เมื่อคุณสร้างฐานข้อมูลเปล่าใหม่ Access จะขอให้คุณตั้งชื่อไฟล์ฐานข้อมูล ตามค่าเริ่มต้น ไฟล์จะได้รับนามสกุล ".accdb" ซึ่งจะถูกสร้างขึ้นในรูปแบบไฟล์ Access .accdb สําหรับเวอร์ชันของคุณ และไม่สามารถอ่านได้โดย Access เวอร์ชันก่อนหน้า
คุณมีตัวเลือกในการสร้างไฟล์ในรูปแบบ Access 2000 หรือรูปแบบ Access 2002-2003 (ทั้งคู่มีส่วนขยาย ".mdb") จากนั้น เมื่อคุณสร้างไฟล์ฐานข้อมูลใหม่ ไฟล์ผลลัพธ์จะถูกสร้างขึ้นในรูปแบบ Access เวอร์ชันก่อนหน้า และสามารถแชร์กับผู้อื่นที่ใช้ Access เวอร์ชันนั้นได้ ซึ่งจะเป็นประโยชน์ถ้าคุณอัปเกรดเป็นเวอร์ชันที่ใหม่กว่า แต่คุณแชร์ไฟล์กับผู้อื่นที่ยังไม่ได้อัปเกรด
ในการเปลี่ยนรูปแบบไฟล์เริ่มต้น
-
คลิกแท็บ ไฟล์
-
คลิก ตัวเลือก
-
ในกล่องโต้ตอบ ตัวเลือกของ Access ให้คลิก ทั่วไป
-
ภายใต้ การสร้างฐานข้อมูล ในกล่อง รูปแบบไฟล์เริ่มต้นสำหรับฐานข้อมูลเปล่า ให้เลือกรูปแบบไฟล์ที่คุณต้องการให้เป็นรูปแบบเริ่มต้น
-
คลิก ตกลง
-
คลิก ไฟล์ > ใหม่
-
เมื่อต้องการสร้างไฟล์ใหม่ ให้พิมพ์ชื่อไฟล์ที่คุณต้องการ (ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้ปล่อยนามสกุลไว้) แล้วคลิก สร้าง ถ้าคุณไม่ต้องการสร้างไฟล์ในตอนนี้ ให้คลิก ยกเลิก
แปลงฐานข้อมูลจากรูปแบบหนึ่งไปเป็นอีกรูปแบบ
ถ้าคุณมีฐานข้อมูลอยู่แล้วที่คุณต้องการแปลงเป็นรูปแบบอื่น คุณสามารถเลือกรูปแบบภายใต้คําสั่ง บันทึกฐานข้อมูลเป็น ได้ คําสั่งนี้จะรักษาฐานข้อมูลในรูปแบบดั้งเดิมและสร้างสําเนาของฐานข้อมูลในรูปแบบที่คุณระบุ จากนั้นคุณสามารถใช้สําเนาของฐานข้อมูลกับ Access เวอร์ชันที่คุณต้องการได้
หมายเหตุ: ถ้าฐานข้อมูลต้นฉบับอยู่ในรูปแบบไฟล์ ".accdb" และมีข้อมูลที่ซับซ้อน ข้อมูลออฟไลน์ หรือสิ่งที่แนบมา คุณจะไม่สามารถบันทึกสําเนาในรูปแบบก่อนหน้า เช่น Access 2000 หรือ Access 2002-2003 ได้
-
ถ้ายังไม่ได้เปิดฐานข้อมูล ให้เปิดฐานข้อมูลที่คุณต้องการแปลง
-
คลิก ไฟล์ > บันทึกเป็น > บันทึกฐานข้อมูลเป็น
หมายเหตุ: ถ้าวัตถุฐานข้อมูลใดๆ เปิดอยู่เมื่อคุณพยายามบันทึกในรูปแบบอื่น Access จะต้องปิดวัตถุเหล่านั้นก่อนที่จะสร้างสําเนา คลิก ใช่ เพื่อให้ Access ปิดวัตถุ (Access จะพร้อมท์ให้คุณบันทึกการเปลี่ยนแปลงใดๆ ถ้าจําเป็น) หรือคลิก ไม่ใช่ เพื่อยกเลิกกระบวนการทั้งหมด
-
ในกล่อง ชื่อไฟล์ ในกล่องโต้ตอบ บันทึกเป็น ให้พิมพ์ชื่อไฟล์สำหรับสำเนาของฐานข้อมูลนี้
-
คลิก บันทึก Access จะสร้างสําเนาแล้วเปิดสําเนานั้น