Bilgi yönetimi ilkeleri oluşturma ve uygulama

Önemli : Bu makale makine çevisidir. Bkz. yasal uyarı. Bu makalenin İngilizce sürümüne buradan ulaşabilirsiniz.

Bilgi Yönetimi ilkeleri kuruluşunuzun denetime kişiler içerik ile ne denetlemek ve barkod eklemek için içeriği korumak için ne kadar süreyle veya belgelere etiketleri etkinleştirin. Bir ilke yasal ve kamu düzenlemeleri veya iç iş süreçlerini uyumluluğu zorla yardımcı olabilir. Yönetici olarak, belgeleri izlemek nasıl denetlemek için bir ilkesi ayarlayabilirsiniz ve belgeleri korumak için ne kadar süreyle.

Üç farklı konumlardan site hiyerarşisinde, geniş adresinde bir bilgi yönetimi ilkesi can oluşturabilirsiniz dar için:

  • Bir site koleksiyonu içinde birden fazla içerik türünü kullanmak için bir ilke oluşturun.

  • Site içerik türü için bir ilke oluşturun.

  • Bir liste veya kitaplık için bir ilkesi oluşturun.

Daha fazla bilgi için Bilgi Yönetimi ilkelerine girişkonusuna bakın.

Bir site koleksiyonu içinde birden fazla içerik türü ilke oluşturma

Tüm belgeleri bir site koleksiyonu içinde belirli bir türde bilgi ilkesine uygulandığı emin olmak için site koleksiyonu düzeyinde ilkesi oluşturmayı düşünün ve sonra ilkeyi içerik türlerine uygulayın. Bunlar, site koleksiyonu ilkeleri adlandırılır.

  1. Site koleksiyonu giriş sayfasında > Başlık çubuğunda SharePoint 2016 Ayarlar düğmesi. Ayarlar> Site Ayarları.

    Grup bağlı SharePoint sitesinde, Ayarlar' ı tıklatın, Site içeriği' ni tıklatın ve sonra da Site Ayarları' nı tıklatın.

  2. Site Ayarları sayfasında, Site Koleksiyonu Yönetimi > İçerik türü ilke şablonları.
    Site Ayarları sayfasında İçerik Türü İlke Şablonu bağlantısı

  3. İlkeleri sayfasında > Oluştur.

  4. Bir ad ve ilke için açıklama girin ve ardından kullanıcılara ilke içindir açıklayan bir kısa ilke bildirimini yazın.

  5. İlke ile ilişkilendirmek istediğiniz özellikleri ayarlama öğrenmek site içerik türü için ilkeleri oluşturma ile ilgili sonraki bölüme bakın.

  6. Tamam’ı seçin.

Site içerik türü için bir ilkesi oluşturma

İçerik türüne bilgi yönetimi ilkesi ekleme ilke özellikleri listeler veya kitaplıklar ile ilişkilendirilecek kolaylaştırır. İçerik türüne varolan bilgi yönetimi ilkesi ekleyin veya benzersiz bir ilke tek tek bir içerik türü için belirli oluşturmak seçebilirsiniz.

Listelere öğe belirli bir içerik türü için bilgi yönetimi ilkesi da ekleyebilirsiniz. Bu içerik türü kullanan yalnızca için bu listedeki öğelerin İlkesi biçimlendirmesinin etkisini sahiptir.

  1. Site koleksiyonu giriş sayfasında > Başlık çubuğunda SharePoint 2016 Ayarlar düğmesi. Ayarlar> Site Ayarları.

    Grup bağlı SharePoint sitesinde, Ayarlar' ı tıklatın, Site içeriği' ni tıklatın ve sonra da Site Ayarları' nı tıklatın.

  2. Site Ayarları sayfasında, Web Tasarımcısı galerileri altında > Site içerik türleri.
    Site Ayarları sayfasında site içerik türleri bağlantısı

  3. Site içerik türü ayarları sayfasında, bir ilkesini eklemek istediğiniz içerik türünü seçin.

  4. Site içerik türü sayfasında, Ayarlar > Bilgi Yönetimi İlkesi ayarları.

  5. İlkeyi Düzenle sayfasında, bir ad ve açıklama ilkenin girin ve ardından kullanıcılara ilke içindir açıklayan kısa bir açıklama yazın.

