Excel çalışma kitabındaki verileri içeri aktarma veya bağlanma

Excel çalışma kitabındaki verileri içeri aktarma veya bağlanma

Excel çalışma kitabındaki verileri Access veritabanlarına çeşitli yollardan getirebilirsiniz. Açık bir çalışma sayfasındaki verileri kopyalayıp bir Access veri sayfasına yapıştırabilir, bir çalışma sayfasını yeni veya var olan bir çalışma sayfasına aktarabilir veya bir Access veritabanından bir çalışma sayfasına bağlayabilirsiniz.

Bu konu bölümünde, Excel verilerinin Access masaüstü veritabanlarına nasıl aktarılacağı veya bağlanacağı ayrıntılı olarak anlatılmaktadır.

Notlar : 

  • Tarayıcıda Access 2010 Web veritabanı çalıştırdığınız sırada veri içeri aktaramazsınız. Web veritabanına veri aktarmak isterseniz, önce Access'i kullanarak Web veritabanını açmanız gerekir.

  • Bağlantılı tablolar Access 2010 Web veritabanlarıyla uyumlu değildir; Web veritabanında dış veri kullanmak için verilere bağlanmak yerine bunları içeri aktarmanız gerekir. Web veritabanları hakkında daha fazla bilgi için Web'de paylaşmak üzere bir Access veritabanı oluşturma makalesine bakın.

Ne yapmak istiyorsunuz?

Excel'den veri içeri aktarmayı anlama

Excel’den veri içe aktarma

Eksik veya yanlış değerlerle ilgili sorun giderme

Excel'deki verilere bağlama

Bağlantılı bir tabloda #Sayı! ve diğer yanlış değerlerle ilgili sorun giderme

Excel'den veri içeri aktarmayı anlama

Amacınız, bir veya daha fazla Excel çalışma sayfasındaki verilerinizin bir kısmını veya tamamını Access'te depolamaksa, çalışma sayfasının içeriğini yeni veya var olan bir Access veritabanına aktarmanız gerekir. Veri içeri aktardığınızda, Access, kaynak Excel çalışma sayfasında değişiklik yapmadan, yeni veya var olan bir tabloda verilerin kopyasını oluşturur .

Excel verilerini Access'e aktarmak için genel senaryolar

  • Uzun zamandır Excel kullanıcısısınız, ancak ileriye dönük olarak, bu verilerle çalışmak için Access'i kullanmak istiyorsunuz. Excel çalışma sayfalarınızdaki verileri bir veya birkaç yeni Access veritabanına taşımak istiyorsunuz.

  • Bölümünüz veya çalışma grubunuz Access kullanıyor, ancak bazen de verileri, Access veritabanlarınıza yerleştirilmesi gereken Excel biçiminde alıyorsunuz. Bu Excel çalışma sayfalarını, geldiğinde veritabanınıza aktarmak istiyorsunuz.

  • Verilerinizi yönetmek için Access'i kullanıyorsunuz, ancak diğer takım üyelerinden aldığınız haftalık raporlar Excel çalışma kitapları biçiminde. Verilerin her hafta belirtilen saatte veritabanınıza aktarıldığından emin olmak için, içeri aktarma işlemini otomatikleştirmek istersiniz.

Excel'den ilk kez veri içeri aktarıyorsanız

  • Bir Excel çalışma kitabını Access veritabanı olarak kaydetmenin yolu yoktur. Excel kendi verilerinden Access veritabanı oluşturma işlevleri sunmaz.

  • Excel çalışma kitabını Access'te açtığınızda (Dosya Aç iletişim kutusunda, Dosya Türü listesini Microsoft Office Excel Dosyaları olarak değiştirin ve istediğiniz dosyayı seçin), Access verileri içeri aktarmak yerine çalışma kitabına bir bağlantı oluşturur. Çalışma kitabına bağlanmak, bir çalışma sayfasını bir veritabanına aktarmaktan temelden farklıdır. Bağlanma konusunda daha fazla bilgi için bu makalede ileride yer alan Excel'deki verilere bağlama başlıklı bölüme bakın.

Excel'den veri içeri aktarma

Bu bölümdeki adımlarda, içeri aktarma işlemine nasıl hazırlık yapılacağı ve işlemin nasıl çalıştırılacağı ve içeri aktarma ayarlarının ileride kullanılmak üzere belirtim olarak nasıl kaydedileceği açıklanmıştır. Devam ederken, bir kerede yalnızca bir çalışma sayfasından veri içeri aktarabileceğinizi unutmayın. Çalışma kitabının tamamında bulunan tüm verileri aynı anda içeri aktaramazsınız.

Çalışma sayfasını hazırlama

  1. Kaynak dosyanın yerini bulun ve Access'e aktarmak istediğiniz verileri içeren çalışma sayfasını seçin. Çalışma sayfasının yalnızca bir bölümünü içeri aktarmak isterseniz, yalnızca içeri aktarmak istediğiniz hücreleri içeren bir adlandırılmış aralık tanımlayabilirsiniz.

    Adlandırılmış aralık tanımlama (isteğe bağlı)   

    1. Excel'e geçin ve içeri aktarmak istediğiniz verilerin bulunduğu çalışma sayfasını açın.

    2. İçeri aktarmak istediğiniz verilerin bulunduğu hücre aralığını seçin.

    3. Seçili aralık içinde sağ tıklatın ve Aralığı Adlandır veya Ad Tanımla seçeneğini tıklatın.

    4. Yeni Ad iletişim kutusunda, Adı kutusunda aralık için bir ad belirtip Tamam'ı tıklatın.

      Bir içeri aktarma işlemi sırasında bir kerede yalnızca bir çalışma sayfası içeri aktarabileceğinizi unutmayın. Birden fazla çalışma sayfasından veri içeri aktarmak için, içeri aktarma işlemini her çalışma sayfası için yineleyin.

  2. Kaynak verileri gözden geçirin ve bu tabloda açıklanan eylemleri yapın.

    Öğe

    Açıklama

    Sütun sayısı

    İçeri aktarmak istediğiniz kaynak sütunların sayısı 255'i geçemez, çünkü Access bir tabloda 255'ten fazla alanı desteklemez.

    Sütun ve satır atlama

    Kaynak çalışma sayfasına veya adlandırılmış aralığa, yalnızca içeri aktarmak istediğiniz satır ve sütunları dahil etmek iyi bir fikirdir.

