บทนำสู่เวิร์กโฟลว์ของ SharePoint

เวิร์กโฟลว์ช่วยให้ผู้ใช้สามารถทํางานร่วมกันบนเอกสารและจัดการงานโครงการได้โดยการใช้กระบวนการทางธุรกิจกับเอกสารและรายการในไซต์ SharePoint เวิร์กโฟลว์ช่วยให้องค์กรปฏิบัติตามกระบวนการทางธุรกิจที่สอดคล้องกัน และยังปรับปรุงประสิทธิภาพและประสิทธิภาพการทํางานขององค์กรด้วยการจัดการงานและขั้นตอนที่เกี่ยวข้องกับกระบวนการทางธุรกิจ การทําเช่นนี้จะช่วยให้บุคคลที่ทํางานเหล่านี้สามารถมุ่งความสนใจไปที่การทํางานแทนที่จะจัดการเวิร์กโฟลว์

หมายเหตุ:

เวิร์กโฟลว์ SharePoint 2010 ถูกยกเลิกแล้วตั้งแต่วันที่ 1 สิงหาคม 2020 สําหรับผู้เช่าใหม่และถูกเอาออกจากผู้เช่าที่มีอยู่ในวันที่ 1 พฤศจิกายน 2020 ถ้าคุณกําลังใช้เวิร์กโฟลว์ SharePoint 2010 เราขอแนะนําให้โยกย้ายไปยัง Power Automate หรือโซลูชันอื่นๆ ที่ได้รับการสนับสนุน สําหรับข้อมูลเพิ่มเติม ให้ดูที่ การเลิกใช้เวิร์กโฟลว์ SharePoint 2010
เวิร์กโฟลว์ SharePoint 2013 ไม่ได้รับการสนับสนุนตั้งแต่เดือนเมษายน 2023 และจะถูกปิดใช้งานสําหรับผู้เช่าใหม่ตั้งแต่วันที่ 2 เมษายน 2024 ซึ่งจะถูกลบออกจากผู้เช่าที่มีอยู่และจะถูกปลดออกตั้งแต่วันที่ 2 เมษายน 2026 ถ้าคุณกําลังใช้เวิร์กโฟลว์ SharePoint 2013 เราขอแนะนําให้โยกย้ายไปยัง Power Automate หรือโซลูชันที่สนับสนุนอื่นๆ สําหรับข้อมูลเพิ่มเติม ให้ดู การเลิกใช้เวิร์กโฟลว์ SharePoint 2013 ใน Microsoft 365
อีเมลที่ระบบสร้างขึ้นจากเวิร์กโฟลว์จะถูกส่งจากที่อยู่ no-reply@sharepointonline.com ที่มีชื่อที่ใช้แสดง "SharePoint Online"

ในบทความนี้

เวิร์กโฟลว์คืออะไร
แพลตฟอร์มเวิร์กโฟลว์ของ SharePoint สองแพลตฟอร์ม
เวิร์กโฟลว์ที่มีอยู่แล้วภายใน
การสนับสนุนสำหรับเวิร์กโฟลว์แบบกำหนดเอง
ขั้นตอนที่เกี่ยวข้องในการใช้เวิร์กโฟลว์

เวิร์กโฟลว์คืออะไร

ในบางครั้ง ลําดับงานอาจอธิบายเป็นชุดของงานที่สร้างผลลัพธ์ ในบริบทของ เทคโนโลยีและผลิตภัณฑ์ของ SharePoint เวิร์กโฟลว์จะถูกกําหนดให้แคบลงมากขึ้นเมื่อมีการย้ายเอกสารหรือรายการโดยอัตโนมัติผ่านลําดับของการดําเนินการหรืองานที่เกี่ยวข้องกับกระบวนการทางธุรกิจ เวิร์กโฟลว์สามารถใช้เพื่อจัดการกระบวนการทางธุรกิจทั่วไปภายในองค์กรได้อย่างสม่ําเสมอโดยการทําให้องค์กรสามารถแนบตรรกะทางธุรกิจกับเอกสารหรือข้อมูลในรายการหรือไลบรารี SharePoint ได้ โดยทั่วไปตรรกะทางธุรกิจคือชุดคําแนะนําที่ระบุและควบคุมการกระทําที่เกิดขึ้นกับเอกสารหรือรายการ

