หมายเหตุ: บทความนี้ได้ทำหน้าที่จนเสร็จสิ้นแล้ว และกำลังจะเลิกใช้ในไม่ช้า เมื่อต้องการป้องกันปัญหา "ไม่พบหน้า" เรากำลังนำลิงก์ที่เราทราบออก ถ้าคุณได้สร้างลิงก์ไปยังหน้านี้ โปรดนำออกแล้วเราจะเชื่อมต่อเว็บเข้าด้วยกัน
คุณสามารถบันทึกเวิร์กบุ๊ก Excel ที่มีตัวแบบข้อมูล Power Pivot ไปยังไซต์ SharePoint ที่ได้รับการขยายเพื่อสนับสนุนการเข้าถึงตัวแบบข้อมูล หลังจากเวิร์กบุ๊กได้รับการประกาศ สิทธิ์ SharePoint และคุณสมบัติของเอกสารจะกำหนดวิธีที่ผู้อื่นสามารถดูและใช้เวิร์กบุ๊กของคุณ
ก่อนเริ่มดำเนินการ
การประกาศเวิร์กบุ๊กไปยัง SharePoint กำหนดให้คุณต้องมีสิทธิ์ที่เพียงพอ ซอฟต์แวร์ และความรู้เกี่ยวกับวิธีเตรียมเวิร์กบุ๊กของคุณสำหรับการประกาศ
ซอฟต์แวร์เซิร์ฟเวอร์
เมื่อต้องการดูเวิร์กบุ๊กในเบราว์เซอร์ เซิร์ฟเวอร์ SharePoint ที่คุณใช้ต้องมี Power Pivot สำหรับ SharePoint และ Excel Services ทั้งสองบริการจำเป็นสำหรับการประมวลผลและการแสดงเวิร์กบุ๊กบน SharePoint
บางครั้งคุณสามารถระบุว่าคุณมีซอฟต์แวร์ที่ถูกต้องโดยการตรวจดูไลบรารีและเมนูบริบทบนไซต์ของคุณ แต่คุณอาจจำเป็นต้องสอบถามผู้ดูแลระบบ SharePoint ของคุณว่าซอฟต์แวร์เซิร์ฟเวอร์ที่จำเป็นได้รับการติดตั้งหรือยัง ถ้าไซต์ของคุณมีแกลเลอรี PowerPivot แสดงว่ามีการติดตั้ง Power Pivot สำหรับ SharePoint ในทำนองเดียวกัน ถ้าคุณสามารถเปิดเวิร์กบุ๊ก Excel ในหน้าต่างเบราว์เซอร์ได้โดยไม่ต้องดาวน์โหลดไฟล์ลงในแอปพลิเคชัน Excel บนเดสก์ท็อป แสดงว่ามี Excel Services ทำงานอยู่บนเซิร์ฟเวอร์ SharePoint ของคุณ
ถ้าคุณวางแผนที่จะจัดกำหนดการการรีเฟรชข้อมูลอัตโนมัติสำหรับเวิร์กบุ๊กของคุณ อย่าลืมตรวจสอบกับผู้ดูแลเซิร์ฟเวอร์ของคุณเพื่อทำให้แน่ใจว่าตัวให้บริการข้อมูลที่คุณใช้เพื่อนำเข้าข้อมูลสามารถใช้งานได้บนเซิร์ฟเวอร์
สิทธิ์
เมื่อคุณบันทึกเอกสารไปยัง SharePoint สิทธิ์ SharePoint จะกำหนดบุคคลที่สามารถดู แก้ไข หรือลบงานของคุณได้ ตารางต่อไปนี้จะอธิบายถึงสิทธิ์ SharePoint ต่างๆ ที่ให้สิทธิ์ที่เฉพาะเจาะจงกับเวิร์กบุ๊กที่คุณประกาศ:
|
คำสั่งสิทธิ์ |
สิทธิ์ |
|
ดู |
ใครก็ตามที่มีสิทธิ์การดูจะสามารถเปิดเวิร์กบุ๊กได้โดยไปที่ที่อยู่ URL สำหรับไฟล์ นอกจากนี้ สิทธิ์การดูจะยังอนุญาตให้ผู้อื่นใช้เวิร์กบุ๊กของคุณเป็นแหล่งข้อมูลภายนอกแบบอ่านอย่างเดียวสำหรับเวิร์กบุ๊ก Excel หรือรายงานอื่นๆ ได้ |
|
สนับสนุน |
สิทธิ์สนับสนุนมีประสิทธิภาพมากกว่าเนื่องจากให้สิทธิ์ในการเพิ่ม แก้ไข หรือลบเอกสารในไลบรารี SharePoint |
