Hedef: Proje başlatma

Önemli : Bu makale makine çevisidir. Bkz. yasal uyarı. Bu makalenin İngilizce sürümüne buradan ulaşabilirsiniz.

Bir projenin planlama aşaması uzun bir süreye yayılabilir ve pek çok kişiyi ilgilendirebilir. Bu nedenle projenin amaçlarını, varsayımlarını ve sınırlamalarını tanımlamak önemlidir. Planlama aşaması aynı zamanda, projenin amaçlarında meydana gelen değişiklikleri ele almak üzere bir kapsam yönetimi planının da hazırlandığı aşamadır.

Küçük projelerde, başkalarının gözden geçirmesi için bütün belgeleri yazmak gerekmeyebilir. Ancak, bu makalede verilen yönergeler, projeyle ilgili olarak kendi kayıtlarınız için notlar yazarken yararlı olacaktır.

İpucu : Bu makale, Proje Haritası (İngilizce) dahilinde geniş bir proje yönetim etkinliği kümesini açıklayan bir dizi makaleden biridir. Proje yönetimi yaşam döngüsü etrafında düzenlendiklerinden, bu etkinliklere "hedef" adı veriyoruz: Plan oluşturma, projeyi izleme ve yönetme ve projeyi kapatma.

  |  Sonraki hedef

Proje Haritası'nda tüm hedefleri görme

Kullanıcı Hedefi resmi--Projeyi Başlatma

1 numara  Proje amaçlarını tanımlama     Projenizin başarısını amaçlarınıza ne kadar yaklaştığınız belirler, bu nedenle proje amaçlarının açık bir şekilde belirtilmesi çok önemlidir.

Diğerleri...

Net bir proje hedefi hem belirgin hem de ölçülebilir olmalıdır. "En gelişmiş teslim edilebilir ürünler oluşturma" gibi belirsiz hedeflerden kaçının. Projenin hedefleri şunlar olabilir:

  • Proje son ürünlerinin listesi.

  • Hem projenin son tamamlanma tarihi, hem de ara kilometre taşları için belirli tamamlanma tarihleri.

  • Teslim edilebilir ürünlerin karşılaması gereken belirli kalite ölçütleri.

  • Projenin aşmaması gereken maliyet sınırları.

Amaçların etkili olabilmesi için, projeye fon sağlayan tüm proje hissedar ve sponsorları, amaçlar üzerinde resmi olarak anlaşmaya varmalıdır. Çoğunlukla proje yöneticisi projenin kalıcı bir parçası haline gelen bir amaçlar belgesi oluşturur.

Bu belge Microsoft Office Project 2007 dışında bir programda, örneğin Microsoft Office Word 2007 veya Microsoft Office OneNote 2007'de oluşturulduysa, belgeyi kolay erişim için proje dosyanıza ekleyebilirsiniz.

Microsoft Office Project Web Access 2007 kullanıyorsanız, destek belgelerini projenin başlangıcında kolayca karşıya yükleyebilirsiniz. Ekibinizin paylaşılan bir klasörü veya projelerle ya da şirketin diğer çalışmalarıyla ilgili bilgi içeren bir Web sitesi yoksa, bu yararlı olacaktır.

Microsoft Office Project Portfolio Server 2007 kullanıyorsanız, belgeleri yine karşıya yükleyebilirsiniz. Buna ek olarak, uygulamaya geçirmeden önce projeleri başlangıç ve onay süreçleri boyunca izleyebilirsiniz. Yeni projeler başlatılırken, bunları kuruluşun hedefleriyle karşılaştırarak değerlendirebilirsiniz.

Not : Proje düzeyi bilgileri, projenin Özellikler iletişim kutusundaki Açıklamalar kutusuna da yerleştirebilirsiniz. Bu, proje başladıktan sonra belgeleri ve projeleri bulmanıza yardımcı olur.

