บทนำสู่ข้อมูลภายนอก

ทำไมจึงต้องใช้ข้อมูลภายนอก

เมื่อคุณใช้ผลิตภัณฑ์ SharePoint เพื่อช่วยปรับปรุงกิจกรรมทางธุรกิจของคุณคุณอาจจำเป็นต้องรวมข้อมูลภายนอกเช่นฐานข้อมูลแอปพลิเคชันบรรทัดของธุรกิจและเว็บเซอร์วิส แต่ข้อมูลภายนอกนี้มักเหมือนกับเกาะที่เงียบสงบที่ถูกจำกัดไว้สำหรับคนที่มีสิทธิ์การใช้งานหรือเพียงแค่ยากที่จะเข้าถึงได้ มีวิธีการรับข้อมูลภายนอกนี้อย่างราบรื่นในผลิตภัณฑ์ SharePoint และผลิตภัณฑ์ Office เพื่อให้คุณสามารถใช้ประโยชน์จากส่วนติดต่อที่คุ้นเคยและเพิ่มประสิทธิภาพทางธุรกิจของคุณได้อย่างราบรื่น

นั่นคือสิ่งที่บริการการเชื่อมต่อทางธุรกิจเป็นสิ่งที่เกี่ยวกับ ทำให้สามารถเข้าถึงข้อมูลภายนอกที่มีความปลอดภัยมีประสิทธิภาพการอ่าน/เขียนได้หลากหลาย การดำเนินการนี้จะเสร็จสมบูรณ์ผ่านกรอบงานที่ครอบคลุมที่มีส่วนติดต่อผู้ใช้และการเขียนโปรแกรมมาตรฐาน นอกจากนี้คุณยังสามารถสร้างโซลูชันทางธุรกิจที่หลากหลายซึ่งทั้งสองโค้ดโซลูชันแบบคอมโพสิตของ SharePoint สำหรับกิจกรรมที่ง่ายต่อการใช้งานและโซลูชันการใช้รหัสสำหรับการใช้งานขั้นสูง For example, you can:

• สร้างรายการภายนอกของ SharePoint ของข้อมูลบุคลากรของพนักงานที่จัดเก็บไว้ในฐานข้อมูลส่วนหลังที่ผู้ใช้สามารถอ่านและเขียนคล้ายกับรายการ SharePoint แบบดั้งเดิมได้

• เชื่อมต่อข้อมูลลูกค้าล่าสุดในระบบการวางแผนทรัพยากรองค์กร (ERP) ขององค์กรของคุณเป็นชุดของที่ติดต่อ Outlook และยังให้การเข้าถึงแบบออฟไลน์

• สร้างโซลูชันการวางแผนเหตุการณ์ที่เชื่อมโยงไปยังแอปพลิเคชันที่มีการควบคุมบรรทัดของธุรกิจแต่ใช้ปฏิทิน SharePoint เพื่อให้ทุกคนเห็น

• สร้างแอปพลิเคชัน Microsoft Silverlight ที่มีส่วนติดต่อผู้ใช้แบบภาพเย็นที่ทำงานกับข้อมูลภายนอกจากเว็บ

ในการเชื่อมต่อธุรกิจระยะสั้นช่วยให้คุณสามารถเชื่อมต่อโต้ตอบกับและปลดล็อกค่าของข้อมูลภายนอกได้

ด้านบนของหน้า

สามสถานการณ์ที่จำเป็น

ต้องการรับฟังเพิ่มเติมใช่ไหม ต่อไปนี้คือตัวอย่างของโซลูชันที่จำเป็นที่ยึดตามบริการการเชื่อมต่อทางธุรกิจ