|
ควบคุมทั้งหมด |
ควบคุมทั้งหมดประกอบด้วยสิทธิ์ทั้งหมดที่เกี่ยวข้องกับการสนับสนุน รวมถึงความสามารถในการสร้างหรือจัดการรายการหรือไลบรารี และเลิกทำการเช็คเอาท์ |
การเข้าถึงไซต์หรือไลบรารี SharePoint ใดๆ จะถูกมอบผ่านทางสิทธิ์ที่ผู้ดูแลไซต์และเจ้าของไซต์เป็นผู้ระบุสำหรับกลุ่มหรือผู้ใช้แต่ละราย
บุคคลส่วนใหญ่มีสิทธิ์การดูหรือสิทธิ์สนับสนุน คุณสามารถบอกได้ว่าคุณมีสิทธิ์ใดได้โดยดูที่เมนู การกระทำในไซต์ บนไซต์ SharePoint ถ้า แสดงเนื้อหาไซต์ทั้งหมด เป็นเพียงรายการเดียวที่อยู่บนเมนู แสดงว่าคุณมีสิทธิ์การดูและคุณไม่สามารถประกาศไฟล์ไปยังไซต์ SharePoint ได้ ถ้าคุณเห็นรายการมากกว่านี้ หรือถ้าคุณเห็น เครื่องมือไลบรารี ใน Ribbon แสดงว่าคุณมีสิทธิ์สนับสนุน
เตรียมเวิร์กบุ๊กของคุณ
ก่อนที่คุณจะประกาศเวิร์กบุ๊ก Excel ที่มีข้อมูล Power Pivot คุณควรทำตามรายการการตรวจสอบนี้เพื่อเตรียมเอกสารของคุณให้พร้อม
-
อ่านเกี่ยวกับวิธีสร้างเวิร์กบุ๊กที่ใช้ข้อมูลการเชื่อมต่อที่จะทำงานต่อหลังจากประกาศไฟล์
-
ทำความเข้าใจเกี่ยวกับข้อควรพิจารณาเกี่ยวกับความปลอดภัยสำหรับการประกาศข้อมูล Power Pivot ใน SharePoint
-
คุณสามารถปรับปรุงการนำเสนอข้อมูลเป็นภาพสำหรับเวิร์กบุ๊กของคุณบน SharePoint ได้โดยทำตามคำแนะนำต่อไปนี้
-
ตั้งชื่อที่ใช้อธิบายสำหรับเวิร์กชีต Excel ชื่อเวิร์กชีตจะกลายเป็นป้ายชื่อของหน้า เมื่อเอกสารถูกประกาศไปยังแกลเลอรี PowerPivot
-
ปิดองค์ประกอบด้านภาพที่ไม่ใช้งาน ในหน้าต่าง Excel ในพื้นที่แสดงของ Ribbon มุมมอง ให้ปิด เส้นตารางแถบสูตร และ ส่วนหัว
-
ซ่อนเวิร์กชีต Excel ที่ว่างเปล่าหรือไม่เกี่ยวข้องกับรายงาน ในหน้าต่าง Excel ให้คลิกขวาแท็บแผ่นงาน และเลือก ซ่อนแผ่นงาน
-
เลือกเซลล์ A1 ก่อนการบันทึกและการประกาศเวิร์กบุ๊ก เมื่อไฟล์ที่ประกาศถูกเปิดในหน้าต่างเบราว์เซอร์ โฟกัสจะวางอยู่บนเซลล์ที่ใช้งานล่าสุดในเวิร์กบุ๊ก โดยวางเคอร์เซอร์ไว้ในเซลล์ A1 คุณจะแน่ใจได้ว่ามุมบนซ้ายของเวิร์กชีตจะอยู่ในตำแหน่งมุมบนซ้ายของหน้าต่างเบราว์เซอร์
-
ตรวจสอบการตั้งค่าการรับรองความถูกต้องและการรีเฟรช
เพื่อผลลัพธ์ที่ดีที่สุด ให้ใช้การตั้งค่าเริ่มต้นของ Excel สำหรับการรับรองความถูกต้องและการรีเฟรชข้อมูล
ตรวจสอบการรับรองความถูกต้องของ Windows