    Satırlar    İçeri aktarma işlemi sırasında satırları atlayamaz veya filtre uygulayamazsınız.

    Sütunlar    Verileri varolan bir tabloya eklemeyi seçerseniz, alma işlemi sırasında sütunları atlayamazsınız.

    Sekmeli biçim

    Hücrelerin sekmeli biçimde olmasına dikkat edin. Çalışma sayfası veya adlandırılmış aralık birleştirilmiş hücreler içeriyorsa, hücrenin içeriği en soldaki sütuna denk gelen alana yerleştirilir ve diğer alanlar boş bırakılır.

    Boş sütunlar, satırlar ve hücreler

    Çalışma sayfasında veya aralıktaki gereksiz tüm boş sütunları ve boş satırları silin. Çalışma sayfası veya aralık boş hücreler içeriyorsa, eksik verileri eklemeyi deneyin. Kayıtları varolan bir tablonun sonuna eklemeyi düşünüyorsanız, tablodaki ilgili alanın boş (eksik veya bilinmeyen) değerleri kabul ettiğinden emin olun. Bir alanın boş değerleri kabul etmesi için, alanın Gerekli alan özelliğinin Hayır olarak ayarlanmış olması ve GeçerlilikKuralı özellik ayarının da boş değerleri engellememesi gerekir.

    Hatalı değerler

    Çalışma sayfası veya aralıktaki bir veya birkaç hücre #NUM ve #DIV gibi hatalı değerler içeriyorsa, içeri aktarma işlemini başlatmadan önce düzeltin. Bir kaynak çalışma sayfası veya aralıkta hatalı değerler olursa, Access tabloda ilgili alanlara boş bir değer koyar. B hataları düzeltme olanakları hakkında daha fazla bilgi için bu makalede ileride yer alan Eksik veya yanlış değerlerle ilgili sorun giderme başlıklı bölüme bakın.

    Veri türü

    İçeri aktarma sırasında hataları önlemek için, her kaynak sütunun her satırda aynı tür veri içerdiğinden emin olun. Access tablodaki alanların veri türünü belirlemek için, ilk sekiz satırı tarar. Kaynak satırlardan ilk sekizinde, herhangi bir sütunda çeşitli veri türlerinden karma değerler bulunmadığından emin olmanızı önemle önerilir. Aksi taktirde, Access sütuna doğru türden veri atayamayabilir.

    Ayrıca içeri aktarma işlemini başlatmadan önce, her kaynak sütunu Excel'de biçimlendirip, her sütuna belirli bir veri biçimi atamak da iyi bir yoldur. Bir sütun çeşitli veri türlerinden değerler içeriyorsa biçimlendirme önemle önerilir. Örneğin, Bir çalışma sayfasındaki Sefer Sayısı sütunu 871, AA90 ve 171 gibi sayı ve metin değerleri içerebilir. Eksik veya yanlış değerlerden kaçınmak için, aşağıdakileri yapın:

    1. Sütun başlığını sağ tıklatıp Hücreleri Biçimlendir öğesini tıklatın.

    2. Sayı sekmesinde, Kategori altında, bir biçim seçin. Sefer Sayısı sütunu için, olasılıkla Metin öğesini seçersiniz.

    3. Tamam düğmesini tıklatın.

    Kaynak sütunlar biçimlendirildiği halde yine de sekizinciden sonraki satırlarda karma değerler varsa, içeri aktarma işlemi yine değerleri atlayabilir veya yanlış dönüştürebilir. Sorun giderme bilgileri için, Eksik veya yanlış değerlerle ilgili sorun giderme başlıklı bölüme bakın.

    Birinci satır

    Çalışma sayfası veya adlandırılmış aralıktaki ilk satır sütunların adlarını içeriyorsa, içeri aktarma işlemi sırasında Access'in birinci satırdaki verileri alan adları olarak değerlendirmesini belirtebilirsiniz. Kaynak çalışma sayfası veya aralık adları içermiyorsa, içeri aktarma işlemini başlatmadan önce bunları kaynağa eklemek iyi olur.

    Not : Verileri varolan bir tabloya eklemeyi düşünüyorsanız, her sütunun adının ilgili alanın adıyla tam eşleştiğinden emin olun. Bir sütunun adı tablodaki ilgili alanın adından farklı olursa, içeri aktarma işlemi başarısız olur. Alanların adlarını görmek için, tabloyu Access'te Tasarım görünümünde açın.

  3. Açıksa kaynak çalışma kitabını kapatın. Kaynak dosyanın açık tutulması, içeri aktarma işlemi sırasında veri dönüştürme hatalarına neden olabilir.

Hedef veritabanını hazırlama

  1. İçeri aktarılan verilerin depolanacağı Access veritabanını açın. Veritabanının salt okunur durumda olmamasına ve veritabanında değişiklik yapma izinleriniz olmasına dikkat edin.

    -veya-

    Verileri varolan veritabanlarınızdan birinde depolamak istemezseniz, boş bir veritabanı oluşturun. Bunu yapmak için:

    Dosya sekmesine, Yeni’ye ve ardından Boş Veritabanı’na tıklayın. Access 2007 kullanıyorsanız Microsoft Office Düğmesi’ne ve ardından Yeni’ye tıklamayı unutmayın.

  2. İçeri aktarma işlemini başlatmadan önce, verileri yeni veya var olan bir tabloda depolayacağınıza karar verin.

    Yeni tablo oluşturma    Verileri yeni bir tabloda depolamayı seçerseniz, Access yeni bir tablo oluşturur ve içeri aktarılan verileri bu tabloya ekler. Belirtilen adda bir tablo zaten varsa, Access içeri aktarılan verileri bu tablonun içeriği üzerine yazar.

    Varolan bir tablonun sonuna ekleme    Verileri varolan bir tabloya eklemeyi seçerseniz, Excel çalışma sayfasındaki satırlar belirtilen tablonun sonuna eklenir.

