บทนำสู่รายการ

โดยทั่วไปองค์กรจะใช้รายการหลายชนิด รวมถึงลิงก์ ข้อความประกาศ ที่ติดต่อ การติดตามปัญหา และแบบสํารวจ เป็นต้น

Lists ยังสามารถรวมงานที่คุณสามารถใช้เป็นจุดโฟกัสสําหรับการทํางานร่วมกันของทีมหรือในโซลูชันทางธุรกิจ ในหลายกรณี รายการสามารถให้โซลูชันที่รวดเร็วและมีประสิทธิภาพโดยมีการปรับเปลี่ยนเพียงเล็กน้อยหรือไม่มีเลย

ตัวอย่างเช่น คุณสามารถใช้:

• งาน รวมการติดตามความเป็นเจ้าของและความคืบหน้า ตลอดจนไทม์ไลน์ในหน้าสําหรับงานนําเสนอแบบเป็นภาพที่น่าสนใจเนื้อหารายการ

• การติดตามปัญหา มีการกําหนดเวอร์ชันและที่เก็บข้อมูลประวัติเวอร์ชัน สําหรับการวิเคราะห์โครงการเวิร์กกรุ๊ปและงานทั่วไปที่ลึกขึ้น

Lists มีความสมบูรณ์และยืดหยุ่น และมีฟีเจอร์ในตัวมากมายที่ให้วิธีที่มีประสิทธิภาพในการจัดเก็บ แชร์ และทํางานกับข้อมูล

For example, you can:

• สร้างรายการที่มีคอลัมน์ที่หลากหลาย รวมถึงข้อความ ตัวเลข ตัวเลือก สกุลเงิน วันที่และเวลา การค้นหา ใช่/ไม่ใช่ และจากการคํานวณ คุณยังสามารถแนบไฟล์อย่างน้อยหนึ่งไฟล์ลงในข้อมูลในรายการเพื่อให้รายละเอียดเพิ่มเติม เช่น สเปรดชีตที่มีหมายเลขสนับสนุนหรือเอกสารที่มีข้อมูลพื้นหลัง

• สร้างมุมมองรายการเพื่อจัดระเบียบ เรียงลําดับ และกรองข้อมูลด้วยวิธีที่ต่างกันและเฉพาะเจาะจง เปลี่ยนเมตาดาต้า เช่น การเพิ่มและการลบคอลัมน์ และการปรับเปลี่ยนกฎการตรวจสอบความถูกต้อง และใช้รายการได้อย่างสอดคล้องกันทั่วทั้งไซต์ที่มีชนิดเนื้อหา คอลัมน์ของไซต์ และเทมเพลต ตัวอย่างเช่น คุณสามารถดูเฉพาะเหตุการณ์ปัจจุบันจากปฏิทินบนโฮมเพจและสร้างมุมมองแบบเป็นภาพ ซึ่งคล้ายกับปฏิทินติดผนัง บนหน้าอื่น

• สร้างความสัมพันธ์ระหว่างรายการโดยใช้การรวมคอลัมน์ที่ไม่ซ้ํา คอลัมน์การค้นหา และการบังคับใช้ความสัมพันธ์ (การลบสิ่งที่เกี่ยวข้องและการลบแบบจํากัด) ซึ่งทั้งหมดนี้จะช่วยเพิ่มความสามารถในการสร้างโซลูชันทางธุรกิจที่ซับซ้อนยิ่งขึ้น และช่วยรักษาความสมบูรณ์ของข้อมูลของคุณ

• สร้างรายการแบบกำหนดเอง แสดงข้อมูลใน Web Part และหน้าของ Web Part รวมทั้งนำเข้า ส่งออก และลิงก์ไปยังข้อมูลจากโปรแกรมอื่นๆ เช่น Excel และ Access

• ติดตามเวอร์ชันและประวัติโดยละเอียด กำหนดให้มีการอนุมัติเพื่อปรับเปลี่ยนข้อมูล ใช้ความปลอดภัยระดับรายการและโฟลเดอร์ เช็คอินและเช็คเอาท์ และได้รับแจ้งเกี่ยวกับการเปลี่ยนแปลงอยู่เสมอโดยอัตโนมัติโดยใช้การแจ้งเตือนและตัวดึงข้อมูล RSS

• จัดระเบียบเนื้อหาในรายการเดียวไว้ในโฟลเดอร์ต่างๆ เพื่อความสะดวกและประสิทธิภาพที่ดีขึ้น และปรับปรุงประสิทธิภาพโดยทั่วไปสำหรับรายการขนาดใหญ่โดยใช้การทำดัชนี