ตามค่าเริ่มต้น Excel จะระบุการรับรองความถูกต้องของ Windows เพื่อให้มีการใช้ข้อมูลเฉพาะตัวของบุคคลที่ดูเวิร์กบุ๊กเมื่อเข้าถึงข้อมูลของตัวแบบข้อมูล การใช้การตั้งค่าเริ่มต้นจะทำให้ซอฟต์แวร์เซิร์ฟเวอร์ Power Pivot สามารถเก็บข้อมูลที่ถูกต้องแม่นยำเกี่ยวกับผู้ที่กำลังใช้เวิร์กบุ๊ก Power Pivot ได้ ซึ่งจะทำให้คุณสามารถทำงานร่วมกับเพื่อนร่วมงานที่กำลังใช้ข้อมูลของคุณได้ดียิ่งขึ้น ถ้าคุณระบุ ไม่มี หรือ Secure Store Service (SSS) ID ข้อมูลการใช้งานเวิร์กบุ๊กจะถูกบันทึกสำหรับบัญชีผู้ใช้แบบไม่ต้องเฝ้าดูของ Excel Services (หรือสำหรับ SSS ID) แทนผู้ใช้จริงในองค์กรของคุณ
-
ใน Excel บน Ribbon ข้อมูล ให้คลิก การเชื่อมต่อที่มีอยู่
-
ในกล่องโต้ตอบ การเชื่อมต่อที่มีอยู่ ให้คลิกการเชื่อมต่อในเวิร์กบุ๊ก > เปิด
-
คลิก คุณสมบัติ > ข้อกำหนด > การตั้งค่าการรับรองความถูกต้อง
-
ตรวจสอบว่า ใช้บัญชีผู้ใช้ที่รับรองความถูกต้อง ถูกเลือกไว้
ระบุการตั้งค่าการควบคุมสำหรับการรีเฟรช
การตั้งค่าการควบคุมสำหรับการรีเฟรชอาจมีผลกระทบต่อวิธีที่คุณแสดงตัวอย่างเวิร์กบุ๊ก Power Pivot ในไลบรารีแกลเลอรี Power Pivot ตัวอย่างเช่น ถ้าเวิร์กบุ๊กของคุณใช้คุณสมบัติ การรีเฟรชเมื่อเปิด และ Excel Services ถูกกำหนดค่าให้ออกคำเตือนสำหรับการดำเนินการรีเฟรชข้อมูล คุณจะเห็นรูปขนาดย่อของคำเตือนการรีเฟรชข้อมูลของ Excel แทนรูปตัวอย่างเอกสาร
-
ใน Excel บน Ribbon ข้อมูล ให้คลิก การเชื่อมต่อ > คุณสมบัติ
-
ใน การใช้งาน > การควบคุมการรีเฟรช ให้เลือกหรือล้างกล่องกาเครื่องหมาย รีเฟรชข้อมูลเมื่อเปิดไฟล์ ตามข้อแนะนำต่อไปนี้ ซึ่งจะแตกต่างกันไปตามวิธีการเข้าถึงข้อมูลของตัวแบบข้อมูล
|
เข้าถึงข้อมูล |
ข้อแนะนำสำหรับการควบคุมการรีเฟรช |
|
ฝังตัวในเวิร์กบุ๊ก (สถานการณ์สมมติทั่วไป) |
ล้างกล่องกาเครื่องหมาย รีเฟรชข้อมูลเมื่อเปิดไฟล์ เนื่องจากข้อมูลทั้งหมดเป็นแบบฝังตัว จึงไม่จำเป็นที่ต้องรีเฟรชข้อมูลในแต่ละครั้งที่คุณเปิดเวิร์กบุ๊ก |
|
จัดเก็บเป็นแหล่งข้อมูลภายนอก (ตัวอย่างเช่น ถ้าคุณตั้งค่าการเชื่อมต่อข้อมูลภายนอกกับเวิร์กบุ๊กแทนการนำเข้าข้อมูลของเวิร์กบุ๊ก) |
เลือกกล่องกาเครื่องหมายรีเฟรชข้อมูลเมื่อเปิดไฟล์ เนื่องจากข้อมูล อยู่ในตำแหน่งที่ตั้งที่แตกต่างกันคุณต้องการให้รีเฟรชเกิดขึ้นเมื่อต้องการรับการเปลี่ยนแปลงล่าสุดของข้อมูล เมื่อต้องการอนุญาตให้มีการสร้างภาพตัวอย่าง คุณต้องขอให้ผู้ดูแล SharePoint ของคุณกำหนดการตั้งค่า เตือนเมื่อรีเฟรช ใน Excel Services สำหรับข้อมูลเพิ่มเติม ให้ดูที่ สร้างตำแหน่งที่ตั้งที่เชื่อถือได้สำหรับไซต์ Power Pivot บน TechNet |
|
