ภาพรวม: การควบคุมไซต์ สิทธิ์ และการแชร์ให้กับเจ้าของไซต์
Use this article as an overview of ideas and best practices for your site's governance model. If you are a site owner, create a governance model to address your site's policies, processes, roles, and responsibilities. โมเดลแบบนี้จะช่วยคุณจัดการวิธีที่ผู้ใช้ใช้ไซต์ของคุณ ตัวอย่างเช่น คุณอาจต้องการเช็คเอาท์ไฟล์เพื่อให้ผู้ใช้หลายคนไม่พยายามแก้ไขไฟล์ในเวลาเดียวกัน
หมายเหตุ: กฎการแชร์และสิทธิ์หลายอย่างจะถูกกําหนดโดยSharePointผู้ดูแลระบบของคุณ ใช้บทความนี้เป็นแนวทางพื้นฐานเพื่อเข้าใจสิ่งที่คุณสามารถควบคุมได้ในฐานะเจ้าของไซต์ ร่วมมือกับผู้ดูแลระบบSharePointของคุณเพื่อเปลี่ยนแปลงกลยุทธ์การควบคุมขององค์กรของคุณ
บทบาทและความรับผิดชอบในการสนับสนุนไซต์
การมอบหมายบทบาทและความรับผิดชอบในระหว่างการวางแผนและสร้างไซต์ของคุณจะลดความต้องล้างหรือจัดระเบียบไซต์ใหม่เมื่อสมาชิกเจ้าหน้าที่หมุนเข้าหรือออกจากทีม การควบคุมไซต์ควรพิจารณารวมถึงแผนการฝึกอบรมผู้ใช้ การตรวจสอบการใช้ไซต์ เนื้อหาการตรวจสอบ และการติดต่อสื่อสารความคาดหวังกับสมาชิกในทีมที่จัดการไซต์
พิจารณาจัดลดับความควรพิจารณาและระบุสิ่งต่อไปนี้:
-
ไซต์การฝึกอบรมเกี่ยวกับเจ้าของไซต์: ให้การฝึกอบรมการนําทาง การค้นหา และการจัดการเอกสารพื้นฐานให้กับเจ้าของไซต์ใหม่
-
การสนับสนุนไซต์: Assign a designated site expert on your team to troubleshoots and be a liaison to a SharePoint administrator.
-
แนวทางการสร้างไซต์และการใช้งาน: บ่อยครั้งที่องค์กรได้จัดเค้าร่างนโยบายของบริษัทเกี่ยวกับการสร้างไซต์ ระบุลิงก์ล่าสุดเกี่ยวกับแนวทางที่เหมาะสม ให้ข้อมูลที่ติดต่อแก่เจ้าของไซต์และผู้เขียนเนื้อหาในกรณีที่พวกเขาต้องการความช่วยเหลือ
-
การประกาศเนื้อหาและการตรวจสอบ: วางแผนที่จะตรวจสอบไซต์และเนื้อหาของหน้าบ่อยเท่าที่จําเป็นเพื่อรักษาให้ไซต์นั้นมีความเกี่ยวข้องกัน สร้างกําหนดการตรวจสอบและกําหนดเจ้าของเนื้อหาให้กับรายการและไลบรารีขนาดใหญ่
กลุ่ม SharePoint เริ่มต้น
|
ชื่อเรื่อง |
ระดับสิทธิ์เริ่มต้น |
ใช้ไปใช้กับ |
|
เจ้าของ |
ควบคุมทั้งหมด |
บุคคลที่ต้องสามารถจัดการสิทธิ์ของไซต์ การตั้งค่า และลักษณะที่ปรากฏ |
|
สมาชิก |
แก้ไขและมีส่วนร่วม |
บุคคลที่ต้องสามารถแก้ไขเนื้อหาของไซต์ได้ ระดับสิทธิ์จะขึ้นอยู่กับเทมเพลตไซต์ที่ใช้ในการสร้างไซต์ |
|
ผู้เยี่ยมชม |
อ่านอย่างเดียว |
บุคคลที่ต้องสามารถดูเนื้อหาของไซต์แต่ไม่สามารถแก้ไขได้ |
การควบคุมไซต์สมัยใหม่
