Bilgi yönetimi ilkesinin özelliklerini yapılandırma

Önemli : Bu makale makine çevisidir. Bkz. yasal uyarı. Bu makalenin İngilizce sürümüne buradan ulaşabilirsiniz.

Merkezi Yönetim'de hangi bilgi yönetimi özelliklerinin etkinleştirildiğine bağlı olarak, site yöneticilerinin aşağıdaki özelliklerden tümüne veya bazılarına erişimleri olabilir. Özellikle kuruluşunuz için oluşturulmuş özel ek özellikleriniz de olabilir.

Ne yapmak istiyorsunuz?

İlkeyi Düzenle sayfasını açın

Etiket İlkesi özelliği hakkında bilgi edinin

Bir ilkeyi etiketleri ekleme

Bir ilkeyi Olay denetimi ekleme

Bir ilkesine barkod ekleme

Bir ilkesine bekletme ve sona erme özellikleri öğe ekleme

İlkeyi Düzenle sayfasını açma

İlkeyi Düzenle sayfasında, site koleksiyonu İlkesi veya site içerik türü için eklenmiş olan bir ilke erişebilirsiniz.

Site koleksiyonu ilkesi için İlkeyi Düzenle sayfasını açma

  1. Site koleksiyonunun giriş sayfasında, Site Eylemleri'ni tıklatın, Site Ayarları'nın üzerine gelin ve ardından Tüm Site Ayarlarını Değiştir'i tıklatın.

  2. Site Ayarları sayfasında, Site Koleksiyonu Yönetimi bölümünde Site koleksiyonu ilkeleriöğesini tıklatın.

  3. Özelliklerini yapılandırmak istediğiniz ilkeyi seçin.

İçerik türü ilkesi için İlkeyi Düzenle sayfasını açma

  1. Site koleksiyonunun giriş sayfasında, Site Eylemleri'ni tıklatın, Site Ayarları'nın üzerine gelin ve ardından Tüm Site Ayarlarını Değiştir'i tıklatın.

  2. Site Ayarları sayfasında, galeriler bölümünde, Site içerik türleri' ni tıklatın.

  3. İlkenin ilişkilendirilmiş olduğu içerik türünü seçip, ardından Bilgi yönetimi ilkesi ayarları'nı tıklatın.

  4. İçerik türü İlkeyi Düzenle sayfasını açmak için bir ilkeyi tanımla ' yı tıklatın.

Sayfanın Başı

Etiket ilkesi özelliği hakkında bilgi alma

Etiket ilkesi özelliği, site yöneticilerinin 2007 Microsoft Office sistemi belgeleri için bir örnek etiketler oluşturmalarına olanak verir. Etiketler, belge özellikleri hakkındaki bilgilerin, yazdırıldığı sırada belgeye eklenmesini sağlamak için kullanışlıdır. Sütunlarda depolanan dosya adı, yazar, oluşturma tarihi, durum, proje adı ve zamanlama bilgileri gibi öğe özellikleri, etikete eklenebilir.

Varsayılan olarak, etiketleri belge başlığında görüntülenir; Bununla birlikte, son kullanıcılar etiket herhangi bir belgede Microsoft Office Word 2007, Microsoft Office Excel 2007ve Microsoft Office PowerPoint 2007gibi 2007 Office sürümü programlarda Ekle sekmesini kullanarak ekleyebilirsiniz. Etiketleri, o ilke uygulandığı tüm belgeler için uygulanır.

İlke yöneticileri aşağıdaki etiket özniteliklerini belirleyebilir:

  • Gibi metin kodlanmış yanı sıra öğe sütunları tanımlanan ve karakter biçimlendirmesini meta veri etiketi eklemek için hangi bilgiler. Etiketleri, her biri 255 karakter uzunluğunda olabilir, en çok on sütun başvuruları içerebilir.

  • Genel yükseklik ve genişliğini, metin stilini, yazı tipini ve boyutunu, satır sonlarını ve sekmeleri içeren etiket biçimi. Varsayılan olarak etiket yüksekliği bir inçtir, ancak etiket yüksekliği 0,25 - 20 inç arasında ayarlanabilir. Etiket genişliği 0,25 - 20 inç arasında olabilir. Metin etiketi her zaman etiket görüntüsünün içinde dikey olarak ortalanır.