ฝ่ายให้ความช่วยเหลือ    องค์กรขนาดใหญ่มีเจ้าหน้าที่ให้ความช่วยเหลือซึ่งมีฝ่ายสนับสนุนด้านเทคนิคภายใน การร้องขอการสนับสนุนและฐานความรู้ด้านการสนับสนุนทางเทคนิคจะถูกเก็บไว้ในฐานข้อมูลภายนอกแต่จะถูกรวมเข้าด้วยกันอย่างสมบูรณ์ในไซต์ SharePoint โดยใช้รายการภายนอกและ Web Part ข้อมูลทางธุรกิจ ผู้ปฏิบัติงานข้อมูลยังสามารถดูคำขอปัจจุบันของพวกเขาใน Microsoft Outlook 2013 ออนไลน์ได้อีกด้วย ผู้เชี่ยวชาญด้านเทคนิคการสนับสนุนสามารถดูการร้องขอที่กำหนดให้กับพวกเขาใน Outlook 2013 ออนไลน์และการเข้าถึงแบบออฟไลน์ เวิร์กโฟลว์จะจัดการปัญหาด้านการสนับสนุนโดยอัตโนมัติผ่านแต่ละขั้นตอน: เปิด, กำหนด, ที่เลื่อนระดับ, แก้ไขแล้วและปิด ผู้จัดการบนทีมสนับสนุนทางเทคนิคที่มีสิทธิ์ที่เหมาะสมสามารถดูแดชบอร์ดที่แสดงรายงานการให้ความช่วยเหลือที่ระบุจำนวนปัญหาการสนับสนุนที่กำหนดให้กับผู้เชี่ยวชาญด้านการสนับสนุนแต่ละคนและปัญหาที่สำคัญที่สุดและจำนวนของเหตุการณ์การสนับสนุนที่ถูกจัดการโดยผู้เชี่ยวชาญการสนับสนุนแต่ละคนในช่วงเวลาที่กำหนด ผู้จัดการยังสามารถส่งออกข้อมูลไปยัง Microsoft Excel 2013 สำหรับการวิเคราะห์โดยละเอียดเพิ่มเติมโดยใช้การจัดรูปแบบตามเงื่อนไขและแผนภูมิ

ตัวติดตามศิลปิน    หน่วยงานพรสวรรค์ที่รวมฐานข้อมูลของศิลปินลงในไซต์ทีม SharePoint ภายในซึ่งรวมถึงรายการศิลปินข้อมูลที่ติดต่อและการจัดกำหนดการประสิทธิภาพการทำงานของตนเอง การบันทึกสัญญาในฟอร์มของเทมเพลตเอกสาร Word จะถูกสร้างขึ้นและมีการเติมข้อมูลศิลปินล่าสุดโดยอัตโนมัติ เส้นบอกแนวของเวิร์กโฟลว์แต่ละสัญญาผ่านขั้นตอนต่างๆ ตัวแทนสามารถเพิ่มศิลปินใหม่ลงในรายการภายนอกได้โดยใช้ฟอร์ม InfoPath ด้วยการใช้โซลูชันนี้ตัวแทนพรสวรรค์จะมีข้อมูลที่พวกเขาต้องการอยู่ในบริเวณใกล้เคียงและพวกเขาสามารถดำเนินการต่างๆที่สำคัญได้โดยการใช้ผลิตภัณฑ์ Office ที่คุ้นเคย

แดชบอร์ดการขาย    แอปพลิเคชันแดชบอร์ดการขายช่วยให้ฝ่ายขายสามารถค้นหาใบสั่งขายและข้อมูลลูกค้าที่มีการจัดการได้อย่างรวดเร็วในระบบการจัดการความสัมพันธ์ลูกค้า (CRM) ขึ้นอยู่กับบทบาทของพวกเขาและสิทธิ์ที่เกี่ยวข้องสมาชิกทีมสามารถดูข้อมูลการวิเคราะห์ยอดขายข้อมูลประสิทธิภาพการขายของสมาชิกในทีมแต่ละคน, ลูกค้าเป้าหมายการขายและข้อมูลที่ติดต่อของลูกค้าและใบสั่งซื้อของลูกค้า ผู้เชี่ยวชาญด้านการขายสามารถดูปฏิทินประจำวันของพวกเขาดูงานที่มอบหมายให้กับพวกเขาโดยผู้จัดการของพวกเขาทำงานร่วมกับสมาชิกในทีมและอ่านข่าวสารของอุตสาหกรรม ไดอะแกรม Visio ของการขายแผนที่อาณาเขตการขายในแต่ละเดือนและประกอบด้วยข้อมูลที่ถ่ายทอดสดจากฐานข้อมูลส่วนหลังที่ได้รับการรีเฟรชอย่างง่ายดาย โดยใช้เอกสาร Word ผู้จัดการสามารถเขียนรายงานสถานะรายเดือนที่มีข้อมูลจากระบบภายนอกโดยอัตโนมัติได้อย่างรวดเร็ว

