เรียนรู้วิธีการสร้างนิพจน์

ในบทความนี้

การคำนวณค่าสำหรับตัวควบคุมในฟอร์มและรายงาน

เมื่อคุณใช้นิพจน์เป็นแหล่งข้อมูลสําหรับตัวควบคุม คุณจะสร้างตัวควบคุมจากการคํานวณ ตัวอย่างเช่น สมมติว่าคุณมีรายงานที่แสดงระเบียนสินค้าคงคลังหลายระเบียน และคุณต้องการสร้างผลรวมในส่วนท้ายของรายงานที่รวมรายการทั้งหมดในรายงาน

เมื่อต้องการคำนวณผลรวม ให้คุณวางตัวควบคุมกล่องข้อความไว้ในส่วนท้ายของรายงาน และจากนั้นให้ตั้งค่าคุณสมบัติ ของกล่องข้อความเป็นนิพจน์ต่อไปนี้

      =Sum([table_field])

ในกรณีนี้ table_field คือชื่อของเขตข้อมูลที่มีค่าผลรวมย่อยของคุณ เขตข้อมูลนั้นอาจมาจากตารางหรือคิวรี ฟังก์ชัน Sum จะคํานวณผลรวมสําหรับค่าทั้งหมดของ table_field

กระบวนการ

1. ในบานหน้าต่างนำทาง ให้คลิกขวาที่ฟอร์มที่คุณต้องการเปลี่ยนแปลง แล้วคลิก มุมมองเค้าโครง หรือ มุมมองออกแบบ บนเมนูทางลัด

2. เลือกตัวควบคุมที่คุณต้องการป้อนนิพจน์ลงไป

3. ถ้าไม่มีแผ่นคุณสมบัติแสดงอยู่ ให้กด F4 เพื่อแสดงแผ่นคุณสมบัติ

4. เมื่อต้องการสร้างนิพจน์ด้วยตนเอง บนแท็บ ข้อมูล ในแผ่นคุณสมบัติ ให้คลิกคุณสมบัติ แหล่งตัวควบคุม ของกล่องข้อความ แล้วพิมพ์ = ตามด้วยส่วนที่เหลือของนิพจน์ของคุณ ตัวอย่างเช่น เมื่อต้องการคํานวณผลรวมย่อยที่แสดงด้านบน ให้พิมพ์ =Sum([table_field])ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณได้แทนที่ชื่อเขตข้อมูลของคุณสําหรับ table_field

5. เมื่อต้องการสร้างนิพจน์ โดยใช้ตัวสร้างนิพจน์ ให้คลิกปุ่ม สร้าง ในกล่องคุณสมบัติ

   หลังจากที่นิพจน์ของคุณสมบูรณ์แล้ว แผ่นคุณสมบัติจะมีลักษณะเช่นนี้:

   

ด้านบนของหน้า

การใช้นิพจน์เป็นเกณฑ์คิวรี

คุณใช้เกณฑ์ในคิวรีเพื่อจํากัดผลลัพธ์คิวรีให้แคบลง คุณใส่เกณฑ์เป็นนิพจน์ และ Access จะส่งกลับเฉพาะแถวที่ตรงกับนิพจน์

ตัวอย่างเช่น สมมติว่าคุณต้องการดูการสั่งซื้อทั้งหมดที่มีวันที่จัดส่งเกิดขึ้นในสามเดือนแรกของปี 2017 เมื่อต้องการใส่เกณฑ์ ให้คุณพิมพ์นิพจน์ต่อไปนี้ในเซลล์ เกณฑ์ สําหรับคอลัมน์ วันที่/เวลา ในคิวรีของคุณ ตัวอย่างนี้ใช้คอลัมน์วันที่/เวลาที่เรียกว่า วันที่จัดส่ง เมื่อต้องการกําหนดช่วงวันที่ ให้ใส่เกณฑ์ของคุณในลักษณะนี้:

Between #1/1/2017# And #3/31/2017#

คอลัมน์ วันที่จัดส่ง จะมีลักษณะดังต่อไปนี้

สําหรับแต่ละระเบียนในตาราง Orders ถ้าค่าในคอลัมน์ ShippedDate อยู่ในช่วงวันที่ที่คุณระบุ ระเบียนจะรวมอยู่ในผลลัพธ์คิวรี โปรดสังเกตว่า ในนิพจน์ ให้คุณใส่วันที่ด้วยเครื่องหมายเลขที่ (#) Access จะถือว่าค่าที่อยู่ในเครื่องหมายปอนด์เป็นชนิดข้อมูลวันที่/เวลา การถือว่าค่าเหล่านั้นเป็นข้อมูลวันที่/เวลาจะทําให้คุณสามารถทําการคํานวณค่าเหล่านั้นได้ เช่น การลบวันที่หนึ่งออกจากอีกวันที่หนึ่ง

กระบวนการ

1. ในบานหน้าต่างนำทาง ให้คลิกขวาที่คิวรีที่คุณต้องการเปลี่ยนแปลง แล้วคลิก มุมมองออกแบบ บนเมนูทางลัด

2. คลิกในเซลล์ เกณฑ์ ในคอลัมน์ที่คุณต้องการป้อนเกณฑ์ของคุณ

3. เมื่อต้องการสร้างนิพจน์ของคุณด้วยตัวเอง ให้พิมพ์นิพจน์ที่ใช้เป็นเกณฑ์ของคุณ ไม่ต้องนําหน้านิพจน์ที่ใช้เป็นเกณฑ์ด้วยตัวดําเนินการ =

4. เมื่อต้องการสร้างนิพจน์โดยใช้ตัวสร้างนิพจน์ บน Ribbon ให้คลิกที่ ออกแบบ จากนั้นในกลุ่ม ตั้งค่าคิวรี ให้คลิก ตัวสร้าง

   ถ้าคุณต้องการพื้นที่ใหญ่ขึ้นสำหรับการแก้ไขนิพจน์ ให้วางเคอร์เซอร์ไว้ในเซลล์ เกณฑ์ แล้วกด SHIFT+F2 เพื่อแสดงกล่อง Zoom

   

   เคล็ดลับ   เมื่อต้องการทําให้ข้อความอ่านได้ง่ายขึ้น ให้เลือก ฟอนต์

ด้านบนของหน้า

การสร้างเขตข้อมูลจากการคำนวณในคิวรี

สมมติว่าคุณกําลังออกแบบคิวรี และคุณต้องการแสดงผลลัพธ์ของการคํานวณโดยใช้เขตข้อมูลอื่นในคิวรี เมื่อต้องการสร้างเขตข้อมูลจากการคํานวณ ให้คุณใส่นิพจน์ในเซลล์ว่างในแถว เขตข้อมูล ในคิวรีของคุณ ตัวอย่างเช่น ถ้าคุณมีคิวรีที่มีเขตข้อมูล ปริมาณ และเขตข้อมูล ราคาต่อหน่วย คุณสามารถคูณสองเขตข้อมูลเพื่อสร้างเขตข้อมูลจากการคํานวณสําหรับ ราคารวม โดยการใส่นิพจน์ต่อไปนี้ในแถว เขตข้อมูล ของคิวรี:

Extended Price: [Quantity] * [Unit Price]

นําหน้านิพจน์ด้วยข้อความ Extended Price: ตั้งชื่อคอลัมน์ใหม่ว่า ราคารวม ชื่อนี้มักเรียกว่านามแฝง ถ้าคุณไม่ได้ใส่นามแฝง Access จะสร้างนามแฝงขึ้นมา เช่น Expr1.

เมื่อคุณเรียกใช้คิวรี Access จะทำการคำนวณแถวแต่ละแถวตามที่แสดงในภาพประกอบต่อไปนี้:

กระบวนการ

1. ในบานหน้าต่างนำทาง ให้คลิกขวาที่คิวรีที่คุณต้องการเปลี่ยนแปลง แล้วคลิก มุมมองออกแบบ บนเมนูทางลัด

