Eski öğeleri otomatik olarak arşivleme

Eski öğeleri otomatik olarak arşivleme

Outlook Gelen Kutunuz kısa sürede yeni iletiler, yanıtlar ve iletilenler yüzünden dolabilir. Farkına bile varmadan binlerce iletiniz olabilir. Saklamak istediğiniz eski öğeleri bir arşive taşıyarak Outlook Gelen Kutunuzu ve klasörlerini denetim altında tutabilirsiniz. Bunu otomatik olarak yapmak için Otomatik Arşivleme’yi kullanın.

Otomatik Arşivleme'nin ne sıklıkla çalışacağını, arşivlenen öğeleri nerede depolayacağını ve arşivlemeden önce Outlook'un öğeleri ne kadar tutacağını değiştirebilirsiniz.

  1. Dosya> Seçenekler > Gelişmiş'i tıklatın.

  2. Otomatik Arşiv altında, Otomatik Arşiv Ayarları'nı tıklatın.

  3. Otomatik Arşivlemeyi her n günde çalıştır kutusuna tıklayın ve sonra Otomatik Arşivleme'nin ne sıklıkta çalıştırılacağını belirtin.

  4. Outlook’un eski öğeleri arşivlemek yerine silmesini sağlamak gibi diğer seçenekleri istediğiniz biçimde ayarlayın.

    İpucu: Posta profiliniz bir Exchange Sunucusuna bağlanıyorsa Arşiv ve Otomatik Arşiv özellikleri kullanılamayabilir. Ayrıca kuruluşunuzda, Otomatik Arşiv özelliğini geçersiz kılan bir posta tutma ilkesi de olabilir. Daha fazla bilgi için sistem yöneticinize başvurun.

Otomatik Arşiv ayarları hakkında daha fazla bilgi için bkz. Otomatik Arşiv ayarları açıklaması.

Tek bir klasörün Otomatik Arşiv ayarlarını değiştirme

  1. Gezinti Bölmesi'nin klasör listesinde, değiştirmek istediğiniz klasörü sağ tıklatıp Özellikler'i tıklatın.

  2. Otomatik Arşiv sekmesinde, istediğiniz seçenekleri seçin.

Outlook'u ilk kez çalıştırdığınızda, Otomatik Arşivleme varsayılan olarak açıktır ve her 14 günde bir çalıştırılır. Otomatik Arşivleme'nin ne sıklıkta çalıştırılacağını değiştirebilir, arşivlenmiş öğelerin depolanmasında kullanılacak Outlook veri dosyasını (.pst) belirtebilir ve Outlook klasörlerinizdeki öğelerin ne zaman arşivleme kapsamına alınacağını seçebilirsiniz.

  1. Araçlar > Seçenekler'i seçin ve sonra da Diğer sekmesini seçin.

  2. Otomatik Arşivleme'yi seçin.

    Araçlar/Seçenekler iletişim kutusunda Otomatik Arşiv

  3. Otomatik Arşivlemeyi her n günde çalıştır onay kutusunu seçin ve sonra Otomatik Arşivleme'nin ne sıklıkta çalıştırılacağını belirtin.

  4. İstediğiniz seçenekleri belirtin.

    • Otomatik Arşivle'yi çalıştır    Otomatik Arşivleme'nin ne sıklıkta çalıştırılmasını istediğinizi seçin. Aynı anda birçok öğenin arşivlenmesi bilgisayarınızın performansını yavaşlatabilir. Bu nedenle, Otomatik Arşivleme işlemi kısaltacak bir sıklık seçmek iyi olur. Normalde belirli bir sürede kaç öğe aldığınızı düşünün ve zaman çerçevesini buna göre ayarlayın. Otomatik Arşivle çalışmadan önce sor    Otomatik Arşivleme Outlook öğelerinizi işlemeye başlamadan önce Outlook'un bir anımsatıcı iletisi görüntülemesini istiyorsanız bu seçeneği belirtin. İletiyi gördüğünüzde bu Otomatik Arşivleme oturumunu iptal etmek için Hayır'a tıklayabilirsiniz.

    • Süresi dolmuş öğeleri sil (yalnızca e-posta klasörleri)    Varsayılan olarak bu seçenek seçili değildir. Yaşlandırma dönemi sona erip süresi dolan e-posta iletilerinin silinmesini seçebilirsiniz. Varsayılan dönem Taslak ve Gelen Kutusu öğeleriniz için altı ay, Gönderilmiş Öğeleriniz için üç aydır; ama Bu tarihten önceki öğeleri sil seçeneğini kullanarak bu dönemleri değiştirebilirsiniz.

    • Eski öğeleri arşivle ve sil   Otomatik Arşivleme'nin süresi dolan öğelerden bazılarını veya tümünü silmesini istiyorsanız, bu seçeneği belirtmelisiniz. Bu seçenek, yaşlandırma döneminin sonuna gelen öğelerden hangilerinin arşivleneceğine ve hangilerinin silineceğine karar vermenizi sağlayan başka seçenekleri etkinleştirir. Sonra hem arşivleme hem de silme işlemine uygulanacak ek ayarları seçin.

