สร้างจดหมายเวียนหรืออีเมลใน Publisher

ใช้รายการที่มีอยู่

1. คลิก>จดหมาย >ผู้รับใช้รายชื่อที่มีอยู่

   ตามค่าเริ่มต้น Publisher จะเก็บแหล่งข้อมูลในโฟลเดอร์ แหล่งข้อมูล ของฉัน คุณอาจต้องเรียกดูเพื่อค้นหาแหล่งข้อมูลของคุณ

2. ในกล่องโต้ตอบ เลือก แหล่งข้อมูล ให้คลิกแหล่งข้อมูลที่คุณต้องการ แล้วคลิกเปิด

   กล่องโต้ตอบอื่นๆ อาจปรากฏขึ้นที่ร้องขอข้อมูลเฉพาะ โดยขึ้นอยู่กับชนิดของแหล่งข้อมูลที่คุณเลือก ตัวอย่างเช่น ถ้าแหล่งข้อมูลของคุณคือเวิร์กบุ๊ก Excel ที่มีข้อมูลเกี่ยวกับเวิร์กชีตหลายแผ่น คุณจะต้องเลือกเวิร์กชีตที่มีข้อมูลที่คุณต้องการ

เลือกจากที่ติดต่อ Outlook

1. คลิกการส่ง>ให้เลือกผู้รับ >เลือกจากที่ติดต่อ Outlook

   ถ้าคุณได้รับพร้อมท์ให้เลือกโปรไฟล์จดหมาย ให้คลิกโปรไฟล์ที่คุณต้องการ แล้วคลิกตกลง

2. ในกล่องโต้ตอบ เลือก ที่ติดต่อ ให้คลิกรายการที่ติดต่อที่คุณต้องการ แล้วคลิกตกลง

   ที่ติดต่อทั้งหมดในโฟลเดอร์จะปรากฏในกล่องโต้ตอบ ผู้รับจดหมายเวียน ซึ่งคุณสามารถกรองและเรียงล>กรายการผู้รับที่จะรวมไว้ในจดหมายเวียนได้

พิมพ์รายการใหม่

ถ้าคุณไม่มีรายการที่มีอยู่เพื่อเชื่อมต่อ คุณสามารถสร้างรายการใหม่ได้

1. คลิก การส่ง>ให้เลือกผู้รับ > พิมพ์รายการใหม่

2. ในกล่องโต้ตอบ รายการที่อยู่ ใหม่ ให้พิมพ์ข้อมูลของรายการแรกในเขตข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับการส่งจดหมายของคุณ

   หมายเหตุ:  เมื่อต้องการเปลี่ยนคอลัมน์เริ่มต้น ให้คลิก ปรับแต่งคอลัมน์ และเพิ่ม ลบ เปลี่ยนชื่อ และจัดล>คอลัมน์ในรายการใหม่

3. เมื่อคุณใส่ข้อมูลของรายการแรกเสร็จแล้ว ให้คลิก รายการใหม่

4. ทําซ้ําขั้นตอนที่ 2 และขั้นตอนที่ 3 จนกว่าคุณจะเสร็จสิ้นการเพิ่มรายการ แล้วคลิกตกลง

5. ในกล่องโต้ตอบ บันทึกรายการ ที่อยู่ ให้พิมพ์ชื่อของรายการ ที่อยู่ในกล่อง ชื่อไฟล์ แล้วบันทึก

   หมายเหตุ: ตามค่าเริ่มต้น Publisher จะบันทึกรายการที่อยู่ในโฟลเดอร์ แหล่งข้อมูล ของฉัน ทางที่ดีที่สุดคือเก็บรายการที่อยู่ไว้ที่นี่ เนื่องจากเป็นโฟลเดอร์เริ่มต้นที่ Publisher จะค้นหาแหล่งข้อมูลด้วย

   ที่ติดต่อทั้งหมดในรายการใหม่ของคุณจะปรากฏขึ้นในกล่องโต้ตอบ ผู้รับจดหมายเวียนซึ่งคุณสามารถกรองและเรียงล>กรายการผู้รับที่จะรวมไว้ในจดหมายเวียนได้

เลือกผู้รับ

ในกล่องโต้ตอบ ผู้รับ จดหมายเวียน คุณสามารถเลือกผู้รับที่คุณต้องการรวมไว้ในจดหมายเวียนได้ เลือกกล่องกาเครื่องหมายที่อยู่ถัดจากผู้รับที่คุณต้องการรวม และล้างกล่องกาเครื่องหมายที่อยู่ถัดจากผู้รับที่คุณต้องการแยกออก

