Adres mektup birleştirme için kuralları ayarlama

Adres mektup birleştirme için kuralları ayarlama

Adres mektup birleştirme kurallarını öğrenin ve her kuralın kuruluşunuzda nasıl kullanılabileceğini keşfedin. Tüm müşterilerinize gönderilecek bir mektup veya e-posta oluşturuyorsanız ve veri kaynağınızdaki bazı alanlarda yer alan farklı değerlere bağlı olarak mektupların farklı şeyler söylemesini istiyorsanız, bir kural ayarlayabilirsiniz.

Örneğin, yakında dünyada üç farklı coğrafi konumda yapılacak olan bir olay hakkında bir mektup oluşturduğunuzu varsayalım. Mektubu Word'ün Postalar sekmesindeki Adres Mektup Birleştirmeyi Başlat seçeneğini kullanarak oluşturdunuz ama belgeyi gözden geçirdikten sonra hem yinelenen içerik olduğunu keşfettiniz hem de içeriğin bir bölümünün olayın konumu temelinde değiştirilmesi gerektiğini fark ettiniz. Böyle bir durumda, çeşitli durumları kapsamak için Alanları Yaz ve Ekle grubundaki Kurallar'ı kullanabilirsiniz.

Kuralları kullanma

Adres mektup birleştirme belgesine kurallar eklemek, size iş akışı işlemini verimli hale getirme ve esneklik sağlama fırsatı verir. Kurallarla, birden çok belge oluşturma gereğini ortadan kaldırabilir ve hızla değiştirilebilecek içerik ayarlayabilirsiniz.

Kuralları, adres mektup birleştirmeyi ayarlarken ekleyebilirsiniz.

  1. Posta Gönderileri sekmesinin Alanları Yaz ve Ekle grubunda Kurallar'ı seçin.

    Word'de, Postalar sekmesinin Alanları Yaz ve Ekle grubu

  2. Uygun bir kural seçin:

    Word'de, Postalar sekmesinin Yaz ve Ekle grubunda erişilen alanların Kurallar açılan listesi

Adres mektup birleştirme işlemini başlatana kadar kurallara erişemezsiniz. Herhangi bir alanı ayarlama hakkındaki ayrıntılar için, seçilen Kuralın iletişim kutusunda ? simgesini seçin. Ayrıca, Word Yardımı'nda alan adı için arama yapabilirsiniz.

İpucu : Alan kodlarını gösterme ve gizleme arasında geçiş yapmak için ALT+F9 tuşlarına basın.

Alan

Açıklama

Örnek ve yöntem

Ask

Belgede birden çok yerde aynı bilgilere yönelik isteği yinelemek için kullanın. Bilgi isteminin yanıtı birleştirilen belgede gösterilir

Word Alanı Ekle: Ask iletişim kutusunda Bir kez sor onay kutusu vardır. Bilgi isteminin yalnızca son adres mektup birleştirme işleminin başlangıcında gösterilmesini istiyorsanız onay kutusunu seçin. Öte yandan, bilgi isteminin her kayıtta gösterilmesini istiyorsanız onay kutusunu temizleyin (varsayılan ayar).

Daha fazla bilgi için bkz. Ask alanı.

Yıllardır kuruluşunuzda üretilen ürünleri satan bir çalışan için bir emeklilik partisi planladınız. Kuruluşun içindeki ve dışındaki kişilere, katılmalarını istemek için e-posta iletisi yoluyla bir davet gönderiliyor.

Word Alanı Ekle: Ask iletişim kutusundaki Yer İşareti kutusuna Davet yazın.

Sor kutusuna Emeklilik partisinde bize katılmayı planlıyor musunuz? yazın.

Varsayılan yer işareti metni kutusuna Evet yazın.

İşiniz bittiğinde Tamam'ı seçin.

Fill-in

Soru yöneltmek istediğinizde Fill-in alanını kullanın. Fill-in alanı da Ask alanına benzer biçimde belgeden birden çok kez geçer.

Word Alanı Ekle: Fill-in iletişim kutusunda Bir kez sor onay kutusu vardır. Yanıtın birleştirilen her kayda uygulanmasını istiyorsanız, onay kutusunu seçin. Öte yandan, her kayıtta sorulmasını istiyorsanız onay kutusunu temizleyin (varsayılan ayar).

Daha fazla bilgi için bkz. Fill-in alanı.

Kuruluşunuz bir sağlık değerlendirme etkinliğine sponsorluk yapıyor. Her çalışana bir gizli kayıt formu gönderiliyor. Bu formda, sağlanması gereken yaş, boy ve kilo gibi bilgiler isteniyor.

Word Alanı Ekle: Fill-in iletişim kutusundaki Sor kutusuna Kaç yaşındasınız? yazın.

İşiniz bittiğinde Tamam'ı seçin.

If Then Else

Uyulması gereken bir koşulu tanımlamak için kullanın. Tanımlanan koşula uyulursa, belirli bilgiler sağlanır. Ama tanımlı koşula uyulmazsa, farklı bilgiler sağlanır.

Daha fazla bilgi için bkz. If alanı.

Bir yardım kuruluşu için büyük bir üye veritabanı tutuyorsunuz. Üyeler, coğrafi konumlarına göre yaklaşan bağış toplama etkinlikleri hakkında duyurular alacaklar.

Word Alanı Ekle: IF iletişim kutusundaki Alan adı açılan listesinde, veri kaynağınızdaki (normalde bir Excel elektronik tablosu) konum sütun adını seçin.

