm hesaplarda bu kuralı oluştur onay kutusunu seçin.

  17. Son düğmesini tıklatın.

Herhangi bir iletiden hızlı bir şekilde kural oluşturabilirsiniz. Kuralı bu şekilde oluşturmanın avantajı ise önerilen kurallar için iletiyi gönderenin veya alıcıların temel alınmasıdır. Örneğin, işleme bir iletiyle başladığınızda önerilen kurallardan biri bu gönderenden gelen tüm iletilerin seçtiğiniz bir klasöre taşınmasıdır.

  1. Kuralını oluşturmak istediğiniz iletiyi ve sonra Giriş sekmesinde, Taşı grubunda, Kurallar'ı tıklatın.

    Önerilen kurallar ileti gönderenlerini ve alıcılarını temel alarak görüntülenir.

  2. Aşağıdakilerden birini yapın:

    • Önerilen kurallardan birini tıklatın, bir hedef klasörünü tıklatın ve sonra Tamam'ı tıklatın.

    • İletinin gönderenini, alıcılarını veya konusunu temel alan daha fazla kural seçeneği için Kural Oluştur'u tıklatın.

2. adımda Kural Oluştur'u seçerseniz Kural Oluştur iletişim kutusu görünür. Aşağıdaki adımlarla devam edin.

  1. Seçili koşulların tümüne uyan e-posta aldığımda altında, istediğiniz koşullarla ilgili onay kutularını seçin.

  2. Yapılacak eylem altında, belirtilen koşullar karşılandığında kuralın gerçekleştirmesini istediğiniz eylem için onay kutularını seçin.

  3. Öğeyi klasöre taşı onay kutusunu seçin.

  4. İletileri depolamak için varolan bir klasörü tıklatın, yeni bir klasör oluşturmak için ise Yeni seçeneğini tıklatın.

    Kurala daha fazla koşul, eylem veya özel durum eklemek için Gelişmiş Seçenekler'i tıklatın ve sonra Kural Sihirbazı'ndaki diğer yönergeleri izleyin. Bu, Backstage görünümünde (Dosya sekmesi tıklatılarak açılır) Kuralları ve Uyarıları Yönet'i tıklattığınızda görüntülenen sihirbazla aynıdır. Daha fazla bilgi için bkz. Özel bir kural tasarlama

  5. Tamam'ı tıklatın.

Başkalarının da kullanabilmesi için kuralları nasıl içeri veya dışarı aktarabileceğinizi öğrenmek için bkz. Kural kümesini içeri veya dışarı aktarma.

Bir veya daha çok kuralı el ile çalıştırmak istiyorsanız aşağıdakileri yapın:

  1. Dosya sekmesini tıklatın.

  2. Kuralları & Uyarıları Yönet'i tıklatın.

  3. Kuralları Şimdi Çalıştır seçeneğini tıklatın.

  4. Kuralları Şimdi Çalıştır iletişim kutusunda, Çalıştırılacak kuralları seçin altında, çalıştırmak istediğiniz kuralın yanındaki onay kutusunu seçin.

  5. Çalışma Klasörü kutusunda, farklı bir klasör seçmek istiyorsanız, Gözat'ı tıklatın, klasörü tıklatın ve sonra Tamam'ı tıklatın.

    5. adımda belirtilen klasör altında tüm klasörleri içerecek Alt klasörlerle birlikte onay kutusunu seçin.

  6. Kural uygulanacak hedef listesinde, varsayılan tüm iletilerdir. Bunu, okunmuş ve okunmamış iletilerle değiştirebilirsiniz.

  7. Şimdi Çalıştır öğesini tıklatın.

Outlook  uygulamasında sunucu tabanlı kurallar ve yalnızca istemci kuralları olmak üzere iki türde kural vardır.

  • Sunucu tabanlı kurallar    Bir Microsoft Exchange Server hesabı kullanıyorsanız, oluşturduğunuz bazı kurallar sunucu tabanlı kurallardır. Bilgisayarınızdaki Outlook çalışmadığında bile bu kurallar Exchange posta sunucunuzdaki posta kutunuzda çalışır. Sunucu tabanlı kuralların, iletiler ilk olarak Gelen Kutusu’na ulaştığında uygulanması ve iletiler sunucuda tamamlanana kadar çalıştırılabilir olması gerekir. Örneğin yazdırılacak bir iletiyi belirten kural sunucuda tamamlanana kadar çalıştırılamaz. Kural sunucuda uygulanamıyorsa, Outlook uygulamasını başlattığınızda uygulanır ve sonra yalnızca istemci kuralına dönüşür.