เวิร์กโฟลว์สามารถเพิ่มประสิทธิภาพต้นทุนและเวลาที่จําเป็นในการประสานงานกระบวนการทางธุรกิจทั่วไป เช่น การอนุมัติโครงการหรือการตรวจทานเอกสาร โดยการจัดการและติดตามงานของบุคคลที่เกี่ยวข้องกับกระบวนการเหล่านี้ ตัวอย่างเช่น ในไซต์ SharePoint คุณสามารถเพิ่มเวิร์กโฟลว์ลงในไลบรารีเอกสารที่กําหนดเส้นทางเอกสารไปยังกลุ่มบุคคลเพื่อขออนุมัติได้ เมื่อผู้สร้างเอกสารเริ่มเวิร์กโฟลว์นี้บนเอกสารในไลบรารีนั้น เวิร์กโฟลว์จะสร้างงานการอนุมัติเอกสาร มอบหมายงานเหล่านี้ให้กับผู้เข้าร่วมเวิร์กโฟลว์ แล้วส่งการแจ้งเตือนทางอีเมลไปยังผู้เข้าร่วมพร้อมคําแนะนําเกี่ยวกับงานและลิงก์ไปยังเอกสารเพื่อขออนุมัติ ในขณะที่เวิร์กโฟลว์กําลังดําเนินอยู่ เจ้าของเวิร์กโฟลว์ (ในกรณีนี้ คือผู้สร้างเอกสาร) หรือผู้เข้าร่วมเวิร์กโฟลว์สามารถตรวจสอบหน้า สถานะเวิร์กโฟลว์ เพื่อดูว่าผู้เข้าร่วมคนใดทํางานเวิร์กโฟลว์ของตนเสร็จสมบูรณ์แล้ว เมื่อผู้เข้าร่วมเวิร์กโฟลว์ทํางานเวิร์กโฟลว์ให้เสร็จสมบูรณ์ เวิร์กโฟลว์จะสิ้นสุดลง และเจ้าของเวิร์กโฟลว์จะได้รับการแจ้งเตือนโดยอัตโนมัติว่าเวิร์กโฟลว์เสร็จสมบูรณ์แล้ว

การดำเนินการในเวิร์กโฟลว์การอนุมัติในตัวอย่างก่อนหน้าจะดำเนินการตามกระบวนการที่แสดงในภาพประกอบต่อไปนี้

แผนผังลำดับงานของเวิร์กโฟลว์การอนุมัติ

เวิร์กโฟลว์ไม่เพียงแต่สนับสนุนกระบวนการทํางานที่มีอยู่ของบุคคลแต่ยังขยายวิธีที่ผู้คนสามารถทํางานร่วมกันและทํางานกับเอกสาร รายการ และไลบรารีต่างๆ ได้ ผู้ใช้ไซต์สามารถเริ่มและเข้าร่วมในเวิร์กโฟลว์ได้โดยใช้ฟอร์มที่สามารถกําหนดเองได้ซึ่งสามารถเข้าถึงได้จากเอกสารหรือข้อมูลในรายการหรือไลบรารี SharePoint นอกจากนี้ ฟังก์ชันการทํางานของเวิร์กโฟลว์ในผลิตภัณฑ์ SharePoint จะรวมเข้ากับ Microsoft Office 2013 อย่างแน่นหนา เพื่อให้งานเวิร์กโฟลว์ต่อไปนี้สามารถทําได้ในทั้งสองผลิตภัณฑ์

ดูรายการของเวิร์กโฟลว์ที่ใช้งานได้สำหรับเอกสารหรือรายการ
เริ่มเวิร์กโฟลว์บนเอกสารหรือรายการ
ดู แก้ไข หรือมอบหมายงานเวิร์กโฟลว์ใหม่
การทำงานเวิร์กโฟลว์ให้เสร็จสมบูรณ์

