Bilgi yönetimi ilkelerine giriş

Önemli : Bu makale makine çevisidir. Bkz. yasal uyarı. Bu makalenin İngilizce sürümüne buradan ulaşabilirsiniz.

Kuruluşlar, bilgi yönetimi için şirket iş süreçleri veya yasal veya devletle ilgili yönetmeliklerle uyumluluğu zorlamak için Microsoft Office SharePoint Server 2007 sitelerindeki bilgi yönetimi ilkelerini tanımlayabilir ve bunları kullanabilir. Bilgi yönetimi ilkeleri, site yöneticileri ve liste yöneticilerine, içeriklerin nasıl yönetileceğini denetleme olanağı tanır.

Bu makalede

Bilgi Yönetimi İlkesi nedir?

Bilgi Yönetimi ilkeleri bir sitede nasıl kullanılabileceğini

Bilgi yönetimi ilkesi nedir?

Bilgi yönetimi ilkesi, bir içerik türünün kurallar kümesidir. Bilgi yönetimi ilkeleri, kuruluşların, içeriğin ne kadar korunacağı veya bu içerik ile kullanıcıların hangi eylemleri gerçekleştirebileceği gibi eylemleri denetlemesini ve izlemesini sağlar. Bilgi yönetimi ilkeleri, kuruluşların yasal ve devletle ilgili yönetmeliklere uymasına yardımcı olabilir veya yalnızca iç iş süreçlerini zorlayabilir. Örneğin, finansal raporlarının "yeterli denetimini" göstermesini gerektiren devlet yönetmeliklerini izlemesi gereken bir kuruluş, finansal dosyalamayla ilgili tüm belgelerin yazılmasında ve onay sürecinde belirli eylemleri denetleyen bir veya daha fazla bilgi yönetim ilkesi oluşturabilir.

Office SharePoint Server 2007 uygulamasında bulunan ilke özellikleri

Bir bilgi yönetimi ilkesi içinde bulunan her bireysel kural bir ilke özelliğidir. Office SharePoint Server 2007 uygulaması, kuruluşların, siteler için bilgi yönetimi ilkelerini tanımlamak için ayrı ayrı veya birlikte kullanabileceği çeşitli önceden tanımlanmış özellikler içerir. Office SharePoint Server 2007 uygulamasında bulunan ilke özellikleri şunlardır:

  • Denetleme    Denetleme ilke özelliği, kuruluşların, belgeler ve liste öğeleri üzerinde gerçekleştirilen olayları ve işlemleri günlüğe alarak içerik yönetimi sistemlerinin nasıl kullanıldığını çözümlemesine yardımcı olur. Kuruluşlar, bir belge veya öğenin ne zaman düzenlendiği, görüntülendiği, iade edildiği, kullanıma alındığı, silindiği veya izinlerinin değiştirildiği gibi olayları günlüğe alarak Denetleme ilke özelliğini yapılandırabilir. Tüm denetim bilgileri, sunucuda tek bir denetim günlüğünde depolanır ve site yöneticileri raporları bunun üzerinde çalıştırabilir. Ayrıca, kuruluşlar, özel olaylar yazmak veya bunları denetim günlüğüne eklemek için Office SharePoint Server 2007 Nesne Modeli'ni kullanabilir.

  • Süre Sonu    Süre Sonu ilke özelliği, kuruluşların, güncel olmayan içeriği sitelerinden tutarlı, izlenebilir bir şekilde silmelerine veya kaldırmalarına yardımcı olur. Bu ilke özelliği, kuruluşların, korunan güncel olmayan içerikle ilişkili maliyeti ve riski yönetmesine yardımcı olur. Kuruluşlar, belirli içerik türlerinin belirli bir tarihte veya bazı belge etkinliklerinden (oluşturma veya düzenleme gibi) sonra hesaplanan süre içinde süresinin dolacağını belirtmek için Süre Sonu ilkesini yapılandırabilir.

  • Barkodlar    Barkodlar ilke özelliği, kuruluşların, bir siteden yazdırılan belgelerin fiziksel kopyalarını veya liste öğelerini izlemesini sağlar. Barkod ilke özelliği, bir belge için benzersiz tanıtıcı değeri oluşturur. Daha sona kullanıcılar, bu değerin bir barkod görüntüsünü oluşturdukları Microsoft Office belgelerine ekleyebilirler. Ayrıca, belgenin fiziksel kopyası üzerindeki barkodu kullanarak bu belgenin özgün kopyasını sunucuda arayabilirler. Varsayılan olarak, barkodları ortak Kod 39 standardı (ANSI/AIM BC1-1995, Kod 39) ile uyumludur. Kuruluşlar, diğer barkod sağlayıcılarını yüklemek için Office SharePoint Server 2007 Nesne Modeli'ni kullanabilir.

