Kayıt Yönetimi Uygulama

Önemli : Bu makale makine çevisidir. Bkz. yasal uyarı. Bu makalenin İngilizce sürümüne buradan ulaşabilirsiniz.

Kayıtları “yerinde” yönetebilirsiniz; yani, bir belgeyi sitedeki geçerli yerinde bırakabilir veya kayıtları Kayıt Merkezi sitesi gibi belirli bir arşivde depolayabilirsiniz.

Kayıt yönetimi uygulamadan önce, kuruluşunuz için bir kayıt yönetimi planı oluşturmanız önerilir. Kuruluşunuz için doğru kayıt yönetimi sistemini seçmenize yardımcı olması için bkz. Kayıtların nasıl depolanacağını ve yönetileceğini seçme.

Kayıt Merkezi sitesini oluşturma ve yapılandırma

Bu bölümde, Kayıt Merkezi sitesi oluşturmak ve yapılandırmak için ihtiyacınız olan en önemli adımlara genel bakış sağlanmıştır. He adımla ilgili yönergeleri görmek için bağlantıları tıklatın.

  1. Kayıt Merkezi site şablonunu kullanarak Kayıt Merkezi sitesi oluşturma.

  2. Dosya planınızda (tanım: Dosya planı, bir kuruluşun resmi iş kayıtları olarak kabul ettiği belge veya öğe türlerini belirtir. Bu kayıtların nerede depolandığını gösterir ve bir kayıt türünü diğerinden ayıran bilgileri sağlar) belirtilen her kayıt türünü yönetmek ve depolamak için kayıt kitaplıkları veya listeleri oluşturun.

  3. Kitaplıklarınıza ve listelerinize ilişkili içerik türü ekleyin.

  4. Dosya planınızda belirtilen her kayıt türü için meta verileri saklamak ve görüntülemek amacıyla site sütunları oluşturun ve bunları ilgili içerik türlerine ekleyin.

  5. Kayıt Merkezi sitesinde içerik türüne bilgi yönetimi ilkesi ekleyin.

  6. Her kayıt türünü uygun konumuna yönlendirmek için İçerik Düzenleyicisini yapılandırın.

Sayfanın Başı

Kayıt Merkezi sitesi oluşturma

Kayıt Merkezi’ni bir alt site olarak değil, en üst düzey site koleksiyonu olarak oluşturmanızı öneririz. Site koleksiyonu oluşturmak için, SharePoint Merkezi Yönetim web sitesinin çalıştırıldığı bilgisayarda, Grup Yöneticileri SharePoint grubuna üye olmanız gerekir.

SharePoint Online'da, Kayıt Merkezi sitesi, üst düzey SharePoint sitesi oluşturabilirsiniz. + Oluştur sitetıklatın ve sonra adım 4 başlatın.

  1. SharePoint 2013 veya 2016 Merkezi Yönetimi başlatın.

    • Windows Server 2008 R2 için:

      • Başlat' ı, Microsoft SharePoint 2013 ürünleri veya Microsoft SharePoint 2013 ürünleri' ı tıklatın ve sonra SharePoint 2013 Merkezi Yönetimi veya SharePoint 2016 Merkezi Yönetimi' ni tıklatın.

    • Windows Server 2012 için:

      • Başlangıç ekranında, SharePoint 2013 Merkezi Yönetimi veya SharePoint 2016 Merkezi Yönetimi' ni tıklatın.

        SharePoint 2013 Merkezi Yönetimi veya SharePoint 2016 Merkezi YönetimiBaşlangıç ekranında değilse:

      • Bilgisayarısağ tıklatın, tüm uygulamalar' ı tıklatın ve ardından SharePoint 2013 Merkezi Yönetimi veya SharePoint 2016 Merkezi Yönetimi' ni tıklatın.

  2. Merkezi Yönetim web sitesinde, Uygulama Yönetimi bölümünde Site koleksiyonu oluştur'a tıklayın.

  3. Site Koleksiyonu Oluştur sayfasında, Web uygulaması bölümünde, site koleksiyonu oluşturmak istediğiniz web uygulamasını seçili değilse, aşağı oku tıklatın. Web uygulama menüsünde, Web uygulaması Değiştir'itıklatın ve sonra site koleksiyonu oluşturmak istediğiniz web uygulaması'ı tıklatın.