ต่อไปนี้เป็นวิธีบางอย่างที่คุณสามารถทํางานกับรายการเพื่อช่วยคุณจัดการข้อมูลสําหรับกลุ่มของคุณ

ติดตามเวอร์ชันและประวัติโดยละเอียด    ติดตามเวอร์ชันของข้อมูลในรายการ เพื่อให้คุณสามารถดูว่าข้อมูลใดมีการเปลี่ยนแปลงจากเวอร์ชันหนึ่งไปเป็นเวอร์ชัน รวมถึงบุคคลที่เปลี่ยนข้อมูลในรายการ ถ้ามีข้อผิดพลาดเกิดขึ้นในเวอร์ชันที่ใหม่กว่า คุณสามารถคืนค่าเวอร์ชันก่อนหน้าของรายการได้ การติดตามประวัติของรายการจะมีความสําคัญเป็นพิเศษถ้าองค์กรของคุณต้องตรวจสอบรายการในขณะที่รายการพัฒนาขึ้น

จําเป็นต้องมีการอนุมัติ    ระบุว่าจําเป็นต้องมีการอนุมัติข้อมูลในรายการ ก่อนที่จะสามารถดูได้โดยทุกคน รายการจะยังคงอยู่ในสถานะรอดําเนินการจนกว่าจะได้รับการอนุมัติหรือปฏิเสธโดยผู้ที่มีสิทธิ์ในการอนุมัติรายการเหล่านั้น คุณสามารถควบคุมว่ากลุ่มใดที่ผู้ใช้สามารถดูข้อมูลในรายการก่อนที่จะได้รับการอนุมัติได้

กําหนดสิทธิ์เอง    ระบุว่าผู้เข้าร่วมสําหรับรายการของคุณสามารถอ่านและแก้ไขเฉพาะข้อมูลที่พวกเขาสร้างหรือข้อมูลทั้งหมดในรายการได้หรือไม่ People ที่มีสิทธิ์ในการจัดการรายการสามารถอ่านและแก้ไขข้อมูลในรายการทั้งหมดได้ คุณยังสามารถนําระดับสิทธิ์ที่ระบุไปใช้กับข้อมูลในรายการเดียวได้ด้วย ตัวอย่างเช่น ถ้ารายการนั้นมีข้อมูลลับเฉพาะ

สร้างและจัดการมุมมอง    สร้างมุมมองต่างๆของรายการเดียวกัน เนื้อหาของรายการจริงจะไม่เปลี่ยนแปลง แต่รายการจะถูกจัดระเบียบหรือกรองเพื่อให้บุคคลอื่นสามารถค้นหาข้อมูลที่สําคัญที่สุดหรือน่าสนใจได้ ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับความต้องการของพวกเขา

อัปเดตรายการ    ไม่ว่าคุณจะกําลังอัปเดตกระบวนการชนิดใด จะคล้ายกันสําหรับการเพิ่ม การแก้ไข และการลบข้อมูลในรายการ

มีสองวิธีในการเพิ่มหรือแก้ไขข้อมูลในรายการ:

• โดยใช้แบบฟอร์ม ซึ่งเป็นวิธีการเริ่มต้น

• แบบอินไลน์ ซึ่งหมายความว่าคุณจะเพิ่มข้อมูลลงในหน้ารายการโดยตรง

ถ้ารายการถูกตั้งค่าให้ติดตามเวอร์ชัน ข้อมูลในรายการเวอร์ชันใหม่จะถูกสร้างขึ้นทุกครั้งที่คุณแก้ไขข้อมูลในรายการ คุณสามารถดูประวัติการเปลี่ยนแปลงของข้อมูลในรายการ และคืนค่ารุ่นก่อนหน้าได้ ถ้าคุณทําผิดพลาดในรุ่นที่ใหม่กว่า

ใช้สูตรและค่าจากการคํานวณ    ใช้สูตรและค่าจากการคํานวณเพื่อสร้างข้อมูลในคอลัมน์ของรายการแบบไดนามิก การดําเนินการสามารถรวมข้อมูลในคอลัมน์อื่นๆ ในรายการ และฟังก์ชันของระบบ เช่น [today] เพื่อระบุวันที่ปัจจุบัน ตัวอย่างเช่น คุณสามารถระบุวันครบกําหนดเริ่มต้นที่เจ็ดวันนับจากวันที่ปัจจุบัน

