Veritabanı nesnelerini tanıma

Tablolar

Access, bir muhasebecinin not defterine veya elektronik tablosuna anımsatan satır ve sütunlardan listeler gibi, bilgileri tablolar halinde sıralar. Her tabloda belirli bir konu hakkında bilgi depolar, dolayısıyla çoğu veritabanında birden fazla tablo vardır.

Tablolarda bulunan her satır kayıt, her sütun ise alan olarak adlandırılır. Kayıt, müşteri veya sipariş gibi belirli bir varlıkla ilgili tüm özel bilgileri içerir. Sütun, söz konusu varlıkla ilgili tek bilgi öğesidir. Örneğin, Ürünler tablosunda her satır veya kayıt, tek bir ürünle ilgili bilgiyi barındırır. Her sütun veya alan, söz konusu ürünle ilgili ad veya fiyat gibi çeşitli bilgileri barındırır. Bu ayrıntılar hakkında bilgi sahibi değilseniz, veritabanlarıyla ilgili temel bilgileri edinin.

Sorgular

İyi tasarlanmış bir veritabanında, form veya raporla göstermek istediğiniz veriler genellikle birden çok tabloda yer alır. Sorgular, çeşitli tablolardaki bilgileri çekerek bir araya getirip form veya raporda görüntülemek için kullanılır.

Sorgu, veritabanınızdan veri sonuçlarını almaya yönelik bir istek olabileceği gibi, veriler üzerinde eylem gerçekleştirmek amacıyla veya bu işlemlerin ikisi için aynı anda kullanılabilir. Basit sorulara yanıt almak, verileri kullanarak hesaplamalar yapmak, farklı tablolardaki verileri birleştirmek, bir veritabanında veri eklemek, değiştirmek veya silmek için sorguları kullanabilirsiniz.

Birçok sorgu türü olmakla birlikte, iki temel tür bulunur:

Formlar

Formlar, mağaza virtinlerine benzer; istediğiniz veritabanı öğelerini görüntülemenizi veya ulaşmanızı kolaylaştırır. Kağıt formlar gibi Access formları da sizin veya diğer kullanıcıların, Access masaüstü veritabanınızda depolanan verileri eklemek, düzenlemek veya görüntülemek için kullanabileceği nesnelerdir. Formlarınızı, kullanımını düşünerek tasarlamanız önemlidir. Örneğin formunuz birden çok kullanıcıya yönelikse, iyi tasarlanmış bir form, veri girişinin doğru, hızlı ve verimli olmasına yardımcı olur.

Raporlar

Raporlar, Access veritabanınızdaki bilgileri görüntülemeye, biçimlendirmeye ve özetlemeye yönelik bir yol sunar. Örneğin, tüm kişilerinizin telefon numaraları için basit bir rapor veya farklı bölgelerdeki ve zaman dilimlerindeki toplam satışlarla ilgili özet bir rapor oluşturabilirsiniz.

Aşağıdaki işlemleri gerçekleştirmek amacıyla veritabanınızdaki bilgileri sunmak istediğiniz durumlarda raporlar kullanışlıdır:

• Verilerin özetini görüntüleme veya dağıtma

• Verilerin anlık görüntülerini arşivleme

• Tek tek kayıtlarla ilgili ayrıntıları sağlama

• Etiket oluşturma

Makrolar

Makro, görevleri otomatikleştirmenizin yanı sıra formlarınıza, raporlarınıza ve denetimlerinize işlevler eklemenizi sağlayan bir araçtır. Örneğin, bir forma komut düğmesi ekleyip düğmenin OnClick olayını bir makroyla ilişkilendirirseniz, düğmeye her tıklandığında bir komut yürütülür.

Access, makro oluşturmanıza yardımcı olmaya yönelik bir tasarım ortamı sağlar. Burada yapılan asıl işlem, gerçekleştirilecek eylemlerin listesini oluşturmak amacıyla basitleştirilmiş bir programlama dili kullanmaktır. Bazı eylemler, dolgunun hangi alanda gösterileceği gibi ek bilgiler gerektirir. Tasarım ortamı, size eylemler ve dolgu bilgileri listesinden seçim yapma olanağı sunarak makro oluşturmanızı kolaylaştırır.

Makrolar, eylem serisini otomatikleştirmek, veritabanındaki verilerde değişiklik yapmak ve daha fazlası için kullanılır. Tasarım görünümünde makrolar, Visual Basic for Applications’ta (VBA) kullanılabilen komutların bir alt kümesini sağlar. Birçok kişi, formlara, raporlara ve denetimlere işlevler eklemek için VBA kodu yazmaktansa makro oluşturmayı daha kolay buluyor ancak Tasarım görünümü ile makroları VBA’ya dönüştürebilirsiniz.

Bir raporu, doğrudan veri girişi formlarınızdan biri üzerinden açmak istediğinizi varsayalım. Formunuza bir düğme ekleyin ve raporu açan bir makro oluşturun. Makro, düğmenin OnClick olayıyla ilişkili bir tek başına makro (veritabanında ayrı bir nesne) veya doğrudan düğmenin OnClick olayına eklenmiş bir makro olabilir. Her iki durumda da düğmeye tıkladığınızda makro çalışır ve raporu açar.

Modüller

Modüller, uygulamanızda görevleri otomatikleştirmek ve daha üst düzey işlevler gerçekleştirmek için yazdığınız VBA kodudur. Modüller VBA programlama dilinde yazılır. Modül, birlikte bir birim olarak depolanan bildirim, deyim ve yordamlardan oluşan bir koleksiyonudur.