2. คลิกเซลล์ เขตข้อมูล ในคอลัมน์ที่คุณต้องการสร้างเขตข้อมูลจากการคำนวณ

3. เมื่อต้องการสร้างนิพจน์ของคุณด้วยตัวเอง ให้พิมพ์นิพจน์ที่ใช้เป็นเกณฑ์ของคุณ

   ไม่ต้องนําหน้านิพจน์ที่ใช้เป็นเกณฑ์ด้วยตัวดําเนินการ = ให้เริ่มต้นนิพจน์ด้วยป้ายชื่ออธิบายตามด้วยเครื่องหมายจุดคู่แทน ตัวอย่างเช่น พิมพ์ Extended Price: เพื่อให้ป้ายชื่อสําหรับนิพจน์ที่สร้างเขตข้อมูลจากการคํานวณที่เรียกว่า ราคารวม จากนั้น ใส่เกณฑ์สําหรับนิพจน์ของคุณหลังเครื่องหมายจุดคู่

4. เมื่อต้องการสร้างนิพจน์โดยใช้ตัวสร้างนิพจน์ บน Ribbon ให้คลิกที่ ออกแบบ จากนั้นในกลุ่ม ตั้งค่าคิวรี ให้คลิก ตัวสร้าง

ด้านบนของหน้า

การสร้างเขตข้อมูลจากการคำนวณในตาราง

ใน Access คุณสามารถสร้างเขตข้อมูลจากการคํานวณในตารางได้ การดําเนินการนี้ทําให้ไม่จําเป็นต้องใช้คิวรีที่แยกต่างหากเพื่อทําการคํานวณ ตัวอย่างเช่น ถ้าคุณมีตารางที่แสดงรายการปริมาณ ราคา และอัตราภาษีสําหรับสินค้าแต่ละรายการในใบสั่งซื้อ คุณสามารถเพิ่มเขตข้อมูลจากการคํานวณที่แสดงราคารวมดังนี้:

[Quantity]*([UnitPrice]+([UnitPrice]*[TaxRate]))

การคำนวณไม่สามารถรวมเขตข้อมูลจากตาราง หรือคิวรีอื่น และผลลัพธ์ของการคำนวณเป็นแบบอ่านอย่างเดียว

กระบวนการ

1. เปิดตารางด้วยการดับเบิลคลิกที่ตารางในบานหน้าต่างนำทาง

2. เลื่อนตามแนวนอนไปยังคอลัมน์ขวาสุดในตาราง แล้วคลิกที่ส่วนหัวของคอลัมน์ คลิกเพื่อเพิ่ม

3. ในรายการที่ปรากฏ ให้คลิก เขตข้อมูลจากการคำนวณ แล้วคลิกชนิดข้อมูลที่คุณต้องการให้แสดงในผลลัพธ์ Access จะแสดงตัวสร้างนิพจน์

4. ใส่การคำนวณที่คุณต้องการสำหรับเขตข้อมูลนี้ ตัวอย่างเช่น

   [Quantity] * [Unit Price]

   สำหรับเขตข้อมูลจากการคำนวณ คุณไม่ต้องเริ่มนิพจน์ด้วยเครื่องหมายเท่ากับ (=)

5. คลิก ตกลง

   Access จะเพิ่มเขตข้อมูลจากการคำนวณ แล้วเน้นส่วนหัวของเขตข้อมูลนั้นเพื่อให้คุณสามารถพิมพ์ชื่อเขตข้อมูลได้

6. พิมพ์ชื่อสำหรับเขตข้อมูลจากการคำนวณ แล้วกด ENTER

ด้านบนของหน้า

การตั้งค่าเริ่มต้นสำหรับเขตข้อมูลตาราง

คุณสามารถใช้นิพจน์เพื่อระบุค่าเริ่มต้นสําหรับเขตข้อมูลในตาราง ได้ ซึ่งเป็นค่าที่ Access ใช้สําหรับระเบียนใหม่ เว้นแต่จะมีค่าอื่นระบุไว้ ตัวอย่างเช่น สมมติว่าคุณต้องการแทรกวันที่และเวลาโดยอัตโนมัติลงในเขตข้อมูลที่เรียกว่า วันที่สั่งซื้อ เมื่อใดก็ตามที่มีคนเพิ่มระเบียนใหม่ เมื่อต้องการทําเช่นนี้ คุณอาจใช้นิพจน์ต่อไปนี้:

Now()