  • Etiketler    Etiketler ilke özelliği, kuruluşların, bir siteden yazdırılan belgelerin fiziksel kopyalarını veya liste öğelerini izlemesini de sağlar. Etiketler ilke özelliği, otomatik olarak, bir site yöneticisi veya liste yöneticisinin belirttiği belge özellikleri ve biçimlendirmesine bağlı metin etiketleri oluşturur. Kullanıcılar, Microsoft Office belgelerine etiketler eklediğinde, bu etiketler, belgelerin özelliklerinden gelen bilgilerle otomatik olarak güncelleştirilir.

Sayfanın Başı

Özel ilke özellikleri

Kuruluşlar, belirli gereksinimleri karşılamak üzere özel ilke özellikleri oluşturup bunları dağıtabilir. Örneğin, bir üretim şirketi, tüm taslak ürün tasarım belirtim belgeleri için kullanıcıların bu belgelerin kopyalarını güvenli olmayan yazıcılarda yazdırmasını engelleyen bir bilgi yönetimi ilkesini tanımlamak isteyebilir. Bu tür bilgi yönetimi ilkesini tanımlamak için, kuruluş, ürün tasarım belirtimi içerik türü için ilgili bilgi yönetim ilkesine eklenebilir bir Yazdırma Kısıtlaması oluşturabilir ve bunu dağıtabilir.

Sayfanın Başı

Bilgi yönetimi ilkesinin 2007 Microsoft Office sistemi programları ile bütünleşmesi

Office SharePoint Server 2007 bilgi yönetimi ilkelerinin 2007 Office sürümü istemci programlarında kullanıcılarına gösterilmesinin birkaç yolu vardır. Belirli bir içerik türü, liste veya kitaplık için sunucu üzerinde bir bilgi yönetimi ilkesini yapılandırdığınızda, bu ilkeye bağlı içerik ile çalışan kullanıcıların görüntüleyebileceği bir ilke bildirimi yazabilirsiniz. İlke bildirimi, kullanıcıları, bilgi yönetimi ilkelerinin belge için zorlandığından haberdar edebilir veya bir belgenin belirli bir süre sonra süresinin dolacağı gerçeği gibi ayrıntılı bilgi sağlayabilir. Kullanıcılar, bilgi yönetimi ilkesine bağlı belgeleri 2007 Office sürümü istemci programlarından birinde açtığında, bu ilke bildirimi görüntülenir. Ayrıca, bilgi yönetimi ilkesi, Barkod veya Etiket ilke özelliğini içeriyorsa, kullanıcılar Microsoft Office belgelerini kaydetmeyi veya 2007 Office sürümü istemci programından yazdırmayı denediğinde, bu ilke, kullanıcıların bu belgelere barkodlar veya etiketler eklemesini gerektirecek şekilde yapılandırılabilir.

Sayfanın Başı

Bilgi yönetimi ilkeleri sitede nasıl kullanılabilir

Bir bilgi yönetimi ilkesini uygulamak için, bunu sitedeki bir liste, kitaplık veya içerik türüne eklemeniz gerekir. Bilgi yönetimi ilkesini oluşturduğunuz veya eklediğiniz konumlar, ilkenin hangi genişliğe uygulandığını ve hangi genişlikte kullanılacağını etkiler. Şunları yapabilirsiniz:

  • Site koleksiyonu ilkesi oluşturabilir ve sonra bu ilkeyi bir içerik türü, liste veya kitaplığa ekleyebilirsiniz     Site koleksiyonu ilkesini, site koleksiyonundaki üst düzey sitenin Site Koleksiyonu İlkeleri listesinde oluşturabilirsiniz. Bir site koleksiyonu ilkesi oluşturduktan sonra, bunu, başka site koleksiyonlarının site yöneticilerinin kendi Site Koleksiyonu İlkeleri listesine alabileceği şekilde verebilirsiniz. Verilebilir bir site koleksiyonu ilkesi oluşturma, kuruluşunuzdaki sitelerde bilgi yönetimi ilkelerini standartlaştırmanızı sağlar.

    Bir site koleksiyonu ilkesini site içerik türüne eklediğinizde ve bu site içerik türünün bir örneği bir liste veya kitaplığa eklendiğinde, bu liste veya kitaplığın sahibi, liste veya kitaplığın site koleksiyonunu değiştiremez. Site koleksiyonu ilkesini site içerik türüne ekleme, site koleksiyonu ilkelerinin, site hiyerarşinizin her düzeyinde zorlanmasını sağlamanın iyi bir yoludur.