  • Yalnızca istemci kuralları    Yalnızca istemci kuralları, yalnızca bilgisayarınızda çalışan kurallardır. Bu kurallar sunucuda tamamlanana kadar çalıştırılamayan kurallardır (örneğin, belirli iletilerin yazdırılmak üzere belirtilmesi). Yalnızca istemci kuralları, yalnızca Outlook etkinken çalıştırabilirsiniz.

Kural listenizde her iki türden de kural varsa, öncelikle sunucu tabanlı kurallar, ardından yalnızca istemci kuralları uygulanır.

Kuralları diğer Outlook öğelerine uygulama

Kurallar uygulandığında teslim bilgileri, okundu bilgileri, oylama yanıtları ve Otomatik Yanıtlar (İşyeri Dışında bildirimleri) sanki iletiymiş gibi işlenir. Örneğin, konusunda "toplantı" sözcüğü geçen öğeleri belirli bir klasöre taşıyan kural, aynı zamanda konusunda "toplantı" sözcüğü geçen tüm teslim bilgilerini, oylama yanıtlarını veya Otomatik Yanıtları da taşır.

Not : Kural, oylama yanıtlarını Gelen Kutusu'ndan başka bir klasöre taşıdığında, oy izlemeniz bundan etkilenir. Oy düğmesinin bulunduğu gönderilmiş iletileri açtığınızda, izleme bilgilerinde kuralın taşındığı yanıtlar için bir çizelge olmayacaktır. Yanıtın el ile taşınması veya silinmesi izlemeyi etkilemez.

Kurallar uygulandığında toplantı istekleri, görev istekleri ve belgeler ileti olarak kabul edilir. Örneğin Konu kutusunda "toplantı" sözcüğü bulunan öğeleri belirli bir klasöre taşıyan bir kural oluşturduğunuzda, bu koşula uyan görev istekleri veya toplantı istekleri de taşınır. Ancak bu türde öğeleri etkileyen kurallar oluştururken aşağıdaki sınırlamaları unutmayın:

  • Posta klasörü olmayan bir klasöre taşınan öğeler, taşındıktan sonra beklediğiniz şekilde çalışmayabilir. Örneğin bir ileti Takvim klasörüne taşınırsa, yeni bir randevu oluşturulmaz.

  • Bir toplantı veya görev yanıtı kural tarafından Silinmiş Öğeler klasörüne taşınırsa, yanıt özgün öğe tarafından izlenmez.

  • Toplantı isteği otomatik olarak Silinmiş Öğeler klasörüne taşınırsa, toplantı Takvim öğesine eklenmez.

  • Gönderdiğiniz iletileri etkileyen kurallar görev isteklerine veya toplantı isteklerine uygulanmaz.

Kişi grupları

Kişi Grubu içeren bir kural, kuralın nasıl oluşturulduğuna bağlı olarak farklılık gösterebilir.

  • Gönderilmiş iletileri Kişi Grubu klasörüne taşıma     Bu kural ancak Exchange Server hesabı kullanıyorsanız kullanılabilir. Yalnızca Kişi Grubu'na gönderilen iletiler belirtilen klasöre taşınır. Kişi Grubu üyesi olan kişilerden gelen iletiler belirtilen klasöre taşınmaz.

Microsoft Exchange Server 2010 hesabı kullanıyorsanız, varsayılan olarak iletileri kuruluş dışındaki e-posta adreslerine iletmek için kuralları kullanamazsınız. Bu ayar, şirket içi gizli ve özel bilgilerin dışarıya açıklanmasını önler. Bu ayar yalnızca Exchange yöneticisi tarafından değiştirilebilir.

Daha fazla bilgi için bkz. Hesabımın bağlandığı Microsoft Exchange Server sürümünü belirleme.

Kurallar iletilerini yönetmenize nasıl yardımcı olur

Bir kural bir eylemdir o Microsoft Outlook kuralda, belirttiğiniz koşulları karşılayan bir gelen veya gönderilen ileti otomatik olarak alır. Kurallar ve uyarılar Sihirbazı'nı kullanarak birçok eylem ve koşul seçebilirsiniz. Kuralları, yalnızca o üzerinde okunmamış Okunmuş İleti çalışmayı değil.

