Kayıt Yönetimi Uygulama

Kayıt Merkezi sitesi oluşturma

Kayıt Merkezi’ni bir alt site olarak değil, en üst düzey site koleksiyonu olarak oluşturmanızı öneririz. Site koleksiyonu oluşturmak için, SharePoint Merkezi Yönetim web sitesinin çalıştırıldığı bilgisayarda, Grup Yöneticileri SharePoint grubuna üye olmanız gerekir.

SharePoint Online'da, en üst düzey kayıt siteniz üzerinden bir Kayıt SharePoint oluşturabilirsiniz. + Site oluştur'a tıklayınve aşağıdaki 4. adımdan başlayın.

1. 2013 SharePoint 2016 Merkezi Yönetimi'ne başlar.

   • Windows Server 2008 R2 için:

     • Başlat 'a tıklayın, Microsoft SharePoint 2013 Ürünleri'ne veya Microsoft SharePoint 2013Ürünleri'ne ve ardından SharePoint 2013 Merkezi Yönetim'e veya SharePoint 2016Merkezi Yönetimi'ne tıklayın.

   • Windows Server 2012 için:

     • Başlangıç ekranında,2013 Merkezi Yönetim'e SharePoint 2016 Merkezi SharePoint 'e tıklayın.

       2013 SharePoint Yönetim veya SharePoint 2016 Merkezi Yönetim, Başlangıç ekranında değilse:

     • Bilgisayar'a sağ tıklayın,Tüm uygulamalar'a tıklayın ve ardından SharePoint 2013 Merkezi Yönetim'e veya SharePoint 2016 Merkezi Yönetimi'ne tıklayın.

2. Merkezi Yönetim web sitesinde, Uygulama Yönetimi bölümünde Site koleksiyonu oluştur'a tıklayın.

3. Site Koleksiyonu Oluştur sayfasında, Web Uygulaması bölümünde, site koleksiyonunu oluşturmak istediğiniz web uygulaması seçili değilse, aşağı oka tıklayın. Web Uygulaması menüsünde Web Uygulamasını Değiştir'etıklayın ve sonra da site koleksiyonunu oluşturmak istediğiniz web uygulamasına tıklayın.

4. Başlık ve Açıklama bölümünde, site koleksiyonunun başlığını ve açıklamasını girin.

5. Web Sitesi Adresi bölümünde, URL’niz için kullanılacak yolu seçin (örneğin, /siteler/ gibi bir joker karakterle ekleme yolu veya kök dizin (/).

   Joker karakterle ekleme yolu seçerseniz, site URL’nizde kullanmak için site adını da yazmanız gerekir.

6. Şablon Seçimi bölümündeki Deneme sürümü seçin listesinde, kullanmak istediğiniz şablonların SharePoint deneme sürümünü belirleyin.

   Site koleksiyonunun, SharePoint Server'da site koleksiyonu gibi arama ve çalıştırması için deneyim SharePoint seçin. Önceki bir deneyim sürümünü kullanan site koleksiyonları SharePoint'in sonraki sürümlerinde çalışır, ancak site koleksiyonunun kullanıcı arabirimi ve kullanıcı deneyimi önceki sürümü yansıtacak. Herhangi bir zamanda en son deneyim sürümüne yükseltilen bir site koleksiyonu.

7. Şablon Seçimi bölümünde, Kuruluş sekmesini seçin ve Kayıt Merkezi'ne tıklayın.

8. Birincil Site Koleksiyonu Yöneticisi bölümünde, site koleksiyonu yöneticisi olacak kişinin kullanıcı adını (ETKİALANI\kullaniciadı biçiminde) girin.

9. İkincil Site Koleksiyonu Yöneticisi bölümünde, ikincil site koleksiyonu yöneticisi olacak kişinin kullanıcı adını girin. İkincil site koleksiyonu yöneticisi atamak, birincil site koleksiyonu yöneticisinin olmadığı durumlarda site koleksiyonunu yönetecek birinin bulunmasını sağlar.

10. Site koleksiyonlarını yönetmek için kota kullanıyorsanız Kota Şablonu bölümünde, Kota şablonu seç listesinden bir şablona tıklayın.