    Daha fazla bilgi için site koleksiyonu için bilgi yönetimi ilkesi oluşturmakonusuna bakın.

  • Üst düzey sitenin Site İçerik Türü Galerisi'nde site içerik türü için bir bilgi yönetimi ilkesi oluşturabilir ve sonra bu içerik türünü bir veya daha fazla liste veya kitaplığa ekleyebilirsiniz     Ayrıca, doğrudan site içerik türü için bir bilgi yönetimi ilkesi oluşturabilir ve sonra bu site içerik türünün bir örneğini birden fazla liste veya kitaplıkla ilişkilendirebilirsiniz. Bu yordamı kullanarak bir bilgi yönetimi ilkesi oluşturursanız, bu içerik türünün site koleksiyonundaki her öğe veya bu içerik türünden devralan bir içerik türü bu ilkeye sahiptir. Doğrudan bir site içerik türü için bilgi yönetimi ilkesi oluşturursanız, bu bilgi yönetimi ilkesini diğer site koleksiyonlarında yeniden kullanmak daha zordur, çünkü bu şekilde oluşturulan ilkeler verilemez.

    Not : Site koleksiyonunda hangi ilkelerin kullanıldığını denetlemek için, site koleksiyonu yöneticileri, ilke özelliklerini doğrudan bir içerik türü üzerinde ayarlama özelliğini devre dışı bırakabilir. Bu kısıtlama geçerli olduğunda, içerik türlerini oluşturan kullanıcılar, ilkeleri Site Koleksiyonu İlkeleri listesinden seçmekle kısıtlanırlar.

    Site içerik türü için bilgi yönetimi ilkesi oluşturma hakkında daha fazla bilgi için site içerik türünü değiştirmekonusuna bakın.

  • Liste veya kitaplık için bilgi yönetimi ilkesi oluşturabilirsiniz     Kuruluşunuzun, belirli bir bilgi yönetimi ilkesini oldukça kısıtlı içerik kümesine uygulaması gerekirse, yalnızca tek tek liste veya kitaplıklara uygulanan bir bilgi yönetimi ilkesi oluşturabilirsiniz. Bilgi yönetimi ilkesi oluşturmanın bu yöntemi esnek değildir, çünkü bu ilke yalnızca bir konuma uyar ve verilemez veya başka konumlar için yeniden kullanılamaz. Ancak, bazı kuruluşların, belirli durumlarda kullanmak üzere sınırlı uygulanabilirliği olan benzersiz bilgi yönetimi ilkeleri oluşturması gerekebilir.

    Notlar : 

    • Bir liste veya kitaplık için bilgi yönetimi ilkesini, yalnızca bu liste veya kitaplık birden fazla içerik türünü desteklemezse oluşturabilirsiniz. Bir liste veya kitaplık birden fazla içerik türünü destekliyorsa, bu liste veya kitaplıkla ilişkilendirilmiş her bir liste içerik türü için bir bilgi yönetimi ilkesi tanımlamanız gerekir. (Belirli bir liste veya kitaplıkla ilişkilendirilmiş bir site içerik türünün örnekleri, liste içerik türleri olarak bilinir.)

    • Site koleksiyonunda hangi ilkelerin kullanıldığını denetlemek için, site koleksiyonu yöneticileri, ilke özelliklerini bir liste veya kitaplıkta doğrudan ayarlama özelliğini devre dışı bırakabilir. Bu kısıtlama geçerli olduğunda, listeleri veya kitaplıkları yöneten kullanıcılar, ilkeleri Site Koleksiyonu İlkeleri listesinden seçmekle kısıtlanırlar.

Sayfanın Başı

Not : Makine Çevirisi Yasal Uyarısı: Bu makale, insan müdahalesi olmadan bir bilgisayar sistemi tarafından çevrilmiştir. Microsoft bu makine çevirilerini İngilizce bilmeyen kullanıcıların Microsoft ürünleri, hizmetleri ve teknolojileriyle ilgili içeriklerden yararlanmasına yardımcı olmak için sunar. Bu makale makine çevirisi olduğundan sözcük, cümle dizilimi ve gramer hataları içerebilir.

Yeteneklerinizi geliştirin
Eğitimleri keşfedin
Yeni özellikleri ilk olarak siz edinin
Office Insider Programına Katılın

Bu bilgi yararlı oldu mu?

Görüşleriniz için teşekkür ederiz!

Geri bildiriminiz için teşekkürler! Office destek temsilcilerimizden biriyle görüşmeniz yararlı olabilir.

×