กระบวนการ

1. ในบานหน้าต่างนำทาง ให้ดับเบิลคลิกตารางที่คุณต้องการเปลี่ยนแปลง

   Access จะเปิดตารางนั้นในมุมมองแผ่นข้อมูล

2. เลือกเขตข้อมูลที่คุณต้องการเปลี่ยนแปลง

3. บน Ribbon ให้คลิก เขตข้อมูลตาราง และในกลุ่ม คุณสมบัติ ให้คลิก ค่าเริ่มต้น Access จะแสดงตัวสร้างนิพจน์

4. พิมพ์นิพจน์ของคุณลงในกล่อง โดยตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้เริ่มต้นนิพจน์ด้วยเครื่องหมายเท่ากับ (=)

หมายเหตุ    ถ้าคุณผูกตัวควบคุมเข้ากับเขตข้อมูลตาราง และทั้งตัวควบคุมและเขตข้อมูลตารางมีค่าเริ่มต้น ค่าเริ่มต้นของตัวควบคุมจะมีความสำคัญเหนือกว่าของเขตข้อมูลตาราง

ด้านบนของหน้า

การตั้งค่าเริ่มต้นสำหรับตัวควบคุม

อีกที่หนึ่งที่ใช้นิพจน์ทั่วไปคือในคุณสมบัติ ค่าเริ่มต้น ของตัวควบคุม คุณสมบัติ ค่าเริ่มต้น ของตัวควบคุมจะเหมือนกับคุณสมบัติ ค่าเริ่มต้น ของเขตข้อมูลในตาราง ตัวอย่างเช่น เมื่อต้องการใช้วันที่ปัจจุบันเป็นค่าเริ่มต้นสําหรับกล่องข้อความ คุณสามารถใช้นิพจน์ต่อไปนี้:

Date()

นิพจน์นี้ใช้ฟังก์ชัน Date เพื่อส่งกลับวันที่ปัจจุบัน แต่ไม่ใช่เวลา ถ้าคุณผูกกล่องข้อความเข้ากับเขตข้อมูลตาราง และเขตข้อมูลนั้นมีค่าเริ่มต้น ค่าเริ่มต้นของตัวควบคุมจะมีความสําคัญเหนือกว่าเขตข้อมูลตาราง การตั้งค่าคุณสมบัติ ค่าเริ่มต้น สําหรับเขตข้อมูลในตารางมักจะเหมาะสมกว่า ด้วยวิธีนี้ ถ้าคุณใช้ตัวควบคุมหลายตัวเป็นฐานสําหรับฟอร์มต่างๆ บนเขตข้อมูลตารางเดียวกัน ค่าเริ่มต้นเดียวกันจะถูกนําไปใช้กับตัวควบคุมแต่ละตัว ซึ่งจะช่วยให้แน่ใจว่าการป้อนข้อมูลในแต่ละฟอร์มมีความสอดคล้องกัน

กระบวนการ

1. ในบานหน้าต่างนำทาง ให้คลิกขวาที่ฟอร์มหรือรายงานที่คุณต้องการเปลี่ยนแปลง แล้วคลิก มุมมองออกแบบ หรือ มุมมองเค้าโครง บนเมนูทางลัด

2. เลือกตัวควบคุมที่คุณต้องการเปลี่ยนแปลง

3. ถ้าแผ่นคุณสมบัติไม่ได้แสดงอยู่แล้ว ให้กด F4 เพื่อแสดงแผ่นคุณสมบัติ

4. คลิกแท็บ ทั้งหมด บนแผ่นคุณสมบัติ จากนั้นคลิกกล่องคุณสมบัติ ค่าเริ่มต้น

5. พิมพ์นิพจน์ หรือคลิกปุ่ม สร้าง ในกล่องคุณสมบัติเพื่อสร้างนิพจน์โดยใช้ตัวสร้างนิพจน์

ด้านบนของหน้า

การเพิ่มกฎการตรวจสอบลงในเขตข้อมูลตารางหรือระเบียน

นิพจน์มีประโยชน์มากสําหรับการตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลเมื่อใส่ลงในฐานข้อมูล โดยเก็บข้อมูลที่ไม่ถูกต้องไว้ ในตาราง มีกฎการตรวจสอบความถูกต้องอยู่สองชนิด คือ กฎการตรวจสอบความถูกต้องของเขตข้อมูล (ซึ่งป้องกันไม่ให้ผู้ใช้ใส่ข้อมูลที่ไม่ถูกต้องลงในเขตข้อมูลเดียว) และกฎการตรวจสอบความถูกต้องของระเบียน (ซึ่งป้องกันไม่ให้ผู้ใช้สร้างระเบียนที่ไม่เป็นไปตามกฎการตรวจสอบ) คุณใช้นิพจน์สําหรับกฎการตรวจสอบทั้งสองชนิด