    Ekleme işlemleri sırasında meydana gelen hataların çoğunun, kaynak verilerin hedef tablonun yapısı ve alan ayarlarıyla eşleşmemesinden kaynaklandığını unutmayın. Bundan kaçınmak için, hedef tabloyu Tasarım görünümünde açın ve aşağıdakileri gözden geçirin:

    • Birinci satır    Kaynak çalışma sayfası veya adlandırılmış aralığın birinci satırı sütun başlıkları içermiyorsa, kaynak çalışma sayfasındaki her sütunun konumunun ve veri türünün, tablodaki ilgili alanınkiyle eşleştiğinden emin olun. Birinci satır sütun başlıkları içeriyorsa, sütun ve alanların sırasının eşleşmesi gerekmez, ancak her sütunun adı ve veri türü ilgili alanınkiyle tam eşleşmelidir.

    • Eksik veya fazla alanlar    Kaynak veri sayfasındaki alanlardan bir veya birkaçı hedef tabloda yoksa, içeri aktarma işlemini başlatmadan önce ekleyin. Ancak, tablo kaynakta olmayan alanlar içeriyorsa, boş değer kabul ediyorlarsa bu alanları tablodan silmenize gerek yoktur.

      İpucu : Bir alanın boş değerleri kabul etmesi için, alanın Gerekli özelliğinin Hayır olarak ayarlanmış olması ve GeçerlilikKuralı özellik ayarının da boş değerleri engellememesi gerekir.

    • Birincil anahtar    Tabloda birincil anahtar alanı varsa, kaynak çalışma sayfası veya aralıkta, birincil anahtar alanıyla uyumlu değerler içeren bir sütun olmalıdır ve içeri aktarılan anahtar değerleri de benzersiz olmalıdır. İçeri aktarılan bir kayıt, hedef tabloda zaten var olan bir birincil anahtar değeri içeriyorsa, içeri aktarma işlemi bir hata iletisi görüntüler.

    • Dizine alınmış alanlar    Tablodaki bir alanın Sıralı özelliği Evet (Yineleme Yok) olarak ayarlanmışsa, kaynak çalışma sayfası veya aralıktaki ilgili sütunun benzersiz değerler içermesi gerekir.

      İçeri aktarma işlemini çalıştırmak için sonraki adımlara geçin.

İçeri aktarma işlemini başlatma

  1. İçeri aktarma/bağlama sihirbazının konumu, Access sürümünüze bağlı olarak biraz değişiklik gösterir. Access sürümünüze uygun adımları seçin:

    • Access'in en son Office 365 aboneliği sürümünü kullanıyorsanız, Dış Veri sekmesinin İçeri Aktar ve Bağla grubunda Yeni Veri Kaynağı > Dosyadan > Excel'e tıklayın.

    • Access 2016, Access 2013 veya Access 2010 kullanıyorsanız, Dış Veri sekmesinin İçeri Aktar ve Bağla grubunda Excel'e tıklayın.

    • Access 2007 kullanıyorsanız, Dış Veri sekmesinin İçeri Aktar grubunda Excel'e tıklayın.

    Not : Dış Veri sekmesi, açık bir veritabanı olmadıkça kullanılamaz.

  2. Dış Veri Al - Excel Elektronik Tablo iletişim kutusunda, Dosya adı kutusunda, içeri aktarmak istediğiniz verileri içeren Excel dosyasının adını belirtin.

    -veya-

    Gözat'ı tıklatın ve içeri aktarmak istediğiniz dosyayı bulmak için Dosya Aç iletişim kutusunu kullanın.

  3. İçeri aktarılan verileri nasıl depolamak istediğinizi belirtin.

    Verileri yeni bir tabloda depolamak için, Kaynak verileri geçerli veritabanında yeni bir tabloya aktar öğesini seçin. Daha sonra bu tabloya bir ad vermeniz istenecektir.

    Verileri varolan bir tabloya eklemek için, Kayıtların bir kopyasını tabloya ekle öğesini seçin ve açılan listeden bir tablo seçin. Veritabanında tablo yoksa, bu seçenek kullanılamaz.

    Bağlantılı tablo oluşturarak veri kaynağına bağlamak için, bu makalenin sonraki bölümlerinde yer alan Excel'deki verilere bağlama bölümüne bakın.

  4. Tamam düğmesini tıklatın.

    Elektronik Tablo İçeri Aktarma Sihirbazı başlar ve içeri aktarma işlemi boyunca size yol gösterir. Sıradaki adımlara geçin.

Elektronik Tablo İçeri Aktarma Sihirbazı'nı kullanma

  1. Sihirbazın ilk sayfasında, içeri aktarmak istediğiniz verilerin bulunduğu çalışma sayfasını seçin ve İleri düğmesini tıklatın.

  2. Sihirbazın ikinci sayfasında, Çalışma Sayfalarını Göster veya Adlandırılmış Aralıkları Göster'i tıklatın, içeri aktarmak istediğiniz çalışma sayfasını veya adlandırılmış aralığı seçin ve İleri'yi tıklatın.

  3. Çalışma sayfası veya adlandırılmış aralığın ilk satırı alan adlarını içeriyorsa, İlk Satır Sütun Başlıklarını İçerir öğesini seçin ve İleri'yi tıklatın.

    Verileri yeni bir tabloya aktaracaksanız, Access tablodaki alanları adlandırmak için bu sütun başlıklarını kullanır. Bu adları içeri aktarma işlemi sırasında veya sonrasında değiştirebilirsiniz. Verileri var olan bir tablonun sonuna ekliyorsanız, kaynak çalışma sayfasındaki sütun başlıklarının hedef tablodaki alanların adlarıyla tam eşleştiğinden emin olun.

    Verileri varolan bir tabloya ekliyorsanız, doğrudan 6. adıma geçin. Verileri yeni bir tabloya ekliyorsanız, kalan adımları izleyin.

  4. Sihirbaz alan özelliklerini gözden geçirmenizi ister. İlgili alanın özelliklerini görüntülemek için, sayfanın alt kısmında bir sütunu tıklatın. İsterseniz, aşağıdakilerden birini yapın:

    • Hedef alanın adını ve veri türünü gözden geçirin ve isterseniz değiştirin.