  • 2007 Office sürümü programlarının, son kullanıcılardan, belge kaydedilmeden veya yazdırılmadan önce etiket eklemelerini isteyip istemeyeceği veya etiketin, son kullanıcının onayıyla el ile eklenip eklenemeyeceği. Ayrıca kullanıcılar gerekirse belgeden etiketi silebilir.

  • Belgeye ilk eklendiği sırada etiket içeriğinin kilinmesi gerekip gerekmediği veya sütun bilgileri değiştikçe güncelleştirilip güncelleştirilemeyeceği. Etiketler yalnızca tüm gerekli meta veriler etikette bulunduğunda kilitlenir.

Sayfanın Başı

İlkeye etiket ekleme

  1. İlkeyi Düzenle sayfasını açın ilkenin etiketleri eklemek istediğiniz.

  2. İlkeyi Düzenle sayfasında Etiketler bölümünde etiketleri etkinleştir' i tıklatın.

  3. Belgeye her zaman etiket eklenmesini sağlamak için Kaydetmeden veya yazdırmadan önce kullanıcılardan etiket eklemelerini iste onay kutusunu seçin.

    Not : Tüm ayarları, etiketin tümü için geçerlidir. Metnin her zaman doğru görüntülendiğinden emin olmak için metin biçimlendirmeyi veya etiket boyutunu ayarlamanız gerekebilir.

    Etiket ilkesi isteğe bağlıysa ve son kullanıcıların belgelerine el ile etiket eklemelerini istiyorsanız bu onay kutusunu temizleyin.

  4. Bir etiketi, sütun bilgisi değişse bile değiştirilemeyecek şekilde kilitlemek için Eklendikten sonra etiketlerdeki değişiklikleri önle onay kutusunu seçin.

    Sütun ayarlarındaki bilgiler değiştiğinde etiket değişikliklerine izin vermek için bu onay kutusunu temizleyin.

  5. Etiket Biçimi kutusunda, etiketin metnini, görüntülenmesini istediğiniz şekilde yazın.

    • Görüntülenmesini istediğiniz sütunların adlarını, etikette görünmelerini istediğiniz sırayla yazın. Sütun adlarını, sayfada gösterildiği gibi kaşlı ayraç ({}) içine alın.

    • İsterseniz, sayfaki örnekte gösterildiği gibi, ayracın dışına bir sütun tanıtıcısı yazabilirsiniz.

    • Etikete satır sonu eklemek için, etiket kutusunda satır sonunun görünmesini istediğiniz yere \n yazın.

    • Sekme eklemek için, etiket alanında metnin girintilenmesini istediğiniz yere \t yazın.

  6. Görünüm bölümünde, etiket içn metin biçimlendirmeyi seçin. Son kullanıcıların bilgisayarlarında kullanılabilecek bir yazı tipi ve yazı tipi stili kullanmaya dikkat edin. Yazı tipi boyutu, etikette görüntülenebilen metnin miktarını da etkiler.

  7. Etiket Boyutu bölümünde, etiketin yüksekliğini ve genişliğini yazın. Etiket yüksekliği 0,25 - 20 inç arasında, etiket genişliği ise 0,25 - 20 inç arasında olabilir. Etiket metni, etiket görüntüsünün içinde her zaman dikey olarak ortalanır.

  8. Etiket içeriğini önizlemek için Yenile'yi tıklatın.

    Metnin belirtilen etiket yüksekliği ve genişliği içine sığmasına dikkat edin. Etiket için fazla büyük olan metin görüntülenmeyecektir.

    Not : Gerçek sütun değerleri önizlemede görüntülenmez.

  9. Etiket özelliğini ilkeye uygulamak için Tamam'ı tıklatın.

Etiketlerle ilgili sorunları giderme

Etiketlerin doğru yazdırılmasını sağlamak için aşağıdakileri denetleyin:

  • Etiket biçiminde listelenen tüm sütunlar, belge kitaplığında vardır.

  • Etiket içeriği, etiketin uzunluğundan daha uzun değildir.

  • Metin biçimlendirme (yazı tipi stili gibi) geçerlidir. Biçimlendirme parametreleri geçerli değilse veya istemci sisteminde bulunmayan yazı tiplerine başvuruyorsa, bir etiket oluşturulur, ancak varsayılan biçimlendirme değerlerini kullanır.