การดำเนินการการรีเฟรชข้อมูลที่ฝั่งเซิร์ฟเวอร์ (นำไปใช้กับเวิร์กบุ๊กที่คุณบันทึกไปยัง SharePoint และจัดกำหนดการสำหรับการรีเฟรชข้อมูล Power Pivot) |
เลือกกล่องกาเครื่องหมาย รีเฟรชข้อมูลเมื่อเปิดไฟล์ เนื่องจากมีการจัดกำหนดการการรีเฟรชข้อมูลสำหรับเวิร์กบุ๊กนี้ Power Pivot จะเปิดใช้งานคุณสมบัติ รีเฟรชข้อมูลเมื่อเปิดไฟล์ โดยอัตโนมัติบนเวิร์กบุ๊กนี้เพื่อทำให้แน่ใจว่าแคช PivotTable จะถูกแทนที่ด้วยข้อมูลที่ใหม่กว่า ถ้าคุณล้างกล่องกาเครื่องหมาย เมื่อคุณบันทึกเวิร์กบุ๊กกลับไปยัง SharePoint กล่องกาเครื่องหมายนี้จะถูกเลือกโดยอัตโนมัติ |
เลือกตำแหน่งที่ตั้งสำหรับไฟล์ของคุณ
เอกสารที่คุณแชร์บนไซต์โดยทั่วไปจะถูกเก็บไว้ในไลบรารีเอกสาร เอกสารที่แชร์คือไลบรารีเอกสารทั่วไป แต่ไซต์ SharePoint ที่มี Power Pivot สำหรับ SharePoint มักจะมีแกลเลอรี Power Pivot ซึ่งให้การแสดงตัวอย่าง มุมมองไลบรารีแบบกำหนดเอง และการเข้าถึงการจัดกำหนดการสำหรับการกำหนดค่าการรีเฟรชข้อมูลที่ง่ายดายสำหรับเวิร์กบุ๊ก
คุณต้องเลือกเซิร์ฟเวอร์ SharePoint ที่มี Power Pivot สำหรับ SharePoint ถ้าคุณประกาศไปยังเซิร์ฟเวอร์ที่ไม่มีซอฟต์แวร์เซิร์ฟเวอร์ Power Pivot ข้อมูลจะไม่ถูกโหลดเมื่อคุณเปิดเอกสารจากไลบรารี
คุณสามารถเลือกเอกสารที่แชร์ แกลเลอรี Power Pivot หรือไลบรารีเอกสารอื่นๆ เพื่อจัดเก็บเวิร์กบุ๊กของคุณ เมื่อต้องการใช้ตำแหน่งที่ตั้งเหล่านี้ คุณต้องทราบที่อยู่ URL ของเว็บสำหรับไลบรารี บนไซต์ SharePoint เริ่มต้น ที่อยู่ URL ของเว็บสำหรับไลบรารีเหล่านี้มีดังต่อไปนี้
-
http://<server name>/Shared%20Documents
-
http://<server name>/PowerPivot%20Gallery
-
เมื่อต้องการค้นหาที่อยู่ URL ของเว็บสำหรับไลบราลีใดๆ ให้คลิกขวาที่เอกสารในไลบรารีและเลือก คุณสมบัติ ที่อยู่ (URL) จะแสดงเส้นทางไปยังเอกสารของ SharePoint อย่าลืมใช้เมาส์ในการเลือกทั้ง URL บางครั้ง URL ยาวๆ อาจถูกซ่อนไว้ไม่ให้เห็นบางส่วนก็ได้
-
ส่วนใหญ่แล้ว คุณจะต้องแก้ไข URL ก่อนจึงจะสามารถใช้ได้ โดยเฉพาะอย่างยิ่ง ถ้า URL มีคุณสมบัติของตัวแสดงและที่มา คุณควรเอาคุณสมบัติเหล่านั้นออกเพื่อให้ได้ตำแหน่งที่ตั้งที่สามารถใช้งานได้ซึ่งประกอบด้วยชื่อเซิร์ฟเวอร์ ชื่อไซต์ และชื่อไลบรารี ตัวอย่างเช่น ตาม URL ต่อไปนี้ คุณจะได้รับเส้นทาง URL จริงได้โดยการเก็บส่วนที่เป็นตัวหนาและลบส่วนที่เหลือ: http://Contoso/Sales/_layouts/xlviewer.aspx?id=/PowerPivot%20Gallery/ContosoSales.xlsx&Source=http%3A%2F%2FContoso%2FPowerPivot%2520Gallery%2FForms%2FAllItems%2Easpx&DefaultItemOpen=1 โดยยึดตามคุณสมบัติ URL เส้นทางจริงที่คุณควรใช้สำหรับจุดประสงค์ในการประกาศจะเป็น 'http://Contoso/Sales/PowerPivot%20Gallery/ContosoSales.xlsx' if you are publishing the ContosoSales.xlsx file, or just 'http://Contoso/Sales/PowerPivot%20Gallery' ถ้าคุณต้องการเพียงไซต์และไลบรารีเท่านั้น
-
เมื่อคุณเลือกตำแหน่งที่ตั้ง ให้เลือกไลบรารีที่บุคคลที่คุณต้องการแชร์เวิร์กบุ๊กด้วยสามารถใช้งานได้ คุณอาจจำเป็นต้องร้องขอสิทธิ์บนไลบรารีหรือเอกสารเพื่อรับรองความพร้อมใช้งานของเวิร์กบุ๊ก
บันทึกไฟล์ของคุณลงใน SharePoint
-
ใน Excel ให้คลิกไฟล์>บันทึกเป็น> SharePointหรือไซต์> เรียกดูจากนั้นเลือกตำแหน่งที่ตั้ง
-
ในกล่องโต้ตอบ บันทึกเป็น ใน ชื่อไฟล์ ให้พิมพ์ชื่อไฟล์ ถ้าคุณกำลังใช้ตำแหน่งที่ตั้งที่มีอยู่ หรือถ้าคุณเลือก เรียกดูตำแหน่งที่ตั้ง ให้ใส่ URL ของไซต์ SharePoint บางส่วนหรือทั้งหมด ถ้าคุณใส่ที่อยู่ URL บางส่วน เช่น http://<server name> ให้คลิก บันทึก เพื่อเปิดการเชื่อมต่อไปยังเซิร์ฟเวอร์ที่คุณระบุ แล้วเรียกดูไซต์สำหรับไลบรารีที่คุณต้องการใช้ สำหรับตัวอย่าง URL ของ SharePoint ให้ดูที่ เลือกตำแหน่งที่ตั้งสำหรับไฟล์ของคุณ ในหัวข้อนี้
-
คลิก บันทึก เพื่อประกาศเวิร์กบุ๊กไปยังไลบรารี
ในหน้าต่างเบราว์เซอร์ ให้ตรวจสอบว่าเอกสารปรากฏอยู่ในไลบรารี เอกสารที่เพิ่งประกาศจะปรากฏอยู่ในรายการ การตั้งค่าไลบรารีจะกำหนดตำแหน่งที่เอกสารปรากฏ (ตัวอย่างเช่น เรียงลำดับตามวันที่จากน้อยไปหามาก หรือเรียงลำดับชื่อตามตัวอักษร) คุณอาจจำเป็นต้องรีเฟรชหน้าต่างเบราว์เซอร์เพื่อดูส่วนเพิ่มเติมล่าสุด
อัปโหลดเวิร์กบุ๊ก PowerPivot จาก SharePoint
การเพิ่มเวิร์กบุ๊ก PowerPivot อีกวิธีหนึ่งก็คือ การอัปโหลดเวิร์กบุ๊กจากไซต์ SharePoint ใช้วิธีนี้ถ้าคุณต้องการเริ่มจาก SharePoint
-
ในไซต์ SharePoint ให้เปิดไลบรารีเอกสาร
-
ใน เครื่องมือไลบรารี ให้คลิก เอกสาร > อัปโหลดเอกสาร > อัปโหลดเอกสาร
-
เรียกดูตำแหน่งที่ตั้งของไฟล์ .xlsx ที่บันทึก เลือกไฟล์ แล้วคลิก ตกลง
ไฟล์จะถูกอัปโหลดไปยังไซต์ SharePoint และจะปรากฏในโฟลเดอร์ คุณอาจจำเป็นต้องคลิกที่ปุ่มรีเฟรชในเบราว์เซอร์ของคุณก่อนจึงจะเห็นไฟล์นั้นได้ ตอนนี้สามารถเปิดไฟล์ใน SharePoint ได้แล้ว คุณสามารถแจ้งตำแหน่งที่ตั้งของไฟล์ให้ผู้อื่นทราบโดยให้ที่อยู่ URL สำหรับไฟล์นั้นแก่พวกเขา
