E-postalarla toplanan verileri Access veritabanınıza ekleme

Önemli : Bu makale makine çevisidir. Bkz. yasal uyarı. Bu makalenin İngilizce sürümüne buradan ulaşabilirsiniz.

Microsoft Access 2010'u Microsoft Outlook 2010 ile kullanarak e-postalar aracılığıyla bilgi toplayabilir veya bilgileri güncelleştirebilirsiniz. Access bir veri toplama formu oluşturmanız ve formu e-posta iletisiyle göndermeniz için size yol gösterir. E-posta alıcılarınız doldurulmuş formları geri gönderdiklerinde, toplanan verilerin otomatik olarak işlenip belirtilen Access veritabanında depolanmasını seçebilirsiniz. Bu veri toplama yöntemi genellikle kopyalayıp yapıştırarak veya el ile veri girerek gerçekleştirilen bir işlemde zaman ve emekten tasarruf etmenizi sağlayabilir. Aşağıda veri toplamak için bu işlemi kullanabileceğiniz bazı senaryolar bulunmaktadır:

Anketler   : anket yapın ve sonuçları ilk sonuçlarını depolamak için gerekli tablolarla Access veritabanı oluşturma ve Anket formu oluşturmak için Sihirbazı'nı kullanarak derleme ve sonra da bunları anket katılımcılara posta. Katılımcılar yanıtladığınızda, anket verileri otomatik olarak veritabanında depolanır.

Durum raporları   : son stok düzeyi durumu veya sorunları bekleyen güncel bilgileri olsun, ekibinizin e-posta düzenli aralıklarla geçerli bilgileri içeren iletileri göndererek işleminin tutabilirsiniz.

Olay yönetimi   : konferans veya eğitim veya diğer olayları düzenlenirken gönderebilirsiniz veya daha fazla formları e-posta olarak kişi bilgileri, seyahat ve Otel tercihleri bir araya getirmek üzere ileti ve benzeri. Otomatik olarak işlenen yanıtları barındırmasını seçerseniz, katılımcılar sizi bilgilendirmesini zorunda kalmadan herhangi bir zamanda tercihlerini değiştirebilir ve her zaman en son verileri karar yapmak amacıyla erişebilirsiniz.

Bu makalede bu işlemi kullanmak için nelere ihtiyacınız olduğunu ve sihirbazı kullanarak nasıl başlayacağınızı açıklar ve sonra sihirbazı izlerken en bilinçli seçimleri yapabilmeniz için size çeşitli adımlarla ilgili ek bilgi sağlar

Not : Alıcınızın Hotmail veya Yahoo, veri toplama formunu gönderdiyseniz toplanan veriler eklemek mümkün olmayacaktır.

Başlamadan önce

İlk defa e-posta iletisi kullanarak veri topluyorsanız aşağıdaki adımları gerçekleştirin:

  1. Aşağıdaki uygulamaları bilgisayarınıza yüklediğinizden emin olun:

    • Access 2007 veya Access 2010.

    • Outlook 2007 veya Outlook 2010. E-posta iletilerini göndermek için kullandığınız bilgisayarda Outlook yüklenmiş ve yapılandırılmış olmalıdır. Yüklenmiş, ancak henüz yapılandırılmamış Outlook varsa, Outlook'u başlatıp Outlook Kurulum Sihirbazı'ndaki yönergeleri izleyin. Sihirbaz hakkında yardım için Outlook Yardım'a bakın.

    • Bir InfoPath formu kullanmayı planlıyorsanız, InfoPath 2007 veya üstü sürümünün yüklendiğinden emin olmalısınız ve alıcılarınızın bilgisayarlarında da InfoPath yüklü olmalıdır.

    • Formu görüntüleyebilmeleri ve düzenleyebilmeleri için e-posta alıcılarınızın bilgisayarlarında InfoPath ya da HTML biçimini destekleyen bir e-posta istemcisi bulunmalıdır.