ด้านบนของหน้า

แพลตฟอร์มเวิร์กโฟลว์ SharePoint สามชนิด

แพลตฟอร์มเวิร์กโฟลว์ SharePoint 2010 ได้รับการส่งต่อไปยัง Office 365 และ SharePoint Server 2013 ดังนั้นเวิร์กโฟลว์ทั้งหมดของคุณที่สร้างขึ้นบนแพลตฟอร์มนี้จึงทํางานได้อย่างต่อเนื่อง แพลตฟอร์มนี้ยึดตาม Windows Workflow Foundation 3.5 (WF3.5)

แพลตฟอร์มเวิร์กโฟลว์ SharePoint 2013 จะยึดตาม Windows Workflow Foundation 4 (WF) และได้รับการออกแบบใหม่อย่างมาก ฟีเจอร์ที่โดดเด่นที่สุดของแพลตฟอร์มเวิร์กโฟลว์ใหม่นี้คือการใช้ Microsoft Azure เป็นโฮสต์การดําเนินการเวิร์กโฟลว์ ขณะนี้กลไกการดําเนินการเวิร์กโฟลว์อยู่นอก Office 365 และ SharePoint Server 2013 ใน Microsoft Azure

ใน SharePoint Online Microsoft Flow พร้อมใช้งานแล้ว นี่คือเครื่องมือเวิร์กโฟลว์ใหม่ล่าสุดของเรา เข้าถึงได้ที่: https://flow.microsoft.com เมื่อต้องการเรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับการใช้ MS Flow ให้ไปที่: https://docs.microsoft.com/en-us/flow เมื่อต้องการแก้ไขปัญหา MS Flow ให้เยี่ยมชม https://docs.microsoft.com/en-us/flow/fix-flow-failures & https://us.flow.microsoft.com/en-us/support/

ด้านบนของหน้า

เวิร์กโฟลว์ที่มีอยู่แล้วภายใน

ไซต์ SharePoint มีเวิร์กโฟลว์ที่มีอยู่แล้วภายในหลายเวิร์กโฟลว์ที่จัดการกับสถานการณ์สมมติทางธุรกิจทั่วไป ดังนี้

อนุมัติ เวิร์กโฟลว์นี้จะกําหนดเส้นทางเอกสารหรือรายการไปยังกลุ่มบุคคลเพื่อขออนุมัติ ตามค่าเริ่มต้น เวิร์กโฟลว์การอนุมัติจะเชื่อมโยงกับชนิดเนื้อหาของเอกสาร ดังนั้น เวิร์กโฟลว์จะพร้อมใช้งานในไลบรารีเอกสารโดยอัตโนมัติ
รวบรวมคําติชม เวิร์กโฟลว์นี้จะกําหนดเส้นทางเอกสารหรือรายการไปยังกลุ่มบุคคลสําหรับคําติชม ผู้รีวิวสามารถให้คําติชม ซึ่งจากนั้นจะถูกคอมไพล์และส่งไปยังบุคคลที่เริ่มเวิร์กโฟลว์ ตามค่าเริ่มต้น เวิร์กโฟลว์การรวบรวมคําติชมจะเชื่อมโยงกับชนิดเนื้อหาของเอกสาร ดังนั้น เวิร์กโฟลว์จะพร้อมใช้งานโดยอัตโนมัติในไลบรารีเอกสาร
รวบรวมลายเซ็น เวิร์กโฟลว์นี้จะกําหนดเส้นทางเอกสาร Microsoft Office ไปยังกลุ่มบุคคลเพื่อรวบรวมลายเซ็นดิจิทัลของพวกเขา เวิร์กโฟลว์นี้ต้องเริ่มในโปรแกรม Office 2013 ผู้เข้าร่วมต้องทํางานลายเซ็นของตนให้เสร็จสมบูรณ์โดยการเพิ่มลายเซ็นดิจิทัลลงในเอกสารในโปรแกรม Office ที่เกี่ยวข้อง ตามค่าเริ่มต้น เวิร์กโฟลว์รวบรวมลายเซ็นจะเชื่อมโยงกับชนิดเนื้อหาของเอกสาร ดังนั้นจึงพร้อมใช้งานโดยอัตโนมัติในไลบรารีเอกสาร อย่างไรก็ตาม เวิร์กโฟลว์ รวบรวมลายเซ็น จะปรากฏขึ้นสําหรับเอกสารในไลบรารีเอกสารก็ต่อเมื่อเอกสารนั้นมีบรรทัดลายเซ็นของ Microsoft Office อย่างน้อยหนึ่งบรรทัด
การอนุมัติการประกาศ เวิร์กโฟลว์นี้คล้ายกับเวิร์กโฟลว์การอนุมัติซึ่งจะทําให้การกําหนดเส้นทางของเนื้อหาไปยังผู้เชี่ยวชาญและผู้เกี่ยวข้องสําคัญสามารถรีวิวและอนุมัติได้โดยอัตโนมัติ สิ่งที่ทําให้เวิร์กโฟลว์การอนุมัติการประกาศไม่ซ้ํากันก็คือ เวิร์กโฟลว์ถูกออกแบบมาโดยเฉพาะสําหรับไซต์การประกาศซึ่งมีการควบคุมการประกาศเว็บเพจใหม่และที่ได้รับการอัปเดตอย่างแน่นหนา
สามสถานะ เวิร์กโฟลว์นี้สามารถใช้เพื่อจัดการกระบวนการทางธุรกิจที่องค์กรต้องติดตามประเด็นหรือรายการจํานวนมาก เช่น ปัญหาด้านการสนับสนุนลูกค้า ลูกค้าเป้าหมาย หรืองานโครงการ