Kurallar iki genel kategoriden birine ayrılır: Kuruluş ve bildirimi. Kurallar ve uyarılar Sihirbazı en sık kullanılan kuralların şablonlarını içerir.

  • Düzenli Kal    Dosya ve iletilerde izleme yardımcı olacak kuralları alanlarıdır. Örneğin, izlemek için bayrak, satış olarak kategorilere ayrılmış ve Ahmet'ın satış adlı bir klasöre taşıdığınızda için Konu satırındaki belirli bir kişiden, gibi Ahmet Öztürk "Satışlar" sözcüğü olan iletileri için bir kural oluşturabilirsiniz.

  • Güncel Kal    Bunlar, belirli bir ileti aldığınızda, herhangi bir şekilde bildir kurallardır. Örneğin, bir aile üyesinin bir ileti aldığınızda uyarıyı otomatik olarak cep telefonunuza gönderir bir kural oluşturabilirsiniz.

  • Boş bir kuraldan başla    Bunlar, sıfırdan oluşturmak kurallardır.

    Kural şablonları
    Şekil 1: Kuralları ve Uyarıları Sihirbazı'nı şablonları adlı birkaç önceden tanımlanmış kuralı içerir.

Özel Durumlar

Kurallarınızın ne zaman bir ileti izleme eylem için bayraklı veya yüksek önem düzeyinde olarak işaretlenen gibi özel durumlar için özel durumlar ekleyebilirsiniz. Belirttiğiniz özel durumları biri bile getirildiğinde iletiye bir kural uygulanmaz.

  1. Gezinti Bölmesiiçinde posta' yı tıklatın.

  2. Araçlar menüsünde Kurallar ve Uyarılar'a tıklayın.

  3. Birden fazla e-posta hesabınız varsa Değişiklikleri bu klasöre uygula listesinde, istediğiniz gelen seçin.

  4. Yeni Kural'a tıklayın.

  5. 1. Adım: Bir şablon seçin altında, Düzenli Kal veya Güncel Kal şablon topluluğundan istediğiniz şablonu seçin.

  6. Altında Adım 2: Kural açıklamasını düzenleyin, altı çizili bir değeri tıklatın. Örneğin, Kişiler veya dağıtım listesini bağlantısını tıklatırsanız, Adres Defteri'ni açar.

  7. 1. Adım: Koşulları seçin öğesinin altında, uygulanacak kural için iletilerin uymasını istediğiniz koşulları seçin.

  8. Altında Adım 2: Kural açıklamasını düzenleyin, siz bunu henüz yapmadıysanız, altı çizili değeri tıklatın ve sonra İleri' yi tıklatın.

  9. 1. Adım: Eylemleri seçin altında, belirtilen koşullara uyulduğunda kuralın gerçekleştirmesini istediğiniz eylemi seçin.

  10. Altında Adım 2: Kural açıklamasını düzenleyin, siz bunu henüz yapmadıysanız, altı çizili değeri tıklatın ve sonra İleri' yi tıklatın.

  11. Adım 1: Özel durumları seçin'in altında, kuralla ilişkili özel durumları seçip İleri'yi tıklatın.

  12. Kural oluşturmayı tamamlamak için kural için bir ad girin ve sonra istediğiniz diğer seçenekleri seçin.

    • Bu kuralı zaten klasörlerinizden birini içinde bulunan iletilerde çalıştırmak istiyorsanız, Bu kuralı zaten var "klasörü" iletilerde şimdi çalıştır onay kutusunu seçin.

    • Bu kuralı tüm e-posta hesaplarını ve her hesabınızla ilişkili gelen uygulamak için tüm hesaplarda bu kuralı oluştur onay kutusunu seçin.

  13. Son'a tıklayın.

Kendi koşulları, eylemleri ve özel durumlar'ı seçerek bir kural oluşturmak için aşağıdakileri yapın:

  1. Gezinti Bölmesiiçinde posta' yı tıklatın.

  2. Araçlar menüsünde Kurallar ve Uyarılar'a tıklayın.

  3. Birden fazla e-posta hesabınız varsa Değişiklikleri bu klasöre uygula listesinde, istediğiniz gelen seçin.

  4. Yeni Kural'a tıklayın.

  5. Boş bir kuraldan başla' nin altında ulaştığında iletileri denetle veya gönderdikten sonra iletileri denetleseçin ve İleri' yi tıklatın.