      E-posta iletileriyle veri toplamak için kullanılan form Access formu değil. Özel form Sihirbazı'nı HTML veya InfoPath biçiminde oluşturur.

      Hedef veritabanını belirleyin. Veritabanı .mdb veya .accdb biçiminde olabilir. Ayrıca, .mde ve .accde dosyaları da desteklenir. var olan bir veritabanını kullanmak istemiyorsanız yeni bir tane oluşturmanız gerekir.

  2. E-posta yanıtları verilerle doldurulmuş istediğiniz tabloları oluşturma veya tanımlayın. Veriler için topluyorsanız var olan tablolar, tabloları salt okunur değildir ve ekleyin veya içeriklerini güncelleştirmek için gerekli izinlere sahip olduğundan emin olun.

Not : Ek, Otomatik Sayı, OLE ve Çok Değerli alan türleri e-posta iletisi kullanılarak toplanamaz

İki veya daha fazla tablo veri koleksiyonu işleminizi doldurur, seçme sorgusu oluşturma ve formun kayıt kaynağı olarak kullanacaksınız. Sorgu tüm gerekli alanları temel tablolardan içerdiğinden emin olun. Varolan bir sorgu kullanıyorsanız, sorguyu salt okunur olmadığından emin ve ekleyin veya içeriğini güncelleştirmek için gerekli izinlere sahip olduğundan emin olun. İki veya daha fazla tablolara sorgu oluşturma hakkında daha fazla bilgi için sorgulara girişbaşlıklı makaleye bakın.

Aşağıdaki durumlarda verileri yeni kayıtlar olarak depolayın:

  • Veriler birden fazla tabloya doldurulacaksa.

  • Hedef tabloda birincil anahtar alanı yoksa. Her yanıtı, var olan bir kayıtla eşlemek için birincil anahtar değerleri gerekir. Hedef tablonuzda birincil anahtar alanı yoksa ister bunu şimdi ekler, isterseniz de birincil anahtar olarak benzersiz değeri bulunan var olan bir değer atarsınız.

  • Hedef tabloda hiç kayıt yoksa. Tablo boşsa sihirbaz kayıt eklemek istediğinizi varsayar.

  • Alıcıların e-posta adresleri, veritabanında alan olarak depolanmamışsa. Kayıtları güncelleştirmek için veri toplandığında, sihirbazın oluşturduğu iletilere el ile adres yazamazsınız. Adres alanının hedef tabloda veya hedef tabloyla ilişkisi olan bir tabloda olması gerekir.

Sayfanın Başı

Başlarken

  1. Toplanan verilerin depolanacağı veritabanını açın.

  2. Verileri tek bir tabloya eklemek için, Gezinti Bölmesi'nde tabloyu seçin. Birden fazla ilişkili tabloyu doldurmak için bu tablolara bağlı sorguyu seçin.

  3. Sihirbazı başlatmak için aşağıdakilerden herhangi birini yapın:

    • Dış Veri sekmesinin Veri Topla grubunda E-posta Oluştur'u tıklatın.

    • Tablo veya sorguyu sağ tıklatın ve E-postayla Topla ve Güncelleştir seçeneğini tıklatın.

      Not : Tablonun herhangi bir alan içermiyor veya yalnızca OtomatikSayı, OLE nesnesi, ek veya birden çok değerli arama alanı türleri varsa, Access aşağıdaki iletiyi görüntüler: Seçili tabloyu veya sorguyu yalnızca e-posta kullanılarak veri toplama destekleyen herhangi bir alan yok.

Tablo veri toplamayı destekleyen alanlar içeriyorsa, sihirbaz başlar. Hedef tablo hem veri eklemeyi hem de veri güncelleştirmeyi destekliyorsa, e-posta aracılığıyla veri toplamak için gereken adımlarda sihirbaz size yol gösterir.