11. Tamam'a tıklayın.

Kayıtları yönetmek üzere kitaplık veya listeler oluşturma

Kitaplıklar ve listeler, kayıt yönetiminin önemli unsurlarıdır. Depolamak veya yönetmek istediğiniz her kayıt türü için dosya dolabı işlevi görürler. İçerik türlerini kitaplık ve listelerle ilişkilendirmeniz (daha sonra açıklanacaktır) kayıtlarınızı kategorilere ayırmanıza daha fazla yardımcı olur. Kayıt dosyası planınızdaki her içerik türü için bir belge kitaplığı veya liste oluşturmanızı öneririz.

Listeye veya kitaplığa var olan bir içerik türünü ekleme

Bir kitaplık veya listeye içerik türü eklediğinizde, bu liste veya kitaplığın ilgili türden öğeleri içermesine olanak tanımış olursunuz. Kayıtlar Kayıt Merkezi'ne gönderildiklerinde belgenin içerik türüne bağlı olarak ilgili liste veya kitaplığa yönlendirilirler.

Sayfanın Başı

Liste, kitaplık veya içerik türleri oluşturma ve bunlara site sütunları ekleme

Sütunlar, kayıtları veya diğer öğeleri gruplandırmanıza, kategorilere ayırmanıza ve izlemenize yardımcı olur. Site sütunu; içerik türü, listesi veya kitaplığıyla ilişkilendirilebilecek bir meta veri öğesini tanımlar. Örneğin, “yazar” veya “tamamlanma tarihi” tanımlaması yapmak için site sütunları eklemek isteyebilirsiniz. Kayıtla birlikte gönderilen bir meta veri öğesini depolamak veya kaydın yönetimine yardımcı olmak için meta veri eklemek üzere kayıtların içerik türüne site sütunu ekleyebilirsiniz.

Site sütunu oluşturma

1. Kayıt Merkezi sitesinde, Kayıt Merkezi'Ayarlar ve ardından Site Merkezi'Ayarlar.

   Grup bağlantılı SharePoint , Site İçeriği'ne Ayarlarsiteiçeriği'ne ve ardından Site İçeriği'ne Ayarlar.

2. Site Tasarımcısı sayfasında Ayarlar Tasarımcısı Galerileri altında,Site sütunları'ne tıklayın.

3. Site Sütunları sayfasında Oluştur'u tıklatın.

4. Yeni Site Sütunu sayfasında, Ad ve Tür bölümünde, Sütun adı kutusuna istediğiniz adı yazın.

5. Sütunda depolamak istediğiniz bilgi türünü seçin  (örneğin para birimi, tarih ve saat veya metin).

6. Grup bölümünde, yeni site sütununun depolanacağı var olan grubu seçin veya sütunu depolamak üzere yeni bir grup oluşturmak amacıyla Yeni grup seçeneğini belirleyin. Gruplar, sütunları organize etmenin ve onların bulunmalarını kolaylaştırmanın bir yoludur.

Ek Sütun Ayarları bölümünde, istediniz ek sütun ayarlarını seçin. Bu bölümdeki seçenekler, Ad ve Tür bölümünde seçtiğiniz sütun türüne bağlı olarak farklılık gösterir. Örneğin, bir sütunda depolanacak bilgi türü Seçenek ise, Ek Sütun Ayarları bölümünde sıralanacak seçenekleri tanımlayabilirsiniz.

1. Tamam'ı tıklatın.

Kayıtların içerik türüne site sütunu ekleme

1. Kayıt Merkezi sitesi giriş sayfasında, Kayıt Merkezi'ne Ayarlar ve sonra da Site Merkezi'ne Ayarlar.

   Grup bağlantılı SharePoint , Site İçeriği'ne Ayarlarsiteiçeriği'ne ve ardından Site İçeriği'ne Ayarlar.

2. Web Tasarımcısı Galerileri bölümünde Site içerik türleri'ne tıklayın.

3. Site İçerik Türleri sayfasında yapılandırmak istediğiniz site içerik türünü tıklatın.

4. Seçilen site içerik türü sayfasında, üst siteden site içerik türünü seçtikten veya yeni bir site içerik türü oluşturduktan sonra Sütunlar bölümünde Var olan site sütunlarından ekle'yi tıklatın.

5. İçerik Türüne Sütun Ekle sayfasında, Sütun Seç bölümünde, Sütunları buradan seç: listesinden filtreyi açmak istediğiniz grubu seçin.

