Kayıt Merkezi sitesine giriş

Önemli : Bu makale makine çevisidir. Bkz. yasal uyarı. Bu makalenin İngilizce sürümüne buradan ulaşabilirsiniz.

Microsoft Office SharePoint Server 2007 uygulamasındaki Kayıt Merkezi site şablonu, kuruluşların kayıt yönetimi ve alıkoyma programlarını uygulamasına yardımcı olacak şekilde tasarlanmıştır.

Bu makalede

Kayıt Merkezi site şablonunu özellikleri

Kayıt Merkezi sitesi tasarlama

Kayıt Merkezi site şablonunun özellikleri

Kayıt Merkezi, kuruluşların tüm kayıtlarını depolayabileceği ve yönetebileceği merkezi depo olarak tasarlanmıştır. Kayıt Merkezi, kayıt yönetimi ile kayıt toplamadan kayıt bırakmaya kadar tüm kayıt yönetimi işlemlerini destekler. Tipik olarak, Kayıt Merkezi sitesini, bir kuruluşun dosya planını desteklemek üzere kuruluşun kayıt yönetimi uzmanları ve bilişim teknolojisi (BT) personeli tasarlamış ve yapılandırmıştır.

Kayıt Merkezi site şablonu, Office SharePoint Server 2007 uygulamasında kullanılabilen bazı standart özelliklerle bazı ek özelleştirilmiş kayıt yönetimi özelliklerini birleştirerek aşağıdaki yetenekleri sunar:

  • Atlama yetenekleri     Kayıt Merkezi, içinde depolanan kayıtların bütünlüğünü sağlamaya yardımcı olmak için bazı özelliklere sahiptir:

    • Kayıtlar hiçbir zaman otomatik olarak sistem tarafından değiştirilmez. Bu, Kayıt Merkezi sitesine yüklenen ve sonra yeniden karşıdan yüklenen kayıtların daima aynı olmasını sağlar.

    • Site yöneticileri, belge içerikleri üzerinde yapılan değişikliklerin sürümünü oluşturarak ve belirli değişiklik türlerini denetleyerek, kayıtların doğrudan değiştirilmesini engelleyen ayarlarla Kayıt Merkezi'ni kolayca yapılandırabilir.

    • Kayıt Merkezi, kayıt yöneticilerinin, bir kaydın meta verisinden bağımsız olarak öğeler üzerinde meta veriler eklemesini ve bunları korumasını sağlar, böylece kayıt yönetimi görevlerine uygun bilgiler, temel kayıt değiştirilmeden güncelleştirilebilir. Meta veriler üzerinde değişikliklerin de sürümü oluşturulur.

  • Bilgi yönetimi ilkesi zorlama   Office SharePoint Server 2007 kayıt yönetimi için kullanışlıdır birkaç ilke özellikleri içerir: 

    • Denetleme     Bu özellik, dosyalar üzerinde gerçekleştirilen olayları ve işlemleri kaydeder. Kayıt yönetimi bağlamında, denetleme, Kayıt Merkezi'ndeki bilgileri görüntülemek ve bunlara erişmek isteyenleri kaydetmek için yararlıdır.

    • Süre Sonu     Bu özellik, bir kaydın ne kadar korunması gerektiğini ve alıkoyma süresi sona erdiğinde, Bırakma Onayı iş akışının silinmesi veya başlatılması gibi hangi eylemlerin gerçekleşmesi gerektiğini belirtir. Kayıt yönetimi bağlamında, bir kaydın alıkoyma dönemi, genellikle, kayıt başlangıçta Kayıt Merkezi'ne gönderildiğinde başlar.

    • Barkodlar     Bu özellik, her kayda benzersiz bir barkod görüntüsü ve sayısal değer sağlar. Barkodun değeri, kaydın elektronik sürümü ile birlikte depolanır ve dizine konur. Kayıt yönetimi bağlamında, barkodlar, fiziksel kayıtları koruma ve izleme için yararlıdır. Kitaplıktaki kayıtlar fiziksel sürümlere sahip olduğunda, barkodlar, fiziksel sürümler ile onların elektronik karşılıklarını ilişkilendirmek için bir yol sağlar.