ถ้าคุณต้องการใช้เฉพาะบางรายการในรายการของคุณ คุณสามารถกรองรายการของคุณตามเขตข้อมูลหรือเกณฑ์ที่ระบุได้ หลังจากที่คุณกรองรายการแล้ว คุณสามารถใช้กล่องกาเครื่องหมายเพื่อรวมและแยกระเบียนได้

กรองข้อมูลในรายการ:

1. คลิกลูกศรที่อยู่ถัดจากส่วนหัวของคอลัมน์ของรายการที่คุณต้องการกรอง

2. คลิกอย่างใดอย่างหนึ่งต่อไปนี้

   • (ว่าง) แสดงระเบียนทั้งหมดที่เขตข้อมูลที่สอดคล้องกันว่างเปล่า

   • (ไม่ว่าง) แสดงระเบียนทั้งหมดที่เขตข้อมูลที่สอดคล้องกันมีข้อมูลอยู่

   • (ขั้นสูง) เปิด กล่องโต้ตอบตัวกรองและ เรียงล>บ ซึ่งคุณสามารถใช้เพื่อกรองตามเกณฑ์หลายเกณฑ์ได้ คุณยังสามารถคลิก ตัวกรอง ภายใต้ ปรับปรุง รายชื่อผู้รับ ในกล่องโต้ตอบ ผู้รับจดหมายเวียน เพื่อเปิด กล่องโต้ตอบ กรอง และ เรียงล>ง

   • เมื่อต้องการเลือกหรือล้างรายการทั้งหมดอย่างรวดเร็ว ให้เลือกหรือล้างกล่องกาเครื่องหมายส่วนหัวของคอลัมน์

     เคล็ดลับ: ถ้าแหล่งข้อมูลของคุณมีระเบียนที่แชร์ข้อมูลเดียวกัน และมีค่าไม่เฉพาะ 10 ค่าหรือน้อยกว่าในคอลัมน์นั้น คุณสามารถกรองตามข้อมูลที่เฉพาะเจาะจงได้ ตัวอย่างเช่น ถ้ามีที่อยู่หลายรายการที่แสดงรายการออสเตรเลียเป็นประเทศ/ภูมิภาค คุณสามารถกรองได้บนออสเตรเลีย

     กล่องโต้ตอบ ผู้รับจดหมายเวียน จะแสดงเฉพาะระเบียนที่ได้รับมอบหมาย เมื่อต้องการแสดงระเบียนทั้งหมดอีกครั้ง ให้คลิก(ทั้งหมด)

ถ้าคุณต้องการดูรายการตามล>บลคุณสามารถเรียงล>กรายการในรายการของคุณ

เรียงล>บข้อมูลในรายการ:

• ในกล่องโต้ตอบ ผู้รับจดหมายเวียน ให้คลิกส่วนหัวของคอลัมน์ของรายการที่คุณต้องการเรียงล >ตาม ตัวอย่างเช่น ถ้าคุณต้องการแสดงรายการตามตัวอักษรของนามสกุล ให้คลิกส่วนหัวของ คอลัมน์ นามสกุล

• เมื่อต้องการเรียงล>นโดยใช้เกณฑ์หลายเกณฑ์ ในกล่องโต้ตอบ ผู้รับจดหมายเวียน ให้คลิก เรียง ล>บ ในกล่องโต้ตอบ กรองและเรียง ล>ที่ปรากฏขึ้น ให้เลือกเกณฑ์ที่คุณต้องการเรียงล>ตาม

ด้านบนของหน้า

แทรกกล่องข้อความ

1. คลิก >วาดกล่องข้อความ กล่องข้อความ

2. ในสิ่งพิมพ์ของคุณ ให้ชี้ไปที่มุมหนึ่งของกล่องข้อความที่ปรากฏ แล้วลากกล่องข้อความตามแนวทแยงจนกว่าจะได้ขนาดกล่องข้อความที่คุณต้องการ

เพิ่มข้อความที่คุณต้องการในทุกเวอร์ชัน

• คลิกภายในกล่องข้อความ แล้วพิมพ์ข้อความที่คุณต้องการให้ปรากฏในสิ่งพิมพ์จดหมายเวียนทุกเวอร์ชันของคุณ

