สร้างป้ายจ่าหน้าจดหมายใน Access

สร้างป้ายชื่อโดยใช้ตัวช่วยสร้างป้ายชื่อใน Access

1. ในบานหน้าต่างนําทาง ให้เลือกวัตถุที่มีข้อมูลที่คุณต้องการให้แสดงบนป้ายชื่อของคุณ โดยปกติแล้วจะเป็นตาราง ตารางที่ลิงก์ หรือคิวรี แต่คุณสามารถเลือกฟอร์มหรือรายงานได้

2. บนแท็บ สร้าง ในกลุ่ม รายงาน ให้คลิก ป้ายชื่อ

   Access จะเริ่มตัวช่วยสร้างป้ายผนึก

   

   1. ถ้าคุณทราบผู้ผลิตและหมายเลขผลิตภัณฑ์ของป้ายชื่อ:

      • เลือกผู้ผลิตในกล่อง กรองตามผู้ผลิต

      • เลือกป้ายชื่อของคุณในกล่อง คุณต้องการป้ายผนึกขนาดใด

        หรือลองค้นหาผลิตภัณฑ์ที่มีค่าใน มิติ ข้อมูลและ ตัวเลขใน คอลัมน์ที่ตรงกับป้ายชื่อของคุณ

        ถ้าคุณไม่พบป้ายผนึกที่คล้ายกัน:    

      • คลิก กําหนดเอง แล้วคลิก ใหม่

        กล่องโต้ตอบ ป้ายชื่อใหม่ จะปรากฏขึ้น

        

      • วัดป้ายชื่อของคุณ และใส่การวัดในกล่องที่เหมาะสมในกล่องโต้ตอบ ป้ายชื่อใหม่

      • ใส่ชื่อสําหรับป้ายชื่อแบบกําหนดเองในกล่องข้อความ ชื่อป้ายชื่อ เลือกชนิดป้ายผนึกและการวางแนวที่คุณต้องการ แล้วคลิก ตกลง

        ถ้าคุณได้สร้างป้ายชื่อแบบกําหนดเองแล้ว และคุณต้องการเลือกป้ายผนึกนั้น:    

      • คลิก แสดงขนาดป้ายผนึกแบบกําหนดเอง แล้วคลิกป้ายชื่อแบบกําหนดเองที่คุณต้องการ

   2. เลือก ตัวดึงข้อมูลแผ่นงาน หรือ ต่อเนื่อง ภายใต้ ชนิดป้ายชื่อ แล้วคลิก ถัดไป

   3. เลือกชื่อฟอนต์ ขนาด น้ําหนัก และสีข้อความที่คุณต้องการบนป้ายชื่อของคุณ แล้วคลิก ถัดไป

   4. บนหน้า ป้ายจ่าหน้าป้ายจ่าหน้าจดหมายของตัวช่วยสร้าง ให้เลือกเขตข้อมูลที่คุณต้องการบนป้ายชื่อของคุณจากรายการ เขตข้อมูลที่พร้อมใช้งาน แล้วดับเบิลคลิกเพื่อเพิ่มลงในกล่องป้ายชื่อ ต้นแบบ

      

      • เมื่อต้องการเพิ่มช่องว่างระหว่างเขตข้อมูลในกล่อง ป้ายชื่อต้นแบบ ให้กด SPACEBAR

      • เมื่อต้องการสร้างบรรทัดใหม่ ให้กด ENTER

      • เมื่อต้องการย้ายไปมาระหว่างเขตข้อมูลและบรรทัด ให้ใช้แป้นลูกศร

      • เมื่อต้องการเอาเขตข้อมูลออกจากกล่อง ให้กด BACKSPACE

      • เมื่อต้องการเพิ่มข้อความหรือเครื่องหมายวรรคตอนอื่นๆ (ตัวอย่างเช่น เครื่องหมายจุลภาคหลังชื่อเมือง) ให้คลิกเพื่อวางเคอร์เซอร์ในตําแหน่งที่คุณต้องการให้ข้อความปรากฏขึ้นและเริ่มพิมพ์ ข้อความนี้จะเหมือนกันในแต่ละป้ายผนึก