In modern SharePoint, site governance is more important than in previous versions because there is more control and options to new enable site creation. การควบคุมขององค์กรของคุณจะขึ้นอยู่กับปริมาณการควบคุมที่องค์กรของคุณต้องใช้ต่อเนื้อหา ซึ่งจะระบุรายละเอียดเกี่ยวกับการสร้างไซต์และการกํากับดูแลเจ้าของไซต์ ผู้ดูแลระบบSharePointของคุณสามารถช่วยให้คุณเข้าใจนโยบายเกี่ยวกับข้อกฎหมายด้านความปลอดภัย ข้อบังคับของภาครัฐ ตราสินค้าขององค์กร การช่วยการเข้าถึง และแนวทางการฝึกอบรม การร่วมกับSharePointของคุณ เพื่อเรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับการสร้างไซต์และนโยบายการใช้งานขององค์กรของคุณก่อนที่จะสร้างแผนการควบคุมไซต์ของคุณ
โครงสร้างการSharePointไซต์ที่ทันสมัย
ไซต์ SharePoint ที่มีประสิทธิภาพสูงสุดช่วยให้ผู้ใช้ค้นหาสิ่งที่พวกเขาต้องการได้อย่างรวดเร็ว เพื่อให้พวกเขาสามารถใช้ข้อมูลที่พวกเขาพบเพื่อตัดสินใจ เรียนรู้เกี่ยวกับสิ่งที่เกิดขึ้น เข้าถึงเครื่องมือที่พวกเขาต้องการ หรือมีส่วนร่วมกับเพื่อนร่วมงานเพื่อช่วยแก้ไขปัญหา เรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับการวางแผนการนําทางSharePointไซต์
ส่วนหนึ่งของสถาปัตยกรรมข้อมูลของคุณอาจมีการแบ่งประเภทข้อมูล ถ้าข้อมูลที่คุณเผยแพร่มีค่าสูงให้กับบริษัท จําเป็นต้องมีความปลอดภัยพิเศษ หรืออยู่ภายใต้กฎการปฏิบัติตามข้อบังคับ ให้พิจารณาการตั้งค่าแบบแผนการจัดประเภทเพื่อระบุชนิดเนื้อหาเฉพาะที่จําเป็นต้องได้รับการจัดการอย่างรอบคอบ After you've organized information into specific lists and libraries, you can use governance features to manage how the content is viewed.
สถาปัตยกรรมSharePointที่ทันสมัยถูกออกแบบมาให้มีความยืดหยุ่นและปรับได้เพื่อเปลี่ยนแปลงความต้องการขององค์กรของคุณ ไซต์สมัยใหม่สามารถเชื่อมโยงกับไซต์ฮับได้ ไซต์ที่เกี่ยวข้องจะแชร์การนําทางและการสร้างแบรนด์กับฮับ และถ้าเจ้าของไซต์อนุมัติยังสามารถแชร์สิทธิ์ฮับได้
พิจารณาสิ่งต่อไปนี้เมื่อพิจารณาโครงสร้างการนําทางของไซต์ของคุณ
-
คุณจะมีเนื้อหาชนิดใดบนไซต์ วิธีแปลเป็นหน้า รายการ และไลบรารี
-
ข้อมูลจะแสดงในไซต์อย่างไร
-
ผู้ใช้ไซต์จะนําทางผ่านไซต์ได้อย่างไร
-
ข้อมูลจะถูกตั้งเป้าหมายไปยังผู้ชมที่เฉพาะเจาะจงได้อย่างไร
-
การค้นหาจะถูกกําหนดค่าและปรับให้เหมาะสมอย่างไร
การจัดการสิทธิ์ในไซต์สมัยใหม่
ความสมบูรณ์ การรักษาความลับ และความเป็นส่วนตัวของข้อมูลที่มีภารกิจที่ร้ายแรงขององค์กรจะหยุดการรักษาความปลอดภัยให้คุณสร้างไซต์ของคุณ โดยเฉพาะผู้ที่คุณเลือกที่จะให้สิทธิ์การเข้าถึงไซต์ของคุณ การจัดการสิทธิ์ในไซต์สมัยใหม่เกี่ยวข้องกับทั้งผู้ใช้และกลุ่มของผู้ใช้ สิทธิ์ในการติดต่อสื่อสารที่ทันสมัยและไซต์ทีมมาจากเทมเพลตไซต์ที่มีตัวเลือกต่างๆ ในแต่ละไซต์
