Access verilerini arşivleme

Önemli : Bu makale makine çevisidir. Bkz. yasal uyarı. Bu makalenin İngilizce sürümüne buradan ulaşabilirsiniz.

Eski veya etkin olmayan kayıtları düzenli aralıklarla arşivleyerek, verilerinizin düzenini korumaya yardımcı olabilirsiniz. Örneğin, Access'i ödün kitap veren bir kütüphaneyi yönetmek için kullandığınızı varsayalım. Ödünç verme işlemlerinin izlendiği bir tablonuz olabilir ve tabloda öğenin ödünç verildiği tarihi içeren bir alan ve iade edildiği tarihi içeren bir başka alan bulunabilir. Belki kayıt bekletme ilkeniz, öğenin iade edilmesinden bir yıl sonra ödünç verme işlemi kayıtlarının arşivlenmesi ve iki yıl sonra da kayıtların yok edilmesi yönündedir.

Veritabanındaki tüm tabloları, belirli tabloları veya yalnızca belirli kayıtları (örneğin, belirli bir tarihten eski kayıtları) arşivleyebilirsiniz. Bu konu başlığı altında, verilerin nasıl arşivlendiği açıklanır.

Bu makalede

Genel Bakış

Kayıtları düzenli aralıklarla arşiv tablosuna taşıma

Tabloyu düzenli aralıklarla değiştirme

Tüm tabloları düzenli aralıklarla değiştirme

Genel Bakış

Artık kullanmayı planlamadığınız verileriniz olduğunda ve bu verileri gerekmeleri olasılığına karşı el altında tutmak istediğinizde, arşivlemeyi düşünmelisiniz. Veri bekletme ilkesi gibi, arşiv planlarınızı yönlendiren bir ilkeniz olabilir.

Arşivleme çoğunlukla ay sonunun gelmesi gibi bir tarih koşulu temelinde verileri depolamak için kullanılır.

Verileri arşivlemenin yolları

Aşağıdaki tabloda verileri arşivlemenin yolları, her yöntemi hangi durumda kullanacağınız ve dikkat edilmesi gereken diğer noktalar listelenir.

Yöntem

Açıklama

Ne zaman kullanılacak durumlar …

Diğer önemli noktalar

Kayıtları düzenli aralıklarla arşiv tablosuna taşıma

Arşivlemek istediğiniz verileri seçen ve bu verileri arşiv tablosunun sonuna ekleyen bir sorguyu düzenli aralıklarla çalıştırıyorsunuz. Ardından, aynı verileri seçen (özgün tablodan) ve silen bir sorgu çalıştırıyorsunuz.

Tablodaki kayıtların bir bölümü, verilerin arşivlenip arşivlenmeyeceğini belirlemek için kullandığınız koşula uyuyor.

ÖRNEK: İade Edildiği Tarihi'nin üzerinden en az bir geçmiş olan kitaplık işlemlerini (kullanıma alma işlemleri) arşivlemek istiyorsunuz.

  • Arşivlemek istediğiniz veriler özellikle bir-çok ilişkisinin "bir" tarafında yer alıyorsa, başvuru bütünlüğü sorununu aşmak gerekebilir.

  • Sorgularınızda parametre kullanmanız gerekiyorsa, parametreleri işlemek için form oluşturmalısınız. Bunu yapmazsanız, veri kaybı riski ortaya çıkar.

Tabloyu düzenli aralıklarla değiştirme

Düzenli aralıklarla, belirli bir tablonun arşiv kopyasını oluşturur ve tablonun yerine yeni, boş bir kopya koyarsınız.

Tablodaki kayıtların tümü, verilerin arşivlenip arşivlenmeyeceğini belirlemek için kullandığınız koşula uyuyor.

ÖRNEK: Günlük en yüksek ve en düşük sıcaklıkların depolandığı bir tablonuz var. Her yıl, tabloyu arşivliyor ve boş bir tabloyla baştan başlıyorsunuz.

  • Başvuru tutarlılığı sorununu aşmak gerekebilir.

Tüm tabloları düzenli aralıklarla değiştirme

Bölünmüş bir veritabanıyla (tüm tabloları içeren bir arka uç veritabanı dosyası ve diğer tüm veritabanı nesnelerini içeren bir ön uç veritabanı dosyasından oluşan bir veritabanı) işe başlarsınız. Düzenli aralıklarla, arka uç veritabanının arşiv kopyasını oluşturur ve arka uç veritabanının yerine yeni, boş bir veritabanı koyarsınız.

Veritabanınızdaki tablolardan büyük bölümünün tüm kayıtları, verilerin arşivlenip arşivlenmeyeceğini belirlemek için kullandığınız koşula uyuyor.