        หมายเหตุ:  คุณสามารถเพิ่มเขตข้อมูลของชนิดข้อมูลต่อไปนี้ได้โดยใช้ตัวช่วยสร้างป้ายชื่อ: ข้อความสั้น (ข้อความ), ข้อความยาว (บันทึกช่วยจํา), ตัวเลข, วันที่/เวลา, สกุลเงิน, ใช่/ไม่ใช่ หรือ สิ่งที่แนบมา เมื่อต้องการเพิ่มเขตข้อมูลของชนิดข้อมูลอื่น ให้เปิดรายงานป้ายชื่อในมุมมองออกแบบหลังจากที่คุณดําเนินการตัวช่วยสร้างป้ายชื่อเสร็จสมบูรณ์แล้ว จากนั้นใช้บานหน้าต่าง รายการเขตข้อมูล เพื่อเพิ่มเขตข้อมูล เมื่อต้องการเปิดบานหน้าต่าง รายการเขตข้อมูล ในขณะที่รายงานเปิดอยู่ในมุมมองออกแบบ ให้กด ALT+F8

        เมื่อคุณจัดเรียงเขตข้อมูลบนป้ายชื่อตามที่คุณต้องการแล้ว ให้คลิก ถัดไป

   5. ในหน้าถัดไป คุณสามารถเลือกเขตข้อมูลที่จะเรียงลําดับป้ายชื่อของคุณ ตัวอย่างเช่น คุณอาจต้องการเรียงลําดับตามรหัสไปรษณีย์สําหรับการส่งจดหมายขนาดใหญ่ เลือกเขตข้อมูลที่คุณต้องการเรียงลําดับจากรายการ เขตข้อมูลที่พร้อมใช้งาน แล้วดับเบิลคลิกเพื่อเพิ่มลงในกล่อง เรียงลําดับตาม เมื่อคุณทําเสร็จแล้ว ให้คลิก ถัดไป

      

   6. บนหน้าสุดท้าย ให้ใส่ชื่อสําหรับป้ายชื่อของคุณ แล้วคลิก เสร็จสิ้น

      

      ถ้าคุณเลือก ดูป้ายผนึกตามที่จะพิมพ์ บนหน้าสุดท้ายของตัวช่วยสร้างป้ายผนึก Access จะแสดงป้ายชื่อใน ตัวอย่างก่อนพิมพ์ คุณสามารถคลิกที่ป้ายชื่อเพื่อย่อและขยาย หรือใช้ตัวควบคุมการย่อ/ขยายบนแถบสถานะ

      

      ถ้าคุณเลือก ปรับเปลี่ยนการออกแบบป้ายผนึก ในหน้าสุดท้ายของตัวช่วยสร้างป้ายชื่อ Access จะแสดงรายงานป้ายชื่อในมุมมองออกแบบ

      หมายเหตุ:  การแสดงตัวอย่างก่อนพิมพ์เป็นมุมมองเดียวที่คุณสามารถดูคอลัมน์ตามที่คุณวางเค้าโครงไว้ได้ ถ้าคุณดูรายงานในมุมมองรายงานหรือมุมมองเค้าโครง Access จะแสดงข้อมูลทั้งหมดในคอลัมน์เดียว

กําหนดลักษณะที่ปรากฏของป้ายชื่อเอง

ถ้าป้ายชื่อผลลัพธ์ไม่มีลักษณะตามที่คุณต้องการ คุณสามารถกําหนดเค้าโครงเองได้โดยการเปิดรายงานในมุมมองออกแบบและทําการเปลี่ยนแปลงของคุณ เมื่อทํางานกับป้ายชื่อ มักจะง่ายต่อการใช้มุมมองออกแบบที่คุณควบคุมเค้าโครงได้อย่างแม่นยํามากขึ้น เมื่อต้องการดูผลลัพธ์ของการเปลี่ยนแปลงที่คุณทําในมุมมองออกแบบ ให้สลับไปยัง ตัวอย่างก่อนพิมพ์