  4. Başlık ve Açıklama bölümünde, site koleksiyonunun başlığını ve açıklamasını girin.

  5. Web Sitesi Adresi bölümünde, URL’niz için kullanılacak yolu seçin (örneğin, /siteler/ gibi bir joker karakterle ekleme yolu veya kök dizin (/).

    Joker karakterle ekleme yolu seçerseniz, site URL’nizde kullanmak için site adını da yazmanız gerekir.

  6. Şablon Seçimi bölümündeki Deneme sürümü seçin listesinde, kullanmak istediğiniz şablonların SharePoint deneme sürümünü belirleyin.

    Arama ve SharePoint Server bir site koleksiyonundaki gibi çalıştırmak için site koleksiyonu istiyorsanız deneyimi sürümünü seçin. Bir önceki deneyimi sürümünü kullanan bir site koleksiyonunu SharePoint daha sonraki bir sürümünde çalışır, ancak kullanıcı arabirimi ve kullanıcı deneyimini site koleksiyonunun önceki bir sürümünde yansıtır. En son deneyim sürüm herhangi bir zamanda yükseltilmiş bir site koleksiyonu.

  7. Şablon Seçimi bölümünde, Kuruluş sekmesini seçin ve Kayıt Merkezi'ne tıklayın.

  8. Birincil Site Koleksiyonu Yöneticisi bölümünde, site koleksiyonu yöneticisi olacak kişinin kullanıcı adını (ETKİALANI\kullaniciadı biçiminde) girin.

  9. İkincil Site Koleksiyonu Yöneticisi bölümünde, ikincil site koleksiyonu yöneticisi olacak kişinin kullanıcı adını girin. İkincil site koleksiyonu yöneticisi atamak, birincil site koleksiyonu yöneticisinin olmadığı durumlarda site koleksiyonunu yönetecek birinin bulunmasını sağlar.

  10. Site koleksiyonlarını yönetmek için kota kullanıyorsanız Kota Şablonu bölümünde, Kota şablonu seç listesinden bir şablona tıklayın.

  11. Tamam'a tıklayın.

Kayıtları yönetmek üzere kitaplık veya listeler oluşturma

Kitaplıklar ve listeler, kayıt yönetiminin önemli unsurlarıdır. Depolamak veya yönetmek istediğiniz her kayıt türü için dosya dolabı işlevi görürler. İçerik türlerini kitaplık ve listelerle ilişkilendirmeniz (daha sonra açıklanacaktır) kayıtlarınızı kategorilere ayırmanıza daha fazla yardımcı olur. Kayıt dosyası planınızdaki her içerik türü için bir belge kitaplığı veya liste oluşturmanızı öneririz.

Listeye veya kitaplığa var olan bir içerik türünü ekleme

Bir kitaplık veya listeye içerik türü eklediğinizde, bu liste veya kitaplığın ilgili türden öğeleri içermesine olanak tanımış olursunuz. Kayıtlar Kayıt Merkezi'ne gönderildiklerinde belgenin içerik türüne bağlı olarak ilgili liste veya kitaplığa yönlendirilirler.

Sayfanın Başı

Liste, kitaplık veya içerik türleri oluşturma ve bunlara site sütunları ekleme

Sütunlar, kayıtları veya diğer öğeleri gruplandırmanıza, kategorilere ayırmanıza ve izlemenize yardımcı olur. Site sütunu; içerik türü, listesi veya kitaplığıyla ilişkilendirilebilecek bir meta veri öğesini tanımlar. Örneğin, “yazar” veya “tamamlanma tarihi” tanımlaması yapmak için site sütunları eklemek isteyebilirsiniz. Kayıtla birlikte gönderilen bir meta veri öğesini depolamak veya kaydın yönetimine yardımcı olmak için meta veri eklemek üzere kayıtların içerik türüne site sütunu ekleyebilirsiniz.