  6. Sonraki bölümlerinde, bilgi yönetimi ilkesine eklemek istediğiniz tek tek ilke Özellikleri'ni seçin.
    İçerik ilkesi türleri

  7. Belgeler ve bu ilkesine tabi öğeler için bekletme süresi belirtmek için Bekletmeyi etkinleştir'iseçin ve sonra bekletme süresi ve öğeleri sona erdiğinde gerçekleşmesi için istediğiniz eylemleri belirtin.

    Bekletme süresi belirtmek için

1.

Kayıtları... için bekletme aşaması Ekle'yi seçin

2.

Belgelerin veya öğelerin süresi dolacak şekilde ayarladığınızda, belirtmek için bir bekletme dönem seçeneği belirleyin. Aşağıdakilerden birini yapın:

  • Olay altında bir tarih özelliğine dayalı sona erme tarihi ayarlamak için > bu aşamasında kapalı bir tarih özelliğine madde dayanırve (örneğin, oluşturulan veya değiştirilen) belge veya öğe eylemi seçin ve süresi dolacak şekilde madde istediğinizde, süre sonra bu eylemi (örneğin, gün, ay veya yıl sayısını) artırma.

  • Sona erme belirlemek için özel bekletme formül kullanmak için Bu sunucuda yüklü özel bekletme formül olarak ayarla' yı seçin.

Not : Bu seçenek yalnızca özel formül yöneticiniz tarafından ayarlanmış olan varsa kullanılabilir.

3.

Bir iş akışı başlatma seçeneği yalnızca bir liste, kitaplık veya zaten kendisiyle ilişkilendirilmiş bir iş akışı olan içerik türü için bir ilke tanımlama kullanılabilir olması gerekir. Ardından aralarından seçim yapabileceğiniz iş akışları seçeneği sunulur.

4.

Yinelenme bölümünde, Bu aşamadaki eylemi yinelemek seçin ve ne sıklıkta eylemi yeniden istediğinizi girin.

Not : Bu seçenek, yalnızca seçtiğiniz eylemi yinelenebilir varsa kullanılabilir. Örneğin, eylem Kalıcı olarak silmekiçin yinelenme ayarlayamazsınız.

5.

Tamam' ı seçin.

  1. Belgeler ve bu ilkesine tabi olan öğeleri denetimi etkinleştirmek için Etkinleştirme denetiminiseçin ve sonra denetlemek istediğiniz olayları belirtin.

    Denetimi etkinleştirmek için

1.

Üzerinde ilkeyi Düzenle sayfasında, altında Denetim > denetimi etkinleştirmek ve sonra bir denetim izlemesi işaretini tutmak istediğiniz olayları yanındaki onay kutularını seçin

2.

Belgeleri, içine bu barkod eklemek için kullanıcılara sor için seçin . Kaydetmeden veya yazdırmadan önce barkod eklemek için kullanıcılara sor

3.

Seçme Tamam denetleme özelliği ilkeyi uygulamak için.

Oluşturma ve Denetim izleme gibi görev listeleri, sorunları listeler, tartışma grupları ve takvimleri liste öğelerine ve belgeler çözümlemek kuruluşların denetleme ilkesi özelliği sağlar. İçeriğin ne zaman görüntülenebilir, düzenlenemez veya silinmiş gibi olaylar kayıtlarını bir denetim günlüğü bu İlkesi özelliği sağlar.

Bilgi Yönetimi ilkesine bir parçası olarak denetimi etkinleştirildiğinde, yöneticilerin, Microsoft Excel'de temel alır ve, geçerli kullanım özetlemek İlkesi kullanım raporlarını denetim verileri görüntüleyebilirsiniz. Yöneticiler bu raporları bilgileri kuruluş içinde nasıl kullanıldığını belirlemek için kullanabilirsiniz. Bu raporları da kuruluşlar doğrulayın ve bunların yasal düzenlemelerle uyumluluk belge veya olası kaygılar araştırmak için yardımcı olur.

Denetim günlüğü şu bilgileri kaydeder: olay adı, tarih ve saat olay ve gerçekleştirilen eylem kullanıcının sistem adı.

