Belge yönetimine giriş

Önemli : Bu makale makine çevisidir. Bkz. yasal uyarı. Bu makalenin İngilizce sürümüne buradan ulaşabilirsiniz.

Belge Yönetimi depolama ve etkin içerik oluşturma dahil olmak üzere ve kuruluş içinde paylaşımı çalışmalarınızı, desteklemek için belgelerin kuruluş odaklanır. Kuruluşların resmi belge yönetim sistemi herhangi bir yerinde değil olduğunda, içeriği çoğunlukla oluşturulur ve dağınık dosya paylaşımları ve tek tek sabit disk sürücüsü üzerinde yönetilmeyen ve merkezi olmayan bir şekilde kaydedilir. Bu, çalışanların bulma, paylaşma ve etkin içerik üzerinde işbirliği sabit kolaylaştırır. Bu da değerli iş bilgileri ve veri içerikler kullanmayı kuruluşlara yönelik zorlaştırır.

Microsoft Office SharePoint Server 2007 yönetimi özellikleri aşağıdakileri yapmanıza olanak sağlayan kapsamlı bir belge kümesi sağlayarak kuruluşunuzun belge yönetimi gereksinimlerini destekler:

  • Belgeleri depolayın, düzenleyin ve bulun.

  • Belgelerin tutarlı olduklarından emin olun.

  • Belgelerin meta verilerini yönetin.

  • Belgeleri yetkisiz erişimden veya kullanımdan koruyun.

  • Belgelerin yönetilmesi için iş süreçlerinin (iş akışlarının) tutarlı olduklarından emin olun.

Not : Bu makalede, Adventure Works, bisiklet, bisiklet bileşenleri ve bicycling Donatılar üreten kurgusal şirket tarafından oluşturulan bir örnek SharePoint sitesine denilmektedir.

Örneğin, teknik belgeler ekibi kullanıcı kılavuzları ve ürün belirtimi sayfaları gibi müşterilerle yayınlar üretir, Adventure Works Office SharePoint Server 2007birçok belge yönetimi özelliğini kullanır. Ekip tüm Belge Merkezi sitesi şablondan oluşturulmuş bir sitedeki oluşturduğu içeriği depolar. Belge Merkezi sitesinde sürümler arasındaki belge geliştirme izlemek için birincil ve ikincil sürüm oluşturma ekip üyeleri kullanın. Bunlar gerekli kullanıma ekip üyeleri istemeden başka birinin çalışma üzerine yazılmaz emin olmak için de kullanabilirsiniz.

Depolama ve Belge Merkezi sitesinde belgeleri düzenleme

Office SharePoint Server 2007 ile dahil Belge Merkezi site şablonunu oluşturma, kullanma ve çok fazla sayıda belgeleri depolamak için en iyi duruma siteleri oluşturmak için kullanılabilir. Belge Merkezi site şablonundan oluşturduğunuz siteler belge yönetimi özelliklerini varsayılan olarak açıktır gerekli iade etme ve büyük ve küçük belge sürümü oluşturma, gibi özelleştirilmiş. Dosya belirli bir kerede tek bir kullanıcı geçebileceğiniz gerekli kullanıma çakışmaları ve karışıklıkları değişikliklerinin üzerine önlemeye yardımcı olur. Belgelerdeki değişiklikleri izlemek sürüm oluşturmayı sağlar ve bunu gözden geçirin gibi içerik yönetmenize yardımcı olur. Sürüm oluşturma birkaç kişi projeler üzerinde birlikte çalışma veya bilgileri birkaç geliştirme ve gözden geçirme aşamaları gittiğinde, özellikle de yararlı olur.

Belgelerin tutarlı şekilde yönetmek için içerik türlerini kullanma

İçerik türü için belirli bir içerik türüne paylaşılan davranışlarını açıklayan yeniden kullanılabilir ayarları grubudur. İçerik türleri, düzenlemek, yönetme ve içeriğin bir site koleksiyonu genelinde tutarlı bir şekilde işlem getirmelerine olanak tanır. Bu belgeleri farklı türde tutarlı bir şekilde işlenir emin olmak için kuruluşunuz tarafından oluşturulan belge ya da bilişim ürün her tür içerik türüne tanımlayabilirsiniz.