Site sütunu oluşturma

  1. Kayıt Merkezi sitesinde Ayarlar'a Office 365 Ayarlar düğmesi ve sonra Site Ayarları'na tıklayın.

    Grup bağlı SharePoint sitesinde, Ayarlar' ı tıklatın, Site içeriği' ni tıklatın ve sonra da Site Ayarları' nı tıklatın.

  2. Site Ayarları sayfasında, Web Tasarımcısı galerilerialtında Site sütunları' ı tıklatın.

  3. Site Sütunları sayfasında Oluştur'u tıklatın.

  4. Yeni Site Sütunu sayfasında, Ad ve Tür bölümünde, Sütun adı kutusuna istediğiniz adı yazın.

  5. Sütunda depolamak istediğiniz bilgi türünü seçin  (örneğin para birimi, tarih ve saat veya metin).

  6. Grup bölümünde, yeni site sütununun depolanacağı var olan grubu seçin veya sütunu depolamak üzere yeni bir grup oluşturmak amacıyla Yeni grup seçeneğini belirleyin. Gruplar, sütunları organize etmenin ve onların bulunmalarını kolaylaştırmanın bir yoludur.

Ek Sütun Ayarları bölümünde, istediniz ek sütun ayarlarını seçin. Bu bölümdeki seçenekler, Ad ve Tür bölümünde seçtiğiniz sütun türüne bağlı olarak farklılık gösterir. Örneğin, bir sütunda depolanacak bilgi türü Seçenek ise, Ek Sütun Ayarları bölümünde sıralanacak seçenekleri tanımlayabilirsiniz.

  1. Tamam'ı tıklatın.

Kayıtların içerik türüne site sütunu ekleme

  1. Kayıt Merkezi sitesinin giriş sayfasından, Ayarlar'ı tıklatın ve sonra da Site Ayarları' nı tıklatın.

    Grup bağlı SharePoint sitesinde, Ayarlar' ı tıklatın, Site içeriği' ni tıklatın ve sonra da Site Ayarları' nı tıklatın.

  2. Web Tasarımcısı galerileri bölümünde Site içerik türleriöğesini tıklatın.

  3. Site İçerik Türleri sayfasında yapılandırmak istediğiniz site içerik türünü tıklatın.

  4. Seçilen site içerik türü sayfasında, üst siteden site içerik türünü seçtikten veya yeni bir site içerik türü oluşturduktan sonra Sütunlar bölümünde Var olan site sütunlarından ekle'yi tıklatın.

  5. İçerik Türüne Sütun Ekle sayfasında, Sütun Seç bölümünde, Sütunları buradan seç: listesinden filtreyi açmak istediğiniz grubu seçin.

  6. Kullanılabilir sütunlar listesinden eklemek istediğiniz sütunu seçin ve ardından Ekle'yitıklatın.

  7. Liste ve Site İçerik Türlerini Güncelleştir bölümünde, bu site içerik türünden devralan alt site içerik türlerinin değişikliklerinizle güncelleştirilip güncelleştirilmeyeceğini belirtin.

  8. İstediğiniz sütunları eklemeniz bitiğinde Tamam'ı tıklatın.

Not :  Seçmek istediğiniz içerik türü bu sayfada bağlantı olarak (gri renkte) görünmüyorsa, içerik türü Kayıt Merkezi sitesinin üst sitesine aittir ve bu nedenle de üst siteden seçilerek yapılandırılmalıdır. Bunu, Site İçerik Türü sütununun altında, grileştirilmiş site içerik türünün yanında bulunan Kaynak sütununun altındaki bağlantıyı tıklatarak gerçekleştirebilirsiniz.

Sayfanın Başı

Kayıtlar için bilgi yönetimi ilkeleri oluşturma

Bilgi yönetimi ilkesi, bir içerik türünün kurallar kümesidir. Bilgi yönetimi ilkeleri, kuruluşların, içeriğin ne kadar korunacağı veya bu içerik ile kullanıcıların hangi eylemleri gerçekleştirebileceği gibi eylemleri denetlemesini ve izlemesini sağlar.

Not :  Bu görevi tamamlamak için, Kayıt Merkezi sitesinin Sahipler grubunun bir üyesi olmanız gerekir.