ÖRNEK: Veritabanınız, farklı türde meteoroloji verileri içeren çeşitli tablolardan oluşuyor. Her yıl, tabloların tümünü arşivliyorsunuz.

  • Herhangi bir arama tablonuz varsa (posta kodları ve bölümler arama yapmaya yönelik değerleri depolamak için kullandığınız tablolar), tablonun verilerini yeni bir arka uç veritabanına aktarmanız gerekebilir.

  • Bu yöntem için makro kullanamazsınız. Veritabanını el ile arşivlemeniz gerekir.

Bilgi tutarlılığı sorununu aşma

Arşivlemek istediğiniz kayıtlar başka tablolardaki kayıtlarla ilişkiliyse, bu ilişkiyi aşmanız gerekebilir. Arşivlemek istediğiniz kayıtlar "alt" kayıtlar olduğunda (bir-çok ilişkisinin "çok" tarafına ait kayıtlar), büyük olasılıkla bunları güvenle arşivleyebilirsiniz. Arşivlemek istediğiniz kayıtlar "üst" kayıtlar olduğunda (bir-çok ilişkisinin "bir" tarafına ait kayıtlar), bunları arşivlediğinizde bunlarla ilişkili "alt" kayıtlar için şu durumlar geçerli olabilir:

  • "Üst" kayıtları silmenizi engelleyebilirler. "Üst" kayıtları zaten arşiv tablosuna eklemiş durumdaysanız, bu sorunlara neden olabilir.

    - veya -

  • Varolmayan bir "üst" öğeye ait "artıklar" haline gelebilirler. Bu durum, veri bütünlüğünde ve veritabanınızın "artık" kayıtları kullanan çeşitli işlevlerinde sorunlara neden olabilir.

Başvuru bütünlüğü konusuna açıklık getirmek için aşağıdaki adımları izleyin:

  1. Hangi "alt" kayıtların arşivlemek istediğiniz kayıtlara ait olduğunu saptayın. Örneğin, kütüphanemde ödünç verdiğim varlıkların kayıtlarını arşivlemek istiyorsam, önce bu varlıklarda açık işlem bulunup bulunmadığını (yani kullanıma alınmış ancak iade edilmemiş varlık bulunup bulunmadığını) saptarım.

  2. Aşağıdakilerden birini yapın:

Sayfanın Başı

Kayıtları düzenli aralıklarla arşiv tablosuna taşıma

İlk olarak, arşivlemek istediğiniz kayıtların bulunduğu tablonun boş bir kopyasını yaparsınız. Bu yeni boş tablo, arşiv tablonuzdur. Sonra, bir ekleme sorgusu oluşturarak özgün tablodaki kayıtları arşiv tablosuna kopyalarsınız. Ardından, arşivlenen kayıtları özgün tablodan kaldırmak için bir silme sorgusu oluşturursunuz. Son olarak da, her iki sorguyu da çalıştıran bir makro oluşturursunuz. Kayıtları arşivlemek istediğinizde makroyu çalıştırırsınız.

İpucu : Form üzerindeki bir düğmeye makro ekleyebilirsiniz; düğmeye her tıklandığında makro çalıştırılır.

1. Adım: Arşiv tablosu oluşturma

2. Adım: Verileri arşiv tablonuza kopyalayan bir sorgu oluşturma

3. Adım: Aynı verileri özgün tablonuzdan kaldıran bir silme sorgusu oluşturma

4. Adım: Her iki sorguyu da çalıştıran bir makro oluşturma

1. Adım: Arşiv tablosu oluşturma

Tüm arşivlenmiş kayıtlarınızı tek bir tabloda tutmak istiyorsanız, için bu adımı tek bir kez uygulamanız yeterlidir. Bu adımda oluşturduğunuz arşiv tablosu arşivlenmiş kayıtlarınızın tümünü içerir.

Yeni arşiv tablonuzu oluşturduğunuzda eskisinin yok edilmesini istiyorsanız, bu adımı uygulamanız gerekmez. Verileri arşiv tablonuza kopyalamak için ekleme sorgusu yerine tablo yapma sorgusu kullanabilirsiniz. Bunu yapmak için doğrudan 2. Adım'a geçin.

Her arşivleme işleminizde yeni bir arşiv tablosu kullanmak ve eski arşiv tablolarınızı saklamak istiyorsanız, yeni arşiv tablonuzu oluşturmadan önce eskisini yeniden adlandırın. Tarih temelinde bir arşivleme yapıyorsanız, eski arşiv tablolarınızı adlandırırken bunların temsil ettiği tarihlerden yararlanmak iyi bir yöntem olabilir.