Örneğin, teknik belgeler bölümü, Adventure Works iki içerik türleri oluşturulan kullanıcı el ile ve ürün belirtim olarak adlandırılır. Ekip üyeleri yeni bir belge oluşturmak için Belge Merkezi gittiğinizde, bu içerik türlerinin her biri Yeni düğmesinde Belge Kitaplığı'nda bir seçenek olarak görünür. Tüm kullanıcı kılavuzları ve ürün belirtimleri ortak Biçimlendir paylaşmak için her içerik türü kendi şablonu belirtir. Örneğin, tüm kullanıcı el kitapları hakkında ürün modelleri el kitapları uygulamak meta veriler içeren, böylece her içerik türü, kendi özel sütunlar da belirtir. Böylece ekip her kullanıcı el ile aynı geri bildirim ve onaylama işlemleri izleyen emin olabilirsiniz her içerik türü kendi iş akışları bile içerir. Ve ürün belirtimleri farklı bir içerik türü bulunduğundan, bu belgeleri farklı işlemler izleyin ve farklı meta veri gerektiren sütunlar varsa olabilir.

Belge özelliklerini yönetme

Bir Web sitesinde veya bir belge yönetim sistemi kaydedilmiş bilgileri bulabilmek birincil yollarından göz atma veya dosyaları birlikte kaydedilen meta verileri (belge özellikleri) arama tarafından biridir. Bununla birlikte, çoğunlukla kuruluşlardaki çalışanlar ekleme veya bunları kaydettiğinizde, belge özellikleri dosyalar için güncelleştirmek için zaman kazanmaz.

Programlar ve sunucuları içinde 2007 Microsoft Office sistemi kullanılabilir kişiler oluşturma ve belgeleri için meta verileri güncelleştirmek için yardımcı olur. Açtığınızda veya Word, Excel veya PowerPoint gibi bir 2007 Office sürümü Masaüstü programında Office SharePoint Server 2007 sitesine kaydedilmiş bir belgeyi düzenleme, bu belgeyi dosyanın en üstünde görüntülenen belge bilgileri Bölmesi'nde sunucu özelliklerini düzenleyebilirsiniz. Özel sütunlar bu belgeyi kaydedildiği kitaplığa veya içerik türü için bu belgeyi eklediyseniz, bu sütunu değerleri olarak özellik alanları Belge Bilgileri Bölmesi'nde görüntülenir. Tümleştirerek belge özelliği düzenleme düzenleme deneyimi, 2007 Office sürümü programlarında içeriği içine deneyime bunu kuruluşlar için bunların içeriğine meta verileri kalitesini artırmak daha kolay.

Document Information Panel

Ayrıca, kuruluşların Microsoft Office InfoPath 2007 sonra belirli içerik türlerine ekleyebilirsiniz özelleştirilmiş belge bilgileri bölmeleri oluşturmak için kullanabilirsiniz.

Belgeleri korunmasına yardımcı olma

Office SharePoint Server 2007 Ayrıca, SharePoint sitesine yetkisiz erişime karşı kaydedilir veya kullanan belgeleri korunmasına yardımcı olmak kuruluşlar için çeşitli yollar sunar. Kuruluşların, Bilgi Hakları Yönetimi (IRM) belge kümesinin tamamını korumak için tüm belge kitaplığına uygulayabilirsiniz. IRM, kullanıcılar SharePoint liste veya kitaplıklardan karşıdan yüklenen dosyalar üzerinde gerçekleştirebileceğiniz eylemleri sınırlamanıza olanak sağlar. IRM indirilen dosyaları şifreler ve kullanıcılar ve bu dosyaları şifresini izin verilen programlar kümesini sınırları. IRM dosyaları kopyalarını yazdırma veya bunları metin kopyalama gibi eylemler kendinize alamazsınız böylece dosyaları, okuma izni olan kullanıcılar haklarını da sınırlandırabilirsiniz. IRM, bu nedenle kuruluşunuz denetim ve gizli ya da özel bilgiler dağıtılması ile ilgili şirket ilkelerini uygulamasına yardımcı olabilir.