Numara 2  Proje varsayımlarınızı tanımlama     Projenin planlama aşamasında, büyük olasılıkla birçok önemli ve yanıtlanmamış sorunuz olur. Örneğin, çalışmaya başlamak için önemli kaynaklar ne zaman kullanılabilir duruma gelecek? Yeni süreç ne kadar zaman alacak?

Diğerleri...

Planlamaya başlamak için, iyi tahminlerde bulunursunuz ve zamanlamanızı oluşturmak için bu tahminleri kullanırsınız.

Belirlediğiniz varsayımları izlemek şu açılardan önemlidir:

  • Proje katılımcıları ve sponsorlar varsayımları eleştirebilmeli ve bir dizi proje varsayımı üzerinde resmi olarak anlaşma sağlayabilmelidir.

  • Bu faktörler hakkında ek bilginiz olduğunda zamanlamayı güncelleştirebilirsiniz.

Temel varsayımlarınızı belirlerken şu proje alanlarını göz önünde bulundurun:

  • Diğer proje ve bölümlerden teslimler: Projeniz başkalarının çalışmasına bağımlıysa, bağımlılığınızı anlıyor ve teslim tarihlerini kabul ediyorlar mı?

  • Kaynak kullanılabilirliği ve kullanımı (kişi, malzeme ve donatım): Projenizde çalışanlardan bazılarını siz yönetmiyorsanız, kim yönetiyor? Ve bu kişi bu kaynakları kullanmanızı onayladı mı?

  • Görev süreleri: Görev tahminleriniz somut bilgi veya düşüncelere mi dayanıyor?

  • Proje maliyetleri: Projeniz açısından maliyetler ne kadar önemli? bütçenizi kim onaylayacak veya gerekirse artıracak?

  • Kullanılabilir zaman: Bilinen bir son tarihe yetiştirmek için çalışıyorsanız, tüm görevleri kabul edilebilir bir kalite düzeyinde tamamlayabilecek misiniz?

  • Teslim edilebilir öğeler: Projenizin bağımlılıklar ve teslim edilebilir öğeler listesi, müşterilerin ve diğer hissedarın beklentisini karşılıyor mu? Teslim edilebilir bir öğede değişiklik yapmanız gerekirse, katılımcılarınız önce teslim edilebilir öğenin hangi özelliklerinin değiştirileceği konusunda anlaştılar mı?

Bunlar, karmaşık bir projeye başlamadan önce göz önüne almanız gereken konulardan yalnızca birkaçıdır. Projenin kesin başarısı, planladıklarınızı gerçekleştirmenin yanı sıra, varsayımları tanımlamaya ve yedek planlar hazırlamaya da bağlıdır.

2007 Microsoft Office sistemi, Project ile çalışmaya başlamadan önce projenin karmaşık yönlerini anlamanıza yardımcı olması için kullanabileceğiniz bir dizi yazılım çözümü sunar. Örneğin, proje planları üzerinde beyin fırtınası yapan ekip üyelerinin fikirlerini yakalamak için karmaşık bir işlevsel akış çizelgesi veya blog oluşturabilirsiniz.

3 numara  Proje kısıtlamalarınızı tanımlama     Projenin üzerindeki kısıtlamalar, proje yöneticisinin seçeneklerini sınırlama olasılığı olan faktörlerdir.

Diğerleri...

Normal olarak, üç önemli kısıtlama vardır:

  • Zamanlama; temel bir kilometre taşı için sabit bitiş tarihi veya son tamamlanma tarihi gibi.

  • Kaynaklar; önceden tanımlanmış bir bütçe gibi.

  • Kapsam; bir ürünün üç modelinin geliştirilmesi gerekliliği gibi.

Bu kısıtlamaların birindeki değişiklik, genellikle diğer ikisini de etkiler ve genel kaliteyi etkileyebilir.

Örneğin, proje süresinin kısaltılması (zamanlama), size gerekecek çalışan sayısını artırabilir (kaynaklar) ve üründe bulunabilecek özellik sayısını azaltabilir (kapsam).

Bu durumda, proje yöneticisi bu değiş tokuşun kabul edilebilir olup olmadığına karar verir. Bu kavram "proje yönetiminin üçlü kısıtlaması" veya "proje üçgeni" olarak adlandırılır.