      Not: Otomatik Arşivleme iletişim kutusunda "klasörler" ana Outlook özelliği alanlarınıza karşılık gelir (örneğin, Takvim klasörü, Görev klasörü ve tek tek e-posta klasörleri). Çünkü Takvim ve Görev öğeleriniz kendi ilgili Takvim ve Görev klasörlerinde depolanır.

    • Klasör listesinde arşiv klasörünü göster   Gezinti Bölmesinde diğer çalışma klasörlerinizle birlikte Arşiv klasörünün de listelenmesini istiyorsanız bunu seçin. Ana Arşiv klasöründe, alt klasörleri açabilir ve arşivlenmiş öğelerinizi görüntüleyebilirsiniz. Arşivlenmiş öğelerinizi görüntülerken, doğru öğelerin arşivlendiğini onaylayabilir ve ihtiyacınız olan öğeleri çalışma klasörüne geri sürükleyebilirsiniz.

    • Bu tarihten önceki öğeleri sil    Öğelerinizin ne zaman arşivlenmesini istediğinizi gösteren varsayılan ayarı gün, hafta veya ay cinsinden seçin. Bir günden 60 aya kadar istediğiniz dönemi ayarlayabilirsiniz. Buradaki "sil" sözü öğeleri arşivlemek (depolamak) anlamına gelir. Klasörler için başka bir yerde bu ayarı belirtmediğiniz sürece, gerçekten "sil" anlamına gelmez.

    • Eski öğeleri buraya taşı    Bu konumun varsayılan ayarı Microsoft Windows Vista ve Windows XP işletim sistemlerini çalıştıran bilgisayarlarda farklıdır.

      Windows Vista: C:\Kullanıcılar\kullanıcı\AppData\Local\Microsoft\Outlook\Archive.pst.

      Windows XP: C:\Documents and Settings\kullanıcı\Local Settings\Application Data\Microsoft\Outlook\Archive.pst.

      Arşivlenmiş öğeler için başka bir hedef ayarlamak istiyorsanız, farklı bir konum bulabilir ve ayarlayabilirsiniz. Öğeler, yaşlandırma dönemleri sonunda bu konuma taşınır.

      Not: Özel bir konumda arşivlenen öğeler, siz klasörü açıp bunları el ile silmediğiniz sürece silinmez.

    • Öğeleri kalıcı olarak sil   Bu seçenek, süresi dolan öğeleri varsayılan konuma, belirlediğiniz başka bir klasöre veya Silinmiş Öğeler klasörüne taşımak yerine hemen siler.

    • Bu ayarları tüm klasörlere hemen uygula    Bu seçenek, yaptığınız değişikliklerle birlikte Otomatik Arşiv ayarlarını tüm klasörlerinize uygular. Bir veya birden çok klasörde farklık ayarlar belirtmek istiyorsanız, bu seçeneği kullanmayın. Bunun yerine, aşağıdaki düğmenin altında gösterilen ve tek tek klasörler için ayarların nasıl belirtileceğini açıklayan yönergeleri kullanın. Bu yönergeler, aşağıdaki "Tek bir klasörün Otomatik Arşiv ayarlarını değiştirme" bölümüne eklenmiştir. Belirli klasörlerde yapılan değişiklikler yalnızca bu klasörler için geçerlidir.

    • Bekletme İlkesi Bilgileri    Kuruluşunuzda, sistem yöneticisi posta kutusu öğelerinin Otomatik Arşivlemesinin ne zaman ve nasıl yapılacağını saptayan bekletme ilkeleri ayarlamış olabilir. İlkeleri burada görüntüleyebilirsiniz ama uygun izinler olmadan bunları değiştiremezsiniz.

  5. Tamam'a tıklayın.

Tek bir klasörün Otomatik Arşiv ayarlarını değiştirme

  1. Gezinti Bölmesi listesinde değiştirmek istediğiniz klasöre sağ tıklayın ve ardından kısayol menüsünde Özellikler'e tıklayın.

  2. Otomatik Arşivleme sekmesine tıklayın.

  3. İstediğiniz seçenekleri belirtin.

    Not: Ayarlarla ilgili daha fazla bilgi için lütfen yukarıdaki "Varsayılan Otomatik Arşiv ayarlarını gözden geçirme veya değiştirme" bölümünde 4. Adım'a bakın.

  4. Tamam'ı tıklatın.

Office yeteneklerinizi geliştirin
Eğitimleri keşfedin
Yeni özellikleri ilk olarak siz edinin
Office Insider Programına Katılın

Bu bilgi yararlı oldu mu?

Görüşleriniz için teşekkür ederiz!

Geri bildiriminiz için teşekkürler! Office destek temsilcilerimizden biriyle görüşmeniz yararlı olabilir.

×