Office SharePoint Server 2007 dosyaları farklı yollarla korumanıza olanak sağlar. Kişilerin ilerleme durumunu belgelerinde taslaklarını okumasını önlemek istiyorsanız, birincil ve ikincil sürüm oluşturma bir belge kitaplığıyla ayarlayın ve sonra hangi kişi grupları alt (taslak) sürümler okuma izni olan belirtin. Taslaklar dosyaları veya henüz olarak ana onaylanan değil liste öğeleri ikincil sürümlerinin verilmiştir. Ardından içerik onayı istensin kitaplığını ayarlarsanız, belge ana taslak olarak yayın için uygun izinlere sahip bir kişinin onaylar kadar Taslaklar önemli sürümlerin yayımlanmamış.

Belgeleri korunabilirsiniz başka bir tek tek klasör, liste öğelerini veya belgeler için izinleri yapılandırarak yoludur. Yalnızca bir veya iki dosyalar varsa, erişimi kısıtlamak istediğiniz bir belge kitaplığında, görüntüleme veya düzenleme izni olanların değiştirmek bu tek tek öğeler için izinleri düzenleyebilirsiniz.

Belge ile ilgili işlemler iş akışlarıyla yönetme

Ortak belgeyle ilgili iş süreçlerini desteklemek için kuruluşların belgeyi gözden geçirme ve onay imza koleksiyonu gibi görevleri yönetmek için kullanabileceğiniz yerleşik iş akışları Office SharePoint Server 2007 sunar. İş akışı hareketini belgelerin veya öğelerin bir dizi eylemleri veya bir iş süreci ilgili görevleri otomatik olarak tanımlanır. İş akışları yardımcı kuruluşlar çünkü bunlar otomatik olarak izlemek ve bu işlemlerin içinde ilgili İnsan görevlere yönetme belgeyle ilgili iş süreçlerini daha verimli bir şekilde yönetme.

Örneğin, teknik belgeler ekip Adventure Works en kapsamlı kullanımını Görüş Topla iş akışı sağlar. Gözden geçirenlere e-posta gönderme yerine bir yazan Office Word 2007geçerli belgeyi sağdan üzerinde bir iş akışını başlatabilir. İş akışı sürer gözden geçirenlere bildirim iletisi gönderme, görevler için bunları oluşturma ve bu görevleri durumunu izleme gibi işlem yönetme birini düşünüyorsunuz. Gözden geçirenler Word 2007 veya Microsoft Office Outlook 2007görevlerini tamamlayabilirsiniz.

Ayrıca, Microsoft Office SharePoint Designer 2007 veya Microsoft Visual Studio 2005 uzantıları için Windows Workflow Foundation kullanarak kuruluşlar geliştirmek ve bunların kuruluşlar için benzersiz iş süreçlerini yönetmek özel iş akışları dağıtın.

Not : Makine Çevirisi Yasal Uyarısı: Bu makale, insan müdahalesi olmadan bir bilgisayar sistemi tarafından çevrilmiştir. Microsoft bu makine çevirilerini İngilizce bilmeyen kullanıcıların Microsoft ürünleri, hizmetleri ve teknolojileriyle ilgili içeriklerden yararlanmasına yardımcı olmak için sunar. Bu makale makine çevirisi olduğundan sözcük, cümle dizilimi ve gramer hataları içerebilir.

Yeteneklerinizi geliştirin
Eğitimleri keşfedin
Yeni özellikleri ilk olarak siz edinin
Office Insider Programına Katılın

Bu bilgi yararlı oldu mu?

Görüşleriniz için teşekkür ederiz!

Geri bildiriminiz için teşekkürler! Office destek temsilcilerimizden biriyle görüşmeniz yararlı olabilir.

×