ไซต์การติดต่อสื่อสาร จะไม่เชื่อมโยงกับกลุ่มMicrosoft 365 และมีบทบาทเริ่มต้นสามบทบาท คือ เจ้าของไซต์ สมาชิกไซต์ และผู้เยี่ยมชมไซต์
ต่อไปนี้เป็นเคล็ดลับบางอย่างที่ควรทราบเมื่อคุณพัฒนากลยุทธ์สิทธิ์:
-
เป็นไปตามหลักการของสิทธิพิเศษน้อยที่สุด: ให้ระดับสิทธิ์ต่สุดแก่บุคคลเหล่านั้นเพื่อจัดการงานที่ได้รับมอบหมาย
-
ใช้กลุ่มเริ่มต้นมาตรฐาน: ให้สิทธิ์การเข้าถึงแก่บุคคลโดยการเพิ่มลงในกลุ่มเริ่มต้นมาตรฐาน (เช่น สมาชิก ผู้เยี่ยมชม และเจ้าของ)
-
พิจารณาแบ่งส่วนเนื้อหาของคุณตามระดับความปลอดภัย ดังนี้ สร้างไซต์หรือไลบรารีโดยเฉพาะกับเอกสารที่เป็นความลับ แทนที่จะกระจายเอกสารเหล่านั้นในไลบรารีขนาดใหญ่และได้รับการปกป้องโดยสิทธิ์เฉพาะ
สิทธิ์ของไซต์สมัยใหม่ตามชื่อเรื่อง
|
ชื่อเรื่อง |
ระดับสิทธิ์ |
มีสิทธิ์: |
|
เจ้าของไซต์ |
ควบคุมทั้งหมด |
นอกจากทุกอย่างที่สมาชิกไซต์สามารถเป็นได้แล้ว เจ้าของยังสามารถ: เปลี่ยนธีมของไซต์ เปลี่ยนเค้าโครงการนําทาง เปลี่ยนโลโก้ไซต์ เพิ่มหรือเอาเจ้าของไซต์ออก แก้ไขการตั้งค่าสมาชิกไซต์ เพิ่มหรือเอาผู้เยี่ยมชมไซต์ออก แก้ไขการตั้งค่าไซต์ ลบไซต์ เพิ่มMicrosoft 365ไซต์ เชื่อมโยงไซต์กับฮับ |
|
สมาชิกไซต์ |
แก้ไขและมีส่วนร่วม |
เพิ่ม แก้ไข และลบรายการ เพิ่ม แก้ไข และลบไลบรารีเอกสาร เพิ่มหรือเอาสมาชิกของไซต์ออก เพิ่ม แก้ไข และเอาเอกสารออก เพิ่ม แก้ไข และลบหน้า เพิ่ม แก้ไข ลบโพสต์ข่าวสาร เพิ่ม แก้ไข และลบส่วนต่างๆ ของหน้า เพิ่ม แก้ไข และลบ Web Part เพิ่ม แก้ไข และลบการนําทางของไซต์ สร้างหรือลบเทมเพลตหน้า ดูเมตริกการใช้งานไซต์ |
|
ผู้เยี่ยมชมไซต์ |
อ่านอย่างเดียว |
ดูเนื้อหา |
แหล่งข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับเจ้าของไซต์:
การควบคุมไซต์
ส่วนสําคัญแต่มักจะมองไม่เห็นของไซต์ใดๆ คือรูปแบบการควบคุม ซึ่งเป็นชุดของนโยบาย บทบาท ความรับผิดชอบ และกระบวนการที่คุณตั้งขึ้นเพื่อกําหนดวิธีที่บุคคลในกลุ่มของคุณใช้SharePointกลุ่ม
องค์กรหลายองค์กรมีรูปแบบการควบคุมอยู่ในสถานที่ของไซต์ที่การดูแลจากศูนย์กลางหรือระดับไซต์คอลเลกชัน ซึ่งอาจสร้างและดูแลโดยแผนก IT หรือทีม As a site owner, you need to find out if a governance model already exists for the site collection or farm. If so, you can use that to guide your site users or create an additional governance model to address your specific issues. For example, if you're a site owner for a subsite in a site collection, such as a classic team site, it might be a good idea to create your own additional governance model. เพื่อแก้ไขปัญหาที่เฉพาะเจาะจงในไซต์ย่อย