เพิ่มเขตข้อมูลลงในสิ่งพิมพ์ของคุณ

1. ในสิ่งพิมพ์จดหมายเวียนของคุณ ให้คลิกภายในกล่องข้อความที่คุณต้องการแทรกเขตข้อมูล

2. แทรกอย่างใดอย่างหนึ่งต่อไปนี้

   • ช่องที่อยู่ที่มีชื่อ ที่อยู่ และข้อมูลอื่นๆ:

     1. ในกลุ่ม เขียน&แทรก เขตข้อมูล ให้คลิก ช่องที่อยู่

     2. ในกล่องโต้ตอบ แทรก ช่องที่อยู่ ให้คลิกองค์ประกอบที่อยู่ที่คุณต้องการรวม ไว้ จากนั้นคลิกตกลง

        หมายเหตุ: ถ้าชื่อของเขตข้อมูลในแหล่งข้อมูลของคุณไม่ตรงกับชื่อของเขตข้อมูลที่ Publisher ใช้ในช่องที่อยู่ คุณอาจต้องคลิก จับคู่เขตข้อมูล ในกล่องโต้ตอบ แทรกช่องที่อยู่ ในกล่องโต้ตอบ จับคู่ เขตข้อมูล ให้ใช้รายการดรอปดาวน์เพื่อเลือกเขตข้อมูลจากแหล่งข้อมูลของคุณที่สอดคล้องกับเขตข้อมูล Publisher

   • บรรทัดแสดงคำทักทาย

     1. ในกลุ่มเขียน&แทรกเขตข้อมูลให้คลิกบรรทัดแสดงบัตรอวยพร

     2. ในกล่องโต้ตอบ บรรทัดแสดง อวยพร ให้เลือกรูปแบบบรรทัดแสดงความทักทาย ซึ่งรวมถึงการขึ้นต้น, รูปแบบชื่อ และเครื่องหมายวรรคตอนต่อไปนี้

     3. เลือกข้อความที่คุณต้องการให้ปรากฏในกรณีที่ Publisher ไม่สามารถแปลชื่อของผู้รับได้ ตัวอย่างเช่น เมื่อแหล่งข้อมูลไม่มีชื่อหรือนามสกุลของผู้รับ แต่มีเพียงชื่อบริษัทเท่านั้น แล้วคลิกตกลง

        หมายเหตุ:  ถ้าชื่อของเขตข้อมูลในแหล่งข้อมูลของคุณไม่ตรงกับชื่อของเขตข้อมูลที่ Publisher ใช้กับบรรทัดแสดงการทักทาย คุณอาจต้องคลิก จับคู่เขตข้อมูล ในกล่องโต้ตอบ บรรทัดแสดงทักทาย ในกล่องโต้ตอบ จับคู่ เขตข้อมูล ให้ใช้รายการดรอปดาวน์เพื่อเลือกเขตข้อมูลจากแหล่งข้อมูลของคุณที่สอดคล้องกับเขตข้อมูล Publisher

   • รูปภาพ

     1. ในกลุ่ม&แทรกเขตข้อมูลให้คลิกรูปภาพ แล้วคลิก แทรกเขตข้อมูลรูปภาพ

     2. ในกล่องโต้ตอบ แทรกเขตข้อมูล รูปภาพ ให้เลือกเขตข้อมูลรูปภาพที่จะแทรก

     3. หมายเหตุ: ถ้าคุณต้องการผสานรูปภาพลงในหน้าสิ่งพิมพ์ของคุณ แหล่งข้อมูลของคุณต้องใส่ชื่อไฟล์หรือเส้นทางของไฟล์รูปภาพที่คุณต้องการผสาน ไม่ต้องรวมรูปภาพหรือรูปจริงในแหล่งข้อมูลของคุณ

   • เขตข้อมูลแต่ละเขตของข้อมูล

     • ในกลุ่ม&แทรกเขตข้อมูลให้เลือก แทรกเขตข้อมูลผสาน แล้วคลิกเขตข้อมูลที่คุณต้องการรวมไว้ในกล่องข้อความ

จัดรูปแบบเขตข้อมูล

คุณสามารถปรับใช้รูปแบบกับเขตข้อมูลข้อมูลและข้อความอื่นๆ ที่คุณเพิ่ม (เช่น การทักทายทักทาย หรือข้อความทักทาย เช่น เรียน...) เพื่อเปลี่ยนลักษณะที่ปรากฏของข้อมูลที่ผสานได้ เมื่อต้องการจัดรูปแบบข้อมูลที่ผสาน คุณจะต้องจัดรูปแบบเขตข้อมูลในสิ่งพิมพ์จดหมายเวียนของคุณ