ถ้า Access แสดงข้อความเกี่ยวกับการมีพื้นที่แนวนอนไม่เพียงพอที่จะแสดงข้อมูล

ข้อความนี้เมื่อข้อความปรากฏขึ้นเป็นผลกระทบข้างเคียงของการวัดของป้ายผนึกบางป้าย โดยปกติแล้วจะเกิดขึ้นเมื่อป้ายชื่ออยู่ใกล้กับขอบซ้ายและขวาของแผ่นป้ายผนึก ซึ่งอาจทําให้ตัวช่วยสร้างระบุการวัดบางอย่างที่อยู่นอกช่วงการพิมพ์ปกติ และส่งผลให้ข้อความปรากฏขึ้นเมื่อคุณดูตัวอย่างหรือพิมพ์ป้ายผนึก

ถ้าคุณพอใจกับการจัดแนวข้อความบนป้ายผนึก และคุณไม่ได้รับหน้าเปล่าในหน้าอื่นๆ ทุกหน้า คุณอาจต้องการปล่อยให้การออกแบบของรายงานเป็นแบบเดิม และเพียงแค่คลิก ตกลง บนข้อความทุกครั้งที่ปรากฏขึ้น มิฉะนั้น คุณสามารถลองปรับตัวเลือกการตั้งค่าหน้ากระดาษบางอย่างตามที่อธิบายไว้ในส่วนต่อไปนี้

ถ้าข้อมูลของคุณไม่ติดป้ายผนึกอย่างถูกต้อง

ในหลายกรณี คุณสามารถแก้ไขปัญหาเล็กๆ น้อยๆ กับเค้าโครงป้ายผนึกของคุณได้โดยการปรับเปลี่ยนในมุมมองออกแบบ คุณสามารถย้ายตัวควบคุม และคุณสามารถปรับขนาดป้ายชื่อได้โดยการเปลี่ยนความกว้างหรือความสูงของส่วน รายละเอียด

เมื่อต้องการสลับไปยังมุมมองออกแบบ ให้คลิกขวาที่รายงานในบานหน้าต่างนําทาง แล้วคลิก มุมมองออกแบบ บนเมนูทางลัด

ถ้าคุณต้องการเปลี่ยนระยะขอบหรือระยะห่างระหว่างป้ายชื่อ คุณสามารถใช้กล่องโต้ตอบ ตั้งค่าหน้ากระดาษ ในขณะที่อยู่ในมุมมองออกแบบ:

• บนแท็บ ตั้งค่าหน้ากระดาษ ในกลุ่ม เค้าโครงหน้ากระดาษ ให้คลิก คอลัมน์
  
  กล่องโต้ตอบ ตั้งค่าหน้ากระดาษ จะแสดงขึ้นพร้อมกับเลือกแท็บ คอลัมน์

คุณสามารถเปลี่ยนการตั้งค่าต่อไปนี้ได้ในส่วนสามส่วนของกล่องโต้ตอบ การตั้งค่าหน้ากระดาษ

พิมพ์ป้ายผนึก

1. เปิดรายงานในมุมมองใดก็ได้ (หรือเลือกรายงานในบานหน้าต่างนําทาง)

2. บนแท็บ ไฟล์ ให้คลิก พิมพ์ แล้วคลิก พิมพ์

   Access จะแสดงกล่องโต้ตอบ พิมพ์

3. ใส่ตัวเลือกของคุณ เช่น เครื่องพิมพ์ ช่วงการพิมพ์ และจำนวนสำเนา

4. คลิก ตกลง

ด้านบนของหน้า