A governance model for a site, makes it easier for site users to know when they should create a new subsite, list, or other site content. ตรวจสอบให้แน่ใจว่าไซต์ย่อยและเนื้อหาถูกปลดระวางแล้วเมื่อล้าสมัยเพื่อประหยัดพื้นที่เก็บข้อมูลและรักษาผลลัพธ์การค้นหาให้ถูกต้อง ให้สิทธิ์การเข้าถึงเนื้อหาที่เหมาะสมแก่ผู้ใช้ การมอบตราสินค้าของไซต์ให้เหมือนเดิมโดยให้เจ้าของไซต์ย่อยทราบเทมเพลตและธีมที่พร้อมใช้งาน นอกจากนี้ยังช่วยให้การเปลี่ยนเจ้าของไซต์ง่ายขึ้นเมื่อบุคคลออกจากองค์กรหรือเปลี่ยนบทบาท
A good governance model for a site, should focus on the following parts:
-
การสร้างไซต์
-
การจัดการสิทธิ์
-
สถาปัตยกรรมข้อมูล
-
วงจรชีวิตและการเลิกใช้ไซต์
-
ขีดจํากัดของที่เก็บข้อมูล
-
การจัดประเภทของข้อมูล
-
การกำหนดเอง
-
การป้องกันข้อมูล
-
การนำทาง
-
ค้นหา
-
บทบาทและความรับผิดชอบในการสนับสนุนไซต์
บางส่วนในรายการก่อนหน้าอาจถูกตัดสินใจให้คุณโดยไซต์คอลเลกชันหรือรูปแบบการควบคุมระดับองค์กร เช่น พื้นที่เก็บข้อมูลที่คุณมีในไซต์ของคุณ และประเภทการการปรับแต่งที่คุณสามารถจัดการได้ตามลักษณะหน้าตาของไซต์ ผู้อื่นอาจไม่เกี่ยวข้อง โดยขึ้นอยู่กับว่าไซต์ทีมของคุณซับซ้อนมากเท่าใด และคุณมีผู้ใช้กี่คน แต่ถึงแม้ว่าคุณจะไม่ต้องตัดสินใจเกี่ยวกับหัวข้อเหล่านี้ ก็ควรทราบว่าได้ตัดสินใจเรื่องใดแล้ว เพื่อให้คุณสามารถแจ้งให้ผู้ใช้ไซต์ทราบและบังคับใช้นโยบายได้อย่างเหมาะสม
การสร้างไซต์ย่อย
คุณอาจต้องการให้สมาชิกทีมของคุณสามารถสร้างไซต์ย่อยภายใต้ไซต์ทีมเพื่อใช้งานในโครงการที่เฉพาะเจาะจงได้
ความสามารถในการสร้างไซต์ย่อยใหม่ที่เกิดขึ้นเองอาจเป็นประโยชน์มากต่อกลุ่ม แต่การสร้างไซต์ที่ไม่ต้องมีข้อห้ามอาจเป็นประโยชน์ เมื่อไซต์ย่อย Proliferate อย่างอิสระ อาจเกิดปัญหาได้ ตัวอย่างเช่น:
-
เป็นเรื่องยากที่ผู้ใช้จะค้นหาไซต์ย่อยที่ถูกต้อง หรือตรวจสอบให้แน่ใจว่าพวกเขามีหรือไม่
-
ข้อมูลสามารถถูกคัดลอกในไซต์ย่อยหลายไซต์ได้ โดยใช้พื้นที่จัดเก็บที่มีค่าใช้จ่ายสูง และต้องเก็บรักษาความพยายามที่คัดลอกมา
-
ข้อมูลที่ไม่ทันสมัยอาจอยู่ในไซต์ย่อย ซึ่งอาจจะเป็นเวลาหลายปีซึ่งแสดงขึ้นในผลลัพธ์การค้นหา อาจเป็นเรื่องยากที่จะบอกว่าข้อมูลเวอร์ชันใดถูกต้อง
-
การจัดการสิทธิ์ต่างๆ ให้กับไซต์ย่อยต่างๆ สามารถกลายเป็นงานบ้านหลักได้ และผู้ใช้อาจสร้างงานด้านการเข้าถึงข้อมูลที่พวกเขาไม่ควรได้รับโดยไม่ได้ตั้งใจ
-