รับข้อมูลเกี่ยวกับการเปลี่ยนแปลงอยู่เสมอ    Lists และมุมมองสามารถใช้ RSS เพื่อให้สมาชิกในเวิร์กกรุ๊ปของคุณสามารถรับการปรับปรุงได้โดยอัตโนมัติ RSS เป็นเทคโนโลยีที่ช่วยให้ผู้ใช้สามารถรับและดูการอัปเดตหรือตัวดึงข้อมูล RSS ของข่าวสารและข้อมูลในตําแหน่งที่ตั้งที่รวม คุณยังสามารถสร้างการแจ้งเตือนทางอีเมลเพื่อแจ้งให้คุณทราบเมื่อมีการเปลี่ยนแปลงรายการหรือเมื่อมีการเพิ่มรายการใหม่ การแจ้งเตือนเป็นวิธีที่สะดวกในการติดตามการเปลี่ยนแปลงที่สําคัญต่อคุณ

สร้างความสัมพันธ์รายการ    สร้างความสัมพันธ์ระหว่างสองรายการ ในรายการแหล่งข้อมูล ให้คุณสร้างคอลัมน์การค้นหาที่ดึง (หรือ "ค้นหา") ค่าอย่างน้อยหนึ่งค่าจากรายการเป้าหมายถ้าค่าเหล่านั้นตรงกับค่าในคอลัมน์การค้นหาในรายการแหล่งข้อมูล ถ้าคุณต้องการ คุณสามารถเพิ่มคอลัมน์เพิ่มเติมจากรายการเป้าหมายไปยังรายการแหล่งข้อมูลต่อไปได้ เมื่อคุณสร้างคอลัมน์การค้นหา คุณยังสามารถตัดสินใจที่จะบังคับใช้ลักษณะการทํางานของความสัมพันธ์ได้ด้วยการตั้งค่าตัวเลือกการลบสิ่งที่เกี่ยวข้องหรือการลบแบบจํากัดที่ช่วยให้ข้อมูลของคุณถูกต้อง และช่วยป้องกันไม่ให้เกิดความไม่สอดคล้องกันที่อาจทําให้เกิดปัญหาขณะเดินทางได้

แชร์ข้อมูลรายการกับโปรแกรมฐานข้อมูล    ถ้าคุณมีโปรแกรมฐานข้อมูลติดตั้งอยู่ เช่น Access คุณสามารถส่งออกและนําเข้าข้อมูลไปยังและจากไซต์ของคุณ รวมทั้งลิงก์ตารางจากฐานข้อมูลไปยังรายการได้ เมื่อคุณทํางานกับข้อมูลรายการของคุณในฐานข้อมูล Access คุณยังสามารถสร้างคิวรี ฟอร์ม และรายงานได้ด้วย ให้ดูที่ นําเข้าข้อมูลลงในฐานข้อมูล Access

ใช้รายการอย่างสอดคล้องกันในไซต์ต่างๆ    ถ้ากลุ่มของคุณทํางานกับรายการได้หลายชนิด คุณสามารถเพิ่มความสอดคล้องระหว่างหลายรายการที่มีชนิดเนื้อหา คอลัมน์ไซต์ และเทมเพลตได้ ฟีเจอร์เหล่านี้ช่วยให้คุณสามารถนําการตั้งค่าและโครงสร้างรายการมาใช้ใหม่ได้อย่างมีประสิทธิภาพ ตัวอย่างเช่น คุณสามารถสร้างชนิดเนื้อหาสําหรับปัญหาด้านบริการลูกค้าที่ระบุบางคอลัมน์ (เช่น ที่ติดต่อของลูกค้า) และกระบวนการทางธุรกิจสําหรับชนิดเนื้อหา อีกตัวอย่างหนึ่งคือการสร้างคอลัมน์ไซต์สําหรับชื่อแผนกที่มีรายการแบบหล่นลงของแผนก คุณสามารถนําคอลัมน์มาใช้ใหม่ในหลายรายการเพื่อให้แน่ใจว่าชื่อจะปรากฏในลักษณะเดียวกันในแต่ละรายการเสมอ

ทํางานกับข้อมูลในรายการจากโปรแกรมอีเมล    ใช้โปรแกรมอีเมลที่เข้ากันได้กับเทคโนโลยีของ Microsoft คุณสามารถนําข้อมูลรายการที่สําคัญไปกับคุณได้ ตัวอย่างเช่น ด้วย Outlook คุณสามารถดูและอัปเดตงาน ที่ติดต่อ และกระดานอภิปรายบนไซต์ของคุณจาก Outlook ได้ ดู เชื่อมต่อรายการภายนอกกับ Outlook

ตั้งค่าการกําหนดเนื้อหาเป้าหมาย     เปิดใช้งานการกําหนดผู้ชมเป้าหมาย เพื่อกรองรายการตามกลุ่ม

