การเลือกวิธีการเก็บและจัดการระเบียน

ศูนย์ระเบียน

ข้อมูลของทั้งบริษัทอาจถูกส่งไปที่ศูนย์ระเบียน จากนั้นส่งไปสถานที่ที่เหมาะสมที่มีการใช้สิทธิ์และนโยบายที่ถูกต้อง เช่น เรื่องการหมดอายุและการตรวจสอบ

Metadata หรือข้อมูลเกี่ยวกับข้อมูลมีบทบาทสำคัญในการช่วยจัดการข้อมูลและกู้คืนข้อมูลในภายหลัง ฟีเจอร์อย่าง ชนิดเนื้อหา ตัวจัดระเบียบเนื้อหา และโฟลเดอร์เสมือนจะช่วยสนับสนุนการใช้ Metadata

ฟีเจอร์ของศูนย์ระเบียนประกอบด้วย

• ID เอกสาร    เอกสารทุกฉบับสามารถถูกกำหนดเป็นตัวระบุเฉพาะซึ่งคงอยู่กับเอกสารนั้นถึงแม้จะถูกเก็บถาวรแล้วก็ตาม การทำเช่นนี้ช่วยให้คุณสามารถอ้างอิงถึงระเบียนได้อย่างง่ายดายด้วย ID ไม่ว่าเอกสารจะย้ายไปที่ใด

• การเก็บรักษาแบบหลายขั้นตอน    นโยบายการเก็บรักษาอาจมีหลายขั้นตอนซึ่งทำให้คุณสามารถระบุวงจรของเอกสารทั้งหมดเป็นนโยบายหนึ่งได้ (เช่น ตรวจทานสัญญาทุกปีและลบสัญญาทุก 7 ปี)

• รายงานการตรวจสอบ Per-Item    คุณสามารถสร้างรายงานการตรวจสอบเกี่ยวกับระเบียนแต่ละระเบียนที่กำหนดเองได้

• แผนไฟล์ตามลำดับชั้น    คุณสามารถสร้างโครงสร้างโฟลเดอร์ลึกเป็นลำดับชั้นและจัดการการเก็บรักษาข้อมูลที่แต่ละโฟลเดอร์ในลำดับชั้นได้ (หรือสืบทอดจากโฟลเดอร์แม่)

• รายงานแผนไฟล์    คุณสามารถสร้างรายงานสถานะแสดงจำนวนรายการในแต่ละขั้นตอนของแผนไฟล์ พร้อมกับ rollup ของนโยบายการเก็บข้อมูลบนแต่ละโหนในแผนที่ Taxonomy และชนิดเนื้อหาแบบรวมศูนย์: เก็บถาวรจะเป็นที่ผู้ใช้ของการจำแนกประเภททั่วทั้งองค์กรและชนิดเนื้อหา การรับประกันความสอดคล้องกันและบริบทการถ่ายโอนระหว่างช่องว่างทำงานร่วมกันและการเก็บถาวร เราจะต้องพูดเพิ่มเติมเกี่ยวกับการลงทุนของเรา taxonomy 2010 มากมายในอนาคตข้อความติดประกาศ

• Taxonomy และชนิดเนื้อหาแบบรวมศูนย์    ที่เก็บถาวรจะเป็นผู้ใช้ Taxonomy และชนิดเนื้อหาของทั้งบริษัท ซึ่งทำให้แน่ใจว่าข้อมูลมีความสอดคล้อง และลดปัญหาการถ่ายโอนระหว่างพื้นที่ที่ทำงานร่วมกันและที่เก็บถาวร เราจะพูดถึงการลงทุน Taxonomy ปี 2553 มากขึ้นในบทความครั้งต่อไป

• ตัวจัดระเบียบเนื้อหา    ตัวกำหนดทิศทางระเบียนจะใช้ Metadata กำหนดทิศทางเอกสารขาเข้าไปที่สถานที่ที่เหมาะสมในแผนไฟล์ลำดับชั้น ตัวอย่างเช่น ตัวกำหนดทิศทางทำให้คุณสามารถใช้กฎกับเนื้อหาที่จะส่งได้เช่น "ถ้าข้อตกลงการซื้อถูกแท็กกับ Project Alpha ให้ส่งไปที่โฟลเดอร์ย่อย Alpha Contracts และใช้นโยบายการเก็บรักษาโฟลเดอร์กับรายการนั้น"

• โฟลเดอร์เสมือน   : แผนไฟล์เป็นวิธียอดเยี่ยมในการจัดการเก็บ แต่บ่อยครั้งไม่สิ่งที่คุณต้องการใช้การนำทาง และค้นหาเนื้อหาคุณกำลังค้นหา ศูนย์ระเบียน SharePoint 2010 ทำให้ใช้คุณลักษณะใหม่เรียกใช้การนำทาง metadata ซึ่งช่วยให้คุณสามารถแสดง metadata คีย์เป็นโฟลเดอร์เสมือน:

ด้านบนของหน้า

การจัดการระเบียนที่มีอยู่

คุณสามารถเปิดใช้งานไซต์ใดก็ได้ถ้าจะจัดการระเบียนที่มีอยู่ในไซต์และถูกกำหนดค่าเป็นระบบการจัดการระเบียน ระบบนี้ต่างจากระบบศูนย์ระเบียน เพราะคุณสามารถเก็บระเบียนและเอกสารที่ใช้งานอยู่ในพื้นที่ที่มีการทำงานร่วมกันได้