ด้านบนของหน้า

การเดินทางจะสนุกกว่าครึ่งหนึ่ง

บริการการเชื่อมต่อทางธุรกิจเหมือนกับร่มขนาดใหญ่ที่ครอบคลุมหลายฟีเจอร์ของ SharePoint และ Office แต่จะไม่ทำงาน "ไม่อยู่ที่กล่อง" เนื่องจากแหล่งข้อมูลภายนอกทั้งหมดจะไม่ซ้ำกันและแต่ละองค์กรมีความต้องการที่เฉพาะเจาะจง เมื่อคุณวางรากฐานภายในองค์กรหรือในระบบคลาวด์คุณสามารถ surface ข้อมูลภายนอกภายในผลิตภัณฑ์ SharePoint และผลิตภัณฑ์ Office ได้ เมื่อทำงานกับข้อมูลภายนอกโดยทั่วไปแล้วคุณจะไปถึงขั้นตอนที่แตกต่างกันสามขั้นตอนดังนี้

ขั้นตอนรากฐาน    ในระหว่างขั้นตอนนี้คุณวางแผนเตรียมและตั้งค่าวิธีการเข้าถึงข้อมูลภายนอก ซึ่งมักจะหมายความว่าการทำงานอย่างใกล้ชิดกับผู้ดูแลระบบและบางครั้งนักพัฒนาจึงเข้าใจว่าสิ่งที่จำเป็นต้องเกิดขึ้น เป้าหมายที่สำคัญคือการระบุความต้องการทางธุรกิจและข้อกำหนดทางเทคนิคการเตรียมแหล่งข้อมูลภายนอกเพื่อให้แน่ใจว่าสามารถเข้าถึงข้อมูลได้อย่างปลอดภัยโดยใช้ Secure Store Service และ scoping โซลูชันโดยรวม เป้าหมายที่สำคัญคือการสร้างชนิดเนื้อหาภายนอกซึ่งเป็นแพคเกจรายละเอียดของการเชื่อมต่อ metadata และข้อมูลอื่นๆที่ใช้ในการดึงข้อมูลภายนอก

ขั้นตอน SharePoint    เมื่อมีการวางรากแล้วตอนนี้คุณสามารถ surface ข้อมูลภายนอกในผลิตภัณฑ์ SharePoint ได้หลากหลายวิธีรวมถึงรายการภายนอกคอลัมน์ข้อมูลภายนอก, Web Part ข้อมูลทางธุรกิจ, เวิร์กโฟลว์, ผลลัพธ์การค้นหา, หน้าโปรไฟล์, การดำเนินการ, ปพลิเคชันสำหรับ SharePoint และคอมโพเนนต์หรือโซลูชัน SharePoint ที่ใช้โค้ด

ขั้นตอนการทำงานของ Office    เมื่อคุณสร้างการเข้าถึงข้อมูลภายนอกในผลิตภัณฑ์ SharePoint แล้วตอนนี้คุณสามารถทำให้ surface ของคุณมีผลิตภัณฑ์ Office ที่หลากหลาย (รวมถึง Excel, Word, Outlook, Visio, Access และ InfoPath), แอปสำหรับ Office และคอมโพเนนต์ Office ที่ใช้โค้ด, add-in หรือโซลูชัน

คุณจะพบรายละเอียดเพิ่มเติมเกี่ยวกับฟีเจอร์เหล่านี้แต่ละรายการในบทความนี้

ด้านบนของหน้า

คุณสวมใส่หมวกใด

การพัฒนาโซลูชันที่ยึดตามข้อมูลภายนอกมักจะเป็นความพยายามของทีมและวิธีที่คุณทำงานจะขึ้นอยู่กับบทบาทของคุณ ไดอะแกรมต่อไปนี้แสดงมุมมองระดับสูงของบทบาทและโซลูชันที่เกี่ยวข้องกับวงจรชีวิตการพัฒนาโดยรวม

ผู้ใช้    ผู้ใช้รวบรวมโซลูชันอย่างง่ายโดยใช้ความสามารถพื้นฐานของผลิตภัณฑ์ SharePoint และผลิตภัณฑ์ Office ตัวอย่างมีดังต่อไปนี้

• การสร้างรายการภายนอกมุมมองที่แตกต่างกันของรายการและการเพิ่มตัวกรองและเรียงลำดับต่างๆ

• การส่งออกรายการภายนอกไปยัง Excel 2013 สำหรับการวิเคราะห์ข้อมูลเพิ่มเติม

• การเชื่อมต่อรายการภายนอกไปยัง Outlook 2013 เพื่อทำงานกับข้อมูลภายนอกแบบออนไลน์และออฟไลน์