  1. Bir ilke kapsamında barkodları etkinleştirildiğinde, bunlar belge özellikleri eklenir ve barkod uygulandığı belgenin üst bilgi alanına görüntülenir. Etiketleri gibi barkodları da el ile belgeden kaldırabilirsiniz. Kullanıcıların yazdırma veya öğeyi kaydederken barkod içerecek şekilde sorulmasını ya da barkod el ile eklenmesi gereken varsa 2010'da Ekle sekmesini kullanarak Office sürümü programları belirtebilirsiniz.

    Bar kod etkinleştirmek için

1.

İlkeyi Düzenle sayfasında, barkodları> Barkod etkinleştirin.

2.

Bu barkodları belgelerine eklemek için kullanıcılara sor için kaydetmeden veya yazdırmadan önce barkod eklemek için kullanıcılara sorseçin.

3.

Barkod özelliğin, ilkeyi uygulamak için Tamam ' ı seçin.

Barkod İlkesi Kod 39 standart barkodları oluşturmamaktadır. Her barkod görüntüsü barkod değerini gösteren barkod simgesi altındaki metni içerir. Bu, hatta donanım tarama sağlanmadığında kullanılmak üzere barkod verileri sağlar. Kullanıcıların bir sitedeki öğeyi bulmak için arama kutusuna barkod numarasını el ile yazabilirsiniz.

  1. Bu ilkesine tabi belgelerden bir etiketi olduğundan gerektirecek şekilde Etiketleri etkinleştir'iseçin ve ardından etiketleri için istediğiniz ayarları belirtin.

    Etiketleri etkinleştirmek için

1.

Belge bir etiket eklemek kullanıcılara zorunlu kılmak için kaydetmeden veya yazdırmadan önce etiket eklemek için kullanıcılara sorseçin.

Not : İsteğe bağlı olarak etiketleri isterseniz, bu onay kutusunu seçmeyin.

2.

Böylece bu eklendikten sonra değiştirilemez etiket kilitlemek için etiketlerin eklendikten sonraseçin.

Bu ayar, etiket metnini etiketinin içine bir öğe içinde Word, Excel veya PowerPoint gibi bir istemci uygulaması eklendikten sonra güncelleştirmesini engeller. Bu belge veya öğe özelliklerini güncelleştirildiğinde güncelleştirilecek etiketi isterseniz, bu onay kutusunu seçmeyin.

3.

Görüntülenmesini istediğiniz şekilde etiket biçimi kutusunda, etiket için metni girin. Etiketleri, her biri 255 karakter uzunluğunda olabilir, en çok 10 sütun başvuruları içerebilir. Etiketiniz için biçim oluşturmak için aşağıdakileri yapın:

Etiket görünmelerini istediğiniz sırayla dahil etmek istediğiniz sütunların adlarını yazın. Sütun adları ilkeyi Düzenle sayfasında örnekte gösterildiği gibi kaşlı ayraçlar ({}) içine alın.

İlkeyi Düzenle sayfasında örnekte gösterildiği gibi köşeli ayraçlar dışındaki sütunları tanımlamak için sözcükleri yazın.

4.

Satır sonu eklemek için satır sonu görünmesini istediğiniz yere \n girin.

5.

Yazı tipi boyutunu ve istediğiniz ve sola, ortaya veya sağa belge içinde etiketi konumlandırılmış isteyip istemediğinizi belirtmek stili seçin.

Bir yazı tipi ve kullanıcıların bilgisayarlarına kullanılabilir stili seçin. Yazı tipi boyutunu ne kadar metin etikette görüntülenmesini etkiler.

6.

Etiket genişliği ve yüksekliği girin. Etiket yüksekliğini.25 inç 20 inç arasında olabilir ve etiket genişliği.25 inç 20 inç arasında olabilir. Etiket metni içinde etiket görüntü her zaman dikey olarak ortalar.

7.

Etiket içeriği önizlemesini görüntülemek için Yenile'yi seçin.

  1. Tamam’ı seçin.

Liste, kitaplık veya klasör (konum temelli bekletme ilkesi) için bir ilkesi oluşturma

Yalnızca belirli bir liste, kitaplık veya klasör için uygulanan bekletme ilkesi tanımlayabilirsiniz. Bununla birlikte, bu şekilde bekletme ilkesi oluşturursanız, bu ilke diğer listeler, kitaplıklar, klasörleri veya siteleri yeniden kullanma ve site koleksiyonu ilkesi için bir konum temelinde ilke uygulayamazsınız.