ชนิดของรายการที่คุณใช้จะขึ้นอยู่กับชนิดของข้อมูลที่คุณกําลังแชร์

ประกาศ    แชร์ข่าวสารและสถานะ และเพื่อเตือนความจํา ข้อความประกาศสนับสนุนการจัดรูปแบบที่ได้รับการปรับปรุงด้วยรูปภาพ ไฮเปอร์ลิงก์ และข้อความที่จัดรูปแบบ

ที่ติดต่อ    จัดเก็บข้อมูลเกี่ยวกับบุคคลหรือกลุ่มที่คุณทํางานด้วย ถ้าคุณกําลังใช้โปรแกรมการจัดการอีเมลหรือที่ติดต่อที่เข้ากันได้กับเทคโนโลยีของ Microsoft คุณสามารถดูและอัปเดตที่ติดต่อของคุณจากไซต์ของคุณในโปรแกรมอื่นได้ ตัวอย่างเช่น คุณสามารถอัปเดตรายชื่อผู้จําหน่ายทั้งหมดขององค์กรของคุณจากโปรแกรมอีเมลที่เข้ากันได้กับเทคโนโลยีของ Microsoft เช่น Outlook รายการที่ติดต่อไม่ได้จัดการสมาชิกของไซต์ของคุณ แต่สามารถใช้เพื่อจัดเก็บและแชร์ที่ติดต่อสําหรับองค์กรของคุณ ได้ เช่น รายชื่อผู้จัดจําหน่ายภายนอก

กระดานอภิปราย    ให้พื้นที่ส่วนกลางในการบันทึกและจัดเก็บการอภิปรายของทีมที่คล้ายกับรูปแบบของกลุ่มข่าวสาร ถ้าผู้ดูแลระบบของคุณได้เปิดใช้งานรายการบนไซต์ของคุณเพื่อรับข้อความอีเมล กระดานอภิปรายสามารถเก็บการสนทนาทางอีเมลจากโปรแกรมอีเมลทั่วไปส่วนใหญ่ได้ ตัวอย่างเช่น คุณสามารถสร้างกระดานอภิปรายสําหรับการวางจําหน่ายผลิตภัณฑ์ใหม่ขององค์กรของคุณ

ลิงก์    ระบุตําแหน่งที่ตั้งส่วนกลางสําหรับการเชื่อมโยงไปยังอินเทอร์เน็ต อินทราเน็ตของบริษัทของคุณ และทรัพยากรอื่นๆ ตัวอย่างเช่น คุณอาจสร้างรายการการเชื่อมโยงไปยังเว็บไซต์ของลูกค้าของคุณ

ลิงก์ที่เลื่อนระดับ    แสดงชุดของการดําเนินการลิงก์ในเค้าโครงแบบเป็นภาพ

ปฏิทิน    จัดเก็บเหตุการณ์ของทีมของคุณหรือสําหรับสถานการณ์เฉพาะ เช่น วันหยุดของบริษัท ปฏิทินมีมุมมองแบบเป็นภาพ ซึ่งคล้ายกับปฏิทินบนโต๊ะหรือวอลล์ ของเหตุการณ์ในทีมของคุณ รวมถึงการประชุม เหตุการณ์ทางสังคม และเหตุการณ์ตลอดทั้งวัน คุณยังสามารถติดตามเหตุการณ์สําคัญของทีม เช่น วันครบกําหนดหรือวันที่เผยแพร่ผลิตภัณฑ์ที่ไม่เกี่ยวข้องกับช่วงเวลาที่ระบุ ดู สร้างมุมมองปฏิทินจากรายการ

งาน    ติดตามข้อมูลเกี่ยวกับโครงการและเหตุการณ์สิ่งที่ต้องทําอื่นๆ สําหรับกลุ่มของคุณ คุณสามารถมอบหมายงานให้กับบุคคล รวมถึงติดตามสถานะและเปอร์เซ็นต์ที่เสร็จสมบูรณ์ได้เมื่องานย้ายไปยังเสร็จสมบูรณ์ ถ้าคุณกําลังใช้อีเมลหรือโปรแกรมการจัดการงานที่เข้ากันได้กับเทคโนโลยีของ Microsoft คุณสามารถดูและอัปเดตงานของคุณจากไซต์ของคุณในโปรแกรมอื่นได้ ตัวอย่างเช่น คุณสามารถสร้างรายการงานสําหรับกระบวนการงบประมาณขององค์กรของคุณ แล้วดูและอัปเดตใน Outlook พร้อมกับงานอื่นๆ ของคุณ ดู สร้างรายการ