İşlemin yedi ana adımını izlerken yanıtını almak isteyebileceğiniz sorular için aşağıdaki bölümleri başvuru olarak kullanın.

  1. Göndermek istediğiniz veri girişi formunun türünü seçme

  2. Yeni veri toplamayı veya varolan verileri güncelleştirmeyi seçme

  3. Toplanan istediğiniz verileri belirtin

  4. Verilerin otomatik veya el ile işlenmesini belirtme

  5. Alıcıların e-posta adreslerini nasıl belirleyeceğinizi seçme

  6. Alıcı listesini gözden geçirme ve belirtme

  7. E-posta iletisini oluşturma ve gönderme

Sayfanın Başı

Göndermek istediğiniz veri girişi formunun türünü seçme

Siz ve alıcılarınız için kullanım kolaylığını baz alarak form türünü seçin.

SELECT HTML form    HTML formu görüntülenebilir ve e-posta istemcisi HTML destekleyen herhangi bir kullanıcı tarafından düzenlenen

Seçin Microsoft InfoPath formu    Bu seçenek yalnızca, InfoPath, bilgisayarınızda yüklü görürsünüz. Bu seçenek yalnızca InfoPath alıcılarınızın tüm varsa ve Outlook bilgisayarlarında seçin. InfoPath formu daha iyi veri girişi ve düzenleme ortamı sağlar,

Bundan sonra görüntülenen sihirbaz sayfası, hedef nesnenin veri güncelleştirmesini destekleyip desteklememesine bağlıdır. Nesne iki veya daha fazla tabloyu temel alan bir sorguysa veya birincil anahtar alanı veya hiç kaydı olmayan bir tabloysa, sihirbaz yeni kayıt eklemek istediğinizi varsayar ve form alanları seçmenizi ister. Diğer tüm durumlarda, sihirbaz alan seçmenizi istenmeden önce verileri eklemek mi, yoksa güncelleştirmek mi istediğinizi belirtmenizi ister.

Sayfanın Başı

Yeni veri toplamayı veya varolan verileri güncelleştirmeyi seçme

Verilerle ne yapacağınızı belirtin. Kullandığınız formun türü alıcınızın tek bir yanıtla gönderebileceği yeni kayıt sayısını etkiler. Veriler güncelleştirilirken alıcı tarafından güncelleştirilmesi gereken kayıtların sayısı, bir iletide yer alacak önceden doldurulmuş form sayısını tanımlar.

Not : Yeni kayıt eklemek için, e-posta iletisi oluşturulduğunda e-posta adresini iletinin adres kutusuna yazın. Varolan verileri güncelleştirmek için, alıcıların e-posta adresi temel tabloda veya sorguda veya ilişkili bir tabloda bir alan olarak depolanmalıdır.

Sayfanın Başı

Toplanmasını istediğiniz verileri belirtme

Formunuza eklenecek alanları seçerken, temeldeki tabloda veya sorguda bulunan tüm alanları forma eklemek gerekli değildir. Ancak, aşağıdaki koşulların sağlanması gerekir:

  • Gerekli alanları:    Gerekli alanlara yönelik bir yıldız işareti (*) simgesiyle işaretlenmiş alanlarıdır. Yeni kayıtlar topluyorsanız, sihirbaz otomatik olarak, gerekli özelliği Evetolarak ayarlanan tüm alanları ekleyin. Herhangi bir kayıt alanları boş gerekli erişim tabloya kaydı eklemek başarısız olur.

  • Desteklenmeyen alan türleri:    Formdaki OtomatikSayı, ek, OLE nesnesi veya birden çok değerli arama alanları gibi belirli alan türlerini içerecek şekilde mümkün olmayacaktır.

  • Birincil anahtar alanı:    Kullanıcı kayıtları ancak eklerken alanına bir değer yazın imkanınız olur; Belirtilen değer zaten kullanılmıyorsa, yanıtı işlenen değil.