6. Kullanılabilir sütunlar listesinden eklemek istediğiniz sütunu seçin ve Ekle'ye tıklayın.

7. Liste ve Site İçerik Türlerini Güncelleştir bölümünde, bu site içerik türünden devralan alt site içerik türlerinin değişikliklerinizle güncelleştirilip güncelleştirilmeyeceğini belirtin.

8. İstediğiniz sütunları eklemeniz bitiğinde Tamam'ı tıklatın.

Sayfanın Başı

Kayıtlar için bilgi yönetimi ilkeleri oluşturma

Bilgi yönetimi ilkesi, bir içerik türünün kurallar kümesidir. Bilgi yönetimi ilkeleri, kuruluşların, içeriğin ne kadar korunacağı veya bu içerik ile kullanıcıların hangi eylemleri gerçekleştirebileceği gibi eylemleri denetlemesini ve izlemesini sağlar.

Bilgi yönetimi ilkesine ilke özellikleri ekleme

Bilgi ilkesine ekleyebileceğiniz ilke özellikleri etiketler, denetim, kullanım süresi sonu ve bar kodlardır.

Bilgi yönetimi ilkesine bekletme ilkesi özelliği ekleme

1. İlkeyi Düzenle sayfasında Bekletmeyi Etkinleştir onay kutusunu seçin.

2. Bekletme aşaması ekle'yi tıklatın ve belgelerin süre sonunu belirtmek üzere şu bekletme süresi seçeneklerinden birini belirleyin: Tarih özelliğine dayalı bir sona erme tarihi ayarlamak için, Bu aşama öğe üzerindeki bir tarih özelliğine dayalıdır'ı seçin ve eylemi (Oluşturma veya Değiştirme) ve zaman dilimini (gün, ay veya yıl) seçin.

3. Süreyi belirlemek için listeler arasındaki kutuya bir değer girin.

4. Belgenin kullanım süresi sona erdiğinde gerçekleşmesi gereken eylemi seçin.

5. Seçilen eylemin yinelenmesini isterseniz Yinelenme bölümündeki onay kutusunu belirleyin, ardından da yinelenme süresini seçin.

6. Tamam'ı tıklatın.

Sayfanın Başı

Bilgi yönetimi ilkesine denetim ilkesi özelliği ekleme

1. İlkeyi Düzenle sayfasında, Denetim bölümünde, Denetimi etkinleştir'i seçip, ardından denetim kılavuzunu tutmak istediğiniz olayların yanındaki onay kutularını seçin.

2. Tamam'ı tıklatın.

   Not: Denetim günlüklerini görüntülemek için, Site Koleksiyonu Ayarları sayfasında Denetim günlüğü raporları'nı tıklatın ve görüntülenecek raporu seçin.

Bilgi yönetimi ilkesine barkod ilkesi özelliği ekleme

1. İlkeyi Düzenle sayfasında, Barkodlar bölümünde Barkodları Etkinleştir'i seçin.

2. Office istemci uygulamalarının kullanıcıların belgelerine barkod girmelerini gerektirmesini isterseniz Barkod eklemek için kullanıcılara sor…onay kutusunu seçin.

Bilgi yönetimi ilkesine etiket ilkesi özelliği ekleme

1. İlkeyi Düzenle sayfasında Etiketler bölümünde Etiketleri Etkinleştir onay kutusunu seçin.

2. Kullanıcılardan belgeyi kaydetmeden veya yazdırmadan önce etiket eklemelerini gerektirmek için, Kaydetmeden veya yazdırmadan önce etiket eklemek için kullanıcılara sor'u seçin.

3. Etiketlerin eklendikten sonra değiştirilmelerini önlemek için, Etiketlerin eklendikten sonra değiştirilmesini engelle'yi seçin.

4. Etiket biçimi kutusuna, etiket üzerinde görünmesini istediğiniz metni girin. Genel benzersiz tanımlayıcı (GUID) veya Oluşturan gibi hesaplanmış veya yerleşik özellikler dışında herhangi bir sabit metin veya belge özellikleri birleşimini kullanabilirsiniz. Yeni bir satıra başlamak için, \n karakter sırasını kullanın.