Not : Her seferinde yeni bir arşiv oluşturuyor ve eskisini de saklıyorsanız, sorgularınızı çalıştırmadan önce eski arşivi yeniden adlandırmalısınız.

  1. Gezinti Bölmesi'nde arşivlenecek kayıtların bulunduğu tabloyu seçin, CTRL+C tuşlarına ve sonra da CTRL+V tuşlarına basın.

  2. Tabloyu Farklı Yapıştır iletişim kutusundaki Yapıştırma Seçenekleri'nin altında Yalnızca Yapı'yı seçin.

  3. Tablo Adı kutusundaki Kopyası sözcüğünü silin ve varolan tablo adına bir alt çizgi ve "arşiv" sözcüğünü ekleyin, sonra da Tamam'ı tıklatın. Örneğin, özgün tablonun adı İşlemler olduğunda, arşiv tablosu İşlemler_arşiv olarak adlandırılır.

    Tabloyu Farklı Yapıştır

2. Adım: Verileri arşiv tablonuza kopyalayan bir sorgu oluşturma

  1. Oluştur sekmesinde, Diğer grubunda, Sorgu Tasarımı'nı tıklatın.

  2. Tabloyu Göster iletişim kutusunu kullanarak arşivlemek istediğiniz kayıtların bulunduğu tabloyu ekleyin. Tabloyu Göster iletişim kutusunu kapatın.

  3. Sorgu tasarımı penceresinde, yeni eklediğiniz tablodaki yıldız işaretini (*) çift tıklatın. Tablonun adı ve yıldız işareti soru tasarımı kılavuzunun ilk sütununda gösterilir.

    Not : Yıldız işareti, sorgu çıkışının tabloda bulunan tüm alanları içereceğini belirtir. Yıldız işaretini kullandığınızda, tabloda alan ekleme veya çıkarma işlemi yapılırsa sorgu çıkışı buna göre ayarlanır.

  4. Sorgu tasarımı penceresinde, arşivlemeden önce kayıtların uyması gereken bir koşul belirtmek üzere kullanmak istediğiniz alana çift tıklayın. Örneğin, İşlemler tablonuzda Kullanıma Alma Tarihi adlı bir alan varsa ve bu tarihi bir yıldan eski olan tüm kayıtları arşivlemek istiyorsanız Kullanıma Alma Tarihi'ne çift tıklarsınız. Alan, sorgu tasarımı kılavuzunun bir sonraki boş sütununda gösterilir.

    Sorgu tasarım kılavuzu

    Başka alanlar içinde ölçüt kullanmak istiyorsanız bu adımı yineleyin.

  5. Yeni eklediğiniz alanlara ilişkin ölçütleri belirtmek için Ölçüt satırını kullanın. Örneğin, Ölçüt satırında <#1/1/2008# ifadesini kullanarak, Kullanıma Alma Tarihi'nin 1 Ocak 2008'den önceki bir tarih olması gerektiğini belirtebilirsiniz.

    Her arşivlemenizde ölçüt değerleriniz değişiyorsa, sorgunuzun giriş istemesini sağlamalısınız. Bunu yapmak için, Ölçüt satırında sorgunun giriş istemesini sağlayacak bir parametre kullanırsınız. Parametre kullanmak için, ifadeyi normal şekilde belirtin ancak belirli bir değer yerine köşeli parantez içine alınmış kısa bir soru kullanın. Örneğin, <[Şu tarihten önce tamamlanan işlemleri arşivle:] belirtimini kullanabilirsiniz:

    Parametre ifadesi

    Parametreleri kullanma hakkında daha fazla bilgi için Sorgunun giriş istemesini sağlama makalesine bakın.

    Ayrıca, alternatif koşullar belirtmek için veya satırını da kullanmak isteyebilirsiniz. Ölçüt kullanma hakkında daha fazla bilgi için Sorgu ölçütü örnekleri makalesine bakın.

    İpucu : Ölçüt belirtmek için tarih alanını kullanıyorsanız ve geçerli tarihten eski olan tüm kayıtları arşivlemek istiyorsanız, tarih alanının Ölçüt satırına <Date() girin.

  6. Aşağıdakilerden birini yapın:

    • Arşiv tablosunu zaten oluşturduysanız, belirtilen kayıtları bu tabloya eklemeniz için bir ekleme sorgusu gerekir.

      1. Tasarım sekmesinin Sorgu Türü grubunda Ekle'yi tıklatın.

      2. Ekle iletişim kutusundaki Tablo Adı kutusunda, arşiv tablosunun adını seçin ve Tamam düğmesini tıklatın.

        Ekle

        Sorgu tasarım kılavuzunda Ekle satırı görüntülenir.