    Not : Alan Özellikleri altındaki dahil edilen her alan için, bir etiket belirtin ve kullanıcının alandaki verileri değiştirmesini istemiyorsanız Salt okunur'u tıklatın.

Sayfanın Başı

Verilerin otomatik veya el ile işlenmesini belirtme

Yanıtların otomatik olarak veya el ile işlenmesini seçebilirsiniz. Otomatik işleme, yanıtları aldığınızda Outlook ve Access'in birlikte çalışarak verileri veritabanınızdaki hedef tablolara aktaracağı anlamına gelir. Otomatik işlem, zaman ve emeğinizi boşa harcamamanızı sağlar. El ile işleme verileri Outlook'taki belirtilen klasörden Access'teki hedef veritabanına aktarma işlemini sizin başlatacağınız anlamına gelir.

Yanıtlar posta kutunuza ulaştığı anda aşağıdaki koşulların karşılanması durumunda yanıtlar başarılı bir şekilde hedef tabloya aktarılır:

  • Outlook'un bilgisayarınızda zaten çalışıyor olması gerekir. Outlook çalışmıyorsa işlem Outlook'un bir sonraki açılışında başlar.

  • Access'in parola korumalı olmaması ve Özel Kullanım modunda açılmaması gerekir. E-posta iletisini gönderdiğiniz andan itibaren veritabanı adı ve konumunun değişmemesi gerekir.

  • Tablo ve sorgu adlarının yanı sıra formda yer alan alanların özellikleri de e-posta iletisini gönderdikten sonra değişmemelidir.

  • Esas alınan tablo ve sorgunun içeriğini eklemek veya güncelleştirmek için gerekli izinlerinizin olması gerekmektedir.

    Not : Otomatik işlem gerçekleştirilemezse sorunları çözmeye çalışıp işlenemeyen yanıtları el ile dışarı aktarın. Sorunu çözdükten sonra gelen kutunuza ulaşan yanıtlar otomatik olarak işlenmeye devam edecektir.

Yanıtların otomatik işlenmesini denetlemek için özellikleri ayarlama

Yanıtların depolanacağı farklı bir Outlook klasörü belirtmek için, sihirbazın Yanıtları nasıl işleyeceğinizi belirtin sayfasında klasör adını tıklatın. Klasör Seç iletişim kutusunda farklı bir klasör seçebileceğiniz gibi Yeni öğesini tıklatarak yeni bir klasör de oluşturabilirsiniz.

İçeri aktarma ayarlarını değiştirmek veya özelleştirmek için Yanıtların otomatik işlenmesini denetlemek için özellikleri ayarlama öğesini tıklatırsanız, kullanılabilen seçenekler hakkında bilgi için aşağıdaki tabloya bakın:

Seçenek

Sonuç

İletiyi gönderdiğiniz olmayan kişilerden gelen AT yanıtları   

Yalnızca iletinizin özgün alıcılarının gönderdiği yanıtların otomatik olarak işlenmesi için bu onay kutusunu seçin. Diğer kişilerden gelen yanıtlar hedef klasörde depolanır, ancak otomatik olarak işlenmez.

Alıcıların birden fazla yanıtını kabul etme   

Her alıcıdan gelen yanıtlardan yalnızca ilkinin otomatik olarak işlenmesini istiyorsanız bu onay kutusun seçin. Gelen ikinci ve sonraki yanıtlar hedef klasörde depolanır, ancak otomatik olarak işlenmez.

Not : Bu ayar, tek yanıttaki kayıt sayısını değil yalnızca işlenen yanıt sayısını denetler. Başka bir deyişle, InfoPath formu gönderirseniz kullanıcı tek yanıtta birden fazla kayıt gönderebilir ve Access otomatik olarak yanıttaki tüm kayıtları, bu onay kutusu seçilmemiş bile olsa işler.