  6. 1. Adım: Koşulları seçin öğesinin altında, uygulanacak kural için iletilerin uymasını istediğiniz koşulları seçin.

  7. Altında Adım 2: Kural açıklamasını düzenleyin, siz bunu henüz yapmadıysanız, altı çizili değeri tıklatın ve sonra İleri' yi tıklatın.

  8. 1. Adım: Eylemleri seçin altında, belirtilen koşullara uyulduğunda kuralın gerçekleştirmesini istediğiniz eylemi seçin.

  9. Altında Adım 2: Kural açıklamasını düzenleyin, siz bunu henüz yapmadıysanız, altı çizili değeri tıklatın ve sonra İleri' yi tıklatın.

  10. Adım 1: Özel durumları seçin'in altında, kuralla ilişkili özel durumları seçip İleri'yi tıklatın.

  11. Kural oluşturmayı tamamlamak için kural için bir ad girin ve sonra istediğiniz diğer seçenekleri seçin.

    • Bu kuralı zaten klasörlerinizden birini içinde bulunan iletilerde çalıştırmak istiyorsanız, Bu kuralı zaten var "klasörü" iletilerde şimdi çalıştır onay kutusunu seçin.

    • Bu kuralı tüm e-posta hesaplarını ve her hesabınızla ilişkili gelen uygulamak için tüm hesaplarda bu kuralı oluştur onay kutusunu seçin.

  12. Son'a tıklayın.

Doğrudan iletiden bir kural oluşturabilirsiniz. Örneğin, birisinden gelen iletileri belirli bir klasöre taşımak için bir kural oluşturabilirsiniz.

  1. Kural için temel almak istediğiniz iletiyi sağ tıklatın ve sonra kısayol menüsünde Kural Oluştur'u tıklatın.

    Kural Oluştur iletişim kutusunda, seçili iletinizi bilgileri önceden doldurulur seçenekler için onay kutularını seçin.

  2. Öğeyi klasöre taşı onay kutusunu seçin.

  3. Varolan bir klasörü tıklatın veya iletileri depolamak için yeni bir klasör oluşturmak için Yeni'yi tıklatın.

  4. Daha fazla koşul eklemek için Eylemler veya kural için özel durumlar Gelişmiş Seçenekler' i tıklatın ve sonra kalan kuralları ve Uyarıları Sihirbazı'ndaki yönergeleri izleyin.

    İpucu     Kuralı oluşturduktan hemen sonra çalıştırmak için kurallar ve uyarılar Sihirbazı'nın son sayfasındaki Bu kuralı zaten klasör içinde bulunan iletilerde şimdi çalıştır onay kutusunu seçin.

    Gelentüm iletilerin veya seçtiğiniz herhangi bir klasörü, bu koşullara uyan ve kuralla ilişkili özel durumları belirtilen klasörüne taşınır. Yeni kuralınızın sınamak için yeni klasörünüzü açın. Doğru iletileri taşındı?

Düzenli aralıklarla ancak değil her zaman bir kuralı çalıştırmak istiyorsanız, aşağıdakileri yapın:

  1. Araçlar menüsünde Kurallar ve Uyarılar'a tıklayın.

  2. Kurallar ve uyarılar iletişim kutusunda, kural kuralın yanındaki onay kutusunu temizleyerek kapatın.

  3. Kuralları Şimdi Çalıştır seçeneğini tıklatın.

  4. Kuralları Şimdi Çalıştır iletişim kutusunda, Çalıştırılacak kuralları seçinaltında çalıştırmak istediğiniz kuralın yanındaki onay kutusunu seçin.

  5. Kuralı uygulamak istediğiniz klasörü seçin.

  6. Kuralı uygulamak istediğiniz iletileri kategorisini seçin.

    Örneğin, yalnızca bir klasördeki okunmamış iletiler için kural uygulayabilirsiniz.

  7. Şimdi Çalıştır öğesini tıklatın.

Sunucu tabanlı kurallar    Bir Microsoft Exchange hesabınızvarsa, Outlook çalışmıyor olsa bile sunucu kuralları iletilerinize uygulayabilirsiniz. Bunlar, sunucu tabanlı kurallar olarak adlandırılır. Sunucudaki gelen için teslim ve kurallar tamamlanması için sunucuda çalıştırmak mümkün olduğunda iletilere uygulanacak kurallar ayarlanması gerekir. Örneğin, bir kural eylemi iletinin yazdırılması belirtiliyorsa tamamlanması için sunucuda çalıştıramazsınız. Bir kural sunucuda uygulanamaz varsa, Outlook'u başlattığınızda uygulanır.