การจัดการข้อมูลที่มีอยู่ ช่วยให้คุณสามารถควบคุมเนื้อหาในพื้นที่ที่มีการทำงานร่วมกันได้ ซึ่งจะทำให้เอกสาร SharePoint บางชนิด (หรือบล็อก, Wiki, เว็บเพจและหัวข้อรายการ) ถูกประกาศเป็นระเบียนได้ ระบบสามารถป้องกันระเบียนดังกล่าวไม่ให้ถูกลบหรือแก้ไข ตามกฎระเบียนขององค์กรของคุณหากมีการตั้งกฎไว้

การตรวจสอบ การเก็บรักษา การหมดอายุ การรายงาน เวิร์กโฟลว์ระเบียน eDiscovery และ Legal Hold คือฟีเจอร์ทั้งหมดที่คุณสามารถใช้ในพื้นที่ที่มีการทำงานร่วมกันเมื่อคุณต้องการสร้างสมดุลระหว่าง SharePoint กับผู้ใช้และการควบคุมข้อมูล

คุณสามารถประกาศระเบียนด้วยตนเองได้ เมื่อข้อมูลเป็นส่วนหนึ่งของกระบวนการใหญ่ในเวิร์กโฟลว์หรือถูกกำหนดให้เป็นเอกสารหนึ่งที่ต้องเก็บรักษา เช่นหลังจาก 2 ปี สิ่งสำคัญคือเมื่อถูกประกาศเป็นระเบียนแล้ว เนื้อหาจะไม่ถูกย้ายไปที่ที่เก็บถาวร แต่เนื้อหานั้นจะคงอยู่ที่เดิมเพื่อให้ผู้ใช้ท้ายสุดสามารถหาและมีทำงานกับเนื้อหาได้

ประโยชน์บางอย่างที่ได้รับเพิ่มเติมจากการใช้ระบบการจัดการระเบียนที่มีอยู่ ได้แก่

• ระเบียนต่างๆ สามารถคงอยู่และได้รับการจัดการข้ามไซต์หลายไซต์ได้

• ด้วยการเปิดใช้งานการกำหนดเวอร์ชัน การดูแลเวอร์ชันต่างๆ ของระเบียนจะเป็นไปโดยอัตโนมัติ

• คุณสามารถค้นหาระเบียนและเอกสารที่ใช้งานอยู่ได้ในเวลาเดียวกัน

• สามารถควบคุมได้ครอบคลุมมากขึ้นว่าระเบียนใดจะอยู่ในองค์กรของคุณและผู้ใดสามารถสร้างระเบียนได้

ด้านบนของหน้า

สิ่งที่ควรพิจารณาเมื่อวางแผนโซลูชัน

เมื่อคุณคิดว่าควรจะจัดการระเบียนในศูนย์ระเบียนแยกหรือในไซต์การทำงานร่วมกันซึ่งเป็นที่ที่เอกสารถูกสร้างดี ให้พิจารณาปัจจัยต่อไปนี้

• การควบคุมไซต์การทำงานร่วมกันเหมาะสมสำหรับการจัดการระเบียนหรือไม่

• งานของคุณต้องปฏิบัติตามข้อบังคับที่กำหนดว่าระเบียนต้องแยกจากเอกสารที่ใช้งานอยู่หรือไม่

• ผู้ดูแลระบบของไซต์การทำงานร่วมกันเหมาะสมที่จะเป็นผู้ดูแลจัดการไซต์ที่มีระเบียนหรือไม่

• คุณอาจต้องการเก็บรักษาระเบียนในไซต์ที่ใช้การเข้าถึงแบบจำกัดมากกว่าไซต์การทำงานร่วมกัน หรือในไซต์ที่มีการสำรองไซต์ตามกำหนดการที่ต่างกันหรือไม่

• ไซต์การทำงานร่วมกันจะมีการใช้งานนานแค่ไหน ถ้าระเบียนจะต้องถูกเก็บนานกว่าระยะเวลาของโครงการ การเลือกวิธีการจัดการระเบียนที่มีอยู่หมายความว่าคุณจะต้องบำรุงรักษาไซต์การทำงานร่วมกันถึงแม้จะไม่มีการใช้ไซต์นั้นต่อไปแล้ว

• สมาชิกโครงการจำเป็นต้องเข้าถึงเอกสารบ่อยๆ หลังจากเอกสารกลายเป็นระเบียนแล้วหรือไม่ ถ้าคุณใช้การจัดการระเบียนที่มีอยู่ สมาชิกโครงการจะสามารถเข้าถึงเอกสารได้ไม่ว่าเอกสารนั้นจะมีการใช้งานอยู่หรือเป็นระเบียนก็ตาม

• ผู้จัดการระเบียนในองค์กรของคุณรับผิดชอบต่อระเบียนอย่างเดียว หรือรับผิดชอบต่อข้อมูลทั้งหมดไม่ว่าข้อมูลนั้นจะมีการใช้งานอยู่หรือเป็นระเบียนก็ตาม ถ้าผู้จัดการระเบียนรับผิดชอบต่อระเบียนที่เป็นทางการเท่านั้น การมีศูนย์ระเบียนแยกอาจทำให้ผู้จัดการทำงานง่ายขึ้น

ด้านบนของหน้า