Yalnızca var olan verilerin güncelleştirmelerine izin ver   

Verileri güncelleştirmek için alıcılar InfoPath formunu kullandığında var olan kayıtların güncelleştirmelerine ek olarak yeni kayıtlar da gönderebilirler. Yalnızca var olan kayıtların güncelleştirmelerinin işlenmesi için bu onay kutusunu seçin.

İşlenecek yanıt sayısı   

Otomatik olarak işlenmesini istediğiniz toplam yanıt sayısını (tüm alıcılardan) yazın. Tüm yanıtların otomatik olarak işlenmesini istiyorsanız metin kutusuna 5000 gibi büyük bir değer girin. Belirtilen değere ulaşıldıktan sonra gelen yanıtlar hedef klasöründe depolansa da otomatik olarak işlenmez.

Durulacak tarih ve saat   

Bu e-posta iletisi için yanıtların otomatik işlenmesinin ne zaman durdurulacağını belirtin. Bu tarih ve saatten sonra gelen yanıtlar hedef klasöründe depolansa da otomatik olarak işlenmez.

Bu seçenekleri daha sonraki bir tarihe değiştirmek için Dış Veri sekmesinde, Veri Topla grubunda Yanıtları Yönet öğesini tıklatın. Veri Toplama İletilerini Yönet iletişim kutusunda ayarlarını değiştirmek istediğiniz iletiyi seçip İleti Seçenekleri seçeneğini tıklatın. İletişim kutusunda yaptığınız değişiklik bu ileti için aldığınız sonraki tüm yanıtları etkileyecektir.

Yanıtları el ile işleme

Hangi yanıtların ve ne zaman işleneceğini denetlemek için, Otomatik işlem seçeneğini seçmeyin. Yanıtlar Outlook'ta belirtilen klasörde kalır ve siz klasördeki yanıtları tek tek sağ tıklatıp ardından kısayol menüsünde Verileri Microsoft Access'e Aktar öğesini seçinceye kadar orada kalır.

Bazı durumlarda, otomatik olarak işlenemeyen yanıtları da el ile işlemeniz gerekebilir.

Verileri dışarı aktarmadan önce aşağıdakileri anımsayın

  • Access veritabanının özel kullanım modunda açılmamış olması ve e-posta iletisini gönderdikten sonra veritabanı adı ve konumunun değişmemiş olması gerekir.

  • Tablo ve sorgu adlarının yanı sıra formda yer alan alanların özellikleri de e-posta iletisini gönderdikten sonra değişmemelidir.

  • Esas alınan tablo ve sorgunun içeriğini eklemek veya güncelleştirmek için gerekli izinlerinizin olması gerekmektedir.

Sayfanın Başı

Alıcıların e-posta adreslerini nasıl belirleyeceğinizi seçme

Yalnızca yeni bilgi topluyorsanız, e-posta adreslerini iki şekilde belirtebilirsiniz:

  • Outlook e-posta iletisine e-posta adreslerini tek tek yazabilir veya adres defterinden adres seçebilirsiniz.

  • Geçerli Access veritabanının tablosunda veya sorgusundaki e-posta adresini kullanabilirsiniz.

    Not : Var olan kayıtları güncelleştirmek için veri toplarken, alıcı e-posta adreslerinin önce veritabanında bir alan olarak bulunması gerektiğinden bu iletişim kutusunu görmezsiniz.

E-posta adreslerini doğrudan Outlook'a girme

Alıcılarınızı Outlook'ta belirtiyorsanız, iletiyi göndermeden önce önizleyebilir ve özelleştirebilirsiniz. E-posta iletisi gövdesinde kısa bir giriş ve bir form bulunur. Formda herhangi bir değişiklik yapmamanız önerilir. Form yapısında değişiklik yapılması yanıtların işlenememesine neden olabilir.

Veritabanındaki bir alanda depolanan e-posta adreslerini kullanma

İlişkili bir tabloyu seçmek için seçeneği ilişkili tablolara başvuruyorsa. Görüntülemeye veya düzenlemeye tablo ilişkileri veritabanınızdaki Veritabanı Araçları. sekmesinin İlişkiler grubunda İlişkiler ' i tıklatın.