ตัวอย่างเช่น สมมติว่าคุณมีตารางที่ชื่อ สินค้าคงคลัง ที่มีเขตข้อมูลที่มีชื่อว่า จํานวนสินค้าในมือ และคุณต้องการตั้งกฎที่บังคับให้ผู้ใช้ใส่ค่าที่มากกว่าหรือเท่ากับศูนย์ กล่าวอีกนัยหนึ่งคือ สินค้าคงคลังต้องไม่เป็นจํานวนลบ คุณสามารถทําได้โดยใช้นิพจน์ต่อไปนี้เป็นกฎการตรวจสอบความถูกต้องของเขตข้อมูลในเขตข้อมูล จํานวนสินค้าคงเหลือ :

 >=0

กระบวนการ: ใส่เขตข้อมูลหรือกฎการตรวจสอบระเบียน

1. ในบานหน้าต่างนำทาง ให้ดับเบิลคลิกตารางที่คุณต้องการเปลี่ยนแปลง Access จะเปิดตารางนั้นในมุมมองแผ่นข้อมูล

2. สำหรับกฎการตรวจสอบความถูกต้องของเขตข้อมูล ให้เลือกเขตข้อมูลที่คุณต้องการเปลี่ยนแปลง

3. บน Ribbon ให้คลิก เขตข้อมูลตาราง จากนั้นในกลุ่ม การตรวจสอบความถูกต้องของเขตข้อมูล ให้คลิก การตรวจสอบความถูกต้อง แล้วคลิก กฎการตรวจสอบความถูกต้องของเขตข้อมูล หรือ กฎการตรวจสอบความถูกต้อง Access จะแสดงตัวสร้างนิพจน์

4. เริ่มพิมพ์เกณฑ์ที่คุณต้องการ ตัวอย่างเช่น สําหรับกฎการตรวจสอบความถูกต้องของเขตข้อมูลที่บังคับให้ค่าทั้งหมดมีค่ามากกว่าหรือเท่ากับศูนย์ ให้พิมพ์ดังต่อไปนี้

    >=0

   ไม่ต้องใส่เครื่องหมายเท่ากับ (=) ไว้หน้านิพจน์

นิพจน์กฎการตรวจสอบคือ บูลีน ซึ่งหมายความว่านิพจน์เหล่านั้น True หรือ False สําหรับค่าป้อนเข้าใดๆ ที่กําหนด กฎการตรวจสอบต้องถูก True สําหรับค่านั้น หรือ Access จะไม่บันทึกข้อมูลที่ป้อนเข้าและแสดงข้อความการตรวจสอบความถูกต้องที่ระบุถึงข้อผิดพลาดนั้น ในตัวอย่างนี้ ถ้าคุณใส่ค่าสําหรับเขตข้อมูล จํานวนคงคลังคงเหลือ ที่น้อยกว่าศูนย์ กฎการตรวจสอบความถูกต้องจะถูก Falseและ Access จะไม่ยอมรับค่า ถ้าคุณยังไม่ได้ใส่ข้อความการตรวจสอบความถูกต้องตามที่อธิบายไว้ในส่วนต่อไปนี้ Access จะแสดงข้อความของตนเองเพื่อระบุว่าค่าที่คุณใส่นั้นถูกห้ามโดยกฎการตรวจสอบสําหรับเขตข้อมูลนั้น

กระบวนการ: ป้อนข้อความการตรวจสอบความถูกต้อง

เมื่อต้องการทําให้ฐานข้อมูลของคุณใช้งานได้ง่ายขึ้น คุณสามารถใส่ข้อความการตรวจสอบความถูกต้องแบบกําหนดเองได้ ซึ่งจะแทนที่ข้อความทั่วไปที่ Access แสดงเมื่อข้อมูลไม่ตรงกับกฎการตรวจสอบ คุณสามารถใช้ข้อความการตรวจสอบความถูกต้องแบบกําหนดเองเพื่อให้ข้อมูลเฉพาะที่ช่วยให้ผู้ใช้ใส่ข้อมูลที่ถูกต้อง ตัวอย่างเช่น "จํานวนสินค้าในมือไม่สามารถเป็นจํานวนลบได้"