Geçerli olarak etiket için gerekli olan meta verilerden bazıları henüz doldurulmadıysa, etiket için gereken meta verilerden bazılarının eksik olduğunu kullanıcılara bildiren bir bildirim iletişim kutusu görüntülenir. Kullanıcılar eksik meta verileri doldurmak için Belge Bilgileri Panosu'na gidebilir.

Sayfanın Başı

İlkeye olay denetimi ekleme

Site koleksiyon ilkesinin denetim özelliği, şirketlerin belgeleri için ve ayrıca görev listeleri, sorun listeleri, tartışma grupları ve takvimler gibi belge olmayan liste öğeleri için denetim yollarını oluşturmalarına ve çözümlemelerine olanak verir. Bu özellik, içeriğin görüntülenmesi, düzenlenmesi, yayımlanması vb. gibi olayları kaydeden bir denetim günlüğü sağlar. Bir ilkede denetim etkinleştirildiğinde, ilke yöneticileri, geçerli kullanımı özetleyen Excel tabanlı ilke kullanım raporlarında denetim verilerini görüntüleyebilir. Bilgilerin kuruluş içinde nasıl kullanıldığını gözden geçirmek için her raporu gözden geçirebilirsiniz. Denetim günlüğü raporları, kuruluşların düzenlemeye uyulduğunu doğrulamalarına ve belgelemelerine veya olası sorunları araştırmalarına yardımcı olabilir.

Denetim günlüğü aşağıdaki bilgileri yakalar:

  • Olay adı.

  • Olayın saati ve tarihi.

  • Eylemi gerçekleştiren kullanıcının sistem adı.

  • İlkeyi Düzenle sayfasını açın ilkenin denetimi eklemek istediğiniz.

  • İlkeyi Düzenle sayfasında, Denetim bölümünde, denetimi etkinleştir onay kutusunu seçin ve sonra bir denetim izlemesi için istediğiniz olayları yanındaki onay kutularını seçin.

  • Denetim özelliğini ilkeye uygulamak için Tamam'ı tıklatın.

Denetim etkin olduğunda, bu İlkesi tarafından kapsanan öğelerle ilgili olayların günlüğünde listelenir. Denetim görüntülemek için günlükleri, Site Ayarları sayfasında, Denetim günlüğü raporları' ı tıklatın ve sonra ayarlamış olduğunuz raporu seçin.

Not : Denetim, bir öğenin değiştirilme zamanı hakkında bilgi sağlar, ancak değişikliğin ne olduğu konusunda ayrıntı vermez. Bu nedenle, belge sürümü oluşturma veya yedekleme aracı olarak görülmemelidir.

Sayfanın Başı

İlkeye barkod ekleme

Barkodlar, yazılı belgeler gibi dijital olmayan varlıkları veya ürünler, prototipler ve bilgisayar donanımı gibi fiziksel öğeleri izlemek için bir yol sağlamaları nedeniyle, fiziksel kayıtları yönetmek için özellikle kullanışlıdır. Barkodlar, etiketlerden farklı olarak, öğe hakkındaki bilgileri görüntülemez, dolayısıyla duyarlı bilgiler güvenli bir şekilde çevrimiçi olarak depolanabilir ve bilgileri ortaya koymadan, basılı kopya veya fiziksel öğelerle ilişkilendirilebilir.

Bir ilke kapsamında barkodları etkinleştirildiğinde, bunlar belge özellikleri eklenir ve barkod uygulandığı belgenin üst bilgi alanına görüntülenir. Etiketleri gibi barkodları da el ile belgeden kaldırabilirsiniz.

Bir öğenin yazdırılması veya kaydedilmesi sırasında kullanıcılardan barkod eklemelerini istenip istenmeyeceğini veya barkodun, 2007 Office sürümü programlarındaki Ekle sekmesi kullanılarak el ile eklenip eklenmeyeceğini belirtebilirsiniz.

Barkod ilkesi, Kod 39 standart barkodlarını oluşturur. Her barkod görüntüsünde, barkod simgesinin altında barkod değerini temsil eden metin bulunur. Bu, tarama donanımı kullanılamadığında bile barkod verilerinin kullanılabilmesini sağlar. Kullanıcılar, öğeyi bir sitede bulmak için barkod numarasını Microsoft Office SharePoint Server 2007 arama kutusuna el ile yazabilir.