      Access ilgili alan için veri türü önermek için, her sütundaki ilk sekiz satırı inceler. Çalışma sayfasındaki sütun, bir sütunun ilk sekiz satırında metin ve sayı gibi farklı türden değerler içeriyorsa, sihirbaz sütundaki değerlerin tümüyle uyumlu bir veri türü önerir (bu çoğunlukla metin veri türüdür). Farklı bir veri türü seçebilirsiniz, ancak, seçtiğiniz veri türüyle uyumlu olmayan değerlerin içeri aktarma işlemi sırasında yok sayılacağını veya yanlış şekilde dönüştürüleceğini unutmayın. Eksik veya yanlış değerlerin nasıl düzeltileceği konusunda daha fazla bilgi için bu makalede ileride yer alan Eksik veya yanlış değerlerle ilgili sorun giderme başlıklı bölüme bakın.

    • Alanda dizin oluşturmak için, Dizin'i Evet olarak ayarlayın.

    • Bir kaynak sütunu tümüyle atlamak için, Alanı içeri aktarma (Atla) onay kutusunu seçin.

      Seçenekleri belirlemeniz bittiğinde İleri'yi tıklatın.

  5. Sonraki ekranda, tablo için birincil anahtar belirtin. Access birincil anahtarı eklesin öğesini seçerseniz, Access hedef tabloya ilk alan olarak bir Otomatik Sayı alanı ekler ve bunu otomatik olarak 1'den başlayarak benzersiz kimlik değerleriyle doldurur. Sonra İleri düğmesini tıklatın.

  6. Sihirbazın son ekranında, hedef tablo için bir ad belirtin. Tabloya Aktar kutusuna, tablo için bir ad yazın. Tablo zaten varsa, Access, tablonun var olan içeriği üzerine yazmak isteyip istemediğinizi sorar. Devam etmek için Evet'i, hedef tablo için farklı bir ad belirtmek için de Hayır'ı, ardından da verileri içeri aktarmak için Son'u tıklatın.

    Access verilerin tamamını veya bir kısmını içeri aktarmada başarılı olduysa sihirbaz, içeri aktarma işleminin durumunu gösteren bir sayfa görüntüler. Ayrıca, ileride belirtim olarak kullanmak için işlemin ayrıntılarını kaydedebilirsiniz. Öte yandan, işlem tamamen başarısız olduysa Access Dosyayı içeri aktarmaya çalışırken bir hata oluştu iletisini görüntüler.

  7. İleride kullanmak üzere işlemin ayrıntılarını kaydetmek için Evet'i tıklatın. Ayrıntıların kaydedilmesi, daha sonra, her defasında sihirbazın adımlarını izlemek zorunda kalmadan işlemi yinelemenize yardımcı olur.

Belirtim ayrıntılarınızı nasıl kaydedeceğinizi öğrenmek için bkz. Alma veya verme işleminin ayrıntılarını belirtim olarak kaydetme.

Kaydettiğiniz içeri aktarma veya bağlantı belirtimlerini nasıl çalıştıracağınızı öğrenmek için bkz. Kaydedilmiş bir içeri veya dışarı aktarma belirtimini çalıştırma.

İçeri aktarma ve bağlantı görevlerini nasıl belirli zamanlarda çalışacak şekilde ayarlayacağınızı öğrenmek için bkz. İçeri veya dışarı aktarma belirtimini zamanlama.

Eksik veya yanlış değerlerle ilgili sorun giderme

Dosyayı içeri aktarmaya çalışırken bir hata oluştu iletisini görürseniz, içeri aktarma işlemi tümüyle başarısız olmuştur. Öte yandan, içeri aktarma işlemi, işlemin ayrıntılarını kaydetmek isteyip istemediğinizi soran bir iletişim kutusu görüntülerse, işlem verilerin tamamını veya bir kısmını içeri aktarabilmiştir. Durum iletisinde ayrıca, içeri aktarma işlemi sırasında oluşan hata varsa bunların açıklamalarını içeren hata günlüğü tablosunun adı da geçer.

Önemli : Hata iletisi işlemin tümüyle başarılı olduğunu gösterse bile, kullanmaya başlamadan önce tablonun içeriğini ve yapısını gözden geçirerek, her şeyin doğru görünmesini sağlayın.

  • Hedef tabloyu Veri Sayfası görünümünde açarak tüm verilerin tüm verilerin tabloya eklenip eklenmediğine bakın.

  • Tabloyu Tasarım görünümünde de açarak, alanların veri türünü ve diğer özellik ayarlarını da gözden geçirin.

Aşağıdaki tabloda eksik veya yanlış değerleri düzeltmek için uygulayabileceğiniz adımlar anlatılmaktadır.

İpucu : Sonuçlarda sorun giderirken, yalnızca birkaç eksik değer bulursanız, bunları el ile tabloya ekleyebilirsiniz. Tersine, bütün sütunların veya çok sayıda değerin eksik veya düzgün içeri aktarılmamış olduğunu görürseniz, sorunu kaynak dosyada düzeltmeniz gerekir. Bilinen tüm sorunları düzelttikten sonra içeri aktarma işlemini yineleyin.

Sorun

Çözüm

Grafik öğeler

Logo, grafik ve resim gibi grafik öğeler içeri aktarılamaz. İçeri aktarma işlemi tamamlandıktan sonra bunları veritabanına kendiniz ekleyin.

Hesaplanan değerler

Hesaplanan bir sütunun veya hücrelerin sonuçları içeri aktarılır, ancak temeldeki formül içeri aktarılmaz. İçeri aktarma işlemi sırasında, formül sonuçlarıyla uyumlu olan, Sayı gibi bir veri türü belirtebilirsiniz.

DOĞRU veya YANLIŞ ve -1 veya 0 değerleri

Kaynak çalışma sayfası veya aralıkta, yalnızca DOĞRU veya YANLIŞ değerlerini içeren bir sütun varsa, Access sütun için bir Evet/Hayır alanı oluşturur ve alana -1 veya 0 değerlerini ekler. Bununla birlikte, kaynak çalışma sayfası veya aralıkta yalnızca -1 veya 0 değerlerini içeren bir sütun varsa, Access varsayılan olarak, sütun için bir sayı alanı oluşturur. Bu sorunu önlemek için, içeri aktarma sırasında alanın veri türünü Evet/Hayır olarak değiştirebilirsiniz.

Çok değerli alanlar

Verileri yeni bir tabloya aktardığınızda veya var olan bir tablonun sonuna eklediğinizde, kaynak sütunda noktalı virgülle (;) ayrılmış değerlerden oluşan bir liste olsa bile, Access bir alanda çoklu değer desteğini etkinleştirmez. Değer listesi tek değer gibi görülür ve metin alanına yerleştirilir.

