|
|
Maliyet bilgilerini izlemeyi düşünüyorsanız, doğru yerdesiniz. Projeniz ilerledikçe toplam maliyetinizi zaman zaman görüntüleyip inceleyebilmek için maliyetle ilgili çeşitli ayrıntıları nasıl ve nereye gireceğinizi öğrenin. Paranızın nereye gittiğini bilmek, bütçeyi aşmadan projenizi tamamlayabilmek için daha iyi kararlar vermenizde size yardımcı olacaktır. |
Başlamadan önce maliyet yönetimi ipuçları
Bu makale, proje yönetimiyle ilgili Proje yönetimi yol haritasındaki pek çok hedeften biridir.
-
Proje maliyetlerini tahmin etme Çalışmaya başlarken, planladığınız projelere benzer projelerin maliyet geçmişleri yararlı olabilir. Yüksek maliyetli hataları önlemeye yardımcı olur. Kuruluşunuzda Proje Yönetim Ofisi (PMO) uzmanları varsa, maliyet ve bütçe planlarınızı onlarla da tartışabilir veya tecrübeli ve bilgili bir ekip üyesinden görev ve kaynak maliyet tahminlerinizi incelemesini isteyebilirsiniz. Maliyet tahminleri yanıltıcı olabilir, büyük ölçekli kuruluşlar PMO yönergelerini izler veya profesyonel maliyet tahmincileri çalıştırır.
-
Projede ne tür maliyetler olduğunu bilme Çoğu proje maliyeti çalışma kaynaklarından gelir; bu kaynaklar atanan görevlerde çalışan kişiler veya projenin tamamlanması için gereken malzeme ve donanımlardır. Kaynak maliyetlerinde genellikle saat ücreti veya birim fiyatları temel alınır, ancak danışman ücreti, satıcı ücreti veya seyahat ücretleri gibi bir defalık maliyetler de olabilir. Kaynaklarla ilişkili olmayan maliyetler genellikle belirli görevlerle veya tüm projeyle ilgili sabit maliyetler olarak girilir.
-
Maliyetleri girme Kaynak maliyetleri; saat ücretiyle çalışanlar, maaşlı çalışanlar, yükleniciler, malzeme maliyetleri veya diğer bir defalık kaynak maliyetleri (örneğin, sigorta veya teminat maliyeti) için Kaynak sayfası görünümünde girilir. Görev maliyetleri ise görevleri ekleyebileceğiniz bir maliyet tablosuna girilir.
-
Maliyet toplamlarını alma Proje, girdiğiniz maliyetler için maliyet toplamlarını hesaplar, böylece projenizin maliyetlerini hızlı şekilde görebilirsiniz. Bu maliyet bilgilerini, projede payı olan ve bu bilgileri edinmek isteyenlerle de paylaşın.
-
Bütçenizi ayarlama Maliyet toplamları sizin ve proje katılımcılarınızın proje için aklındaki bütçeye benzediğinde, temelden tasarruf ederek bu maliyet toplamları projenizin bütçesi olarak oluşturulur. Bunu genellikle projenizin ihtiyaç duyduğu tüm bilgileri girdikten sonra ve herhangi bir çalışma başlamadan önce yaparsınız. Maliyetleri izlemeyi ve yönetmeyi planlıyorsanız, özellikle de projenizin tamamında maliyet varyanslarını analiz etmek için kazanılan değer analizi yapacaksanız temel bütçe gereklidir. Daha fazla bilgi için bkz. Temel ayarlama ve kaydetme.
-
Maliyetleri çözümlemesi yapma Ayrıntılı veri çözümlemesi için maliyet verilerinizi Excel'e aktarın; bunu yapmak için Excel Özet Tabloları'nı, grafikleri ve koşullu biçimlendirme ile mini grafikler gibi diğer özellikleri kullanabilirsiniz (aşağıdaki resimde gösterilmiştir).
Veya Projede Görsel Raporlar kullanarak kazanılan değerin PivotChart'ını görüntüleyin (yaygın olarak S eğrisi adıyla bilinir).
Hatta Proje verilerinizde bir adım daha ileri giderek, Excel'de Çözümleme Araç Takımı'nın ANOVA çözümleme özelliklerini kullanıp gelişmiş bir çözümleme de oluşturabilirsiniz. Söz konusu olan Proje maliyetlerini çözümlemek ise sınır yoktur!
Projenizde maliyetleri girme
|
Öncelikle, işi yapacak kişilere ödenecek ücretleri ve projeyi tamamlamak için gereken malzemelerin birim fiyatlarını girerek başlarsınız. Ardından, projenizde izlemek istediğiniz bir defalık kaynak maliyetleriyle birlikte, donanımlara ilişkin “sabit” kaynak maliyetlerini girersiniz. Proje; fiili maliyetleri, toplam fiili çalışmaya veya görevlerde tüketilen malzemelere göre otomatik olarak hesaplar, ancak gerekirse tamamlanmış bir atanmış göreve fiili maliyetleri girebilirsiniz. |
|
|
Kaynaklar, görevler veya her ikisi için maliyetleri girdikten sonra, maliyetlerle ilgili hedeflerinize uygun olması için düzeltilmelerinin gerekip gerekmediğini anlamak üzere maliyet toplamlarını inceleyin. |
|
|
Bir noktada, proje maliyeti bilgilerini kuruluşunuzdaki diğer kişilere de bildirmek istersiniz. Nakit Akışı veya Kazanılan Değer raporu gibi önceden tanımlanmış bir maliyet raporunu kullanın veya maliyet verilerinizi Excel PivotChart ya da Visio Özet Diyagram gibi bir görsel raporla anında görüntüleyin. |
Proje maliyetlerinizi yönetme
|
Maliyet tahminlerinizi girdikten sonra, bütçenizi oluşturmak üzere onları temel planınızla kaydedin. Bu, planlanmış maliyetlerinizi projeniz ilerledikçe oluşan fiili maliyetlerle karşılaştırmanıza olanak verir ve proje maliyetlerinizin bütçe sınırları içinde kalıp kalmayacağını tahmin eder. |
|
|
En basitinden en uzmanına, zamanlamanızın ilerleme durumunu izleme |
Projenizin bütçe sınırları içinde kalıp kalmayacağını anlamak için görevlere ilişkin çalışmaların nasıl gittiğini ve fiili maliyetlerin nasıl biriktiğini takip edin. |
|
Projenin herhangi bir noktasında kazanılan değer çözümlemesi yaparak, o ana kadar harcanan paranın yapılan işle doğru orantılı olup olmadığını, görevler, kaynaklar ve atamalar için ayarladığınız temel maliyetlere uygun olup olmadığını görün. |
