การใช้ตารางหรือแบบสอบถามเป็นแหล่งข้อมูลสำหรับจดหมายเวียน

ใช้ตารางหรือคิวรีเป็นแหล่งข้อมูล

1. เปิดฐานข้อมูลต้นฉบับ และในบานหน้าต่างนําทาง ให้เลือกตารางหรือคิวรีที่คุณต้องการใช้เป็นแหล่งข้อมูลจดหมายเวียน

2. บนแท็บ ข้อมูลภายนอก ในกลุ่ม ส่งออก ให้คลิก Word ผสาน 

   ตัวช่วยสร้างจดหมายเวียน Word Microsoft จะเริ่มทํางาน

3. เลือกว่าคุณต้องการสร้างลิงก์ในเอกสารที่มีอยู่หรือในเอกสารใหม่ แล้วคลิก ตกลง

4. ถ้าคุณเลือกที่จะลิงก์ไปยังเอกสารที่มีอยู่ ในกล่องโต้ตอบ เลือกเอกสาร Word Microsoft ให้ค้นหาและเลือกไฟล์ แล้วคลิก เปิด

   Word เริ่มได้แล้ว Word จะเปิดเอกสารที่คุณระบุหรือเอกสารใหม่ ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับตัวเลือกของคุณ

5. ในบานหน้าต่าง จดหมายเวียน ภายใต้ เลือกชนิดเอกสาร ให้คลิก จดหมาย แล้วคลิก ถัดไป: เอกสารเริ่มต้น เพื่อดําเนินการต่อในขั้นตอนที่ 2

6. ในขั้นตอนที่ 2 ให้คลิก ถัดไป: เลือกผู้รับ

   ในขั้นตอนที่ 3 ให้คุณสร้างลิงก์ระหว่างแหล่งข้อมูลใน Access และเอกสาร Word เนื่องจากคุณเริ่มตัวช่วยสร้างจาก Access ลิงก์นี้จะถูกสร้างขึ้นโดยอัตโนมัติ ภายใต้ เลือกผู้รับ โปรดสังเกตว่า ใช้รายการที่มีอยู่ ถูกเลือกไว้ และชื่อของแหล่งข้อมูลของคุณจะแสดงภายใต้ ใช้รายการที่มีอยู่

   

7. คลิก แก้ไขรายชื่อผู้รับ ถ้าคุณต้องการกําหนดเนื้อหาของตารางหรือคิวรีเอง

   

   คุณสามารถกรอง เรียงลําดับ และตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลได้ คลิก ตกลง เพื่อดําเนินการต่อ

8. คลิก ถัดไป: เขียนจดหมายของคุณ เพื่อดําเนินการต่อ ทําตามคําแนะนําที่เหลือในบานหน้าต่าง จดหมายเวียน และในขั้นตอนที่ 5 ให้คลิก ถัดไป: ทําการผสานให้เสร็จสมบูรณ์

วิธีอื่นๆ ในการใช้ตารางหรือคิวรีเป็นแหล่งข้อมูล

คุณสามารถระบุตารางหรือคิวรีเป็นแหล่งข้อมูลได้ด้วยวิธีเพิ่มเติม ตัวอย่างเช่น คุณสามารถส่งออกตารางหรือคิวรีจาก Access ไปยังฐานข้อมูล ODBC ไฟล์ Microsoft Excel ไฟล์ข้อความ หรือรูปแบบไฟล์อื่นๆ ที่เข้ากันได้กับ Word แล้วลิงก์ไปยังไฟล์ผลลัพธ์โดยใช้ตัวช่วยสร้างจดหมายเวียน Word

1. ถ้าคุณยังไม่ได้ส่งออกตารางหรือแบบสอบถาม ให้ทําการส่งออก ใน Access ในบานหน้าต่างนําทาง ให้เลือกตารางหรือคิวรีที่คุณต้องการใช้ และบนแท็บ ข้อมูลภายนอก ในกลุ่ม ส่งออก ให้คลิกรูปแบบที่คุณต้องการส่งออก แล้วทําตามคําแนะนํา

2. Word ถ้าบานหน้าต่าง จดหมายเวียน ไม่แสดง บนแท็บ การส่งจดหมาย ในกลุ่ม เริ่มจดหมายเวียน ให้คลิกลูกศรภายใต้ เริ่มจดหมายเวียน แล้วคลิก ตัวช่วยสร้างจดหมายเวียนทีละขั้นตอน บานหน้าต่าง จดหมายเวียน จะปรากฏขึ้น

3. ในขั้นตอนที่ 3 ของบานหน้าต่าง จดหมายเวียน ภายใต้ ใช้รายการที่มีอยู่ ให้คลิก เรียกดู หรือ แก้ไขรายชื่อผู้รับ

4. ในกล่องโต้ตอบ เลือกแหล่งข้อมูล ให้ระบุไฟล์ข้อมูลที่คุณสร้างใน Access แล้วคลิก เปิด

5. ทําตามคําแนะนําในกล่องโต้ตอบใดๆ ที่ตามมา ในกล่องโต้ตอบ ผู้รับจดหมายเวียน ให้รีวิวและกําหนดเนื้อหาของไฟล์เอง คุณสามารถกรอง เรียงลําดับ และตรวจสอบความถูกต้องของเนื้อหาก่อนที่คุณจะดําเนินการต่อได้

6. คลิก ตกลง แล้วคลิก ถัดไป: เขียนจดหมายของคุณในบานหน้าต่าง จดหมายเวียน สําหรับคําแนะนําเพิ่มเติมเกี่ยวกับการกําหนดจดหมายเวียนของคุณเอง ให้ดูที่ Word วิธีใช้

ด้านบนของหน้า