เมื่อพนักงานออกจากกลุ่ม ไซต์ย่อยที่พวกเขาสร้างอาจถูกละทิ้ง การสร้างความสับสนและผลลัพธ์การค้นหาที่ยุ่งเหลาของผู้ใช้ไซต์ที่เหลือ
คุณสามารถประหยัดเวลาและพลังงานได้หากคุณตั้งค่านโยบายบางอย่างของการสร้างไซต์ซึ่งระบุพื้นที่ต่อไปนี้:
-
ใครสร้างไซต์ย่อยได้หรือไม่
-
ไซต์ย่อยใหม่ต้องได้รับการอนุมัติล่วงหน้าหรือไม่ ถ้าเป็น so แล้วเกณฑ์การอนุมัติคืออะไร และใครคือผู้ให้การอนุมัติ
-
ไซต์ย่อยใหม่ควรใช้เทมเพลตและธีมที่สร้างแล้วหรือไม่
-
ข้อมูลถูกจัดเก็บไว้บนไซต์มากเท่าใด นั่นคือ เนื้อที่ดิสก์เซิร์ฟเวอร์ที่สามารถใช้ได้หรือไม่
-
กฎในการรวมกลยุทธ์การนําทางบนไซต์มีอะไรบ้าง
-
ข้อมูลควรถูกจัดเก็บในไซต์ย่อยก่อนที่จะลบหรือเก็บถาวรนานเท่าใด
ดู สร้างไซต์หรือไซต์ย่อย เพื่อดูข้อมูลเพิ่มเติม
การจัดการสิทธิ์
ความสมบูรณ์ การรักษาความลับ และความเป็นส่วนตัวของข้อมูลที่มีภารกิจที่ร้ายแรงขององค์กรจะหยุดการรักษาความปลอดภัยให้คุณสร้างไซต์ของคุณ โดยเฉพาะผู้ที่คุณเลือกที่จะให้สิทธิ์การเข้าถึงไซต์ของคุณ
การให้และการจํากัดการเข้าถึงไซต์ของคุณเรียกว่า การจัดการสิทธิ์ และเป็นหนึ่งในความรับผิดชอบที่สําคัญที่สุดของคุณในฐานะเจ้าของไซต์
ต่อไปนี้เป็นเคล็ดลับบางอย่างที่ควรทราบเมื่อคุณพัฒนากลยุทธ์การอนุญาต
-
เป็นไปตามหลักการของสิทธิ์ที่น้อยที่สุด: ให้ระดับสิทธิ์ต่สุดแก่ผู้ใช้ที่พวกเขาต้องได้รับมอบหมายงาน
-
ให้สิทธิ์การเข้าถึงแก่บุคคลโดยการเพิ่มลงในกลุ่มเริ่มต้นมาตรฐาน (เช่น สมาชิก ผู้เยี่ยมชม และเจ้าของ) สร้างสมาชิกคนส่วนใหญ่ในกลุ่ม สมาชิก หรือ ผู้เยี่ยมชม และจํากัดจํานวนบุคคลในกลุ่ม เจ้าของ
-
ใช้การสืบทอดสิทธิ์เพื่อสร้างล 0.00 น. ที่ดูได้ง่าย นั่นคือ หลีกเลี่ยงการให้สิทธิ์กับแต่ละบุคคล แต่สามารถใช้งานกับกลุ่มแทนได้ ถ้าเป็นไปได้ มีไซต์ย่อยเพียงแค่สืบทอดสิทธิ์จากไซต์ทีมของคุณ แทนที่จะมีสิทธิ์เฉพาะ
-
จัดระเบียบเนื้อหาของคุณเพื่อใช้ประโยชน์จากการสืบทอดสิทธิ์: ให้พิจารณาแบ่งส่วนเนื้อหาของคุณตามระดับความปลอดภัย สร้างไซต์หรือไลบรารีโดยเฉพาะกับเอกสารที่เป็นความลับ แทนที่จะกระจายเนื้อหาในไลบรารีที่มีขนาดใหญ่กว่าและถูกป้องกันโดยสิทธิ์เฉพาะ
ดู การเข้าใจระดับSharePointสิทธิ์ในไลบรารีหรือสิทธิ์การแก้ไขของรายการ ไลบรารี หรือข้อมูลแต่ละรายการ เพื่อดูข้อมูลเกี่ยวกับการตั้งค่าสิทธิ์
สถาปัตยกรรมข้อมูล
สถาปัตยกรรมข้อมูลของไซต์จะเหมือนกับสารบัญของหนังสือ ซึ่งเป็นตัวระบุลักษณะข้อมูลในไซต์นั้น เว็บเพจ เอกสาร รายการ และข้อมูลของไซต์ จะถูกจัดระเบียบและนําเสนอต่อผู้ใช้ของไซต์ สถาปัตยกรรมข้อมูลมักจะถูกบันทึกเป็นรายการแบบล.ก. ของเนื้อหาของไซต์ คําหลักการค้นหา ชนิดข้อมูล และแนวคิดอื่นๆ