Kesilmiş veriler

Veriler Access tablosunda bir sütunda kesilmiş olarak görünüyorsa, Veri Sayfası görünümünde sütunun genişliğini artırmayı deneyin. Bu şekilde sorun çözülmez, Excel'deki bir sayı alanında bulunan veriler Access'teki hedef alanın boyutuna sığmayacak kadar büyüktür. Örneğin, hedef alanın Access veritabanında AlanBoyutu özelliği Bayt olarak ayarlanmış olabilir, ancak kaynak veriler 255'ten büyük bir değer içermektedir. Kaynak dosyada değerleri düzeltin ve içeri aktarmayı yeniden deneyin.

Görüntüleme biçimi

Değerlerin Veri Sayfası görünümünde düzgün göründüğünden emin olmak için, tasarım görünümünde belirli alanların Biçim özelliğini ayarlamış olabilirsiniz. Örneğin:

  • İçeri aktarma işlemi tamamlandıktan sonra, Veri Sayfası görünümünde bir Evet/Hayır alanında -1 ve 0 görüntülenir. Bunu düzeltmek için, içeri aktarma işlemi tamamlandıktan sonra, onay kutuları görüntülenmesi için alanın Biçim özelliğini Evet/Hayır olarak ayarlayın.

  • Uzun ve orta uzunlukta tarihler Access'te kısa tarih biçiminde görünebilir. Bunu düzeltmek için, hedef tabloyu Access'te Tasarım görünümünde açın ve tarih alanının Biçim özelliğini Uzun Tarih veya Orta Uzunlukta Tarih olarak ayarlayın.

Not : Kaynak çalışma sayfası kalın, alt çizgili veya italik gibi zengin metin biçim öğeleri içeriyorsa, metin içeri aktarılır, ancak biçim öğeleri kaybolur.

Yinelenen değerler (anahtar ihlal hatası)

İçeri aktaracağınız kayıtlar, hedef tablonun birincil anahtar alanında veya Sıralı özelliği Evet (Yineleme Yok) olarak ayarlanmış bir alanda depolanamayacak yinelenen değerler içeriyor olabilir. Kaynak dosyadaki yinelenen değerleri eleyin ve içeri aktarma işlemini yeniden deneyin.

Tarih değerleri 4 yıl kaymış

Bir Excel çalışma sayfasından içeri aktarılan tarih alanları dört yıl kaymış olabilir. Windows için Excel, 1900 Tarih Sistemini (seri numaraları 1 - 65.380 aralığındadır) kullanır ve bu da 1 Ocak 1900 ile 31 Aralık 2078 tarih aralığına karşılık gelir. Bununla birlikte, Macintosh için Excel 1904 Tarih Sistemini (seri numaraları 0 - 63.918 aralığındadır) kullanır ve bu da 1 Ocak 1904 ile 31 Aralık 2078 tarih aralığına denk gelir.

Verileri içeri aktarmadan önce, Excel çalışma sayfasının tarih sistemini değiştirin veya verileri ekledikten sonra tarihleri düzeltmek için, [tarih alanının adı] + 1462 ifadesini kullanan bir güncelleştirme sorgusu çalıştırın.

Boş değerler

İçeri aktarma işleminin sonunda, işlem sırasında silinen veya kaybolan veriler hakkında bir hata iletisiyle karşılaşabilirsiniz veya tabloyu Veri Sayfası görünümünde açtığınızda bazı alan değerlerinin boş olduğunu görebilirsiniz. Excel'deki kaynak sütunlar biçimlendirilmemişse veya kaynak satırlardan ilk sekizinde farklı veri türünden değerler varsa, kaynak çalışma sayfasını açın ve aşağıdakileri yapın:

  • Kaynak sütunları biçimlendirin.

  • Satırları, her sütundaki ilk sekiz satır farklı veri türünde değerler içermeyecek şekilde taşıyın.

  • İçeri aktarma işlemi sırasında, her alan için uygun veri türünü seçin. Veri türü yanlış olursa, içeri aktarma işlemi tamamlandıktan sonra tüm sütunda boş veya yanlış değerler görebilirsiniz.

Yukarıdaki adımlar, görülebilecek boş değerleri en aza indirmeye yardımcı olabilir. Aşağıdaki tabloda yine de boş değerlerle karşılaşabileceğiniz durumlar listelenmiştir:

Eksik olan değerlerin türü...

Aktarıldığı yer...

Hedef alanın türü...

Çözüm...

Metin

Yeni bir tablo

Tarih

Tüm metin değerlerini tarih değerleriyle değiştirin ve içeri aktarma işlemini yeniden deneyin.

Metin

Varolan bir tablo

Sayı veya Tarih

Tüm metin değerlerini, hedef alanın veri türüne uygun değerlerle değiştirin ve içeri aktarmayı yeniden deneyin.

Sayı değerleriyle değiştirilmiş tarih değerleri

Aşağıdaki durumlarda, gerçek tarih değerleri yerine, rastgele gibi görünen beş basamaklı sayılar görürsünüz:

  • Çalışma sayfasındaki kaynak sütun ilk sekiz satırda yalnızca sayı değerleri içermekte, ancak izleyen satırlarda bazı tarih değerleri içermektedir. Bu tarih değerleri yanlış dönüştürülür.

  • Kaynak sütun ilk sekiz satırın bazılarında tarih değerleri içermektedir ve bunları bir sayı alanına aktarmayı denediniz. Bu tarih değerleri yanlış şekilde dönüştürülür.

    Bunu önlemek için, kaynak sütunda tarih değerlerini sayı değerleriyle değiştirin ve yeniden içeri aktarmayı deneyin.

    Bazen, çoğunlukla tarih değerleri içeren bir sütun aynı zamanda bazı metin değerleri de içeriyorsa, tarih değerlerinin tümü görünüşte rastgele beş basamaklı sayılar gibi görünebilir. Bunu önlemek için metin değerlerini tarih değerleriyle değiştirin ve içeri aktarmayı yeniden deneyin.

Tarih eğerleriyle değiştirilen sayı değerleri

Aşağıdaki durumlarda, gerçek sayı değerleri yerine, rastgele gibi görünen tarih değerleri görürsünüz:

  • Kaynak sütun ilk sekiz satırda yalnızca tarih değerleri içermektedir, ancak izleyen satırlarda bazı sayı değerleri içermektedir. Bu sayı değerleri yanlış dönüştürülür.