5. Etiket metni için bir yazı tipi, yazı tipi boyutu, yazı tipi stili ve yaslama biçimi seçin.

6. Yükseklik kutusuna inç cinsinden etiket yüksekliğini ve Genişlik kutusuna inç cinsinden etiket genişliğini girin.

7. Değişikliklerinizi görüntülemek için Yenile'yi tıklatın.

8. Tamam'ı tıklatın.

Yerinde kayıt yönetimini site koleksiyonu düzeyinde etkinleştirme

Yerinde kayıt yönetimi sistemini yapılandırmanın ilk adımı, özelliği site koleksiyonu düzeyinde etkinleştirmektir. Özellik etkinleştirildiğinde şeritteki Kayıt bildir/bildirimi kaldır komutu etkinleşir.

1. En üst site düzeyinde, Site'ye Ayarlar ve ardından Site Sitesi'ne Ayarlar.

   Grup bağlantılı SharePoint , Site İçeriği'ne Ayarlarsiteiçeriği'ne ve ardından Site İçeriği'ne Ayarlar.

2. Site Koleksiyonu Yönetimi altında Site koleksiyonu özellikleri'ni tıklatın.

3. Yerinde Kayıt Yönetimi'nin yanında Etkinleştir'i tıklatın.

Kayıt bildirim ayarlarını site koleksiyonu düzeyinde yapılandırma

1. En üst site düzeyinde, Site'ye Ayarlar ve ardından Site Sitesi'ne Ayarlar.

   Grup bağlantılı SharePoint , Site İçeriği'ne Ayarlarsiteiçeriği'ne ve ardından Site İçeriği'ne Ayarlar.

2. Site Koleksiyonu Yönetimi altında Kayıt bildirim ayarları'nı tıklatın.

3. Kayıt Bildirim Ayarları sayfasında, kayıt olarak bildirilen öğeler üzerinde yapılabilecek işlemlere kısıtlama getirmek isterseniz, Kayıt Kısıtlamaları bölümünden bir seçenek belirleyin.

4. Kayıt Bildirimi Kullanılabilirliği bölümünde, el ile kayıt bildiriminin liste ve kitaplıklarda varsayılan olarak kullanılabilir olup olmayacağını belirleyin. Tüm konumlarda varsayılan olarak kullanılamazseçeneğini belirlerseniz, kayıtlar yalnızca ilke veya iş akışı yoluyla bildirilebilir.

5. Bildirim Rolleri bölümünde, el ile kayıt bildirimi yapabilen ve kaldırabilen rolleri belirleyin.

6. Tamam'ı seçin.

Kayıt bildirim ayarlarını site koleksiyonu düzeyinde yapılandırma

Bir liste veya kitaplık için kayıt bildirimlerini yapılandırarak öğelerin kayıt olarak bildirilebileceği yerler üzerinde daha fazla kontrol sahibi olabilirsiniz. Bir liste veya kitaplığı kayıt bildirimi için yapılandırırken, öğelerin liste veya kitaplığa eklendiklerinde otomatik bir şekilde kayıt olarak bildirilmelerini sağlayabilirsiniz.

1. Kayıt bildirim ayarlarını yapılandırmak istediğiniz liste veya kitaplıktan, şeritteki Kitaplık veya Liste sekmesine tıklayın ve sonra da Kitaplık Kitaplığı'Ayarlar veya Liste Ayarları'Ayarlar.

   Çevrimiçi SharePoint'te Ekle'Ayarlar ve ardından Liste ayarları veya Kitaplık ayarları'nınüzerine tıklayın.

2. Belge Kitaplığı/Listesi Ayarları sayfası altında, İzinler ve Yönetim altında Kayıt bildirim ayarları'nı tıklatın.

3. El ile Kayıt Bildirimi Kullanılabilirliği bölümünde şunları belirleyin:

4. Liste veya kitaplığın site koleksiyonu tarafından kullanılan varsayılan kayıt bildirim ayarlarını kullanmasını isteyip istemediğiniz,

5. kullanıcıların liste veya kitaplık için öğeleri el ile kayıt olarak bildirme iznine sahip olup olmaması gerektiği veya

6. bundan bağımsız olarak, kullanıcıların liste veya kitaplıkta kesinlikle el ile kayıt bildiriminde bulunamayacağı

7. Otomatik Bildirim bölümünde, liste veya kitaplığa eklenen tüm öğelerin otomatik bir şekilde kayıt olarak bildirilmesini istiyorsanız onay kutusunu işaretleyin.

8. Tamam'ı tıklatın.

Sayfanın Başı