เมื่อต้องการสร้างสถาปัตยกรรมข้อมูล คุณต้องวิเคราะห์ข้อมูลที่จะนําเสนอในไซต์ ต่อไปนี้เป็นบางข้อถามที่คุณสามารถใช้เพื่อพัฒนาสถาปัตยกรรมข้อมูล
-
คุณจะมีเนื้อหาชนิดใดบนไซต์ ซึ่งจะแปลเป็นไซต์ย่อย รายการ ไลบรารี และอื่นๆ ได้อย่างไร
-
ข้อมูลจะแสดงในไซต์อย่างไร
-
ผู้ใช้ไซต์จะนําทางผ่านไซต์ได้อย่างไร
-
ข้อมูลจะถูกตั้งเป้าหมายไปยังผู้ชมที่เฉพาะเจาะจงได้อย่างไร
-
การค้นหาจะถูกกําหนดค่าและปรับให้เหมาะสมอย่างไร
ส่วนหนึ่งของสถาปัตยกรรมข้อมูลของคุณอาจมีการแบ่งประเภทข้อมูล
ถ้าข้อมูลที่คุณจัดการกับมีมูลค่าสูงของบริษัท จําเป็นต้องมีการรักษาความปลอดภัยพิเศษ หรืออยู่ภายใต้กฎการปฏิบัติตามข้อบังคับ คุณอาจต้องการตั้งค่าแบบแผนการจัดประเภทเพื่อระบุชนิดเฉพาะของเนื้อหาที่ต้องจัดการอย่างรอบคอบ
After you've organized information into specific lists and libraries, you can use governance features to manage how the content is managed. ตัวอย่างเช่น:
ต้องเช็คเอาท์ไฟล์
เมื่อคุณต้องการให้มีการเช็คเอาท์ไฟล์ คุณแน่ใจได้ที่มีผู้เพียงคนเดียวที่สามารถแก้ไขไฟล์ได้จนกว่าจะเช็คอินไฟล์นั้น การต้องเช็คเอาท์เอกสารจะป้องกันไม่ให้บุคคลหลายคนเปลี่ยนแปลงในเวลาเดียวกัน ซึ่งสามารถสร้างข้อขัดแย้งในการแก้ไขและก่อให้เกิดความสับสนได้ การเช็คเอาท์ยังสามารถช่วยเตือนสมาชิกทีมให้เพิ่มข้อคิดเห็นเมื่อพวกเขาเช็คอินไฟล์ เพื่อให้คุณสามารถติดตามสิ่งที่เปลี่ยนแปลงในแต่ละเวอร์ชันได้ง่ายขึ้น สำหรับข้อมูลเพิ่มเติม ให้ดู ตั้งค่าไลบรารีให้จำเป็นต้องเช็คเอาท์ไฟล์
ติดตามเวอร์ชัน
ถ้าคุณต้องการเก็บไฟล์เวอร์ชันก่อนหน้า ไลบรารีสามารถช่วยคุณติดตาม จัดเก็บ และคืนค่าไฟล์ได้ คุณสามารถเลือกที่จะติดตามเวอร์ชันทั้งหมดได้ด้วยวิธีเดียวกัน หรือคุณสามารถเลือกที่จะจัดให้บางเวอร์ชันเป็นเวอร์ชันหลัก เช่น การเพิ่มบทใหม่ลงในคู่มือ และบางเวอร์ชันเช่นเวอร์ชันรอง เช่น การแก้ไขข้อผิดพลาดการสะกด เพื่อช่วยจัดการพื้นที่จัดเก็บ คุณสามารถเลือกจํานวนของเวอร์ชันแต่ละเวอร์ชันที่คุณต้องการจัดเก็บได้ For more info on versioning, see How does versioning work in a list or library?.
คุณสามารถระบุการขออนุมัติเอกสารได้ เอกสารจะยังคงอยู่ในสถานะค้างอยู่จนกว่าเอกสารเหล่านั้นจะได้รับการอนุมัติหรือปฏิเสธโดยบุคคลที่มีสิทธิ์ยอมรับ คุณสามารถควบคุมกลุ่มของผู้ใช้ที่สามารถดูเอกสารก่อนที่จะได้รับการอนุมัติ ฟีเจอร์นี้จะเป็นประโยชน์ถ้าไลบรารีของคุณมีแนวทางหรือกระบวนการที่สําคัญซึ่งต้องอยู่ในขั้นสุดท้ายก่อนที่ผู้อื่นจะมองเห็น For more info on document approval, see Require approval of items in a site list or library.