İçerik türüne bilgi yönetimi ilkesi ekleme

Not : Temel içerik türü için bilgi yönetimi ilkesi belirleyemezsiniz. Temel içerik türleri, site koleksiyonu oluşturulduğunda yüklenir. Temel içerik türünden türetilmiş bir içerik türü oluşturmanız ve türetilmiş içerik türüne bilgi yönetimi ilkesi uygulamanız gerekir.

  1. Site ayarları Office 365 Ayarlar düğmesi tıklatın ve sonra Site Ayarları' nı tıklatın.

    Grup bağlı SharePoint sitesinde, Ayarlar' ı tıklatın, Site içeriği' ni tıklatın ve sonra da Site Ayarları' nı tıklatın.

  2. Site Ayarları sayfasında, Web Tasarımcısı galerileri bölümünde, Site içerik türleri' ni tıklatın.

  3. Site İçerik Türleri sayfasında, bilgi yönetimi ilkesini eklemek istediğiniz içerik türünü tıklatın.

  4. İçerik Türü sayfasında Bilgi yönetimi ilkesi ayarları'nı tıklatın.

  5. İlkeyi Düzenle sayfasında, ilke için bir açıklama girin, ardından da kullanıcılara ilkenin amacını açıklayan kısa bir ilke bildirimi yazın. İlke bildirimi, en fazla 512 karakterden oluşabilir.

  6. Ardından, bilgi yönetimi ilkesine bir veya daha fazla ilke özelliği eklemeniz gerekir. Özelliklerini etkinleştirme gibi ek ayarları sunulacak.

Bilgi yönetimi ilkesine ilke özellikleri ekleme

Bilgi ilkesine ekleyebileceğiniz ilke özellikleri etiketler, denetim, kullanım süresi sonu ve bar kodlardır.

Bilgi yönetimi ilkesine bekletme ilkesi özelliği ekleme

  1. İlkeyi Düzenle sayfasında Bekletmeyi Etkinleştir onay kutusunu seçin.

  2. Bekletme aşaması ekle'yi tıklatın ve belgelerin süre sonunu belirtmek üzere şu bekletme süresi seçeneklerinden birini belirleyin: Tarih özelliğine dayalı bir sona erme tarihi ayarlamak için, Bu aşama öğe üzerindeki bir tarih özelliğine dayalıdır'ı seçin ve eylemi (Oluşturma veya Değiştirme) ve zaman dilimini (gün, ay veya yıl) seçin.

  3. Süreyi belirlemek için listeler arasındaki kutuya bir değer girin.

  4. Belgenin kullanım süresi sona erdiğinde gerçekleşmesi gereken eylemi seçin.

  5. Seçilen eylemin yinelenmesini isterseniz Yinelenme bölümündeki onay kutusunu belirleyin, ardından da yinelenme süresini seçin.

  6. Tamam'ı tıklatın.

Sayfanın Başı

Bilgi yönetimi ilkesine denetim ilkesi özelliği ekleme

  1. İlkeyi Düzenle sayfasında, Denetim bölümünde, Denetimi etkinleştir'i seçip, ardından denetim kılavuzunu tutmak istediğiniz olayların yanındaki onay kutularını seçin.

  2. Tamam'ı tıklatın.

    Not : Denetim günlüklerini görüntülemek için, Site Koleksiyonu Ayarları sayfasında Denetim günlüğü raporları'nı tıklatın ve görüntülenecek raporu seçin.

Bilgi yönetimi ilkesine barkod ilkesi özelliği ekleme

  1. İlkeyi Düzenle sayfasında, Barkodlar bölümünde Barkodları Etkinleştir'i seçin.

  2. Office istemci uygulamalarının kullanıcıların belgelerine barkod girmelerini gerektirmesini isterseniz Barkod eklemek için kullanıcılara soronay kutusunu seçin.

Bilgi yönetimi ilkesine etiket ilkesi özelliği ekleme

  1. İlkeyi Düzenle sayfasında Etiketler bölümünde Etiketleri Etkinleştir onay kutusunu seçin.