1. ในบานหน้าต่างนำทาง ให้ดับเบิลคลิกตารางที่คุณต้องการเปลี่ยนแปลง

   Access จะเปิดตารางนั้นในมุมมองแผ่นข้อมูล

2. สำหรับข้อความการตรวจสอบความถูกต้องของเขตข้อมูล ให้เลือกเขตข้อมูลที่คุณได้เพิ่มกฎการตรวจสอบไว้

3. บน Ribbon ให้คลิก เขตข้อมูลตาราง จากนั้นในกลุ่ม การตรวจสอบความถูกต้องของเขตข้อมูล ให้คลิก การตรวจสอบความถูกต้อง แล้วคลิก ข้อความการตรวจสอบความถูกต้องของเขตข้อมูล หรือ ข้อความการตรวจสอบความถูกต้อง

4. ในกล่องโต้ตอบ ป้อนข้อความการตรวจสอบความถูกต้อง ให้พิมพ์ข้อความที่คุณต้องการให้ปรากฏเมื่อข้อมูลไม่เป็นไปตามกฎการตรวจสอบ แล้วคลิก ตกลง

ด้านบนของหน้า

การเพิ่มกฎการตรวจสอบลงในตัวควบคุม

นอกจากเขตข้อมูลตารางและระเบียนแล้ว ตัวควบคุมยังมีคุณสมบัติ กฎการตรวจสอบ ที่สามารถยอมรับนิพจน์ได้ ตัวอย่างเช่น สมมติว่าคุณใช้ฟอร์มเพื่อใส่ช่วงวันที่สําหรับรายงาน และคุณต้องการตรวจสอบให้แน่ใจว่าวันที่เริ่มต้นไม่ใช่วันที่ก่อนหน้าวันที่ 1/1/2017 คุณสามารถตั้งค่าคุณสมบัติ กฎการตรวจสอบ และ ข้อความตรวจสอบ สําหรับกล่องข้อความที่คุณใส่วันที่เริ่มต้นดังต่อไปนี้

ถ้าคุณพยายามใส่วันที่ก่อนหน้า 1/1/2017 ข้อความจะปรากฏขึ้น และแสดงข้อความในคุณสมบัติ ข้อความตรวจสอบ ถ้าไม่มีข้อความใดถูกใส่ในกล่องคุณสมบัติ ข้อความตรวจสอบ Access จะแสดงข้อความทั่วไป หลังจากที่คุณคลิก ตกลง Access จะส่งกลับคุณไปยังกล่องข้อความ

การตั้งค่ากฎการตรวจสอบสําหรับเขตข้อมูลตารางจะบังคับใช้กฎทั่วทั้งฐานข้อมูล ไม่ว่าเขตข้อมูลนั้นจะถูกปรับเปลี่ยนที่ใดก็ตาม อีกวิธีหนึ่งคือ การตั้งค่ากฎการตรวจสอบสําหรับตัวควบคุมบนฟอร์มจะบังคับใช้กฎเฉพาะเมื่อมีการใช้ฟอร์มนั้นเท่านั้น การตั้งค่ากฎการตรวจสอบแยกต่างหากสําหรับเขตข้อมูลตารางและสําหรับตัวควบคุมบนฟอร์มอาจเป็นประโยชน์ถ้าคุณต้องการสร้างกฎการตรวจสอบที่แตกต่างกันสําหรับผู้ใช้ต่างๆ

กระบวนการ

1. ในบานหน้าต่างนำทาง ให้คลิกขวาที่ฟอร์มหรือรายงานที่คุณต้องการเปลี่ยนแปลง แล้วคลิก มุมมองออกแบบ หรือ มุมมองเค้าโครง บนเมนูทางลัด

2. คลิกขวาที่ตัวควบคุมที่คุณต้องการเปลี่ยนแปลง แล้วคลิก คุณสมบัติ บนเมนูทางลัด Access จะแสดงแผ่นคุณสมบัติของตัวควบคุมดังกล่าว