งานโครงการ    จัดเก็บข้อมูลงานด้วยมุมมองแกนต์และแถบความคืบหน้า คุณสามารถติดตามสถานะและเปอร์เซ็นต์ที่เสร็จสมบูรณ์ได้เมื่องานย้ายไปยังเสร็จสมบูรณ์ ถ้าคุณกําลังใช้โปรแกรมอีเมลหรือการจัดการงานที่เข้ากันได้กับเทคโนโลยีของ Microsoft คุณสามารถดูและอัปเดตงานโครงการของคุณจากไซต์ของคุณในโปรแกรมอื่นได้ ตัวอย่างเช่น คุณสามารถสร้างรายการงานโครงการบนไซต์ของคุณเพื่อระบุและมอบหมายงานเพื่อสร้างคู่มือการฝึกอบรม จากนั้นคุณสามารถติดตามความคืบหน้าขององค์กรของคุณจาก Project ดู สร้างรายการ

การติดตามปัญหา    จัดเก็บข้อมูลเกี่ยวกับปัญหาเฉพาะ เช่น ปัญหาด้านการสนับสนุน และติดตามความคืบหน้า คุณสามารถกําหนดปัญหา จัดประเภทปัญหาเหล่านั้น และสร้างความสัมพันธ์ระหว่างกันได้ ตัวอย่างเช่น คุณสามารถสร้างรายการการติดตามปัญหาเพื่อจัดการปัญหาและวิธีแก้ไขของฝ่ายบริการลูกค้า คุณยังสามารถแสดงข้อคิดเห็นเกี่ยวกับปัญหาในแต่ละครั้งที่คุณแก้ไข การสร้างประวัติของข้อคิดเห็นโดยไม่เปลี่ยนแปลงคําอธิบายเดิมของปัญหา ตัวอย่างเช่น เจ้าหน้าที่ฝ่ายบริการลูกค้าสามารถบันทึกแต่ละขั้นตอนที่ใช้ในการแก้ไขปัญหาและผลลัพธ์ คุณยังสามารถใช้รายการการติดตามประเด็นกับเวิร์กโฟลว์สามสถานะเพื่อช่วยองค์กรของคุณจัดการปัญหาหรือการติดตามโครงการได้ ดู สร้างรายการ

สำรวจ    รวบรวมและรวบรวมคําติชม เช่น แบบสํารวจความพึงพอใจของพนักงานหรือแบบทดสอบ คุณสามารถออกแบบคําถามและคําตอบของคุณได้หลายวิธี และดูภาพรวมของคําติชมของคุณ ถ้าคุณมีโปรแกรมสเปรดชีตหรือฐานข้อมูลติดตั้งอยู่ ซึ่งเข้ากันได้กับเทคโนโลยีของ Microsoft คุณสามารถส่งออกผลลัพธ์ของคุณเพื่อวิเคราะห์เพิ่มเติมได้ ดู สร้างแบบสํารวจ

การกำหนดเอง    เริ่มรายการใหม่ตั้งแต่ต้น คุณยังสามารถสร้างรายการแบบกําหนดเองที่ยึดตามสเปรดชีตถ้าคุณมีโปรแกรมสเปรดชีตที่เข้ากันได้กับเทคโนโลยีของ Microsoft ตัวอย่างเช่น คุณสามารถนําเข้ารายการจาก Excel ที่คุณสร้างขึ้นเพื่อจัดเก็บและจัดการสัญญากับผู้จัดจําหน่าย ดู สร้างรายการโดยยึดตามสเปรดชีต

รายการภายนอก    ทํางานกับข้อมูลที่เก็บอยู่ภายนอกรายการ แต่คุณสามารถอ่านและเขียนภายใน Microsoft 365 ได้ แหล่งข้อมูลสําหรับรายการภายนอกเรียกว่าชนิดเนื้อหาภายนอก ไม่เหมือนกับรายการ Microsoft 365 ดั้งเดิม รายการภายนอกใช้ Business Connectivity Services เพื่อเข้าถึงข้อมูลโดยตรงจากระบบภายนอก (เช่น SAP, Siebel และ Microsoft SQL Server) ไม่ว่าระบบนั้นจะเป็นฐานข้อมูล บริการเว็บ หรือระบบสายงานธุรกิจ

รายการแบบกําหนดเองในมุมมองแผ่นข้อมูล    สร้างรายการเปล่าที่คล้ายกับรายการแบบกําหนดเอง แต่จะแสดงรายการตามค่าเริ่มต้นในมุมมองแผ่นข้อมูล มุมมองแผ่นข้อมูลมีตารางข้อมูลสําหรับการดูและแก้ไขข้อมูลเป็นแถวและคอลัมน์ คุณสามารถเพิ่มและแก้ไขแถวและคอลัมน์ ใช้ตัวกรองและลําดับการจัดเรียง แสดงค่าจากการคํานวณและผลรวม และแก้ไขข้อมูลในเซลล์ตารางได้อย่างสะดวก มุมมองแผ่นข้อมูลต้องติดตั้ง Office บนคอมพิวเตอร์ไคลเอ็นต์แบบ 32 บิตและเบราว์เซอร์ที่สนับสนุนตัวควบคุม ActiveX