      3. Ölçüt belirtmek için kullandığınız tüm alanlarda Ekle satırını temizleyin. (Yalnızca yıldız işaretinin Ekle satırında değer olmalıdır.)

        Sorgu tasarım kılavuzu Ekle satırı

    • Arşiv tablosunu oluşturmadıysanız, belirtilen kayıtları kullanarak bir arşiv tablosu oluşturmanız için tablo yapma sorgusu gerekir.

      1. Tasarım sekmesinin Sorgu Türü grubunda Tablo Yap'ı tıklatın.

      2. Tablo Yap iletişim kutusundaki Tablo Adı kutusunda, arşiv tablosunun adını yazın ve Tamam'a tıklayın.

  7. Sorguyu kaydetmek için CTRL+S tuşlarına basın.

3. Adım: Aynı verileri özgün tablonuzdan kaldıran bir silme sorgusu oluşturma

  1. Oluştur sekmesinde, Diğer grubunda, Sorgu Tasarımı'nı tıklatın.

  2. Tabloyu Göster iletişim kutusunu kullanarak arşivlemek istediğiniz kayıtların bulunduğu tabloyu ekleyin. Tabloyu Göster iletişim kutusunu kapatın.

  3. Sorgu tasarımı penceresinde, yeni eklediğiniz tablodaki yıldız işaretine (*) çift tıklayın. Tablonun adı ve yıldız işareti sorgu tasarımı kılavuzunun ilk sütununda gösterilir.

  4. Sorgu tasarımı penceresinde, ekleme sorgusunda koşul belirtmek için kullandığınız alanlarla aynı alanları çift tıklatın.

  5. Yeni eklediğiniz alanlara ilişkin ölçütleri belirtmek için Ölçüt satırını kullanın. Ölçüt kullanma hakkında daha fazla bilgi için Sorgu ölçütü örnekleri makalesine bakın.

    Önemli : Ekleme ve tablo yapma sorgunuzda parametre kullanıldıysa, silme sorgunuzda da kullanılmalıdır. Üstelik, her iki sorgu için de aynı değeri girdiğinizden emin olmalısınız. Farklı parametre değerleri girerseniz veri kaybedebilirsiniz. Veri kaybını önlemeye yardımcı olmak için, değerleri bir form kullanarak toplayabilir ve sorguların giriş değerleri için formu istemesini sağlayabilirsiniz. Daha fazla bilgi için Sorgunun giriş istemesini sağlama makalesine bakın.

  6. Tasarım sekmesinin Sorgu Türü grubunda Sil'i tıklatın.

    Sorgu tasarım kılavuzunda Sil satırı görüntülenir.

    Sorgu tasarım kılavuzu Sil satırı

  7. Sorguyu kaydetmek için CTRL+S tuşlarına basın.

4. Adım: Her iki sorguyu da çalıştıran bir makro oluşturma

  1. Oluştur sekmesinin Diğer grubunda Makro'yu tıklatın. Bu komutu kullanamıyorsanız, Modül veya Sınıf Modülü düğmesinin altındaki oku ve Makro'yu tıklatın.

  2. Makro tasarımı kılavuzunun ilk satırında, Eylem sütununda SorguAç öğesini seçin.

    Sorgu Aç makro eylemi

  3. Kılavuzun en altında, Eylem Bağımsız Değişkenleri'nin altındaki Sorgu Adı kutusunda, 2. Adımda oluşturduğunuz sorguyu (ekleme veya tablo yapma) açılan listeden seçin.

    OpenQuery makro eylemi Sorgu bağımsız değişkeni

  4. Makro tasarımı kılavuzunun ikinci satırında, Eylem sütununda SorguAç öğesini seçin.

  5. Kılavuzun en altında, Eylem Bağımsız Değişkenleri'nin altındaki Sorgu Adı kutusunda, açılan listeden silme sorgusunu seçin.

    Makronuz şuna benzer olacaktır:

    kaydedilmeye hazır makro

  6. Makroyu kaydetmek için CTRL+S tuşlarına basın.

    Kayıtları arşivlemek istediğinizde makroyu çalıştırın.

Sayfanın Başı

Tabloyu düzenli aralıklarla değiştirme

Tablodaki tüm verileri sürekli arşivlemek istiyorsanız, sorgu veya makro kullanmanız gerekmez. Alternatif olarak, tabloyu düzenli aralıklarla boş bir kopyayla değiştirebilirsiniz.

Önemli : Arşivlediğiniz tablo diğer tablolarla ilişkiliyse bilgi tutarlılığı sorununu aşmanız gerekebilir.