3. คลิกแท็บ ทั้งหมด แล้วคลิกกล่องคุณสมบัติ กฎการตรวจสอบ

4. พิมพ์นิพจน์ หรือคลิกปุ่ม สร้าง ในกล่องคุณสมบัติเพื่อสร้างนิพจน์โดยใช้ตัวสร้างนิพจน์

   ไม่ต้องใส่ตัวดำเนินการ = ไว้หน้านิพจน์

5. เมื่อต้องการกำหนดข้อความที่จะปรากฏขึ้นถ้าผู้ใช้ป้อนข้อมูลที่ไม่สอดคล้องกับกฎการตรวจสอบเอง ให้พิมพ์ข้อความที่คุณต้องการในคุณสมบัติ ข้อความตรวจสอบ

ด้านบนของหน้า

การจัดกลุ่มและเรียงลำดับข้อมูลในรายงาน

คุณใช้บานหน้าต่าง การจัดกลุ่ม การเรียงลําดับ และการหาผลรวม เพื่อกําหนดระดับการจัดกลุ่มและลําดับการจัดเรียงสําหรับข้อมูลในรายงาน โดยทั่วไปแล้ว คุณจะจัดกลุ่มหรือเรียงลําดับเขตข้อมูลที่คุณเลือกจากรายการ อย่างไรก็ตาม ถ้าคุณต้องการจัดกลุ่มหรือเรียงลําดับค่าจากการคํานวณ คุณสามารถใส่นิพจน์แทนได้

การจัดกลุ่ม คือกระบวนการของการรวมคอลัมน์ที่มีค่าที่ซ้ํากัน ตัวอย่างเช่น สมมติว่าฐานข้อมูลของคุณมีข้อมูลการขายสําหรับสํานักงานในเมืองต่างๆ และรายงานใดรายงานหนึ่งในฐานข้อมูลของคุณมีชื่อว่า "ยอดขายตามเมือง" คิวรีที่ให้ข้อมูลสําหรับรายงานนั้นจะจัดกลุ่มข้อมูลตามค่าเมืองของคุณ การจัดกลุ่มชนิดนี้สามารถทําให้อ่านและทําความเข้าใจข้อมูลของคุณได้ง่ายขึ้น

ในทางตรงกันข้าม การเรียงลําดับคือกระบวนการของการกําหนดลําดับการจัดเรียงบนแถว (ระเบียน) ในผลลัพธ์คิวรีของคุณ ตัวอย่างเช่น คุณสามารถเรียงลําดับระเบียนตามค่าคีย์หลัก (หรือชุดค่าอื่นในเขตข้อมูลอื่น) ในลําดับจากน้อยไปหามากหรือจากมากไปหาน้อย หรือคุณสามารถเรียงลําดับระเบียนตามอักขระอย่างน้อยหนึ่งตัวตามลําดับที่ระบุ เช่น ตามลําดับตัวอักษร

กระบวนการ: เพิ่มการจัดกลุ่ม และเรียงลำดับในรายงาน

1. ในบานหน้าต่างนำทาง ให้คลิกขวาที่รายงานที่คุณต้องการเปลี่ยนแปลง แล้วคลิก มุมมองเค้าโครง หรือ มุมมองออกแบบ บนเมนูทางลัด

2. บน Ribbon ให้คลิก ออกแบบรายงาน และในกลุ่ม การจัดกลุ่ม & ผลรวม ให้คลิก จัดกลุ่ม & เรียงลําดับ บานหน้าต่าง จัดกลุ่ม, เรียงลำดับ และผลรวม จะปรากฏขึ้นใต้รายงาน

3. เมื่อต้องการเพิ่มระดับการจัดกลุ่มให้กับรายงาน ให้คลิก เพิ่มกลุ่ม

4. เมื่อต้องการเพิ่มลำดับการจัดเรียงให้กับรายงาน ให้คลิก เพิ่มการเรียงลำดับ

   ระดับกลุ่มใหม่หรือลําดับการจัดเรียงใหม่จะปรากฏขึ้นในบานหน้าต่าง รวมถึงรายการของเขตข้อมูลที่ให้ข้อมูลสําหรับรายงาน รูปนี้แสดงระดับกลุ่มใหม่ทั่วไป (การจัดกลุ่มตามประเภท) และลําดับการจัดเรียง (การเรียงลําดับตามผู้ผลิต) รวมถึงรายการที่มีเขตข้อมูลที่พร้อมใช้งานสําหรับการจัดกลุ่มและการเรียงลําดับ:

   

5. ภายในรายการเขตข้อมูลที่พร้อมใช้งาน ให้คลิก นิพจน์ เพื่อเริ่ม ใช้ตัวสร้างนิพจน์

6. ใส่นิพจน์ที่คุณต้องการใช้ในกล่องนิพจน์ (กล่องด้านบน) ของตัวสร้างนิพจน์ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณเริ่มต้นนิพจน์ด้วยตัวดําเนินการเท่ากับ (=)

กระบวนการ: เพิ่มนิพจน์ลงในกลุ่มที่มีอยู่หรือเรียงลำดับ

1. ในบานหน้าต่างนำทาง ให้คลิกขวาที่รายงานที่คุณต้องการเปลี่ยนแปลง แล้วคลิก มุมมองเค้าโครง หรือ มุมมองออกแบบ บนเมนูทางลัด

2. คลิกระดับกลุ่มหรือลำดับการจัดเรียงที่คุณต้องการเปลี่ยนแปลง

3. คลิกลูกศรลงถัดจาก จัดกลุ่มตาม (สำหรับระดับการจัดกลุ่ม) หรือ เรียงลำดับตาม (สำหรับลำดับการจัดเรียง) รายการเขตข้อมูลที่พร้อมใช้งานจะปรากฏขึ้น

4. ที่ด้านล่างของรายการที่มีเขตข้อมูล ให้คลิก นิพจน์ เพื่อเริ่ม การใช้ตัวสร้างนิพจน์

5. พิมพ์นิพจน์ของคุณในกล่องนิพจน์ (กล่องด้านบน) ของตัวสร้างนิพจน์ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณเริ่มต้นนิพจน์ของคุณด้วยตัวดําเนินการเครื่องหมายเท่ากับ (=)

ด้านบนของหน้า

การควบคุมว่าจะเรียกใช้แมโครแอคชันใด

ในบางกรณี คุณอาจต้องการดำเนินการแอคชันหรือชุดแอคชันในแมโคร เมื่อเงื่อนไขบางอย่างเป็นจริงเท่านั้น ตัวอย่างเช่น สมมติว่าคุณต้องการให้แมโครแอคชันทํางานก็ต่อเมื่อค่าในกล่องข้อความมากกว่าหรือเท่ากับ 10 เท่านั้น เมื่อต้องการตั้งค่ากฎนี้ ให้คุณใช้นิพจน์ในบล็อก If ในแมโครเพื่อกําหนดเงื่อนไขในแมโคร

ในตัวอย่างนี้ สมมติว่ากล่องข้อความมีชื่อว่า "รายการ" นิพจน์ที่ตั้งค่าเงื่อนไขคือ:

[Items]>=10

กระบวนการ

1. ในบานหน้าต่างนำทาง ให้คลิกขวาที่แมโครที่คุณต้องการเปลี่ยนแปลง จากนั้นคลิก มุมมองออกแบบ บนเมนูทางลัด

2. คลิกบล็อก If ที่คุณต้องการปรับเปลี่ยน หรือเพิ่มบล็อก If จากบานหน้าต่างแค็ตตาล็อกแอคชัน

3. คลิกบรรทัดบนสุดของบล็อก If

4. พิมพ์นิพจน์เงื่อนไขของคุณลงในกล่อง หรือคลิกปุ่ม สร้าง ถัดจากกล่องนิพจน์เพื่อเริ่มใช้ตัวสร้างนิพจน์

นิพจน์ที่คุณพิมพ์ต้องเป็นบูลีน ซึ่งหมายความว่านิพจน์นั้น True หรือ False แมโครแอคชันภายในบล็อก If จะทํางานก็ต่อเมื่อเงื่อนไขถูก True

ด้านบนของหน้า

ดูเพิ่มเติม

ใช้ตัวสร้างนิพจน์

บทนำสู่นิพจน์

การแนะนำเกี่ยวกับไวยากรณ์ของนิพจน์

ตัวอย่างนิพจน์