  • Kayıt toplama programlanabilir arabirim     Kayıt Merkezi, kayıt toplamayı kolaylaştıran bir hizmetler kümesini destekler. Kayıt Merkezi'nin programlanabilir arabirimi, kuruluşların, belge yönetimi ve e-posta sistemlerini, dosyaları Kayıt Merkezi sitesine otomatik olarak gönderecek şekilde yapılandırmasını sağlar. İçeriği, SOAP protokolü kullanarak Web hizmeti yoluyla veya SMTP protokolü kullanarak e-posta yoluyla Kayıt Merkezi'ne gönderebilirsiniz.

  • Kayıt yönlendirme     Kayıt Merkezi, gelen kayıtları (otomatik olarak veya el ile gönderildiğinde) kayıt türüne bağlı olarak uygun konumlarına otomatik olarak yönlendiren Kayıt Yönlendirme listesini içerir. Bir kayıt, Kayıt Merkezi'ne gönderildiğinde, genellikle, denetim geçmişi ve veri türü gibi ilgili ek bilgiler beraberinde gelir. Bir kaydın denetim geçmişi, Kayıt Merkezi'nde XML dosyası olarak depolanır ve kaydın meta verileri, Kayıt Merkezi sitesindeki XML dosyasında ve meta verileri sütunlarında depolanır.

  • Bekleme     Kayıt Merkezi, kuruluşların, davanın bir parçası olarak yasal araştırma altında olan veya bir denetim veya soruşturmayla ilgili kayıtları almasına ve Beklemeler listesine yerleştirmesine olanak tanır. Kayıtlar bir beklemeye yerleştirildiklerinde, geçerli olabilecek herhangi bir süre sonu ilkesinden askıya alınırlar ve böylece yok edilmeden korunurlar. Örneğin, dava durumunda, bir kuruluş, üretilmesi gerekebilecek ilgili kayıtları bekleme üzerine yerleştirirse, bu kayıtlar dava tamamlanana kadar kullanılabilir. Kayıtlar, aynı anda birden fazla bekleme üzerine yerleştirilebilir. Ayrıca, kayıt yöneticileri, bekleme üzerine yerleştirilmesi gereken kayıtlar için Kayıt Merkezi'nde arama yapabilir.

Sayfanın Başı

Kayıt Merkezi sitesi tasarlama

En üst düzeyde, kayıt yönetimi programını uygulamak için Kayıt Merkezi sitesini tasarlamakla ilgili iki temel adım vardır:

  1. Kayıt Yönetimi stratejisi geliştirme ve yönetim planı resmi kayıtlarınıkuruluş gerekir. Kayıt yöneticileri, uyumluluk çalışanları aşağıdakileri, BT uzmanları ve bilgi çalışanları arasında koordinasyon ilgilidir işbirliğine dayalı bir efordur.

  2. Kuruluş sonra kendi kayıt yönetimi planı uygulamak için bir veya birden çok kayıt merkezi siteleri yapılandırmagerekir.

Aşağıdaki bölümlerde, bu adımların her biri ile ilgili temel öğeler özetlenmiştir.

Kayıt yönetimi planlama

Bir kuruluşun, kayıt yönetimi çözümü olarak Kayıt Merkezi sitesini yapılandırabilmesi için, kayıt yönetimi stratejisi için resmi bir plan geliştirmesi gerekir. Resmi kayıt yönetimi planının belirli öğelerinin, tek bir kuruluş veya şirkete özgü olması muhtemeldir. Ancak, hemen hemen tüm kayıt yönetimi planları aşağıdaki belgeleri ve işlemleri içerir:

  • Dosya planı     Dosya planı, kuruluşun resmi iş kayıtları olarak bildirdiği belge veya öğe türlerini açıklar. Bu kayıtların nerede depolanacağını belirtir ve bir kayıt türünü diğerinden ayıran bilgileri sağlar. Dosya planı, kapsamlı ilke, işlem koleksiyonu ve kayıtlar oluşturma, depolama ve yönetme yönergeleri olarak kullanılır. Bir dosya planının, kağıt, e-posta ve elektronik dosyalar dahil ortamdan bağımsız olarak, tüm kayıtları kapsaması gerekir. Ayrıca, her kaydın nasıl sınıflandırıldığını, korunduğunu ve en sonunda nasıl yok edildiğini belirtmesi gerekir. Gizli, Önemli, Meslek Sırrı veya Ayrıcalıklı kayıtlar gibi özel kayıt kategorileriyle ilgili konuları da içermesi gerekir. Son olarak, bir dosya planının, her kayıt türünü yönetmekle sorumlu kişileri belirtmesi gerekir.

