ใช้กฎการจัดรูปแบบตามเงื่อนไขเพื่อเปลี่ยนข้อความขาเข้าใน Outlook

การจัดรูปแบบตามเงื่อนไขคือวิธีการทําให้ข้อความอีเมลใน Outlook โดดเด่นขึ้นเมื่อตรงตามเงื่อนไขที่คุณกําหนด เมื่อคุณระบุเงื่อนไขที่ข้อความขาเข้าควรตรงกัน เช่น ชื่อผู้ส่งหรือที่อยู่อีเมล การจัดรูปแบบตามเงื่อนไขจะถูกนําไปใช้กับข้อความเหล่านั้นเท่านั้น

เลือกแท็บด้านล่างสําหรับ Outlook เวอร์ชันที่คุณกําลังใช้ และทําตามขั้นตอนสําหรับเวอร์ชันนั้น ไม่แน่ใจว่าคุณกําลังใช้ Outlook ใดอยู่ใช่หรือไม่ ดู ฉันมี Outlook เวอร์ชันใด

Outlook ใหม่Outlook แบบคลาสสิก Outlook บนเว็บ

หมายเหตุ: ถ้าขั้นตอนภายใต้แท็บ Outlook ใหม่ นี้ยังไม่ทํางาน คุณอาจยังไม่ได้ใช้ Outlook ใหม่สําหรับ Windows เลือก Outlook แบบคลาสสิกและทําตามขั้นตอนเหล่านั้นแทน

ตั้งค่าและจัดการกฎการจัดรูปแบบตามเงื่อนไข

หมายเหตุ: การจัดรูปแบบตามเงื่อนไขใน Outlook เวอร์ชันใหม่และ Outlook เวอร์ชันบนเว็บจะพร้อมใช้งานสําหรับสมาชิก Microsoft 365 เท่านั้น

เมื่อคุณตั้งค่ากฎการจัดรูปแบบตามเงื่อนไข กฎนั้นจะถูกตั้งค่าบนทั้งข้อความที่อ่านแล้วและยังไม่ได้อ่าน และจะถูกนําไปใช้กับทุกโฟลเดอร์ยกเว้นแบบร่าง

ตัวอย่างของวิธีที่คุณอาจใช้การจัดรูปแบบตามเงื่อนไข ได้แก่:

เพิ่มไฮไลต์สีแดงลงในอีเมลที่ส่งจากผู้จัดการของคุณ
แสดงอีเมลเป็นสีเขียวเมื่อชื่อเรื่องมีคําที่ระบุ เช่น 'การประชุม'
ใช้สีส้มสําหรับข้อความทั้งหมดที่คุณรวมอยู่ในบรรทัดสําเนาถึง

กฎการจัดรูปแบบตามเงื่อนไขจะได้รับการจัดการใน การตั้งค่า > จดหมาย > การจัดรูปแบบตามเงื่อนไข

กฎจะถูกจัดลําดับความสําคัญตามลําดับที่ปรากฏ ถ้ามีข้อขัดแย้งระหว่างกฎ อยู่เหนือกฎอันดับแรก

ไม่เห็นตัวเลือกกฎที่คาดไว้ใช่หรือไม่ ตัวเลือกการจัดรูปแบบตามเงื่อนไขบางตัวเลือกใน Outlook แบบคลาสสิกจะพร้อมใช้งานใน Outlook ใหม่ หากคุณต้องการดูตัวเลือกกฎเพิ่มเติม โปรดแจ้งให้เราทราบ! ใน Outlook ใหม่ ให้ไปที่ ช่วย > คําติชม > ให้คําแนะนํา

สร้างกฎการจัดรูปแบบตามเงื่อนไขใหม่

นําทางไปยัง การตั้งค่า > จดหมาย > การจัดรูปแบบตามเงื่อนไข
เลือก + สร้างกฎการจัดรูปแบบตามเงื่อนไขใหม่
ตั้งชื่อกฎใหม่ของคุณ
เลือกเงื่อนไขของคุณ
เลือกสีฟอนต์สําหรับรายการข้อความที่จะแสดง ภายใต้ แสดงตัวอย่าง คุณสามารถตัวอย่างของลักษณะที่ข้อความจะปรากฏ
เมื่อคุณพอใจกับการเลือกของคุณแล้ว ให้คลิก ตกลง
คลิก บันทึก

แก้ไขกฎการจัดรูปแบบตามเงื่อนไข

เลือก การตั้งค่า > จดหมาย > การจัดรูปแบบตามเงื่อนไข
คลิก แก้ไข
อัปเดตเขตข้อมูลที่คุณต้องการเปลี่ยนแปลง
คลิก บันทึก

ลบกฎการจัดรูปแบบตามเงื่อนไข

เลือก การตั้งค่า > จดหมาย > การจัดรูปแบบตามเงื่อนไข
คลิก ลบกฎ สําหรับกฎที่คุณต้องการลบ
คลิก บันทึก

เปิดหรือปิดกฎการจัดรูปแบบตามเงื่อนไข

เลือก การตั้งค่า > จดหมาย > การจัดรูปแบบตามเงื่อนไข
ใช้แป้นสลับที่อยู่ถัดจากกฎเพื่อปิดหรือเปิด

การจัดรูปแบบตามเงื่อนไขคือวิธีการทําให้ข้อความที่ตรงตามเงื่อนไขที่กําหนดไว้โดดเด่นขึ้นในรายการข้อความโดยใช้สี ฟอนต์ และสไตล์ คุณระบุเงื่อนไขที่ข้อความขาเข้าควรตรงตามเช่นชื่อผู้ส่งหรือที่อยู่อีเมล จากนั้นการจัดรูปแบบตามเงื่อนไขจะถูกนําไปใช้กับข้อความเหล่านั้นเท่านั้น