แต่ละเวิร์กโฟลว์ข้างต้นสามารถกําหนดเองสําหรับองค์กรของคุณได้หลายวิธี ตัวอย่างเช่น เมื่อคุณเพิ่มเวิร์กโฟลว์ลงในรายการ ไลบรารี หรือชนิดเนื้อหาเพื่อให้เวิร์กโฟลว์พร้อมใช้งานในเอกสารหรือรายการ คุณสามารถกําหนดรายการงานและรายการประวัติที่เก็บข้อมูลเกี่ยวกับเวิร์กโฟลว์เองได้

เมื่อผู้ใช้ไซต์เริ่มเวิร์กโฟลว์บนเอกสารหรือรายการ ผู้ใช้อาจมีตัวเลือกในการกำหนดเวิร์กโฟลว์เองเพิ่มเติมโดยการระบุรายชื่อผู้เข้าร่วม วันครบกำหนด และคำแนะนำเกี่ยวกับงาน

ด้านบนของหน้า

การสนับสนุนสำหรับเวิร์กโฟลว์แบบกำหนดเอง

แม้ว่าเวิร์กโฟลว์ที่มีอยู่แล้วภายในจะสามารถกําหนดเองได้บ้างเพื่อให้ตรงกับความต้องการที่แตกต่างกัน แต่องค์กรของคุณอาจเลือกที่จะออกแบบและพัฒนาเวิร์กโฟลว์ที่ไม่ซ้ํากันสําหรับกระบวนการทางธุรกิจในองค์กร เวิร์กโฟลว์อาจเรียบง่ายหรือซับซ้อนก็ได้ตามที่ต้องการ นักพัฒนาสามารถสร้างเวิร์กโฟลว์ที่เริ่มต้นโดยบุคคลที่ใช้ไซต์ หรือสามารถสร้างเวิร์กโฟลว์ที่เริ่มต้นโดยอัตโนมัติโดยยึดตามเหตุการณ์ เช่น เมื่อข้อมูลในรายการถูกสร้างหรือเปลี่ยนแปลง ถ้าองค์กรของคุณได้พัฒนาและปรับใช้เวิร์กโฟลว์แบบกําหนดเอง เวิร์กโฟลว์เหล่านี้อาจพร้อมใช้งานนอกเหนือจากหรือแทนที่จะเป็นเวิร์กโฟลว์ที่มีอยู่แล้วภายในที่อธิบายไว้แล้ว