ในสิ่งพิมพ์จดหมายเวียนของคุณ ให้เลือกเขตข้อมูลที่มีข้อมูลที่คุณต้องการจัดรูปแบบ

• ถ้าเขตข้อมูลเป็นช่องที่อยู่หรือบรรทัดแสดงการทักทาย ในกลุ่ม& แทรกเขตข้อมูลให้เลือกรูปแบบ

• ถ้าเขตข้อมูลเป็นเขตข้อมูลเดี่ยวข้อมูล บนเมนู รูปแบบ ของ เครื่องมือกล่องข้อความ ให้คลิกฟอนต์ แล้วเลือกตัวเลือกที่คุณต้องการ

• ถ้าเขตข้อมูลที่เลือกถูกรับรู้โดย Publisher ว่าเป็นตัวเลข สกุลเงิน วันที่ หรือเวลา ให้คลิกรูปแบบ และเปลี่ยนการจัดรูปแบบของวิธีแสดงเขตข้อมูลชนิดเหล่านั้น

แสดงตัวอย่างข้อมูลผู้รับในเขตข้อมูลข้อมูลในสิ่งพิมพ์ของคุณ

คุณสามารถรีวิววิธีที่สิ่งพิมพ์ของคุณจะปรากฏพร้อมกับข้อมูลจริงในเขตข้อมูลที่ผสานได้

เมื่อต้องการแสดงตัวอย่างสิ่งพิมพ์ของคุณ ให้คลิก แสดงตัวอย่างผลลัพธ์ แล้วเลือกดําเนินการดังต่อไปนี้

• เมื่อต้องการแสดงตัวอย่างรายการตามล ให้คลิกปุ่มการนําทางเพื่อดูวิธีที่แต่ละรายการจะปรากฏในสิ่งพิมพ์ที่ผสานของคุณ

  ข้อมูลจากระเบียนแรกของแหล่งข้อมูลของคุณใส่ข้อมูลลงในเขตข้อมูลผสาน คุณไม่สามารถแก้ไขรายการแหล่งข้อมูลบนหน้าสิ่งพิมพ์ของคุณ แต่คุณสามารถจัดรูปแบบ ย้าย หรือลบเขตข้อมูลที่นั่นได้

• เมื่อต้องการค้นหาและแสดงตัวอย่างรายการที่เฉพาะเจาะจงในแหล่งข้อมูล ของคุณให้คลิก ค้นหาผู้รับ แล้วใส่เกณฑ์ การค้นหาในกล่องโต้ตอบ ค้นหารายการ

ถ้าคุณต้องการ คุณสามารถเปลี่ยนแปลงรายชื่อผู้รับของคุณ ให้เลือกทำดังนี้

• เมื่อต้องการแยกผู้รับบางรายออกจากจดหมายเวียน ให้คลิก ยกเว้นผู้รับนี้

• เมื่อต้องการเปลี่ยนรายชื่อผู้รับ ให้คลิก แก้ไขรายชื่อผู้รับ แล้วเปลี่ยนแปลงในกล่องโต้ตอบ ผู้รับ จดหมายเวียน

หลังจากที่คุณเสร็จสิ้นสิ่งพิมพ์จดหมายเวียนของคุณและแทรกเขตข้อมูลผสานทั้งหมด ไฟล์ > คลิก บันทึกเป็นตั้งชื่อสิ่งพิมพ์ของคุณ แล้วคลิกบันทึก

ด้านบนของหน้า

พิมพ์สิ่งพิมพ์ที่ผสานของคุณ

1. คลิก ผสานไปยังเครื่องพิมพ์

2. ในพื้นที่พิมพ์ให้เลือกตัวเลือกที่คุณต้องการแล้วคลิกตกลง

   สิ่งสำคัญ: เมื่อต้องการพิมพ์ชุดข้อมูลผสานหลายชุด ตัวอย่างเช่น ชื่อและที่อยู่ที่ต่างกันบนแผ่นกระดาษแต่ละแผ่น ให้คลิก หลายหน้าต่อแผ่นในส่วนตัวเลือกการพิมพ์ ถ้าคุณเลือกหลาย สเนาต่อแผ่นกระดาษแต่ละแผ่นจะมีสเนาข้อมูลเดียวกันหลายชุด

   