İlişkiler hakkında daha fazla bilgi için, Tablo ilişkileri kılavuzu adlı makaleye bakın.

Sayfanın Başı

Alıcı listesini gözden geçirme ve belirtme

Sonuncu ana adım e-posta iletisini önizlemeyi ve özelleştirmeyi, alıcı listesini tam doğru hale getirmeyi ve veri toplama iletinizi göndermeyi içerir.

E-posta iletisini oluşturma ve gönderme

Sihirbaz e-posta iletisini artık oluşturabileceğinizi bildirdiğinde ve Yanıtları Yönet komutunu kullanarak e-posta durumunu nasıl görüntüleyeceğinizi gösterdiğinde, bazı uyarı iletileri görüntülenebilir. Aşağıdaki tabloda uyarılar ve bunları çözmek için yapabileceğiniz işlemler açıklanmaktadır:

Uyarısı ileti

Açıklama

S zümü

Bazı kayıtlarda, belirtilen e-posta adresi alanında geçerli adres yok. Bu satırlar için hiçbir veri geri döndürülmeyecektir.

Seçtiğiniz e-posta adresi alanında boş değerler var.

Her kayıt için veri toplamak istiyorsanız sihirbazdan çıkıp boş değerleri e-posta adresleriyle değiştirin. Ardından sihirbazı yeniden başlatın.

Veritabanınızda şu anda özel kullanımlı bir kilit var; kilit açılana kadar otomatik işlem gerçekleştirilemez.

Şu anda özel kullanım modunda açılan veritabanınız var.

Yanıtların otomatik olarak işlenmesini seçerseniz, özel kullanım kilidi olan veritabanında Access ekleme ve güncelleştirme yapamadığından, işlem başarısız olur. İleti gönderildikten hemen sonra veritabanını kapatıp özel kullanım dışı modda yeniden açın.

Bu e-posta iletilerinde gizli veya duyarlı türden veriler olabilir.

Var olan kayıtları güncelleştirmek için veri topluyorsunuz ve göndermek üzere olduğunuz form var olan verilerle önceden doldurulacak.

Bazı form alanlarında duyarlı veriler varsa, alanları seçtiğiniz sihirbaz adımına dönüp duyarlı veriler içeren alanları formdan kaldırın.

İletiyi önizleyip özelleştirdikten sonra, e-posta adresi alanını filtreleyip alıcılarınızı seçebilirsiniz. İlgili onay kutularını seçerek kullanmak istediğiniz e-posta adreslerini seçin. Geçersiz e-posta adreslerini listeleyen bir iletişim kutusu görürseniz, listedeki adresleri not edin ve Çıkış'ı tıklatın. Geçersiz adresleri doğrulayın, gerekli düzeltmeleri yapın ve sonra iletiyi göndermeyi yeniden deneyin.

Sayfanın Başı

Not : Makine Çevirisi Yasal Uyarısı: Bu makale, insan müdahalesi olmadan bir bilgisayar sistemi tarafından çevrilmiştir. Microsoft bu makine çevirilerini İngilizce bilmeyen kullanıcıların Microsoft ürünleri, hizmetleri ve teknolojileriyle ilgili içeriklerden yararlanmasına yardımcı olmak için sunar. Bu makale makine çevirisi olduğundan sözcük, cümle dizilimi ve gramer hataları içerebilir.

Yeteneklerinizi geliştirin
Eğitimleri keşfedin
Yeni özellikleri ilk olarak siz edinin
Office Insider Programına Katılın

Bu bilgi yararlı oldu mu?

Görüşleriniz için teşekkür ederiz!

Geri bildiriminiz için teşekkürler! Office destek temsilcilerimizden biriyle görüşmeniz yararlı olabilir.

×