การสร้างเวิร์กโฟลว์แบบกำหนดเองสามารถทำได้สองวิธี ดังนี้

Power users can design no-code workflows for use in a specific list or library by using Microsoft SharePoint Designer 2013 and Office Visio 2013 SharePoint Designer เวิร์กโฟลว์ 2013 จะถูกสร้างขึ้นจากรายการกิจกรรมเวิร์กโฟลว์ที่พร้อมใช้งาน และบุคคลที่สร้างเวิร์กโฟลว์สามารถปรับใช้เวิร์กโฟลว์กับรายการหรือไลบรารีที่พวกเขาจะใช้ได้โดยตรง SharePoint Designer 2013 ยังทํางานร่วมกันกับ Visio 2013 เพื่อมอบประสบการณ์การพัฒนาเวิร์กโฟลว์แบบเป็นภาพเพื่อสร้างไดอะแกรมโดยใช้รูปร่างและตัวเชื่อมต่อ คุณยังสามารถนําเข้าเวิร์กโฟลว์จาก Visio 2013 ลงใน SharePoint Designer 2013 และในทางกลับกันได้ด้วย
นักพัฒนาซอฟต์แวร์มืออาชีพสามารถสร้างเวิร์กโฟลว์โดยใช้ Visual Studio 2012 หรือใหม่กว่า เวิร์กโฟลว์เหล่านี้มีโค้ดแบบกําหนดเองและกิจกรรมเวิร์กโฟลว์ หลังจากที่นักพัฒนามืออาชีพสร้างเวิร์กโฟลว์แบบกําหนดเองแล้ว ผู้ดูแลเซิร์ฟเวอร์สามารถปรับใช้เวิร์กโฟลว์เหล่านั้นข้ามไซต์หลายไซต์ได้

ด้านบนของหน้า

ขั้นตอนที่เกี่ยวข้องในการใช้เวิร์กโฟลว์

มีหลายขั้นตอนที่เกี่ยวข้องในการใช้เวิร์กโฟลว์บนเอกสารหรือข้อมูลในรายการ แต่ละขั้นตอนสามารถทําให้เสร็จสมบูรณ์ได้โดยบุคคลที่มีบทบาทต่างกัน ตัวอย่างเช่น ผู้ดูแลไซต์สามารถทําให้เวิร์กโฟลว์พร้อมใช้งานในไลบรารีเอกสาร ผู้สร้างเนื้อหาสามารถเริ่มเวิร์กโฟลว์หรือปรับเปลี่ยนเวิร์กโฟลว์ที่กําลังดําเนินการ และบุคคลอื่น (เช่น ผู้รีวิวเอกสารหรือผู้อนุมัติ) สามารถทํางานเวิร์กโฟลว์ให้เสร็จสมบูรณ์ได้

การเพิ่มเวิร์กโฟลว์ลงในรายการ ไลบรารี หรือชนิดเนื้อหา

ก่อนที่จะสามารถใช้เวิร์กโฟลว์ได้ เวิร์กโฟลว์นั้นจะต้องถูกเพิ่มลงในรายการ ไลบรารี หรือชนิดเนื้อหาเพื่อให้เวิร์กโฟลว์พร้อมใช้งานสําหรับเอกสารหรือรายการในตําแหน่งที่ตั้งที่ระบุ คุณต้องมีสิทธิ์ จัดการรายการ เพื่อเพิ่มเวิร์กโฟลว์ลงในรายการ ไลบรารี หรือชนิดเนื้อหา ในกรณีส่วนใหญ่ ผู้ดูแลไซต์หรือบุคคลที่จัดการรายการหรือไลบรารีที่ระบุจะทํางานนี้

ความพร้อมใช้งานของเวิร์กโฟลว์ภายในไซต์จะมีความแตกต่างกันขึ้นอยู่กับว่าได้เพิ่มเวิร์กโฟลว์ไว้ที่ใด