Tüm tek bir yerde içerik türlerini tek bekletme ilkesi uygulamak isterseniz, büyük olasılıkla konum tabanlı bekletme kullanmak istediğiniz. Diğer çoğu durumda, tüm içerik türleri için bekletme ilkesi belirtildiğini doğrulayın istersiniz.

Her alt klasör devralmayı ve alt düzeydeki yeni bekletme ilkesi tanımlamak seçmediğiniz sürece üst bekletme ilkesini devralır.

Bir liste veya kitaplığa bilgi yönetimi ilkesine bekletme dışında tanımlamak istiyorsanız, bu liste veya kitaplık ilişkilendirilmiş her tek liste içerik türü için bilgi yönetimi ilkesi tanımlamanız gerekir.

Herhangi bir noktada ilkeleri konum temelli bir liste veya kitaplık için içerik türünden geçmek karar verirseniz, yalnızca bekletme ilkesi konum tabanlı İlkesi kullanılır. Tüm diğer yönetimi ilkelerini (denetimleri, barkodları ve barkod) ilişkili içerik türlerinden devralınır.

Konum temelinde ilkeleri site koleksiyonu için kitaplık ve klasöre dayalı saklama özelliğini devre dışı bırakarak devre dışı bırakılabilir. Bu site koleksiyonu yöneticileri tarafından bir liste yöneticinin göre konumuna ilkeleri kendi içerik türü ilkeler iptal değil emin olmak olanak tanır.

En azından bir liste veya kitaplık için bilgi yönetimi ilkesi ayarları değiştirmek için listeleri yönetme izni olması gerekir.

  1. Bilgi yönetimi ilkesi belirtmek istediğiniz liste veya kitaplığa gidin.

  2. Şeritte kitaplık veya liste sekmesini seçin > Kitaplık Ayarları veya Liste ayarları.

    SharePoint Online'da, Ayarlar ' ı tıklatın ve ardından liste ayarları veya Kitaplık Ayarları' nı tıklatın.

  3. İzinler ve yönetimaltında > Bilgi Yönetimi İlkesi ayarları.
    Belge kitaplığının ayarlar sayfasında bilgi yönetimi ilkeleri bağlantısı

  4. Bilgi Yönetimi İlkesi Ayarları sayfasında liste veya kitaplık için bekletme kaynağı kitaplık ve klasörler için ayarlandığından emin olun.

    İçerik türü kaynak olarak görüntülenirse, Kaynağı Değiştir'itıklatın ve sonra kitaplık ve klasörler'itıklatın. İçerik türü bekletme ilkeleri yoksayılır uyarı alırsınız. Tamam' ı seçin.

  5. İlkeyi Düzenle sayfasında, Kitaplık temelinde bekletme zamanlaması, oluşturmakta olduğunuz ilke için kısa bir açıklama girin.

  6. Bekletme aşaması... Ekle'yi seçin

    Kayıtları öğesinin altında kayıtları seçeneği için tanımla farklı bekletme aşamaları seçerek kayıtlar için farklı bekletme ilkeleri tanımlama seçebileceğiniz olduğunu unutmayın.

  7. Aşama özellikleri iletişim kutusunda, belgelerin veya öğelerin süresi dolacak şekilde ayarlandığında belirtmek için bir bekletme dönem seçeneği belirleyin. Aşağıdakilerden birini yapın:

    • Olay altında bir tarih özelliğine dayalı sona erme tarihi ayarlamak için > bu aşamasında kapalı bir tarih özelliğine madde dayanırve (örneğin, oluşturulan veya değiştirilen) belge veya öğe eylemi seçin ve süresi dolacak şekilde madde istediğinizde, süre sonra bu eylemi (örneğin, gün, ay veya yıl sayısını) artırma.

    • Sona erme belirlemek için özel bekletme formül kullanmak için Bu sunucuda yüklü özel bekletme formül olarak ayarla' yı seçin.

      Not : Bu seçenek yalnızca özel formül yöneticiniz tarafından ayarlanmış olan varsa kullanılabilir.