  2. Kullanıcılardan belgeyi kaydetmeden veya yazdırmadan önce etiket eklemelerini gerektirmek için, Kaydetmeden veya yazdırmadan önce etiket eklemek için kullanıcılara sor'u seçin.

  3. Etiketlerin eklendikten sonra değiştirilmelerini önlemek için, Etiketlerin eklendikten sonra değiştirilmesini engelle'yi seçin.

  4. Etiket biçimi kutusuna, etiket üzerinde görünmesini istediğiniz metni girin. Genel benzersiz tanımlayıcı (GUID) veya Oluşturan gibi hesaplanmış veya yerleşik özellikler dışında herhangi bir sabit metin veya belge özellikleri birleşimini kullanabilirsiniz. Yeni bir satıra başlamak için, \n karakter sırasını kullanın.

  5. Etiket metni için bir yazı tipi, yazı tipi boyutu, yazı tipi stili ve yaslama biçimi seçin.

  6. Yükseklik kutusuna inç cinsinden etiket yüksekliğini ve Genişlik kutusuna inç cinsinden etiket genişliğini girin.

  7. Değişikliklerinizi görüntülemek için Yenile'yi tıklatın.

  8. Tamam'ı tıklatın.

Yerinde kayıt yönetimini yapılandırma

Kayıt Merkezi'ni kullanırken, kilitli bir depolama yerinde çalışmış olursunuz ve kayıtları bu depolama yerine almak için Gönder işlemi kullanabilirsiniz. Ancak, yerinde kayıt yönetimi için herhangi bir site etkinleştirilebilir, kayıt yönetimi sistemi olarak yapılandırılabilir. Kayıt Yönetimi'nden farklı olarak bu tür bir sistemde işbirliği alanındaki etkin belgelerle birlikte kayıt yönetimini de depolayabilirsiniz. Yerinde kayıt yönetimini kullanmanın ek avantajlarından bazıları şunlardır:

  • Kayıtlar birden fazla sitede bulunabilir ve yönetilebilir.

  • Sürüm oluşturma etkinleştirildiğinde, kayıt sürümleri otomatik olarak saklanır.

  • Hem kayıtlarda hem de etkin belgelerde aynı anda eBulma araması yürütülebilir.

  • Kuruluşunuzda belgelerin işlevi ve kayıt oluşturabilecek kişiler üzerinde daha geniş denetim.

Yerinde kayıt yönetimini yapılandırmanın en önemli üç adımı vardır:

  1. Yerinde kayıt yönetimini site koleksiyonu düzeyinde etkinleştirme.

  2. Kayıt bildirim ayarlarını site koleksiyonu düzeyinde yapılandırma.

  3. Kayıt bildirim ayarlarını liste veya kitaplık düzeyinde yapılandırma.

    Not : Öğeleri el ile kayıt olarak bildirmek için listeye katkıda bulunan veya yönetici olmanız gerekir.

Sayfanın Başı

Yerinde kayıt yönetimini site koleksiyonu düzeyinde etkinleştirme

Yerinde kayıt yönetimi sistemini yapılandırmanın ilk adımı, özelliği site koleksiyonu düzeyinde etkinleştirmektir. Özellik etkinleştirildiğinde şeritteki Kayıt bildir/bildirimi kaldır komutu etkinleşir.

Not :  Bu görevi gerçekleştirmek için Site Koleksiyonu yöneticisi olmanız gerekir.

  1. En üst site düzeyinde, ayarlar Office 365 Ayarlar düğmesi tıklatın ve sonra da Site Ayarları' nı tıklatın.

    Grup bağlı SharePoint sitesinde, Ayarlar' ı tıklatın, Site içeriği' ni tıklatın ve sonra da Site Ayarları' nı tıklatın.

  2. Site Koleksiyonu Yönetimi altında Site koleksiyonu özellikleri'ni tıklatın.

  3. Yerinde Kayıt Yönetimi'nin yanında Etkinleştir'i tıklatın.

Kayıt bildirim ayarlarını site koleksiyonu düzeyinde yapılandırma

  1. En üst site düzeyinde, ayarlar Office 365 Ayarlar düğmesi tıklatın ve sonra da Site Ayarları' nı tıklatın.

    Grup bağlı SharePoint sitesinde, Ayarlar' ı tıklatın, Site içeriği' ni tıklatın ve sonra da Site Ayarları' nı tıklatın.

