การขออนุมัติข้อมูลในรายการหรือไลบรารี
รายการและไลบรารีมักจะมีข้อมูลที่เป็นความลับ เช่น งบประมาณแคมเปญทางการตลาดหรือการริเริ่มด้านทรัพยากรบุคคล การมีเฉพาะรายการหรือไฟล์ที่สามารถดูได้โดยผู้ใช้ที่ระบุอาจเป็นเรื่องสําคัญ
คุณสามารถต้องมีการอนุมัติรายการหรือไฟล์ก่อนที่ผู้ใช้ที่ระบุจะสามารถมองเห็นเนื้อหาได้ โดยการขอการอนุมัติ องค์กรสามารถปรับใช้ระดับคุณภาพและความปลอดภัยที่สําคัญกับเนื้อหาที่ละเอียดอ่อนได้
-
นําทางไปยังรายการที่คุณต้องการต้องมีการอนุมัติ
-
เลือกการตั้งค่า แล้วเลือกการตั้งค่ารายการ
-
ในส่วน การตั้งค่าทั่วไปให้เลือก การตั้งค่าการเวอร์ชัน
-
ในส่วน การรับรองเนื้อหา ให้เลือก ใช่ ใน คํา ตอบของ 'ต้องการ การรับรองเนื้อหา' กับรายการที่ส่งหรือไม่ ในส่วน ประวัติเวอร์ชัน ของรายการ ให้ระบุว่าคุณต้องการสร้างเวอร์ชันทุกครั้งที่มีการแก้ไขรายการหรือไม่ คุณยังสามารถเลือกที่จะจํากัดจํานวนเวอร์ชันที่ถูกเก็บรักษาไว้ได้
-
ในส่วน Draft Item Security ให้ระบุว่าผู้ใช้คนใดสามารถดูรายการแบบร่างในรายการได้
เคล็ดลับ: ถ้าคุณต้องการการอนุมัติเนื้อหาในรายการหรือไลบรารีที่มีข้อมูลอยู่แล้ว ข้อมูลทั้งหมดในไลบรารีจะถูกเครื่องหมาย ว่าอนุมัติแล้ว
-
คุณสามารถเลือกอย่างใดอย่างหนึ่งต่อไปนี้
-
ผู้ใช้ที่สามารถอ่านข้อมูลในรายการได้
-
เฉพาะผู้ใช้ที่สามารถแก้ไขข้อมูลในรายการได้
-
เฉพาะผู้ใช้ที่สามารถอนุมัติข้อมูลในรายการ และผู้สร้างข้อมูล
-
-
เลือก ตกลง
ถ้ามีบางคนส่งข้อมูลไปยังรายการหรือไลบรารีที่ต้องมีการอนุมัติ ข้อมูลนั้นก็จะอยู่ในสถานะ ค้างอยู่ จนกว่าบุคคลนั้น (อย่างน้อยจะมีระดับสิทธิ์ จัดการ รายการ อยู่) จะอนุมัติข้อมูลนั้น ขณะที่อยู่ระหว่างรอการอนุมัติ จะยังคง อยู่ในสถานะ รออยู่
โดยปกติแล้ว เมื่อรายการอยู่ในสถานะ ค้างอยู่ เฉพาะบุคคลที่สร้างรายการและบุคคลที่มีสิทธิ์ในการจัดการรายการและไลบรารีเท่านั้นที่สามารถดูได้ หลังจากสถานะเปลี่ยนจากค้างอยู่เป็นอนุมัติแล้ว ทุกคนที่มีสิทธิ์ดูรายการหรือไลบรารีจะมองเห็นสถานะนั้น
บทความที่ถูกปฏิเสธจะยังอยู่ในรายการหรือไลบรารีจนกว่าบุคคลที่สร้างหรือบุคคลที่มีสิทธิ์ที่จําเป็นจะลบบทความหรือไลบรารีเหล่านั้นออก รายการหรือไฟล์ที่มีอยู่แล้วในรายการหรือไลบรารีจะได้รับสถานะ อนุมัติ แล้ว โดยอัตโนมัติ
สิ่งสำคัญ: ถ้าการรักษาความปลอดภัยในไลบรารีไซต์ได้รับการกําหนดค่าให้ผู้ใช้สามารถอ่านรายการต่างๆ ได้ ใครก็ตามที่มีสิทธิ์อ่านในไซต์จะสามารถดูข้อมูลทั้งหมดในรายการหรือไลบรารีได้ ไม่ว่าข้อมูลนั้นจะมีอยู่ในสถานะ อนุมัติแล้ว หรือไม่
หมายเหตุ: เฉพาะผู้ใช้ที่มีสิทธิ์ ควบคุมทั้งหมด หรือ ออกแบบ เท่านั้นที่สามารถSharePointการตั้งค่าไลบรารีได้