    • Eylemaltında belge veya öğe sonu olmasını istediğinizi belirtin. Belge veya öğe (örneğin silme) gerçekleşeceği belirli bir eylemi etkinleştirmek için listeden bir eylem seçin.

  8. Bir iş akışı başlatma seçeneği yalnızca bir liste, kitaplık veya zaten kendisiyle ilişkilendirilmiş bir iş akışı olan içerik türü için bir ilke tanımlama kullanılabilir olması gerekir. Ardından aralarından seçim yapabileceğiniz iş akışları seçeneği sunulur.

  9. Bu aşamadaki eylemi yinelemek yinelenmealtında seçin ve ne sıklıkta eylemi yeniden istediğinizi girin.

    Not : Bu seçenek, yalnızca seçtiğiniz eylemi yinelenebilir varsa kullanılabilir. Örneğin, eylem Kalıcı olarak silmekiçin yinelenme ayarlayamazsınız.

  10. Tamam’ı seçin.

İçerik türüne site koleksiyonu İlkesi uygulama

Bilgi Yönetimi ilkeleri zaten siteniz için site koleksiyonu ilkeleri oluşturulmuş varsa, içerik türüne ilkeleri birini uygulayabilirsiniz. Bunu yaptığınızda, aynı üst içerik türü paylaşmayan birden fazla içerik türü için bir site koleksiyonundaki aynı ilkesini uygulayabilirsiniz.

Birden fazla içerik türünü bir site koleksiyonundaki ilkeleri uygulamak istediğiniz ve bir yönetilen meta veri hizmeti yapılandırılmış olması, içerik türü yayımlama out yayımlamak için kullanabileceğiniz birden çok site koleksiyonları için bilgi yönetimi ilkeleri. Daha fazla bilgi için site koleksiyonları genelinde içerik türlerine ilkeyi uygulamak bölümüne bakın.

  1. Liste veya ilkeyi uygulamak istediğiniz içerik türünün bulunduğu kitaplığa gidin.

  2. Şeritte kitaplık veya liste sekmesini seçin > Kitaplık Ayarları veya Liste ayarları.

    SharePoint Online'da, Ayarlar ' ı tıklatın ve ardından liste ayarları veya Kitaplık Ayarları' nı tıklatın.

  3. İzinler ve yönetim altında > Bilgi Yönetimi İlkesi ayarları.
    Belge kitaplığının ayarlar sayfasında bilgi yönetimi ilkeleri bağlantısı

  4. İlke kaynağını İçeriktürlerine ve İçerik türü ilkeleri Seç altında ilkeyi uygulamak istediğiniz içerik türünün ayarlandığını doğrulayın.

  5. İlkeyi belirtin altında > site koleksiyonu İlkesi kullanseçeneğini belirleyin ve listeden uygulamak istediğiniz ilkeyi seçin.

    Not : Site koleksiyonu İlkesi kullan seçeneği kullanılamıyorsa, site koleksiyonu ilkeler yoksa site koleksiyonu için tanımlanmış.

  6. Tamam’ı seçin.

    Liste veya kitaplık birlikte çalıştığınız birden fazla içerik türlerinin yönetimine destekliyorsa, İçerik türleri ' nin altında bilgi yönetimi ilkesi belirtmek istediğiniz içerik türünü seçebilirsiniz. Bu, doğrudan yukarıdaki adım 5 kadar sürer.

Site koleksiyonları genelinde ilkeyi uygulamak

İçerik türleri, içerik türü yayımlama yukarı ayarlamak için bir yönetilen meta veri hizmeti uygulamasını kullanarak site koleksiyonları arasında paylaşın. İçerik türü yayımlama içerik ve meta veri tutarlı sitelerinize içerik türlerinin kullanılabileceği ve merkezi olarak güncelleştirme ve güncelleştirmeleri kullanıma birden çok abone site koleksiyonları veya Web uygulamaları yayımlanabilir çünkü yönetmenize yardımcı olur.

Site koleksiyonları genelinde kullanmak için varolan ilkesinin dışında bir şablon oluşturma

Bilgi yönetimi ilkesi tanımlama ve sonra gelen birden çok site koleksiyonları genelinde gerektiği gibi kullanmak üzere bir şablon oluşturun. Site koleksiyonları genelinde bir ilkeyi uygulamak için içerik türü yayımlama kullanmaya alternatif bir yöntem olarak de kullanılabilir veya bilgileri ilkelerinizi yedeğinin istiyorsanız bu yöntemi kullanılabilir. Bir site koleksiyonundan İlkesi verme ve daha sonra kaydedilmiş bir konuma veya aktararak başka bir site koleksiyonu için bir şablon veya ilke yedeğini oluşturun.