ตัวอย่างเช่น กฎตามเงื่อนไขอาจจะระบุให้ข้อความทั้งหมดที่ส่งมาจากผู้จัดการของคุณแสดงด้วยข้อความสีแดงในรายการข้อความ

เมื่อต้องการทำการเปลี่ยนแปลงเพิ่มเติมลงในเนื้อหาของข้อความอีเมลของคุณ ให้เปลี่ยนฟอนต์เริ่มต้นหรือสีข้อความสำหรับข้อความอีเมล

หมายเหตุ: ใน Microsoft Outlook 2007 ฟีเจอร์ จัดระเบียบ จะช่วยให้คุณสามารถสร้างกฎการจัดรูปแบบข้อความตามเงื่อนไขสําหรับข้อความอีเมลได้ ใน Microsoft Outlook 2010 และใหม่กว่า การจัดรูปแบบข้อความตามเงื่อนไขจะเข้าถึงได้ในกล่องโต้ตอบ การตั้งค่ามุมมองขั้นสูง

การสร้างกฎการจัดรูปแบบตามเงื่อนไข

บนแท็บ มุมมอง ในกลุ่ม มุมมองปัจจุบัน ให้เลือก การตั้งค่ามุมมอง
ในกล่องโต้ตอบ การตั้งค่ามุมมองขั้นสูง ให้เลือก การจัดรูปแบบตามเงื่อนไข

ชุดของกฎเริ่มต้นจะปรากฏขึ้น ซึ่งรวมถึงกฎข้อความที่ยังไม่ได้อ่าน กฎนี้ทําให้ข้อความที่ยังไม่ได้อ่านปรากฏเป็นตัวหนาในรายการข้อความ นอกจากนี้ กฎการจัดรูปแบบตามเงื่อนไขที่คุณสร้างขึ้นในบานหน้าต่าง จัดระเบียบ ด้วย Outlook เวอร์ชันก่อนหน้าจะปรากฏขึ้น
ให้เลือกทำดังต่อไปนี้
- เมื่อต้องการลบกฎ ให้เลือกกฎ แล้วเลือก ลบ
- เมื่อต้องการปิดใช้งานกฎชั่วคราว ให้ล้างกล่องกาเครื่องหมายของกฎนั้น
- เมื่อต้องการเปลี่ยนเกณฑ์สําหรับกฎ ให้เลือกกฎ แล้วเลือก เงื่อนไข
- เมื่อต้องการเปลี่ยนการจัดรูปแบบข้อความ ให้เลือกกฎ แล้วเลือก ฟอนต์
- เมื่อต้องการเพิ่มกฎการจัดรูปแบบตามเงื่อนไขใหม่ ให้เลือก เพิ่ม ในกล่อง ชื่อ ให้พิมพ์ชื่อ แล้วเลือก ฟอนต์ เพื่อระบุการจัดรูปแบบ แล้วเลือก เงื่อนไข เพื่อระบุเกณฑ์สําหรับกฎนี้

ตัวอย่างของกฎการจัดรูปแบบตามเงื่อนไข

ต่อไปนี้เป็นตัวอย่างของกฎการจัดรูปแบบตามเงื่อนไขที่คุณสามารถสร้างไว้ใน Outlook 2010

ทำตามขั้นตอนที่ 1 และ 2 ในส่วนก่อนหน้า จากนั้นทำตามต่อไปนี้:

สร้างข้อความทั้งหมดจาก John Kane ปรากฏเป็นสีแดง

เลือก เพิ่ม
ใส่ชื่อกฎ
เลือก ฟอนต์
ภายใต้ สี ให้เลือก สีแดง
เลือก ตกลง
เลือก เงื่อนไข
ในกล่อง จาก ให้พิมพ์ John Kane

หมายเหตุ: ชื่อต้องตรงกับชื่อเต็มที่ปรากฏบนข้อความที่คุณได้รับ

ในกล่องโต้ตอบ ตัวกรองการจัดรูปแบบตามเงื่อนไข และ การตั้งค่ามุมมองขั้นสูง ให้เลือก ตกลง

สร้างข้อความทั้งหมดที่มีคํา Contoso ในหัวเรื่องจะปรากฏเป็นสีเขียว

เลือก เพิ่ม
ใส่ชื่อกฎ
เลือก ฟอนต์
ภายใต้ สี ให้เลือก สีเขียว
เลือก ตกลง
เลือก เงื่อนไข
ในกล่อง Search สําหรับคํา ให้ใส่ Contoso
ในกล่องโต้ตอบ ตัวกรองการจัดรูปแบบตามเงื่อนไข และ การตั้งค่ามุมมองขั้นสูง ให้เลือก ตกลง

สร้างข้อความทั้งหมดที่มีคํา วันหยุด ในชื่อเรื่องหรือเนื้อหาข้อความปรากฏเป็นสีน้ําเงิน

เลือก เพิ่ม
ใส่ชื่อกฎ
เลือก ฟอนต์
ภายใต้ สี ให้เลือก สีน้ําเงิน
เลือก ตกลง
เลือก เงื่อนไข
ในกล่อง Search สําหรับคํา ให้พิมพ์ วันหยุด
ในกล่องโต้ตอบ ตัวกรองการจัดรูปแบบตามเงื่อนไข และ การตั้งค่ามุมมองขั้นสูง ให้เลือก ตกลง