Planlama sürecinde, projenizin kısıtlamalarını listeleyin; bunların tüm hissedar tarafından bilindiğinden ve onlara liste üzerinde yorum yapma fırsatı verildiğinden emin olun.

Ayrıca, katılımcıların proje sırasında ortaya çıkacak beklenmeyen kısıtlamalara nasıl tepki verileceği konusunda anlaşmaya varmaları da yararlı olur.

Örneğin, işçilik maliyetleri beklenenden yüksek çıkarsa, proje katılımcıları projenin kapsamını önceden tanımlanmış belirli yollarla daraltmaya istekli olabilir.

Not : Project'te, "kısıtlama" sözcüğü bir görev üzerinde belirlediğiniz sınırlama anlamına gelir. Örneğin, bir görevin belirli bir tarihte başlaması veya belirli bir tarihi geçmeden bitmesi gerektiğini belirtebilirsiniz.

4 numara  Kapsam yönetim planı hazırlama     Projenizin amaçlarını, varsayımlarını ve sınırlamalarını tanımladıktan sonra, bir kapsam yönetim planı tasarlamaya hazırsınızdır.

Diğerleri...

Projenin kapsamı, tüm proje hedefleri ve görevleriyle bunları gerçekleştirmek için gereken çalışmanın bileşimidir.

Kapsam yönetim planı, proje kapsamının nasıl yönetileceğini ve kapsamdaki herhangi bir değişikliğin projeyle nasıl tümleştirileceğini açıklayan bir belgedir.

Proje ekiplerinin proje boyunca hedeflerini ayarlamaları gerekeceğinden, bu plan yararlı olur.

Kapsam yönetim planı şunları içerebilir:

  • Kapsamın nasıl, ne kadar sıklıkla ve ne kadar değişmesi gerektiğiyle ilgili bir değerlendirme.

  • Herhangi bir kapsam değişikliğinin nasıl belirleneceğinin ve sınıflandırılacağının açıklaması.

    Örneğin, bir inşaat projesinde müşteri 1.000 TL’den daha düşük maliyetli bir tasarım değişikliği isterse çalışma ekibi şefinin bu çalışmayı onaylayabileceğine, ancak değişiklik bundan fazla tutarsa proje yöneticisiyle müşterinin projenin kapsamını maliyet, kaynaklar ve diğer faktörler açısından yeniden değerlendirmesi gerekeceğine karar verebilirsiniz.

  • Bir kapsam değişikliği tanımlandığında ne yapılacağına ilişkin bir plan (örneğin, sponsora bildirme ve sözleşme değişikliği isteminde bulunma).

İyi hazırlanmış bir kapsam yönetim planı, projenizin yedek plan için temel işlevi görebilir.

Project'le bir kapsam yönetim planı oluşturabilirsiniz, ancak proje yöneticileri normalde bu planı Word 2007 veya OneNote 2007 gibi başka programlar kullanarak oluşturur.

  |  Sonraki hedef

Proje Haritası'nda tüm hedefleri görme

Not : Makine Çevirisi Yasal Uyarısı: Bu makale, insan müdahalesi olmadan bir bilgisayar sistemi tarafından çevrilmiştir. Microsoft bu makine çevirilerini İngilizce bilmeyen kullanıcıların Microsoft ürünleri, hizmetleri ve teknolojileriyle ilgili içeriklerden yararlanmasına yardımcı olmak için sunar. Bu makale makine çevirisi olduğundan sözcük, cümle dizilimi ve gramer hataları içerebilir.

Yeteneklerinizi geliştirin
Eğitimleri keşfedin
Yeni özellikleri ilk olarak siz edinin
Office Insider Programına Katılın

Bu bilgi yararlı oldu mu?

Görüşleriniz için teşekkür ederiz!

Geri bildiriminiz için teşekkürler! Office destek temsilcilerimizden biriyle görüşmeniz yararlı olabilir.

×