-
ไปยังSharePointที่คุณต้องการต้องมีการอนุมัติ
-
เลือกการตั้งค่า แล้วเลือกไลบรารี การตั้งค่า
หากคุณไม่เห็นรายการเมนูเหล่านี้ให้เลือก ไลบรารีและในกลุ่มการตั้งค่าให้เลือก
การตั้งค่าไลบรารี
-
เมื่อต้องการเปิดหน้าการการตั้งค่าเวอร์ชัน ภายใต้ ทั่วไปการตั้งค่าให้เลือกการตั้งค่าการเวอร์ชัน
-
ในส่วน การรับรองเนื้อหา ให้เลือก ใช่ ใน คํา ตอบของ 'ต้องการ การรับรองเนื้อหา' กับรายการที่ส่งหรือไม่ ในส่วน ประวัติเวอร์ชัน ของเอกสาร ให้ระบุว่า คุณต้องการ SharePoint เวอร์ชันเมื่อไฟล์มีการแก้ไขหรือไม่ คุณยังสามารถเลือกที่จะจํากัดจํานวนเวอร์ชันที่ถูกเก็บรักษาไว้ได้
-
ในส่วน ความปลอดภัยของรายการ แบบร่าง ให้ระบุว่าผู้ใช้คนใดสามารถดูรายการแบบร่างในไลบรารีเอกสารได้
เคล็ดลับ: ถ้าคุณต้องการการอนุมัติเนื้อหาในรายการหรือไลบรารีที่มีข้อมูลอยู่แล้ว ข้อมูลทั้งหมดในไลบรารีจะถูกเครื่องหมาย ว่าอนุมัติแล้ว
-
คุณสามารถเลือกอย่างใดอย่างหนึ่งต่อไปนี้
-
ผู้ใช้ที่สามารถอ่านข้อมูลในรายการได้
-
เฉพาะผู้ใช้ที่สามารถแก้ไขข้อมูลในรายการได้
-
เฉพาะผู้ใช้ที่สามารถอนุมัติข้อมูลในรายการ และผู้สร้างข้อมูล
-
-
เลือก ตกลง
ถ้ามีบางคนส่งข้อมูลหรือไฟล์ไปยังรายการหรือไลบรารีที่จําเป็นต้องมีการอนุมัติ ข้อมูลนั้นอยู่ในสถานะ รอการแก้ไข จนกว่าผู้ที่มีสิทธิ์ที่จําเป็นจะอนุมัติข้อมูลนั้น ขณะที่อยู่ระหว่างรอการอนุมัติ จะยังคง อยู่ในสถานะ รออยู่
โดยปกติแล้ว เมื่อรายการหรือไฟล์ อยู่ในสถานะ ค้างอยู่ เฉพาะบุคคลที่สร้างข้อมูลหรือไฟล์และบุคคลที่มีสิทธิ์ในการจัดการรายการและไลบรารีเท่านั้นที่สามารถดูได้ หลังจากสถานะเปลี่ยนจากค้างอยู่เป็นอนุมัติแล้ว ทุกคนที่มีสิทธิ์ดูรายการหรือไลบรารีจะมองเห็นสถานะนั้น บทความที่ถูกปฏิเสธจะยังอยู่ในรายการหรือไลบรารีจนกว่าบุคคลที่สร้างหรือบุคคลที่มีสิทธิ์ที่จําเป็นจะลบบทความหรือไลบรารีเหล่านั้นออก รายการหรือไฟล์ที่มีอยู่แล้วในรายการหรือไลบรารีจะได้รับสถานะ อนุมัติ แล้ว โดยอัตโนมัติ
สิ่งสำคัญ: ถ้าการรักษาความปลอดภัยในไลบรารีไซต์ได้รับการกําหนดค่าให้ผู้ใช้สามารถอ่านรายการต่างๆ ได้ ใครก็ตามที่มีสิทธิ์อ่านในไซต์จะสามารถดูข้อมูลทั้งหมดในรายการหรือไลบรารีได้ ไม่ว่าข้อมูลนั้นจะถูกอยู่ในสถานะ อนุมัติแล้ว หรือไม่ก็ตาม
เฉพาะบุคคลที่มีสิทธิ์ ควบคุมทั้งหมด หรือ ออกแบบ เท่านั้นที่สามารถเปลี่ยนแปลงการตั้งค่ารายการหรือไลบรารีได้
เมื่อต้องการตั้งค่าการอนุมัติรายการหรือไฟล์ที่ต้องการ
-
ถ้ารายการหรือไลบรารีของไซต์ไม่ได้เปิดอยู่ ในบานหน้าต่าง เปิดใช้ด่วน ให้เลือกชื่อของรายการหรือไลบรารีนั้น