  1. Gezinti Bölmesi'nde arşivlemek istediğiniz tabloları seçin, CTRL+C ve ardından CTRL+V tuşlarına basın.

  2. Tabloyu Farklı Yapıştır iletişim kutusundaki Yapıştır Seçenekleri'nin altında Yalnızca Yapı'yı seçin ve Tamam'ı tıklatın.

    Access kopyayı Özgün tablonun adı Kopyası olarak adlandırır.

  3. Gezinti Bölmesi'nde, özgün tabloya sağ tıklayın ve görüntülenen kısayol menüsünde Yeniden Adlandır'a tıklayın.

    Tabloya, içindekileri açıklayan "GünlükAşırıSıcaklıklar_arşiv_2007" gibi bir ad verin.

  4. Gezinti Bölmesi'nde, boş kopyaya sağ tıklayın ve görüntülenen kısayol menüsünde Yeniden Adlandır'a tıklayın.

    Boş kopyaya özgün tablonun adını verin.

Sayfanın Başı

Tüm tabloları düzenli aralıklarla değiştirme

Bölünmüş bir veritabanı kullanıyorsanız, arka uç veritabanının yerine düzenli aralıklarla boş bir kopya koyarak tüm tabloları değiştirebilirsiniz.

İlk olarak, boş kopyayı hazırlarsınız. Veritabanınızın tasarımı değişmediği sürece, bu kopyayı her arşivleme işleminizde yeniden kullanabilirsiniz. Daha sonra arşivlemek istediğinizde, var olan arka uç veritabanını bir arşiv olduğunu belirtecek şekilde yeniden adlandırmanız ve boş kopyayı yeni arka uç veritabanı olarak kaydetmeniz yeterlidir.

Arka uç veritabanının boş kopyasını hazırlama

Arka uç veritabanındaki tüm tabloların tablo tanımlarını içeri aktarın.

  1. Yeni boş bir veritabanı oluşturun. Tablo1'i silin.

  2. Dış Veri sekmesinin Al grubunda Access'i tıklatın.

  3. Dış Veri Al iletişim kutusunda Tabloları, sorguları, formları, raporları, makroları ve modülleri geçerli veritabanına aktar'ı seçin ve Gözat'a tıklayın.

  4. Dosya Aç iletişim kutusunda arka uç veritabanını seçin. 'ı tıklatarak Dosya Aç iletişim kutusunu kapatın ve Tamam'ı tıklatın.

  5. Nesneleri İçeri Aktar iletişim kutusunda Seçenekler'i tıklatın.

  6. Tablo İçeri Aktar'ın altında Yalnızca Tanım'ı seçin.

  7. Tablolar sekmesinde Tümünü Seç'i, Tamam'ı ve Kapat'ı tıklatın.

Sonra, boş kopyadaki tüm arama tablolarına veri ekleyin. Her arama tablosu için aşağıdaki adımları uygulayın:

  1. Varolan arka uç veritabanındaki arama tablosuna bağlanın.

  2. Özgün tablodaki tüm kayıtları kopyaya ekleyen bir ekleme sorgusu oluşturun.

Arka uç veritabanını boş kopyasıyla değiştirme

İlk olarak, var olan arka uç veritabanını artık bir arşiv olduğunu belirtecek şekilde yeniden adlandırın.

Ardından, boş kopyayı açın ve özgün arka uç veritabanının adını kullanarak kaydedin.

  1. Microsoft Office Düğmesi'ne düğme resmi tıklayın ve Farklı Kaydet'in üzerine gelin. Farklı Kaydet menüsü açılır.

  2. Veritabanını başka biçimde kaydet altında Access 2007 Veritabanı'nı tıklatın.

Sayfanın Başı

Not : Makine Çevirisi Yasal Uyarısı: Bu makale, insan müdahalesi olmadan bir bilgisayar sistemi tarafından çevrilmiştir. Microsoft bu makine çevirilerini İngilizce bilmeyen kullanıcıların Microsoft ürünleri, hizmetleri ve teknolojileriyle ilgili içeriklerden yararlanmasına yardımcı olmak için sunar. Bu makale makine çevirisi olduğundan sözcük, cümle dizilimi ve gramer hataları içerebilir.

Yeteneklerinizi geliştirin
Eğitimleri keşfedin
Yeni özellikleri ilk olarak siz edinin
Office Insider Programına Katılın

Bu bilgi yararlı oldu mu?

Görüşleriniz için teşekkür ederiz!

Geri bildiriminiz için teşekkürler! Office destek temsilcilerimizden biriyle görüşmeniz yararlı olabilir.

×