  • Alıkoyma zamanlaması     Alıkoyma zamanlaması, dosya planındaki her kayıt türünün ne kadar korunacağını (alıkoyma dönemi) ve bu dönemin sonuna ulaştığında bırakılması için işlemi (bırakma işlemi) belirtir. Alıkoyma zamanlamasındaki yönergeler, genellikle, yasal gereksinimleri, kuruluşla ilgili ortaya çıkabilecek riskleri ve iş gereksinimlerini temel alır. Ayrıca, alıkoyma zamanlaması, genellikle, her kayıt türü için alıkoyma dönemini belirleyen risk yönetimi olasılıklarını tanımlar.

  • Uyumluluk gereksinimleri belgesi     Uyumluluk gereksinimleri belgesi, kayıt yönetimi için BT sistemlerinin uyması gereken kuralları, sahip olması gereken yetenekleri ve uyumluluğu sağlamak için desteklemesi gereken düzenli izleme çeşitlerini tanımlar.

  • Kayıtların bırakılmasını askıya almak için resmi işlem     Genellikle bekleme olarak adlandırılan bu işlem dava, denetim veya soruşturma gibi olaylar gerçekleştiğinde kuruluşların, kayıtların bırakılmasını nasıl askıya aldığını ayrıntılı olarak anlatır.

  • Kayıt işlemeyi izleme ve raporlama sistemi     Çalışanların, kayıtları tanımlanmış ilkelere ve işlemlere göre dosyaladığını, eriştiğini ve yönettiğini sağlamak için, bir kayıt yönetimi programının, kayıt işleme üzerinde izleme ve raporlama için bir işlem veya sisteme sahip olması gerekir.

Sayfanın Başı

Kayıt Merkezi sitesini yapılandırma

Bir kuruluş, kayıt yönetiminin ayrıntılı planlamasına girdikten ve kayıt yönetimi için resmi bir plan geliştirdikten sonra, bu programı uygulamasına yardımcı olması için bir Kayıt Merkezi sitesi oluşturabilir ve yapılandırabilir.

Kayıt Merkezi sitesini yapılandırmak için aşağıdaki adımları atmanız gerekir:

  1. Dosya planında belirtilmiş her kayıt türünü yönetmek ve depolamak için belge kitaplıkları ve listeleri oluşturmak.

    Kayıt planınızdaki her içerik türü için bir belge kitaplığı oluşturmanızı öneririz.

    Kayıtlar, Kayıt Merkezi'ne gönderildiğinde, ilgili liste veya kitaplığa yönlendirilirler.

  2. Dosya planında belirtilmiş her kayıt türü için meta verileri içermek ve görüntülemek için ilgili belge kitaplıkları, listeleri veya içerik türleri için sütunlar oluşturmak.

  3. Kayıt Merkezi sitesindeki her kayıt türü için bilgi yönetimi ilkeleri belirtmek. Bu ilkelerin, kuruluşunuzun dosya planında ve alıkoyma zamanlamasında belirtilen alıkoyma dönemi ve izleme gereksinimlerini yansıtması gerekir.

  4. Her kayıt türünü uygun konumuna yönlendirmek için Kayıt Yönlendirme listesini yapılandırmak. Kayıtlar, Kayıt Merkezi sitesine el ile veya programlı bir şekilde gönderildiğinde, Office SharePoint Server 2007 uygulaması, Kayıt Merkezi sitesindeki kaydın nasıl sınıflandırılacağını ve nereye gönderileceğini belirlemek için bu tabloyu kullanır.

Sayfanın Başı

Not : Makine Çevirisi Yasal Uyarısı: Bu makale, insan müdahalesi olmadan bir bilgisayar sistemi tarafından çevrilmiştir. Microsoft bu makine çevirilerini İngilizce bilmeyen kullanıcıların Microsoft ürünleri, hizmetleri ve teknolojileriyle ilgili içeriklerden yararlanmasına yardımcı olmak için sunar. Bu makale makine çevirisi olduğundan sözcük, cümle dizilimi ve gramer hataları içerebilir.

Yeteneklerinizi geliştirin
Eğitimleri keşfedin
Yeni özellikleri ilk olarak siz edinin
Office Insider Programına Katılın

Bu bilgi yararlı oldu mu?

Görüşleriniz için teşekkür ederiz!

Geri bildiriminiz için teşekkürler! Office destek temsilcilerimizden biriyle görüşmeniz yararlı olabilir.

×