ใช้กฎเพื่อสร้างข้อความ ไม่อยู่ที่สำนักงาน

ใช้กฎเพื่อตอบกลับอีเมลที่เข้ามาเมื่อคุณไม่อยู่

เมื่อคุณคลิก ไฟล์ ใน Outlook คุณควรจะเห็นหน้าจอที่มีลักษณะดังนี้:

ถ้าคุณเห็นปุ่มที่ระบุว่า การตอบกลับอัตโนมัติ ให้ดู ส่งการตอบกลับไม่อยู่ที่สํานักงานโดยอัตโนมัติจาก Outlook มิฉะนั้น ให้ใช้ขั้นตอนต่อไปนี้เพื่อสร้างเทมเพลตเพื่อตอบกลับข้อความและตั้งค่า Outlook ให้ตอบกลับทุกข้อความที่คุณได้รับ

สร้างเทมเพลต ไม่อยู่ที่สำนักงาน

1. ใน Outlook ให้สร้างข้อความอีเมลใหม่

2. ใส่ชื่อเรื่องและเนื้อหาข้อความสำหรับเทมเพลต ไม่อยู่ที่สำนักงาน ของคุณ

   

3. เลือก ไฟล์ > บันทึกเป็น

4. ตั้งชื่อเทมเพลตของคุณ จากนั้น ในรายการดรอปดาวน์ บันทึกเป็นชนิด ให้เลือก เทมเพลต Outlook (*.oft)

5. คุณสามารถเปลี่ยนตําแหน่งที่ตั้งสําหรับเทมเพลตของคุณ แต่คุณยังสามารถเลือกตําแหน่งที่ตั้งเริ่มต้น ซึ่งมักจะเป็น c:\users\username\appdata\roaming\microsoft\templates คลิก บันทึก

คุณสามารถสร้างเทมเพลตใหม่ทุกครั้งที่คุณไม่อยู่ที่สํานักงาน หรือนําเทมเพลตที่มีอยู่มาใช้ใหม่ได้ ตอนนี้คุณก็พร้อมที่จะใช้เทมเพลตนั้นเพื่อสร้างกฎ ไม่อยู่ที่สํานักงาน ของคุณแล้ว

สร้างกฎ ไม่อยู่ที่สำนักงาน

1. บนแท็บ ไฟล์ ให้เลือก จัดการกฎ & การแจ้งเตือน

2. ในกล่องโต้ตอบ กฎและการแจ้งเตือน บนแท็บ กฎสําหรับอีเมล ให้เลือก กฎใหม่

   

3. ภายใต้ เริ่มจากกฎที่ว่างเปล่า ให้คลิก นำกฎไปใช้กับข้อความที่ฉันได้รับ แล้วคลิก ถัดไป

4. เมื่อต้องการตอบกลับข้อความอีเมลทุกข้อความที่คุณได้รับ ให้ปล่อยกล่อง ขั้นตอนที่ 1 และ ขั้นตอนที่ 2 ไว้เหมือนเดิม แล้วคลิก ถัดไป อีกครั้ง เลือก ใช่ เมื่อ Outlook ถามคุณว่าคุณต้องการนํากฎนี้ไปใช้กับข้อความทั้งหมดหรือไม่

5. ภายใต้ คุณต้องการทำอะไรกับข้อความใน ขั้นตอนที่ 1: เลือกการกระทำ ให้เลือก ตอบกลับโดยใช้เทมเพลตที่ระบุ

6. ภายใต้ ขั้นตอนที่ 2: แก้ไขคำอธิบายกฎ คลิกข้อความที่ขีดเส้นใต้สำหรับเทมเพลตที่ระบุ

7. ในกล่อง ค้นหาใน ทางด้านบนของกล่อง เลือกเทมเพลตการตอบกลับ ให้เลือก เทมเพลตผู้ใช้ในระบบไฟล์

8. เลือกเทมเพลตที่คุณสร้างขึ้นตามขั้นตอนข้างต้น แล้วเลือก เปิด และ ถัดไป

9. คุณสามารถเพิ่มข้อยกเว้นที่จำเป็น แล้วเลือก ถัดไป

10. ตั้งชื่อกฎของคุณ ตัวอย่างเช่น ไม่อยู่ที่สำนักงาน

    ตามค่าเริ่มต้น เปิดใช้งานกฎนี้ จะถูกเลือก หากคุณพร้อมที่จะเปิดการตอบกลับเมื่อไม่อยู่ที่สํานักงานในตอนนี้ ให้เลือก เสร็จสิ้น หรือยกเลิกการเลือกกล่องนี้ คุณสามารถเปิดใช้งานกฎได้ในภายหลัง

หมายเหตุ: เมื่อต้องการให้กฎส่งการตอบกลับข้อความอีเมลของคุณโดยอัตโนมัติเมื่อคุณไม่อยู่ คุณต้องเปิด Outlook ให้ทำงานทิ้งไว้

เปิดกฎ

ถ้าคุณสร้างเทมเพลตและกฎ ไม่อยู่ที่สำนักงาน ของคุณไม่กี่วันก่อนที่คุณต้องใช้ ให้เปิดกฎโดยทำตามขั้นตอนต่อไปนี้

1. เลือก ไฟล์ > จัดการกฎและการแจ้งเตือน

2. ในกล่องโต้ตอบ กฎและการแจ้งเตือน บนแท็บ กฎสําหรับอีเมล ให้ค้นหากฎที่คุณสร้างขึ้น และเลือกกล่องกาเครื่องหมายทางด้านซ้ายของกฎ จากนั้นเลือก ตกลง