ถ้าคุณเพิ่มเวิร์กโฟลว์ลงในรายการหรือไลบรารีโดยตรง เวิร์กโฟลว์จะพร้อมใช้งานเฉพาะสำหรับข้อมูลในรายการหรือไลบรารีนั้นเท่านั้น
ถ้าคุณเพิ่มเวิร์กโฟลว์ลงในชนิดเนื้อหาของรายการ (อินสแตนซ์ของชนิดเนื้อหาของไซต์ที่ถูกเพิ่มให้กับรายการหรือไลบรารีที่ระบุ) เวิร์กโฟลว์จะพร้อมใช้งานเฉพาะสำหรับรายการที่มีชนิดเนื้อหานั้นในรายการหรือไลบรารีที่ระบุซึ่งมีชนิดเนื้อหานั้นเกี่ยวข้องอยู่เท่านั้น
ถ้าคุณเพิ่มเวิร์กโฟลว์ลงในชนิดเนื้อหาของไซต์ เวิร์กโฟลว์นั้นจะพร้อมใช้งานสำหรับรายการต่างๆ ของชนิดเนื้อหานั้นในทุกรายการและไลบรารีที่มีการเพิ่มอินสแตนซ์ของชนิดเนื้อหาของไซต์นั้น
ถ้าคุณต้องการให้เวิร์กโฟลว์สามารถใช้งานได้ในวงกว้างในหลายรายการหรือไลบรารีในไซต์ คุณสามารถสร้างเวิร์กโฟลว์ของไซต์ได้

เมื่อคุณเพิ่มเวิร์กโฟลว์ลงในรายการ ไลบรารี หรือชนิดเนื้อหา คุณสามารถกำหนดเวิร์กโฟลว์ให้กับตำแหน่งที่ตั้งเฉพาะได้โดยระบุตัวเลือกต่างๆ ต่อไปนี้

ชื่อสำหรับอินสแตนซ์ของเวิร์กโฟลว์นี้
รายการงานที่จัดเก็บงานที่เกี่ยวข้องกับเวิร์กโฟลว์ไว้
รายการประวัติที่บันทึกเหตุการณ์ทั้งหมดที่เกี่ยวข้องกับเวิร์กโฟลว์
วิธีที่คุณต้องการให้เวิร์กโฟลว์เริ่มต้น
ตัวเลือกเพิ่มเติมที่เฉพาะเจาะจงสำหรับแต่ละเวิร์กโฟลว์ ตัวอย่างเช่น วิธีการกำหนดเส้นทางงานไปยังผู้เข้าร่วม สถานการณ์ที่ทำให้เวิร์กโฟลว์เสร็จสมบูรณ์ และการดำเนินการที่เกิดขึ้นหลังจากที่เวิร์กโฟลว์เสร็จสมบูรณ์

เมื่อคุณเพิ่มเวิร์กโฟลว์ลงในรายการ ไลบรารี หรือชนิดเนื้อหา คุณสามารถทำให้เวิร์กโฟลว์พร้อมใช้งานสำหรับเอกสารหรือรายการในตำแหน่งที่ตั้งที่ระบุได้ โดยคุณไม่ต้องเริ่มต้นเวิร์กโฟลว์จริง

การเริ่มเวิร์กโฟลว์บนเอกสารหรือรายการ

หลังจากเวิร์กโฟลว์ถูกเพิ่มลงในรายการ ไลบรารี หรือชนิดเนื้อหา และทําให้พร้อมใช้งาน คุณสามารถเริ่มเวิร์กโฟลว์นี้บนเอกสารหรือข้อมูลได้ (ถ้าเวิร์กโฟลว์ถูกกําหนดค่าให้อนุญาตให้เริ่มเวิร์กโฟลว์ด้วยตนเอง) เมื่อต้องการเริ่มเวิร์กโฟลว์ ให้คุณเลือกเวิร์กโฟลว์ที่คุณต้องการจากรายการเวิร์กโฟลว์ที่พร้อมใช้งานสําหรับเอกสารหรือข้อมูล ถ้าจําเป็น คุณอาจจําเป็นต้องกรอกฟอร์มด้วยข้อมูลที่เวิร์กโฟลว์ต้องการ ขึ้นอยู่กับวิธีที่เวิร์กโฟลว์ถูกออกแบบและกําหนดค่า คุณอาจมีตัวเลือกในการกําหนดเวิร์กโฟลว์เองเพิ่มเติมเมื่อคุณเริ่มเวิร์กโฟลว์บนเอกสารหรือรายการโดยการกําหนดตัวเลือกเช่น ผู้เข้าร่วม วันครบกําหนด และคําแนะนํางานด้วยตนเอง