ไลบรารีสนับสนุนเทคโนโลยี RSS เพื่อให้สมาชิกในเวิร์กกรุ๊ปของคุณสามารถรับและดูการอัปเดต หรือตัวดึงข้อมูลข่าวสารและข้อมูลในที่รวมได้โดยอัตโนมัติ คุณสามารถใช้เทคโนโลยี RSS เพื่อแจ้งเตือนคุณเกี่ยวกับการเปลี่ยนแปลงใดๆ ในไลบรารี เช่น เมื่อไฟล์ที่ถูกเก็บไว้ในไลบรารีมีการเปลี่ยนแปลง ตัวดึงข้อมูล RSS ช่วยให้สมาชิกในเวิร์กกรุ๊ปของคุณสามารถดูรายการรวมของไฟล์ที่มีการเปลี่ยนแปลงได้ คุณยังสามารถสร้างการแจ้งเตือนทางอีเมลเพื่อให้คุณได้รับแจ้งเมื่อไฟล์เปลี่ยนแปลง For more info on RSS feeds, see Manage RSS feeds for a site or site collection.
ไลบรารีเอกสารหรือชนิดเนื้อหาสามารถใช้เวิร์กโฟลว์ที่องค์กรของคุณกําหนดไว้เพื่อกระบวนการทางธุรกิจ เช่น การจัดการการอนุมัติหรือรีวิวเอกสาร กลุ่มของคุณสามารถปรับใช้กระบวนการทางธุรกิจกับเอกสารของตน หรือที่เรียกว่า เวิร์กโฟลว์ ซึ่งระบุการแอคชันที่ต้องใช้ตามลดับ เช่น การอนุมัติหรือแปลเอกสาร เวิร์กโฟลว์คือวิธีอัตโนมัติในการย้ายเอกสารหรือรายการต่างๆ ไปตามลดับของการแอคชันหรืองานต่างๆ ตามค่าเริ่มต้น เวิร์กโฟลว์สามเวิร์กโฟลว์จะพร้อมใช้งานในไลบรารี ได้แก่ การอนุมัติ ซึ่งจะจัดเส้นทางเอกสารไปยังกลุ่มบุคคลเพื่อขอการอนุมัติ รวบรวมข้อคิดเห็น ซึ่งจะจัดเส้นทางเอกสารไปยังกลุ่มบุคคลเพื่อส่งข้อเสนอแนะและส่งกลับเอกสารไปยังบุคคลที่เริ่มเวิร์กโฟลว์เพื่อคอมไพล์ และรวบรวมลายเซ็น ซึ่งจะจัดเส้นทางเอกสารไปยังกลุ่มบุคคลเพื่อรวบรวมลายเซ็นดิจิทัลของพวกเขา For more info on workflows, see Overview of workflows included with SharePoint
ถ้ากลุ่มของคุณใช้งานได้กับไฟล์หลายชนิด เช่น เวิร์กชีต งานนําเสนอ และเอกสาร คุณสามารถขยายฟังก์ชันการใช้งานได้ของไลบรารีของคุณโดยการเปิดใช้งานและการระบุชนิดเนื้อหาหลายชนิด ชนิดเนื้อหาเพิ่มความยืดหยุ่นและความสอดคล้องกันในไลบรารีหลายไลบรารี ชนิดเนื้อหาแต่ละชนิดสามารถระบุเทมเพลตและแม้แต่กระบวนการเวิร์กโฟลว์ได้ เทมเพลตจะเป็นจุดเริ่มต้น การจัดรูปแบบและข้อความต้นแบบใดๆ และคุณสมบัติที่ปรับใช้กับเอกสารชนิดนั้น เช่น ชื่อแผนกหรือหมายเลขสัญญา For more info on content types, see Introduction to content types and content type publishing
ถ้าคุณมีกลุ่มของไฟล์ที่เป็นความลับ และจะเป็นประโยชน์ในการทราบวิธีการใช้เอกสาร คุณสามารถกําหนดนโยบายที่อนุญาตให้คุณเปิดใช้งานการติดตามเหตุการณ์ 'ตรวจสอบ' เช่น การเปลี่ยนแปลงไฟล์ สเนา หรือการลบ For info on setting up auditing, see Configure audit settings for a site collection
วงจรชีวิตและการเลิกใช้ไซต์
ไซต์ต่างๆ เช่น ไซต์งานของเอกสารและไซต์การอภิปรายมักจะหยุดการดําเนินการหลังจากที่ไซต์เหล่านั้นไม่เป็นประโยชน์อีกต่อไปการใช้พื้นที่จัดเก็บข้อมูลอันทรงค่าและผลลัพธ์การค้นหาที่เต็มไปด้วยข้อมูล เป็นความคิดที่ดีที่จะตั้งค่าตารางการรีวิวไซต์และเนื้อหาของไซต์ (อย่างน้อยปีละครั้ง) เพื่อดูว่าควรเก็บรักษาไว้หรือไม่