  • Kaynak sütun ilk sekiz satırın bazılarında sayı değerleri içermektedir ve bunları bir tarih alanına aktarmayı denediniz. Bu sayı değerleri yanlış şekilde dönüştürülür.

Bunu önlemek için, kaynak sütunda sayı değerlerini tarih değerleriyle değiştirin ve yeniden içeri aktarmayı deneyin.

Ayrıca, Veri Sayfası görünümünde hata günlüğü tablosunu (sihirbazın son sayfasında sözü edilen tablo) gözden geçirmek isteyebilirsiniz. Bu tabloda üç alan vardır — Hata, Alan ve Satır. Her satır belirli bir hatayla ilgili bilgileri içerir ve Hata alanının içeriği de sorunun giderilmesine yöneliktir.

Hata dizeleri ve sorun giderme ipuçları

Hata

Açıklama

Alan Kırpma

Dosyadaki bir değer, bu alanın AlanBoyutu özelliği ayarına göre fazla büyüktür.

Dönüşüm Başarısızlığı Türü

Çalışma sayfasındaki bir değer bu alan için yanlış veri türündedir. Değer eksik olabilir veya hedef tabloda yanlış görünebilir. Bu sorunun nasıl giderileceği konusunda daha fazla bilgi için önceki tabloya bakın.

Anahtar ihlali

Bu kaydın birincil anahtar değeri, çoğaltılan bir değerdir — tabloda daha önceden vardır.

GeçerlilikKuralı Başarısızlığı

Bir değer, bu alanın veya tablonun GeçerlilikKuralı özelliği kullanılarak tanımlanmış kuralı bozmaktadır.

Gerekli Alanda Boş değer

Bu alanda boş değere izin verilmez, çünkü bu alanın Gerekli özelliği Evet'e ayarlıdır.

Otomatik Sayı alanındaki Boş değer

İçeri aktardığınız veri, Otomatik Sayı alanına eklemeyi denediğiniz bir Boş değer içermektedir.

Ayrıştırılamayan Kayıt

Metin değeri, metin sınırlandırma karakteri içermektedir (genellikle çift tırnak imi). Bir değer sınırlandırma karakterini içeriyorsa, karakter metin dosyasında iki kez yinelenmelidir; örneğin:

4 1/2"" çapında

Sayfanın Başı

Excel'deki verilere bağlama

Bir Access veritabanını başka bir programdaki verilere bağlayarak, veritabanınızda Excel verilerinin kopyasını bulundurmak zorunda kalmadan, Access tarafından sağlanan sorgu ve rapor araçlarını kullanabilirsiniz.

Excel çalışma sayfasına veya adlandırılmış aralığa bağlandığınızda, Access kaynak hücrelere bağlantılı yeni bir tablo oluşturur. Excel'de kaynak hücrelerde yaptığınız tüm değişiklikler bağlantılı tabloda görünür. Bununla birlikte, Access'te ilgili tablonun içeriğini düzenleyemezsiniz. Veri eklemek, düzenlemek veya silmek isterseniz, bu değişiklikleri kaynak dosyada yapmanız gerekir.

Access'ten bir Excel çalışma sayfasına bağlanma için genel senaryolar

Genellikle, aşağıdaki nedenlerden dolayı içeri aktarmak yerine bir Excel çalışma sayfasına bağlantı oluşturursunuz:

  • Verilerinizi Excel çalışma sayfalarında tutmak, ancak Access'in güçlü sorgulama ve raporlama özelliklerini kullanabilmek istiyorsunuz.

  • Bölümünüz veya çalışma grubunuz Access kullanıyor, ancak çalıştığınız dış kaynaklardan gelen veriler Excel çalışma sayfaları biçiminde. Dış verilerinizin kopyalarını bulundurmak istemiyor, ancak bu verilerle Access'te çalışabilmek istiyorsunuz.

Bir Excel çalışma sayfasına ilk kez bağlanıyorsanız

  • Access veritabanına Excel'den bağlantı oluşturamazsınız.

  • Bir Excel dosyasına bağlandığınızda, Access, genellikle bağlantılı tablo adı verilen yeni bir tablo oluşturur. Bu tablo kaynak çalışma sayfasında veya adlandırılmış aralıkta bulunan verileri gösterir, ancak gerçekte bu verileri veritabanında depolamaz.

  • Excel verilerini veritabanında varolan bir tabloya bağlayamazsınız. Buna göre, bağlantı işlemi yaparak, varolan bir tabloya veri ekleyemezsiniz.

  • Bir veritabanı birden fazla bağlantılı tablo içerebilir.

  • Excel'deki verilerde yaptığınız tüm değişiklikler otomatik olarak bağlantılı tabloya yansıtılır. Bununla birlikte, Access'teki bir bağlantılı tablonun içeriği ve yapısı salt okunur durumdadır.

  • Excel çalışma kitabını Access'te açtığınızda (Dosya Aç iletişim kutusunda, Dosya Türü listesini Microsoft Excel olarak değiştirin ve istediğiniz dosyayı seçin), Access boş bir veritabanı oluşturur ve otomatik olarak Elektronik Tablo Bağlama Sihirbazı'nı başlatır.

Excel verilerini hazırlıyorsanız

  1. Excel dosyasını ve bağlamak istediğiniz verileri içeren çalışma sayfasını veya aralığı bulun. Bütün çalışma sayfasına bağlamak istemiyorsanız, yalnızca bağlamak istediğiniz hücreleri içeren bir adlandırılmış aralık tanımlamayı düşünebilirsiniz.

    Excel'de adlandırılmış aralık oluşturma (isteğe bağlı; çalışma sayfası verilerinin yalnızca belirli kısmına bağlamak istiyorsanız yararlıdır)   

    1. Excel'e geçin ve adlandırılmış aralık tanımlamak istediğiniz çalışma sayfasını görüntüleyin.

    2. Bağlanmak istediğiniz verilerin bulunduğu hücre aralığını seçin.

    3. Seçili aralık içinde sağ tıklatıp Aralığı Adlandır veya Ad Tanımla seçeneğini tıklatın.

    4. Yeni Ad iletişim kutusunda, Adı kutusunda aralık için bir ad belirtip Tamam'ı tıklatın.

      Bağlanma işlemi sırasında aynı anda yalnızca bir çalışma sayfasına veya adlandırılmış aralığa bağlanabileceğinizi unutmayın. Bir çalışma sayfasında birden fazla yerde bulunan verilere bağlanmak için, bağlanma işlemini her çalışma sayfası veya aralık için yineleyin.