บันทึกสิ่งพิมพ์ที่ผสานไว้ใช้ในภายหลัง

ถ้าคุณต้องการแก้ไขหน้าที่ผสานของคุณ ให้บันทึกหน้านั้นไว้ใช้ในภายหลัง หรือพิมพ์ในภายหลัง คุณสามารถรวบรวมและบันทึกหน้าที่ผสานทั้งหมดเป็นสิ่งพิมพ์ใหม่ที่ผสานใหม่เดียวซึ่งมีข้อมูลจริงแทนที่จะเป็นเขตข้อมูลผสานได้

1. คลิก ผสานไปยังสิ่งพิมพ์ใหม่

2. ในสิ่งพิมพ์ใหม่ของคุณ ในบานหน้าต่าง งาน จดหมายเวียน ให้คลิก บันทึกสิ่งพิมพ์นี้ ตั้งชื่อสิ่งพิมพ์ใหม่ของคุณ แล้วคลิกบันทึก

เพิ่มหน้าที่ผสานลงในสิ่งพิมพ์ที่มีอยู่

ถ้าคุณวางแผนที่จะเพิ่มหน้าที่ผสานของคุณไปยังจุดสิ้นสุดของสิ่งพิมพ์ที่มีอยู่ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าสิ่งพิมพ์จดหมายเวียนของคุณตรงกับสิ่งพิมพ์ที่มีอยู่ด้วยวิธีต่อไปนี้:

• ขนาดหน้ากระดาษ (ความสูงและความกว้าง)

• มุมมองหน้า (แบบหน้าเดียวหรือแบบสองหน้า)

• ชนิดสิ่งพิมพ์ (เว็บหรือพิมพ์)

• ลสั่งซื้อของหน้า (ซ้ายไปขวาหรือขวาไปซ้าย)

Publisher จะเพิ่มหน้าที่ผสานไปยังสิ่งพิมพ์ใหม่หรือที่มีอยู่ แต่ไม่สามารถเพิ่มลงในสิ่งพิมพ์ที่เปิดอยู่ได้ ถ้าสิ่งพิมพ์ที่คุณต้องการผสานเปิดอยู่ ให้ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้บันทึกและปิดสิ่งพิมพ์นั้นก่อนที่จะเสร็จสิ้นการผสาน

1. คลิก เพิ่มลงในสิ่งพิมพ์ที่มีอยู่

2. ในกล่องโต้ตอบ เปิด สิ่งพิมพ์ ให้ค้นหาสิ่งพิมพ์ที่คุณต้องการเพิ่มหน้าที่ผสาน แล้วคลิกเปิด

3. ในสิ่งพิมพ์ที่มีอยู่ ให้คลิก บันทึกสิ่งพิมพ์ นี้ ในบานหน้าต่างงาน จดหมายเวียนเพื่อบันทึกการอัปเดตของคุณ

ส่งข้อความอีเมล

If you are creating an email merge the only option available under Finish & Merge will be Send Email Message.

1. คลิก ส่งข้อความอีเมล

2. ในกล่องโต้ตอบ ผสานไปยัง อีเมล ให้เลือกเขตข้อมูลผู้รับจากรายการ ดร อปดาวน์ ถึง ในกรณีส่วนใหญ่ นี่จะเป็นที่อยู่อีเมล

3. ภายใต้เรื่อง ให้พิมพ์บรรทัดเรื่อง ภายใต้ รายการที่จะแทรก ให้คลิกเขตข้อมูลใดๆ ที่คุณต้องการแทรกในบรรทัดชื่อเรื่อง

4. คลิก ตัวเลือก เพื่อระบุตัวเลือกอื่นๆ ที่คุณต้องการ เช่น ผู้รับส.ค. หรือสลับถึง หรือสิ่งที่แนบมากับข้อความ แล้วคลิกส่ง

บันทึกสิ่งพิมพ์จดหมายเวียน

ถ้าคุณบันทึกสิ่งพิมพ์ที่มีเขตข้อมูลที่ผสานด้วย คุณสามารถย้อนกลับและแก้ไขเขตข้อมูลและสร้างสิ่งพิมพ์ที่ผสานใหม่ได้ เมื่อต้องการบันทึกสิ่งพิมพ์ที่ผสานของคุณ ให้ต่อไปนี้:

1. คลิก ไฟล์ > บันทึก

2. ตั้งชื่อสิ่งพิมพ์ แล้วคลิกบันทึก

ด้านบนของหน้า