-
บน Ribbon ให้เลือกแท็บไลบรารี ในกลุ่มเครื่องมือไลบรารีหรือ เครื่องมือรายการ
-
ถ้าคุณอยู่ในไลบรารี ให้เลือก ไลบรารีการตั้งค่า ถ้าคุณอยู่ในรายการ ให้เลือกการตั้งค่ารายการ ในตัวอย่างนี้ หน้าไลบรารี การตั้งค่าจะเปิดขึ้น
-
ภายใต้การตั้งค่าการตั้งค่าให้เลือกการตั้งค่าการเวอร์ชัน หน้าการการตั้งค่าเวอร์ชัน จะเปิดขึ้น
-
ในส่วนการรับรองเนื้อหาให้เลือก ใช่ ในคําตอบของคําถาม ต้องมีการอนุมัติเนื้อหาเพื่อส่งหรือไม่
-
ในส่วน ความปลอดภัยของรายการ แบบร่าง ให้ระบุว่าผู้ใช้คนใดสามารถดูรายการแบบร่างในไลบรารีเอกสารได้ ในตัวอย่างนี้ เฉพาะผู้ใช้ที่สามารถอนุมัติรายการ (และผู้สร้างรายการ) เท่านั้นที่ถูกเลือกไว้
-
เลือก ตกลง
ตัวอย่างต่อไปนี้แสดงรายการ อนุมัติในไลบรารีหลังจากตัวเลือก ต้องใช้ การอนุมัติ เนื้อหา ถูกตั้งค่า เป็นใช่ เนื่องจากไฟล์เหล่านี้อยู่ในไลบรารีอยู่แล้ว จึงได้รับการอนุมัติโดยอัตโนมัติ
ในที่สุดองค์กรของคุณอาจคิดว่าไม่สะดวกหรือไม่จําเป็นต้องขอการอนุมัติทุกๆ รายการของไฟล์ในรายการหรือไลบรารี ความต้องการนั้นไม่เพียงขอเวลาจากบุคคลที่ต้องให้หรือปฏิเสธการอนุมัติ แต่ยังช่วยป้องกันไม่ให้ผู้อื่นมาร่วมงานบนไฟล์หรือรายการได้อย่างง่ายดายอีกด้วย ถ้าคุณตัดสินใจว่าองค์กรของคุณไม่กําหนดให้ทุกรายการหรือไฟล์ได้รับการอนุมัติแล้ว คุณสามารถลบข้อกําหนดได้
เมื่อต้องการเอาความต้องการการอนุมัติรายการหรือไฟล์ในรายการหรือไลบรารีออก
-
ถ้ารายการหรือไลบรารีของไซต์ไม่ได้เปิดอยู่ ในบานหน้าต่าง เปิดใช้ด่วน ให้เลือกชื่อของรายการหรือไลบรารีนั้น
-
บน Ribbon ให้เลือก แท็บ ไลบรารี ในกลุ่ม เครื่องมือไลบรารี หรือ แท็บ รายการ ในกลุ่ม เครื่องมือ รายการ
-
ถ้าคุณอยู่ในไลบรารี ให้เลือก ไลบรารีการตั้งค่า ถ้าคุณอยู่ในรายการ ให้เลือก รายการการตั้งค่า ในตัวอย่างนี้ หน้าไลบรารี การตั้งค่าจะเปิดขึ้น
-
ภายใต้การตั้งค่าการตั้งค่าให้เลือกการตั้งค่าการเวอร์ชัน หน้าการการตั้งค่าเวอร์ชัน จะเปิดขึ้น
-
ในส่วน การรับรองเนื้อหา ให้เลือก ไม่ ใน คํา ตอบของคําถาม ต้องมี การอนุมัติเนื้อหาเพื่อส่งรายการ หรือไม่ กล่องโต้ตอบคําเตือนจะปรากฏขึ้น
-
เมื่อต้องการปิดข้อความให้เลือกตกลง
-
เมื่อต้องการปิดกล่องโต้ตอบ การการตั้งค่าเวอร์ชันให้เลือกตกลง เมื่อคุณกลับไปยังรายการหรือไลบรารีของคุณ สถานะ การอนุมัติ จะไม่พร้อมใช้งานบนหน้านั้นอีกต่อไป ผู้ใช้ทั้งหมดที่มีสิทธิ์ในการดูรายการหรือไลบรารีสามารถดูเนื้อหาทั้งหมดที่มีได้
For more information, see Approve or reject items or files in a site list or library and All about Approval workflows.