  2. Kaynak verileri gözden geçirin ve aşağıdaki tabloda açıklandığı şekilde hareket edin.

    Öğe

    Açıklama

    Sekmeli biçim

    Hücrelerin sekmeli biçimde olmasına dikkat edin. Aralık birleştirilmiş hücreler içeriyorsa, hücrenin içeriği en soldaki sütuna denk gelen alana yerleştirilir ve diğer alanlar boş bırakılır.

    Sütun ve satır atlama

    Bağlanma işlemi sırasında kaynak sütunları veya satırları atlayamazsınız. Bununla birlikte, Access'e aktardıktan sonra, bağlantılı tabloyu Veri Sayfası görünümünde açarak, alanları gizleyebilir ve kayıtlara filtre uygulayabilirsiniz.

    Sütun sayısı

    Access bir tabloda 255'ten fazla alanı desteklemediğinden, kaynak sütunların sayısı 255'i geçemez.

    Boş sütunlar, satırlar ve hücreler

    Excel çalışma sayfasında veya aralıktaki gereksiz tüm boş sütunları ve boş satırları silin. Boş hücreler varsa, eksik verileri eklemeyi deneyin.

    Hatalı değerler

    Bir çalışma sayfası veya aralıktaki bir veya birkaç hücre hatalı değer içeriyorsa, içeri aktarma işlemini başlatmadan önce bunları düzeltin. Bir kaynak çalışma sayfası veya aralıkta hatalı değerler olursa, Access'in tabloda ilgili alanlara boş bir değer ekleyeceğini unutmayın.

    Veri türü

    Bağlantılı tablodaki alanların veri türünü veya boyutunu değiştiremezsiniz. Bağlanma işlemini başlatmadan önce, her sütunun belirli bir türde veri içerdiğini doğrulamanız gerekir.

    Bir sütun farklı veri türlerinde değerler içeriyorsa, sütunu biçimlendirmeniz önemle önerilir. Örneğin, Bir çalışma sayfasındaki Sefer Sayısı sütunu 871, AA90 ve 171 gibi sayı ve metin değerleri içerebilir. Eksik veya yanlış değerlerden kaçınmak için, aşağıdakileri yapın:

    1. Sütunu sağ tıklatıp Hücreleri Biçimlendir'i tıklatın.

    2. Sayı sekmesinde, Kategori altında, bir biçim seçin.

    3. Tamam düğmesini tıklatın.

    Birinci satır

    Çalışma sayfası veya adlandırılmış aralıktaki ilk satır sütunların adlarını içeriyorsa, bağlanma işlemi sırasında Access'in birinci satırdaki verileri alan adları olarak değerlendirmesini belirtebilirsiniz. Çalışma sayfasında sütun adları yoksa veya belirli bir sütun adı Access'in alan adlandırma kurallarına uymuyorsa, Access ilgili her alana geçerli bir ad atar.

  3. Açıksa kaynak dosyayı kapatın.

Hedef veritabanını hazırlama

  1. Bağlantıyı oluşturmak istediğiniz veritabanını açın. Veritabanının salt okunur durumda olmamasına ve veritabanında değişiklik yapmak için gerekli izniniz olmasına dikkat edin.

  2. Bağlantıyı var olan veritabanlarınızdan birinde depolamak istemiyorsanız, boş bir veritabanı oluşturun: Dosya sekmesine, Yeni’ye ve ardından Boş Veritabanı’na tıklayın. Access 2007 kullanıyorsanız Microsoft Office Düğmesi’ne ve ardından Yeni’ye tıklamayı unutmayın.

Şimdi bağlama işlemini başlatmaya hazırsınız.

Bağlantıyı oluşturma

  1. İçeri aktarma/bağlama sihirbazının konumu, Access sürümünüze bağlı olarak biraz değişiklik gösterir. Access sürümünüze uygun adımları seçin:

    • Access'in en son Office 365 aboneliği sürümünü kullanıyorsanız, Dış Veri sekmesinin İçeri Aktar ve Bağla grubunda Yeni Veri Kaynağı > Dosyadan > Excel'e tıklayın.

    • Access 2016, Access 2013 veya Access 2010 kullanıyorsanız, Dış Veri sekmesinin İçeri Aktar ve Bağla grubunda Excel'e tıklayın.

    • Access 2007 kullanıyorsanız, Dış Veri sekmesinin İçeri Aktar grubunda Excel'e tıklayın.

    Not : Dış Veri sekmesi, açık bir veritabanı olmadıkça kullanılamaz.

  2. Dış Veri Al - Excel Çalışma Sayfası iletişim kutusunda, Dosya adı kutusunda, Excel kaynak dosyanın adını belirtin.

  3. Bağlı tablo oluşturarak veri kaynağına bağla öğesini seçin ve Tamam düğmesini tıklatın.

    Elektronik Tablo Bağlama Sihirbazı başlar ve bağlama işleminde size yol gösterir.

  4. Sihirbazın ilk sayfasında, bir çalışma sayfası veya adlandırılmış aralık seçin ve İleri'yi tıklatın.

  5. Çalışma sayfası veya adlandırılmış aralığın ilk satırı alan adlarını içeriyorsa, İlk satır sütun başlıklarını içerir öğesini seçin. Access, tabloda alanları adlandırmak için bu sütun başlıklarını içerir. Bir sütun adında bazı özel karakterler varsa, Access'te alan adı olarak kullanılamaz. Böyle durumlarda, bir hata iletisi görüntülenerek Access'in alan için geçerli bir ad atayacağını bildirir. Devam etmek için Tamam'ı tıklatın.

  6. Sihirbazın son sayfasında, bağlantılı tablo için bir ad belirtip Son'u tıklatın. Belirttiğiniz adda zaten bir tablo varsa, varolan tablo veya sorgunun üzerine yazmak isteyip istemediğiniz sorulur. Tablo veya sorgunun üzerine yazmak isterseniz Evet'i, farklı bir ad belirtmek için de Hayır'ı tıklatın.