Yalnızca istemci kuralları    "İstemci" Bireyin bulunduğu bilgisayarda çalışır e-posta programıdır. Sunucu tarafından uygulanan bir kural "yalnızca istemci Kural" çünkü yalnızca bireyin bilgisayarda çalışır. Kural listenizde sunucu yanı sıra bu yapamazsınız çalışan kurallar içeriyorsa, sunucu tabanlı kurallar, ardından yalnızca istemci kuralları uygulanır.

Teslim bilgileri, okundu bilgisi, oylama yanıtları ve ofis dışında bildirimleri ileti olarak kabul edilir. Örneğin, belirli bir klasörde, tüm teslim bilgileri, oylama yanıtları Konu kutusunda "toplantı" sözcüğü öğeleri taşıyan bir kural oluşturduğunuzda ve bu koşula uyan işyeri iletileri de taşınır.

Not : Oylama yanıt oturumunu gelentaşınırsa, yanıt özgün iletide otomatik olarak izlenmez.

Toplantı istekleri, görev istekleri ve belgeler ileti olarak kabul edilir. "Toplantı" sözcüğü öğeleri Konu kutusuna belirli bir klasöre taşıyan bir kural oluşturduğunuzda, örneğin, görev istekleri veya bu koşula uyan toplantı isteği de taşınır. Bununla birlikte, bu tür öğeleri etkileyen kurallar oluştururken aşağıdaki sınırlamalara göz önünde bulundurun:

  • Nonmail klasörüne taşınan öğe taşındıktan sonra beklediğiniz şekilde çalışmayabilir. Örneğin, bir ileti Takvim klasörüne taşınırsa, yeni bir randevu oluşturulmaz.

  • Bir toplantı veya görev yanıtı kural kullanarak Silinmiş öğeler klasörüne taşınırsa, yanıt özgün öğe tarafından izlenmez.

  • Toplantı isteği otomatik olarak Silinmiş öğeler klasörüne taşınırsa, toplantı Takvimeklenmez.

  • Gönderdiğiniz iletileri etkileyen kurallar görev isteklerine uygulanmaz ve toplantı istekleri.

Dağıtım listesi için yeni kural kuralı oluşturduğunuz bağlı olarak nasıl farklı davranır:

  • Bir klasör için bir dağıtım listesine gönderilen iletileri taşıma    Bu kuralı şablonu seçerseniz, yalnızca dağıtım listesine gönderilen iletileri belirtilen klasörüne taşınır. Dağıtım listesi üzerinde bu sunucu kişilerden gelen iletileri belirtilen klasöre taşınmaz.

    Not : Bu kural yalnızca Exchange hesaplarında çalışır.

  • Bir klasöre birisinden gelen iletileri taşıma    Bu kuralı şablonu seçerseniz, belirttiğiniz dağıtım listesi üyesi olan herhangi bir kişilerden gelen iletileri de belirtilen klasörüne taşınır.

Varsayılan olarak Exchangekullanan bir kuruluşta çalışıyorsanız, kuruluşunuz bir kuralı kullanarak dış e-posta adresleri için iletme iletileri gönderilmez. Bu ayar açılmıştır gelen şirket verileri önlemeye yardımcı olur ve Exchange yöneticiniz tarafından denetlenir.

Not : Makine Çevirisi Yasal Uyarısı: Bu makale, insan müdahalesi olmadan bir bilgisayar sistemi tarafından çevrilmiştir. Microsoft bu makine çevirilerini İngilizce bilmeyen kullanıcıların Microsoft ürünleri, hizmetleri ve teknolojileriyle ilgili içeriklerden yararlanmasına yardımcı olmak için sunar. Bu makale makine çevirisi olduğundan sözcük, cümle dizilimi ve gramer hataları içerebilir.

Yeteneklerinizi geliştirin
Eğitimleri keşfedin
Yeni özellikleri ilk olarak siz edinin
Office Insider Programına Katılın

Bu bilgi yararlı oldu mu?

Görüşleriniz için teşekkür ederiz!

Geri bildiriminiz için teşekkürler! Office destek temsilcilerimizden biriyle görüşmeniz yararlı olabilir.

×