Önemli : Verme/Alma kullanıyor ilke şablonları kümesi yollarından özellik varsa, benzersiz bir tanımlayıcı ilkesi .xml dosyasındaki var aklınızda bulundurun. Bundan dolayı bu İlkesi bir siteye birden çok kez bu benzersiz tanımlayıcı değiştirmeden alamazsınız.

Bir ilke dışarı aktarma

  1. Site koleksiyonu giriş sayfasında Ayarlar Site Ayarları'nın yerini alan küçük Ayarlar dişlisi. Seç > Site Ayarları.

    Grup bağlı SharePoint sitesinde, Ayarlar' ı tıklatın, Site içeriği' ni tıklatın ve sonra da Site Ayarları' nı tıklatın.

  2. Site Ayarları sayfasında, Site Koleksiyonu Yönetimi > İçerik türü ilke şablonları.
    Site Ayarları sayfasında İçerik Türü İlke Şablonu bağlantısı

  3. Dışarı aktarmak istediğiniz ilkesi seçin > en altına kaydırma > Dışarı Aktar.

  4. İsteminde kaydetmek veya dosyayı açmak için Kaydet' i seçin ve sonra dosyanın kaydedileceği konumu seçin. İlke alıyorsanız site koleksiyonları için kullanılabilir bir konum seçtiğinizden emin olun.

  5. Yükleme Tamamlandı iletişim kutusu görüntülendiğinde, Kapat' ı seçin.

Farklı bir site koleksiyonu için bir ilke içeri aktarma

Bilgi yönetimi ilkesi alma verilen site koleksiyonundaki herhangi bir sitenin veya listenin düzeyinde birden fazla içerik türü için uygulamanızı sağlar. Amaca bunu yapmanızı avantajları şunlardır: yeniden tanımlama ve her içerik türü ilke uygulamak yoksa ve yalnızca tek bir yerde ilkeye değişiklikler yaparak, ilke değişiklikleri daha kolay yönetebilirsiniz.

  1. İlkeyi uygulamak istediğiniz site koleksiyonunun giriş sayfasında Ayarlar Site Ayarları'nın yerini alan küçük Ayarlar dişlisi. Seç > Site Ayarları.

    Grup bağlı SharePoint sitesinde, Ayarlar' ı tıklatın, Site içeriği' ni tıklatın ve sonra da Site Ayarları' nı tıklatın.

  2. Site Ayarları sayfasında, Site Koleksiyonu Yönetimi > İçerik türü ilke şablonları.

  3. İlkeleri sayfasında > İçeri Aktar > ilkesi için XML dosyasını bulmak için göz atın .

  4. İçinde İlkesi kaydedildi XML dosyası seçin > açık.

  5. Site Koleksiyonu İlkesi İçeri Aktar sayfa > İlkesi site koleksiyonuna eklemek için içeri aktarma .

İçeri aktarılan ilkenizi şimdi bir veya daha fazla içerik türlerine sitenin veya listenin düzeyinde uygulanır.

Sayfanın Başı

Not : Makine Çevirisi Yasal Uyarısı: Bu makale, insan müdahalesi olmadan bir bilgisayar sistemi tarafından çevrilmiştir. Microsoft bu makine çevirilerini İngilizce bilmeyen kullanıcıların Microsoft ürünleri, hizmetleri ve teknolojileriyle ilgili içeriklerden yararlanmasına yardımcı olmak için sunar. Bu makale makine çevirisi olduğundan sözcük, cümle dizilimi ve gramer hataları içerebilir.

Yeteneklerinizi geliştirin
Eğitimleri keşfedin
Yeni özellikleri ilk olarak siz edinin
Office Insider Programına Katılın

Bu bilgi yararlı oldu mu?

Görüşleriniz için teşekkür ederiz!

Geri bildiriminiz için teşekkürler! Office destek temsilcilerimizden biriyle görüşmeniz yararlı olabilir.

×