It's good to keep in mind, too, that your organization's larger governance model might also be on the lookout for stale sites. For example, an administrator might automatically delete sites that have beentouched for 90 days. ในฐานะเจ้าของไซต์ คุณจะได้รับคําเตือนทางอีเมลที่คุณคิดว่าสิ่งนี้จะเกิดขึ้น หากต้องการข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับนโยบายวงจรชีวิตและการเกษียณ โปรดดู นโยบายการปิดไซต์
ขีดจํากัดของที่เก็บข้อมูล
ผู้ดูแลระบบอาจตั้งค่าขีดจํากัดจํานวนที่เก็บข้อมูลบนดิสก์ที่กลุ่มของคุณสามารถใช้ คุณต้องตรวจสอบว่ามีการจํากัดหรือไม่ และถ้าเป็นอย่างใด ให้ตัดสินใจว่าคุณจะ apportion แอปนั้นอย่างไรระหว่างไซต์ หน้า และไลบรารีของคุณ
ตามค่าเริ่มต้น SharePoint Server กําหนดขีดจํากัด 50 MB เกี่ยวกับขนาดของเอกสารเดี่ยวที่สามารถอัปโหลดลงในไลบรารีเอกสารได้ นอกจากนี้ เจ้าของไซต์ทีมจะได้รับการแจ้งเตือนเมื่อที่เก็บข้อมูลอยู่ที่ 90% ของโควตาตามค่าเริ่มต้น
หลังจากที่คุณทราบถึงขีดจํากัดของคุณแล้ว คุณสามารถใช้ฟีเจอร์ต่างๆ เช่น การติดตามเวอร์ชันหรือการตรวจสอบเพื่อให้แน่ใจว่าไซต์ของคุณอยู่ภายในฟีเจอร์เหล่านั้น
ค้นหา
เนื้อหาจะปรากฏขึ้นในหลายสถานที่ รวมถึงไซต์ รายการ ไลบรารี Web Part และคอลัมน์รายการ ตามค่าเริ่มต้น เมื่อมีคนค้นหาไซต์ของคุณ เนื้อหาทั้งหมดบนไซต์และหน้าจะปรากฏในผลลัพธ์การค้นหา
ในฐานะเจ้าของไซต์ คุณสามารถเลือกได้ว่าจะให้เนื้อหาบนไซต์ของคุณปรากฏในผลลัพธ์การค้นหาหรือไม่ เมื่อคุณป้องกันไม่ให้เนื้อหาของไซต์ปรากฏในผลลัพธ์การค้นหา เนื้อหาของไซต์ย่อยทั้งหมดที่อยู่ด้านล่างไซต์นั้นจะถูกบล็อกไม่ให้ปรากฏในผลลัพธ์การค้นหาด้วย
ตามค่าเริ่มต้น เนื้อหาที่มีสิทธิ์แบบไม่อนุญาตจะไม่ปรากฏในผลลัพธ์การค้นหาของผู้ใช้ที่ไม่มีสิทธิ์ในการอ่าน คุณสามารถเปลี่ยนเพื่อให้เนื้อหาที่ไม่ได้รับอนุญาตแสดงในผลลัพธ์การค้นหา ได้ แต่ผู้ใช้จะไม่สามารถเปิดเนื้อหาที่พวกเขาไม่มีสิทธิ์ได้
การป้องกันข้อมูล
ฟีเจอร์การสํารองข้อมูลและการกู้คืนจะช่วยป้องกันข้อมูลของคุณจากการสูญเสียโดยไม่ได้ตั้งใจ ความถี่ในการสํารองข้อมูลและความเร็วและระดับการกู้คืนได้รับการตั้งค่าโดยผู้ดูแลระบบ For recovering content in your site, learn more about recovering items in the recycle bin.
แหล่งข้อมูลเพิ่มเติม
วางแผนไซต์การติดต่อสื่อสารของคุณ
ต้องการความช่วยเหลือเพิ่มเติมหรือไม่
ต้องการตัวเลือกเพิ่มเติมหรือไม่
สํารวจสิทธิประโยชน์ของการสมัครใช้งาน เรียกดูหลักสูตรการฝึกอบรม เรียนรู้วิธีการรักษาความปลอดภัยอุปกรณ์ของคุณ และอื่นๆ
ชุมชนช่วยให้คุณถามและตอบคําถาม ให้คําติชม และรับฟังจากผู้เชี่ยวชาญที่มีความรู้มากมาย