การปรับเปลี่ยนเวิร์กโฟลว์ที่กำลังดำเนินการ

หลังจากที่เวิร์กโฟลว์เริ่มทํางานบนข้อมูลแล้ว คุณอาจจําเป็นต้องทําการเปลี่ยนแปลงลักษณะการทํางานของเวิร์กโฟลว์ ตัวอย่างเช่น หลังจากที่เวิร์กโฟลว์เริ่ม บุคคลที่เริ่มเวิร์กโฟลว์อาจจําเป็นต้องเพิ่มผู้เข้าร่วมเพิ่มเติม หรือผู้เข้าร่วมเวิร์กโฟลว์อาจจําเป็นต้องมอบหมายงานของเขาหรือเธอใหม่ให้กับบุคคลอื่น หรือร้องขอการเปลี่ยนแปลงเอกสารหรือข้อมูลที่เป็นโฟกัสของเวิร์กโฟลว์ คุณสามารถปรับเปลี่ยนเวิร์กโฟลว์ที่มีอยู่แล้วภายในบางเวิร์กโฟลว์ได้ในขณะที่เวิร์กโฟลว์กําลังดําเนินการอยู่ ถ้าองค์กรของคุณได้พัฒนาและปรับใช้เวิร์กโฟลว์แบบกําหนดเอง อาจเป็นไปได้ว่าอนุญาตให้มีการเปลี่ยนแปลงเวิร์กโฟลว์ที่กําลังดําเนินการอยู่

การทำงานเวิร์กโฟลว์ให้เสร็จสมบูรณ์

เหตุการณ์เวิร์กโฟลว์ใดๆ ที่ต้องการการโต้ตอบกับบุคคลจะแสดงด้วยงานเวิร์กโฟลว์ เมื่อเวิร์กโฟลว์มอบหมายงานให้กับผู้เข้าร่วมเวิร์กโฟลว์ ผู้รับงานสามารถทํางานนั้นให้เสร็จสมบูรณ์หรือร้องขอการเปลี่ยนแปลงกับเวิร์กโฟลว์เองได้ด้วยการแก้ไขฟอร์มงานเวิร์กโฟลว์ ผู้เข้าร่วมเวิร์กโฟลว์สามารถทํางานเวิร์กโฟลว์บนไซต์ SharePoint หรือทํางานในโปรแกรม Office 2013 ได้โดยตรง เมื่อผู้เข้าร่วมเวิร์กโฟลว์ทํางานเวิร์กโฟลว์ให้เสร็จสมบูรณ์ หรือร้องขอการเปลี่ยนแปลงเวิร์กโฟลว์ เวิร์กโฟลว์จะย้ายไปยังขั้นตอนที่เกี่ยวข้องถัดไป

การติดตามสถานะของเวิร์กโฟลว์

เจ้าของเวิร์กโฟลว์และผู้เข้าร่วมสามารถติดตามความคืบหน้าของเวิร์กโฟลว์ได้โดยการตรวจสอบหน้าสถานะที่สัมพันธ์กับเวิร์กโฟลว์ หน้าสถานะจะมีข้อมูลสถานะเกี่ยวกับงานเวิร์กโฟลว์ที่ค้างอยู่ และยังรวมถึงข้อมูลประวัติที่เกี่ยวข้องกับเวิร์กโฟลว์ด้วย

เครื่องมือการรายงานสามารถให้การวิเคราะห์ประวัติเวิร์กโฟลว์แบบรวมได้ องค์กรสามารถใช้การวิเคราะห์นี้เพื่อค้นหาปัญหาคอขวดในกระบวนการหรือเพื่อกําหนดว่ากลุ่มกําลังบรรลุเป้าหมายด้านประสิทธิภาพสําหรับกระบวนการทางธุรกิจที่กําหนดหรือไม่ คุณสามารถใช้รายงาน Microsoft Office Excel ที่กําหนดไว้ล่วงหน้าหลายรายงานกับเวิร์กโฟลว์ใดก็ได้ นอกจากนี้ ข้อมูลประวัติเวิร์กโฟลว์จะพร้อมใช้งานเป็นแหล่งข้อมูลรายการ SharePoint ที่สามารถใช้และวิเคราะห์ในโปรแกรมอื่นหรือโซลูชันการตรวจสอบกระบวนการทางธุรกิจแบบกําหนดเองได้

ด้านบนของหน้า