  2. Site Koleksiyonu Yönetimi altında Kayıt bildirim ayarları'nı tıklatın.

  3. Kayıt Bildirim Ayarları sayfasında, kayıt olarak bildirilen öğeler üzerinde yapılabilecek işlemlere kısıtlama getirmek isterseniz, Kayıt Kısıtlamaları bölümünden bir seçenek belirleyin.

  4. Kayıt Bildirimi Kullanılabilirliği bölümünde, el ile kayıt bildiriminin liste ve kitaplıklarda varsayılan olarak kullanılabilir olup olmayacağını belirleyin. Tüm konumlarda varsayılan olarak kullanılamazseçeneğini belirlerseniz, kayıtlar yalnızca ilke veya iş akışı yoluyla bildirilebilir.

  5. Bildirim Rolleri bölümünde, el ile kayıt bildirimi yapabilen ve kaldırabilen rolleri belirleyin.

  6. Tamam'ı seçin.

Kayıt bildirim ayarlarını site koleksiyonu düzeyinde yapılandırma

Bir liste veya kitaplık için kayıt bildirimlerini yapılandırarak öğelerin kayıt olarak bildirilebileceği yerler üzerinde daha fazla kontrol sahibi olabilirsiniz. Bir liste veya kitaplığı kayıt bildirimi için yapılandırırken, öğelerin liste veya kitaplığa eklendiklerinde otomatik bir şekilde kayıt olarak bildirilmelerini sağlayabilirsiniz.

  1. Liste veya kitaplık kayıt bildirim ayarlarını yapılandırmak istediğiniz yere, Şerit üzerindeki kitaplık veya liste sekmesini tıklatın ve sonra Kitaplık Ayarları veya Liste ayarları' nı tıklatın.

    SharePoint Online ayarları Office 365 Ayarlar düğmesi tıklatın ve ardından liste ayarları veya Kitaplık Ayarları' nı tıklatın.

  2. Belge Kitaplığı/Listesi Ayarları sayfası altında, İzinler ve Yönetim altında Kayıt bildirim ayarları'nı tıklatın.

  3. El ile Kayıt Bildirimi Kullanılabilirliği bölümünde şunları belirleyin:

  4. Liste veya kitaplığın site koleksiyonu tarafından kullanılan varsayılan kayıt bildirim ayarlarını kullanmasını isteyip istemediğiniz,

  5. kullanıcıların liste veya kitaplık için öğeleri el ile kayıt olarak bildirme iznine sahip olup olmaması gerektiği veya

  6. bundan bağımsız olarak, kullanıcıların liste veya kitaplıkta kesinlikle el ile kayıt bildiriminde bulunamayacağı

  7. Otomatik Bildirim bölümünde, liste veya kitaplığa eklenen tüm öğelerin otomatik bir şekilde kayıt olarak bildirilmesini istiyorsanız onay kutusunu işaretleyin.

  8. Tamam'ı tıklatın.

Sayfanın Başı

Not : Makine Çevirisi Yasal Uyarısı: Bu makale, insan müdahalesi olmadan bir bilgisayar sistemi tarafından çevrilmiştir. Microsoft bu makine çevirilerini İngilizce bilmeyen kullanıcıların Microsoft ürünleri, hizmetleri ve teknolojileriyle ilgili içeriklerden yararlanmasına yardımcı olmak için sunar. Bu makale makine çevirisi olduğundan sözcük, cümle dizilimi ve gramer hataları içerebilir.

Yeteneklerinizi geliştirin
Eğitimleri keşfedin
Yeni özellikleri ilk olarak siz edinin
Office Insider Programına Katılın

Bu bilgi yararlı oldu mu?

Görüşleriniz için teşekkür ederiz!

Geri bildiriminiz için teşekkürler! Office destek temsilcilerimizden biriyle görüşmeniz yararlı olabilir.

×