  1. İlkeyi Düzenle sayfasında barkodları bölümünde Barkodları etkinleştir onay kutusunu seçin.

  2. Kullanıcılardan bu barkodları belgelere eklemelerini istemek için Kaydetmeden veya yazdırmadan önce barkod eklemek için kullanıcılara sor onay kutusunu seçin.

  3. Barkod özelliğini ilkeye uygulamak için Tamam'ı tıklatın.

Sayfanın Başı

İlkeye öğe alıkoyma ve süre sonu özellikleri ekleme

Süre sonu ilkesi, etkinleştirildiğinde, alıkoyma süresi dolan öğeleri bulmak için site koleksiyonunu araştırır. Bu öğelere ne olduğu, sisteminizin, alıkoyma süreleri dolan öğeleri işlemek üzere nasıl ayarlandığına bağlıdır. Örneğin, öğeler geri dönüşüm kutusuna taşınabilir, bir süre sonu iş akışı başlatılabilir veya bir özelleştirme işlemi gerçekleştirilebilir.

Süre sonu ilkesi, hem bir alıkoyma süresi, hem de süre sonu eylemi ayarlanarak etkinleştirilir.

  1. İlkeyi Düzenle sayfasını açın öğe bekletme ve sona erme tarihi ayarlamak istediğiniz ilkenin.

  2. İlkeyi Düzenle sayfasında bu İlkesi tarafından yönetilen içeriği elden nasıl kurmak için Sona erme etkinleştir onay kutusunu seçin.

  3. Belgelerin sona ermek üzere ayarlandığı zamanı belirtmek için bir alıkoyma süresi seçeneğini belirleyin. Bu, ayrı bir iş akışı veya özel alıkoyma formülünde de ifade edilebilir.

    • Bir tarih özelliğine dayalı sona erme tarihi ayarlamak için bir zaman dilimi öğenin özelliklere göre' yi tıklatın ve sonra eylem ve süreyi (gün, ay veya yıl) seçin. Süreyi tanımlamak için listeler arasındaki kutuya bir sayı yazın.

      Notlar : 

      • İçerik türünün parçası olarak bir ilke oluştururken, süre sonu değeri olarak kullanmak için o içerik türünde tanımlanmış bir tarih özelliğini seçebilirsiniz.

      • Bu seçenekler yalnızca site koleksiyonu ilkesi oluşturduğunuz sırada kullanılabilir.

    • Süre sonunu belirlemek üzere bir iş akışı veya özel alıkoyma formülü kullanmak için Programlı olarak ayarla'yı tıklatın.

  4. Belgenin süresi sona erdiğinde hangi eylemin gerçekleşmesini istediğinizi belirleyin.

    • Önceden tanımlanmış bir eylemi (silmek gibi) etkinleştirmek için, Bu eylemi yerine getir'i tıklatıp, ardından listeden bir eylem seçin.

    • Bir süre sonu iş akışı başlatmak için, Bu iş akışını başlat'ı tıklatıp, ardından iş akışının adını seçin.

      Not : Bu özellik yalnızca zaten kendisiyle ilişkili bir iş akışı olan içerik türü tanımlıyorsanız kullanılabilir.

  5. Süre sonu özelliğini ilkeye uygulamak için Tamam'ı tıklatın.

Sayfanın Başı

Not : Makine Çevirisi Yasal Uyarısı: Bu makale, insan müdahalesi olmadan bir bilgisayar sistemi tarafından çevrilmiştir. Microsoft bu makine çevirilerini İngilizce bilmeyen kullanıcıların Microsoft ürünleri, hizmetleri ve teknolojileriyle ilgili içeriklerden yararlanmasına yardımcı olmak için sunar. Bu makale makine çevirisi olduğundan sözcük, cümle dizilimi ve gramer hataları içerebilir.

Yeteneklerinizi geliştirin
Eğitimleri keşfedin
Yeni özellikleri ilk olarak siz edinin
Office Insider Programına Katılın

Bu bilgi yararlı oldu mu?

Görüşleriniz için teşekkür ederiz!

Geri bildiriminiz için teşekkürler! Office destek temsilcilerimizden biriyle görüşmeniz yararlı olabilir.

×