รายการสถานะ    แสดงและติดตามเป้าหมายของโครงการของคุณ รายการมีชุดไอคอนสีเพื่อสื่อสารระดับการบรรลุเป้าหมาย

การหมุนเวียน    ส่งข้อมูล รวมถึงตราประทับการยืนยันให้กับสมาชิกทีมของคุณ

รายการพจนานุกรม IME ของ Microsoft    ใช้ข้อมูลในรายการเป็นพจนานุกรม Microsoft IME คุณสามารถแปลงรายการคอลัมน์การอ่านเป็น แสดงโดยใช้ Microsoft IME และดูเนื้อหาใน ข้อคิดเห็น ในหน้าต่าง ข้อคิดเห็น IME ได้ ข้อมูลสามารถลิงก์กับ URL ที่ระบุได้

รายการเนื้อหา PerformancePoint    จัดเก็บรายการแดชบอร์ด เช่น ดัชนีชี้วัด รายงาน ตัวกรอง หน้าแดชบอร์ด และรายการแดชบอร์ดอื่นๆ ที่คุณสร้างโดยใช้ Designer แดชบอร์ด PerformancePoint

ภาษาและผู้แปล    ใช้กับเวิร์กโฟลว์การจัดการการแปลในไลบรารีการจัดการการแปล เวิร์กโฟลว์จะใช้รายการเพื่อมอบหมายงานแปลให้กับตัวแปลที่ระบุไว้ในรายการสําหรับแต่ละภาษา คุณสามารถสร้างรายการนี้ด้วยตนเอง หรือคุณสามารถเลือกให้รายการนี้ถูกสร้างขึ้นโดยอัตโนมัติเมื่อคุณเพิ่มเวิร์กโฟลว์การจัดการการแปลลงในไลบรารีการจัดการการแปล

รายการ KPI    ติดตามตัวบ่งชี้ประสิทธิภาพหลักซึ่งช่วยให้คุณสามารถประเมินความคืบหน้าที่ทํากับเป้าหมายที่วัดได้ได้อย่างรวดเร็ว คุณสามารถตั้งค่ารายการ KPI เพื่อติดตามประสิทธิภาพโดยใช้หนึ่งในสี่แหล่งข้อมูล: ข้อมูลที่ใส่ด้วยตนเอง ข้อมูลในรายการ Microsoft 365 ข้อมูลในเวิร์กบุ๊ก Excel หรือข้อมูลจาก Analysis Services ซึ่งเป็นคอมโพเนนต์ของ Microsoft SQL Server หลังจากสร้างรายการ KPI แล้ว คุณสามารถใช้เพื่อแสดงสถานะของตัวบ่งชี้บนหน้าแดชบอร์ดได้

นําเข้าสเปรดชีต     ใช้คอลัมน์และข้อมูลจากสเปรดชีตที่มีอยู่ การนําเข้าสเปรดชีตจําเป็นต้องใช้ Microsoft Excel หรือโปรแกรมที่เข้ากันได้อื่น

เมื่อต้องการเพิ่มรายการลงในหน้าที่ทันสมัยของ SharePoint ให้ทําดังนี้

1. ถ้าหน้าไม่ได้อยู่ในโหมดแก้ไข ให้คลิก แก้ไข ที่ด้านบนขวาของหน้า 

2. โฮเวอร์เมาส์ของคุณที่ด้านบนหรือด้านล่างของ Web Part ที่มีอยู่และคุณจะเห็นเส้นที่มี + อยู่ในวงกลม ดังนี้:

   

3. คลิก + และคุณจะเห็นรายการ Web Part ให้เลือก เลื่อนลงไปที่ส่วน เอกสาร ไลบรารี และ Lists

4. เลือก รายการ

   ชื่อของรายการที่พร้อมใช้งานทั้งหมดจะแสดงขึ้น

5. เลือกรายการที่คุณต้องการแทรกบนหน้าของคุณ 

6. ถ้าคุณพอใจแล้ว ให้เลือก บันทึกเป็นแบบร่าง ใกล้กับด้านบนซ้าย จากนั้น เมื่อต้องการทําให้หน้าที่อัปเดตพร้อมใช้งานสําหรับผู้อื่น ให้เลือก เผยแพร่ ใกล้กับด้านบนขวา 