ผู้ใช้ Power    ผู้ใช้ Power จะสร้างโซลูชันทางธุรกิจที่ไม่มีการกำหนดค่าแบบง่ายๆและไม่ต้องใช้ทักษะด้านนักวิเคราะห์ทางธุรกิจเพื่อทำความเข้าใจระบบฐานข้อมูลและกระบวนการทางธุรกิจโดยรวมในองค์กร พวกเขายังสื่อสารความต้องการของผู้ดูแลระบบและนักพัฒนารวมถึงผู้จัดการธุรกิจและนักออกแบบไซต์บางคน ตัวอย่างมีดังต่อไปนี้

• การสร้างชนิดเนื้อหาภายนอกโดยใช้ Microsoft SharePoint Designer 2013

• การสร้างคอลัมน์ข้อมูลภายนอกในไลบรารีและลิงก์คอลัมน์ไปยังตัวควบคุมเนื้อหาในเทมเพลต Word แบบกำหนดเองเช่นสัญญาหรือใบแจ้งหนี้

• การกำหนดฟอร์ม InfoPath เองเพื่อแทนที่ฟอร์มรายการ SharePoint เริ่มต้น

• การออกแบบเว็บเพจที่เชื่อมต่อ Web Part ข้อมูลทางธุรกิจในวิธีที่มีประโยชน์ในการสร้างพื้นที่ทำงานข้อมูล

• การสร้างโซลูชันที่ใช้ Outlook ที่มีฟอร์มมุมมองคำสั่ง ribbon การดำเนินการและบานหน้าต่างงานแบบกำหนดเอง

• การสร้างเวิร์กโฟลว์ที่ใช้ข้อมูลรายการภายนอก

ผู้ดูแลระบบ    ผู้ดูแลระบบจัดการสิทธิ์ของผู้ใช้และความปลอดภัยสำหรับคอมโพเนนต์ SharePoint ที่แตกต่างกันหลายคอมโพเนนต์รวมถึงชนิดเนื้อหาภายนอกและฐานข้อมูลภายนอก กิจกรรมที่สำคัญที่เกี่ยวข้องกับการตั้งค่าแอปพลิเคชันเป้าหมายของ Secure Store Service การแมปข้อมูลประจำตัวและการกำหนดวิธีการรับรองความถูกต้องที่ดีที่สุด ตัวอย่างอื่นๆของการดำเนินการรวมถึง:

• การจัดการและการตั้งค่าสิทธิ์การเข้าถึงข้อมูลภายนอกสิทธิ์และแบบสอบถาม

• การนำเข้าและส่งออกชนิดเนื้อหาภายนอกจากที่เก็บ metadata ของการเชื่อมต่อข้อมูลธุรกิจ

• การตั้งค่าหน้าโปรไฟล์การกระทำและผลลัพธ์การค้นหาแบบกำหนดเอง

นักพัฒนา    นักพัฒนาสร้างโซลูชันแบบกำหนดเองที่หลากหลายตั้งแต่การกำหนดเป้าหมายคอมโพเนนต์ที่นำกลับมาใช้กับโซลูชันที่ใช้รหัสขั้นสูง ตัวอย่างมีดังต่อไปนี้

• ชนิดเนื้อหาภายนอกขั้นสูงที่ได้รับการพัฒนาใน Microsoft Visual Studio เช่นชนิดเขตข้อมูลแบบกำหนดเองที่ใช้ข้อมูลแบบลำดับชั้นที่ซับซ้อน

• ข้อมูลที่รวบรวมจากหลายบริการที่นำเสนอเป็นรูปแบบ BDC เดียว

• ส่วนประกอบที่นำกลับมาใช้ใหม่ Web Part ที่กำหนดเองกิจกรรมเวิร์กโฟลว์แบบกำหนดเองและโค้ด-หลังฟอร์ม InfoPath