Karşılaştırma açılan listesinde Eşittir'i seçin.

Karşılaştırılacak kutusuna Güney Amerika yazın. Ardından Eklenecek metin kutusuna, karşılaştırma başarılı olursa eklenecek içeriği yazın. Karşılaştırma başarılı olmazsa, Aksi halde eklenecek metin kutusunda sağlanan içerik eklenir.

İşiniz bittiğinde Tamam'ı seçin.

Merge Record #

Veri kaynağında, birleştirilen belgeye eklenecek olan gerçek kayıt numarasını yakalamak için kullanın. Bu numara, birleştirme öncesinde veri kaynağına uyguladığınız sıralamayı veya filtrelemeyi yansıtır

Daha fazla bilgi için bkz. MergeRec alanı.

Benzersiz fatura numaraları oluşturmak için Print date alanının yanında bir MergeRec alanı kullanın.

Posta Gönderileri sekmesinin Alanları Yaz ve Ekle grubunda Kurallar'ı ve sonra da Merge Record # öğesini seçin.

Merge Sequence #

Birleştirilmiş belgedeki kayıtların sayımını yapmak istediğinizde kullanın.

Daha fazla bilgi için bkz. MergeSeq alanı.

Bir grup mektubu birleştirdiniz ve bir grup form mektubunun son kaydı mektupların toplam sayısını gösteriyor. Posta masrafını hesaplamak için bu toplamı kullanabilirsiniz.

Posta Gönderileri sekmesinin Alanları Yaz ve Ekle grubunda Kurallar'ı ve sonra da Merge Sequence # öğesini seçin.

Next Record

Yeni bir belge başlatmadan var olan belgeye bir sonraki veri kaydını eklemek için kullanın.

Daha fazla bilgi için bkz. Next alanı.

Posta Gönderileri sekmesinin Alanları Yaz ve Ekle grubunda Kurallar'ı ve sonra da Next Record öğesini seçin.

Next Record If

İki değeri karşılaştırmak için kullanın. Veri alanının içeriğiyle bir değer arasındaki eşleşme, sonraki kaydın geçerli belgeyle mi yoksa yeni bir belgeyle mi birleştirileceğini belirler.

Daha fazla bilgi için bkz. NextIf alanı.

Posta Gönderileri sekmesinin Alanları Yaz ve Ekle grubunda Kurallar'ı ve sonra da Next Record If öğesini seçin.

Alan adı listesinde birleştirme alanı adını (örneğin, Şehir) seçin.

Karşılaştırma listesinde istediğiniz işleci seçin. Örneğin, belirli bir şehirdeki tek tek alıcılar için Eşittir'i seçin.

Karşılaştırılacak kutusuna kullanmak istediğiniz değeri yazın. Örneğin, Bursa'daki alıcıları seçmek için Bursa yazın.

Set Bookmark

Yer işareti adını belirli bir değerle ilişkilendirmek için kullanın. Yer işareti, belgede birden çok konuma yerleştirilebilir. Belgeye her yer işareti eklediğinizde, söz konusu yer işaretine bağlı olan değer görüntülenir.

Daha fazla bilgi için bkz. Set alanı.

Kuruluşunuz, belirli bir sahada gerçekleştirilecek çevre koruma çalışmasının özetini halka duyurmaya hazırlanıyor. Proje yöneticilerinin geçici bir proje başlığı var ama bunun değişebileceği konusunda uyarıyorlar. Burada en iyi seçenek bir yer işareti eklemektir; çünkü başlık değişirse, bu başlığa yapılan her başvuruyu değiştirmek yerine yalnızca yer işaretini değiştirmeniz yeterli olur.

Word Alanı Ekle: Set iletişim kutusundaki Yer İşareti kutusuna Proje adı yazın.

Değer bloğuna Büyük Kurbağa Yuvası Islahı yazın.

İşiniz bittiğinde Tamam'ı seçin.

Skip Record If

Veri alanının içeriğiyle bir değeri karşılaştırmak ve ardından karşılaştırma doğru çıkarsa geçerli veri kaydını ekleme işlemini atlamak için kullanın.

Daha fazla bilgi için bkz. SkipIf alanı.

Bir giyim mağazanız var ve belirli bir tişörtten stok fazlanız olduğunu ama en popüler bedenin stokta kalmadığını fark ediyorsunuz. Dolayısıyla satış ilanları göndermeye hazır olduğunuzda, belirli bir bedeni satın alan müşterileri hariç tutacaksınız.

Word Alanı Ekle: Skip Record If iletişim kutusundaki Alan adı açılan listesinde, veri kaynağınızdaki (normalde bir Excel elektronik tablosu) Beden sütun adını seçin.

Karşılaştırma açılan listesinde Eşittir'i seçin.

Karşılaştırılacak kutusuna XL yazın. İşiniz bittiğinde Tamam'ı seçin. XL tişört satın alan hiçbir müşteri satış ilanını almayacaktır.

Yeteneklerinizi geliştirin
Eğitimleri keşfedin
Yeni özellikleri ilk olarak siz edinin
Office Insider Programına Katılın

Bu bilgi yararlı oldu mu?

Görüşleriniz için teşekkür ederiz!

Geri bildiriminiz için teşekkürler! Office destek temsilcilerimizden biriyle görüşmeniz yararlı olabilir.

×