เมื่อต้องการเพิ่มรายการลงในหน้าคลาสสิกของ SharePoint ให้ทําดังนี้

1. ใน ไซต์ ให้คลิก การตั้งค่า แล้วคลิก เนื้อหาของไซต์

2. คลิกไอคอน เพิ่มแอป

   

3. เลื่อนไปตามส่วนต่างๆ แล้วคลิกแอปที่คุณต้องการใช้ อาจมีมากกว่าหนึ่งหน้า

4. ตั้งชื่อที่ไม่ซ้ํากันให้กับแอปเพื่อให้คุณสามารถเรียกคืนได้ในภายหลังสําหรับหน้า แล้วคลิก สร้าง

5. เมื่อคุณกลับไปยังหน้าจอ เนื้อหาของไซต์ คุณสามารถทําสามสิ่งต่อไปนี้

   • ปิดหน้าต่างและย้อนกลับไปยังหน้า เพิ่มแอปใหม่บนหน้าของคุณโดยใช้ แทรก Web Part

   • คลิกแอปแล้วเริ่มใส่ข้อมูล

   • คลิกจุดไข่ปลา ... แล้วคลิก เปลี่ยนการตั้งค่า คุณสามารถเพิ่มคอลัมน์ เปลี่ยนชื่อ และทํางานอื่นๆ ได้ที่นี่

แม้ว่าคุณจะสามารถใช้ฟีเจอร์ของรายการได้หลายวิธี วิธีที่คุณใช้จะขึ้นอยู่กับขนาดและจํานวนรายการที่คุณมีและความต้องการขององค์กรของคุณ

การจัดเก็บหลายรายการในรายการเดียว

คุณอาจต้องการรายการขนาดใหญ่หนึ่งรายการเพื่อตอบสนองความต้องการที่หลากหลาย ตัวอย่างเช่น คุณอาจมีปัญหาทางเทคนิคจํานวนมากในการติดตามทั่วทั้งองค์กรของคุณ และปัญหาอาจนําไปใช้กับหลายโครงการและกลุ่ม

ใช้รายการเดียวเมื่อ:

• กลุ่มของคุณจําเป็นต้องดูข้อมูลสรุปเกี่ยวกับข้อมูลในรายการหรือมุมมองต่างๆ ของรายการชุดเดียวกัน ตัวอย่างเช่น ผู้จัดการอาจต้องการดูความคืบหน้าของปัญหาทางเทคนิคทั้งหมดสําหรับองค์กร หรือดูปัญหาทั้งหมดที่ยื่นภายในช่วงเวลาเดียวกัน

• People ต้องการเรียกดูหรือค้นหาปัญหาในตําแหน่งที่ตั้งเดียวกันบนไซต์

• คุณต้องการนําการตั้งค่าเดียวกันไปใช้กับข้อมูลในรายการ เช่น การติดตามเวอร์ชันหรือการกําหนดให้มีการอนุมัติ

• กลุ่มที่ทํางานกับรายการมีคุณลักษณะที่คล้ายคลึงกัน เช่น ระดับสิทธิ์เดียวกัน สิทธิ์เฉพาะสามารถนําไปใช้กับข้อมูลในรายการที่ระบุได้ แต่ถ้าระดับสิทธิ์แตกต่างกันมาก ให้พิจารณาหลายรายการ

• คุณต้องการวิเคราะห์ข้อมูลเกี่ยวกับรายการหรือรับการอัปเดตแบบรวมสําหรับรายการ คุณสามารถรับการแจ้งเตือนเมื่อข้อมูลในรายการมีการเปลี่ยนแปลง หรือดูการเปลี่ยนแปลงรายการโดยใช้เทคโนโลยี RSS ตัวดึงข้อมูล RSS ช่วยให้สมาชิกในเวิร์กกรุ๊ปของคุณสามารถดูรายการรวมของข้อมูลที่มีการเปลี่ยนแปลงได้

คุณอาจต้องการหลายรายการเมื่อมีความแตกต่างที่ชัดเจนระหว่างรายการที่คุณต้องการจัดการหรือระหว่างกลุ่มบุคคลที่ทํางานกับรายการเหล่านั้น

ใช้หลายรายการเมื่อ:

• คุณไม่คาดหวังให้ผู้อื่นต้องการข้อมูลสรุปของรายการต่างๆ ร่วมกัน

• กลุ่มของบุคคลที่ทํางานกับข้อมูลมีความแตกต่างกันและมีระดับสิทธิ์ที่แตกต่างกัน

• คุณจําเป็นต้องนําการตั้งค่าต่างๆ ไปใช้ เช่น การกําหนดเวอร์ชันหรือการอนุมัติ กับชุดรายการหลายชุด