    Access bağlantılı bir tablo oluşturmayı dener. İşlem başarılı olursa, Access Tabloyu bağlama işi bitti iletisini görüntüler. Bağlantılı tabloyu açın ve tüm alanlarda doğru verilerin göründüğünden emin olmak için alanları ve verileri gözden geçirin.

    Hatalı değerler veya yanlış veriler görürseniz, sorunu veri kaynağında gidermeniz gerekir. Hatalı değer ve yanlış veri sorunlarını giderme konusunda daha fazla bilgi için bir sonraki bölüme bakın.

Sayfanın Başı

Bağlantılı bir tabloda #Num! ve diğer yanlış değerlerle ilgili sorun giderme

Tablo bağlama işi bitti iletisini görseniz bile, tabloyu Veri Sayfası görünümünde açıp satır ve sütunlarda doğru verilerin göründüğünden emin olmanız gerekir.

Tabloda herhangi bir yerde hatalar veya yanlış veriler görürseniz, aşağıdaki tabloda açıklanan doğru işlemi yapın ve bağlamayı yeniden deneyin. Bağlantılı tablo salt okunur durumda olduğu için, değerleri doğrudan tabloya ekleyemeyeceğinizi unutmayın.

Sorun

Çözüm

Grafik öğeler

Bir Excel çalışma sayfasındaki logo, grafik ve resimler gibi grafik öğelere Access'ten bağlanılamaz.

Görüntüleme biçimi

Değerlerin Veri Sayfası görünümünde düzgün göründüğünden emin olmak için, Tasarım görünümünde belirli alanların Biçim özelliğini ayarlamış olabilirsiniz.

Hesaplanan değerler

Hesaplanan bir sütunun veya hücrelerin sonuçları ilgili alanda görüntülenir, ancak formülü (veya ifadeyi) Access'te görüntüleyemezsiniz.

Kesilen metin değerleri

Veri Sayfası görünümünde sütunun genişliğini artırın. Değerin tamamını yine göremiyorsanız, bunun nedeni değerin 255 karakterden uzun olması olabilir. Access yalnızca ilk 255 karaktere bağlanabilir ve bu nedenle verileri bağlamak yerine içeri aktarmanız gerekir.

Sayı alanı taşması hata iletisi

Bağlantılı tablo doğru gibi göründüğü halde, daha sonra, tabloda bir sorgu çalıştırdığınızda, Sayı Alanı Taşması hata iletisiyle karşılaşabilirsiniz. Bu, bağlantılı tablodaki bir alanın veri türüyle, bu alanda depolanan verilerin türü arasında çakışma olmasından kaynaklanabilir.

DOĞRU veya YANLIŞ ve -1 veya 0 değerleri

Kaynak çalışma sayfası veya aralıkta, yalnızca DOĞRU veya YANLIŞ değerlerini içeren bir sütun varsa, Access bağlantılı tabloda sütun için bir Evet/Hayır alanı oluşturur. Bununla birlikte, kaynak çalışma sayfası veya aralıkta yalnızca -1 veya 0 değerlerini içeren bir bir sütun varsa, Access, varsayılan olarak, sütun için bir sayı alanı oluşturur ve tabloda ilgili alanın veri türünü değiştiremezsiniz. Bağlantılı tabloda bir Evet/Hayır alanı olmasını isterseniz, kaynak sütunun DOĞRU ve YANLIŞ değerlerini içerdiğinden emin olun.

Çok değerli alanlar

Kaynak sütun noktalı virgülle (;) ayrılmış bir değer listesi içeriyor olsa bile, Access bir alanda çoklu değer desteğini etkinleştirmez. Değer listesi tek bir değer gibi görülür ve bir metin alanına yerleştirilir.

#Num!

Aşağıdaki durumlarda Access bir alanda gerçek veriler yerine #Num! hata değerini görüntüler:

  • Kaynak sütun, çoğunlukla metin değerleri içeren bir sütunda birkaç sayı veya tarih değeri içeriyorsa, sayı ve tarih değerleri içeri aktarılmaz.

  • Kaynak sütun, çoğunlukla sayı değerleri içeren bir sütunda birkaç metin değeri içeriyorsa, metin değerleri içeri aktarılmaz.

  • Kaynak sütun, çoğunlukla tarih değerleri içeren bir sütunda birkaç metin değeri içeriyorsa, metin değerleri içeri aktarılmaz.

Tabloda görülebilecek boş değerleri en aza indirmek için aşağıdakileri yapın:

  1. Kaynak sütunun farklı veri türlerinde değerler içermediğinden emin olun.

  2. Sütunları Excel çalışma sayfasında biçimlendirin.

  3. Bağlama işlemi sırasında, her alan için doğru veri türünü seçin. Veri türü yanlış olursa, sonuçta elde edilen sütun tüm veri satırları için yalnızca #Num! değerlerini içerebilir.

Tarih değerleri yerine sayı değerleri

Bir alanda rastgele gibi görünen beş basamaklı bir sayı görürseniz, kaynak sütunun çoğunlukla sayı değerleri içerdiği halde, birkaç tarih değeri de içerip içermediğini denetleyin. Sayı sütunlarında görüntülenen tarih değerleri yanlış şekilde sayıya dönüştürülür. Tarih değerlerini sayı değerleriyle değiştirin ve bağlamayı yeniden deneyin.

Sayı değerlerinin yerine tarih değerleri

Bir alanda rastgele gibi görünen bir tarih değeri görürseniz, kaynak sütunun çoğunlukla tarih değerleri içerdiği halde, birkaç da sayı değeri de içerip içermediğini denetleyin. Tarih sütunlarında görüntülenen sayı değerleri yanlış şekilde tarihe dönüştürülür. Sayı değerlerini tarih değerleriyle değiştirin ve bağlamayı yeniden deneyin.


Sayfanın Başı

Yeteneklerinizi geliştirin
Eğitimleri keşfedin
Yeni özellikleri ilk olarak siz edinin
Office Insider Programına Katılın

Bu bilgi yararlı oldu mu?

Görüşleriniz için teşekkür ederiz!

Geri bildiriminiz için teşekkürler! Office destek temsilcilerimizden biriyle görüşmeniz yararlı olabilir.

×