• คุณไม่จําเป็นต้องวิเคราะห์รายการต่างๆ ร่วมกันหรือรับการอัปเดตแบบรวมเกี่ยวกับรายการ

ต่อไปนี้คือวิธีการบางวิธีที่คุณสามารถจัดระเบียบรายการและข้อมูลในรายการ:

เพิ่มคอลัมน์    ช่วยกลุ่มของคุณระบุรายการที่สําคัญที่สุด คุณสามารถเพิ่มคอลัมน์ลงในรายการของคุณได้ ตัวอย่างเช่น คุณอาจเพิ่มคอลัมน์โครงการลงในรายการเพื่อช่วยให้ผู้ใช้ทํางานกับโครงการที่ระบุได้ง่ายยิ่งขึ้นในการดูและทํางานกับรายการของพวกเขา คุณอาจต้องการเพิ่มคอลัมน์เพิ่มเติมถ้าคุณต้องการรวบรวมข้อมูลเพิ่มเติมสําหรับข้อมูลในรายการแต่ละรายการ เช่น ชื่อของแผนกหรือชื่อของพนักงาน

ถ้าคุณมีหลายรายการในรายการ คุณอาจพิจารณาการทําดัชนีบางคอลัมน์เพื่อปรับปรุงประสิทธิภาพการทํางานเมื่อดูหลายรายการหรือสลับมุมมอง ฟีเจอร์นี้จะไม่เปลี่ยนแปลงวิธีการจัดระเบียบรายการ แต่อาจทําให้องค์กรสามารถจัดเก็บรายการจํานวนมากในรายการได้ง่ายยิ่งขึ้น อย่างไรก็ตาม การทําดัชนีอาจใช้เนื้อที่ฐานข้อมูลเพิ่มขึ้น ดู สร้าง เปลี่ยน หรือลบมุมมองของรายการหรือไลบรารี

สร้างมุมมอง    ใช้ถ้าบุคคลในกลุ่มของคุณต้องการดูข้อมูลด้วยวิธีใดวิธีหนึ่ง มุมมองจะใช้คอลัมน์เพื่อเรียงลําดับ จัดกลุ่ม กรอง และแสดงข้อมูล คุณยังสามารถเลือกจํานวนรายการที่จะแสดงในครั้งเดียวในแต่ละมุมมองได้อีกด้วย ตัวอย่างเช่น ผู้คนสามารถเรียกดูรายการในชุดรายการ 25 หรือ 100 รายการต่อหน้า ขึ้นอยู่กับการกําหนดลักษณะและความเร็วในการเชื่อมต่อของพวกเขา

มุมมองมอบความยืดหยุ่นในการจัดเก็บรายการจํานวนมากในรายการ แต่เมื่อต้องการดูเฉพาะชุดย่อยที่คุณต้องการในช่วงเวลาหนึ่ง ๆ เช่น เฉพาะปัญหาที่โพสต์ในปีนี้ หรือเฉพาะเหตุการณ์ปัจจุบันในปฏิทิน คุณสามารถสร้างมุมมองส่วนบุคคลที่พร้อมใช้งานสําหรับคุณเท่านั้น และถ้าคุณมีสิทธิ์ในการปรับเปลี่ยนรายการ คุณสามารถสร้างมุมมองสาธารณะที่พร้อมใช้งานสําหรับทุกคนได้ ดู สร้าง เปลี่ยน หรือลบมุมมองของรายการหรือไลบรารี

สร้างโฟลเดอร์    เพิ่มโฟลเดอร์ลงในรายการชนิดส่วนใหญ่ ถ้าเจ้าของรายการของคุณได้อนุญาตให้สร้างโฟลเดอร์ได้ ซึ่งจะมีประโยชน์เป็นพิเศษถ้าข้อมูลในรายการของคุณสามารถถูกแบ่งด้วยวิธีเฉพาะ เช่น ตามโครงการหรือตามกลุ่ม โฟลเดอร์ช่วยให้ผู้ใช้สแกนและจัดการข้อมูลในรายการได้ง่ายขึ้น เทคโนโลยีของ Microsoft มีมุมมองแบบโครงสร้างที่ช่วยให้ผู้ใช้สามารถนําทางในไซต์และโฟลเดอร์ของพวกเขาได้ในลักษณะเดียวกับที่พวกเขาทํางานกับโฟลเดอร์บนฮาร์ดดิสก์ของพวกเขา ตัวอย่างเช่น แต่ละแผนกสามารถมีโฟลเดอร์ของตนเองได้ ดู สร้างโฟลเดอร์ในรายการ