• ส่วนข้อมูลภายนอกแบบกำหนดเองสำหรับโซลูชัน Outlook

• แอปพลิเคชัน Microsoft Silverlight และ add-in ของ Office

• การแจ้งเตือนแบบกำหนดเองโดยใช้กรอบเหตุการณ์

• การเชื่อมต่อหรือโซลูชันแบบกำหนดเองโดยใช้โค้ดที่ได้รับการจัดการ

ด้านบนของหน้า

รู้จักสภาพแวดล้อม SharePoint ของคุณ

เมื่อคุณใช้หรือสร้างโซลูชันข้อมูลภายนอกมีความแตกต่างในฟีเจอร์และฟังก์ชันการทำงานที่คุณควรทราบโดยยึดตามสภาพแวดล้อม SharePoint ของคุณให้ทำดังนี้

• ภายในองค์กร    ถ้าคุณสร้างโซลูชันที่ผู้ใช้ของคุณและวิธีแก้ไขปัญหาของคุณทั้งหมดอยู่ภายในองค์กร (ด้านหลังไฟร์วอลล์) ฟีเจอร์บริการการเชื่อมต่อทางธุรกิจทั้งหมดจะได้รับการสนับสนุน

• คลาวด์    ถ้าคุณกำลังใช้ SharePoint (Plan 2, E3 และ E4) ใน Microsoft 365 จากนั้นชุดย่อยของฟีเจอร์ที่พร้อมใช้งาน ตัวอย่างเช่นรายการภายนอก Web Part ข้อมูลทางธุรกิจและกรอบเหตุการณ์จะได้รับการสนับสนุนแต่หน้าโปรไฟล์การกระทำและกรอบการเชื่อมต่อไม่ได้รับการสนับสนุน นอกจากนี้คุณสามารถเชื่อมต่อกับแหล่งข้อมูลเหล่านี้เท่านั้น: WCF Web Services, OData และ SQL Server Azure

• ไฮบริด    องค์กรของคุณอาจมีการลงทุนที่สำคัญในแหล่งข้อมูลภายในองค์กรเช่นแอปพลิเคชันบรรทัดของธุรกิจและระบบ ERP แต่องค์กรของคุณอาจอยู่ในสภาพแวดล้อมแบบไฮบริด SharePoint ซึ่งพนักงานบางคนมีอยู่ภายในองค์กรและบางคนอยู่ในระบบคลาวด์ ในสภาพแวดล้อมแบบไฮบริดคุณยังสามารถสร้างโซลูชันแบบไฮบริดข้อมูลภายนอกเพื่อให้ผู้ใช้ในระบบ cloud สามารถเข้าถึงแหล่งข้อมูลภายในองค์กรได้ ตัวอย่างเช่นผู้ใช้สามารถทำรายงานค่าใช้จ่ายให้เสร็จสมบูรณ์ได้ในขณะที่การเดินทางทางธุรกิจโดยใช้ SharePoint และสามารถปรับยอดค่าใช้จ่ายได้ทันทีด้วยระบบ SAP ภายในองค์กร คุณสามารถเชื่อมต่อกับแหล่งข้อมูลภายในองค์กรที่ได้รับการสนับสนุนแต่คุณต้องใช้บริการ OData และการพัฒนาและการกำหนดค่าที่ครอบคลุมอาจจำเป็นต้องใช้

รับซอฟต์แวร์ที่เหมาะสม

ฟีเจอร์ของบริการการเชื่อมต่อทางธุรกิจ (BCS) ถูกแจกจ่ายข้ามรุ่น SharePoint ที่แตกต่างกัน ใช้ตารางต่อไปนี้เพื่อช่วยให้คุณเลือกตัวเลือกที่เหมาะสม

* ประกอบด้วยตัวควบคุมฟอร์มเพื่อแสดงข้อมูลภายนอกและเค้าโครงเพื่อแสดงข้อมูลในบานหน้าต่างงาน Outlook และขอบเขตของฟอร์ม พร้อมใช้งานใน Microsoft Office Professional Plus ๒๐๑๓เท่านั้น

ด้านบนของหน้า

ตั้งค่าซอฟต์แวร์อย่างถูกต้อง

เมื่อคุณติดตั้งซอฟต์แวร์ที่เหมาะสมแล้วตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณได้ตั้งค่าไว้อย่างถูกต้อง โดยเฉพาะอย่างยิ่ง:

เตรียมแหล่งข้อมูลภายนอก    ผู้ดูแลระบบอาจจำเป็นต้องสร้างบัญชีผู้ใช้และให้สิทธิ์ในแหล่งข้อมูลเพื่อให้แน่ใจว่าบุคคลที่เหมาะสมมีสิทธิ์ในการเข้าถึงข้อมูลและข้อมูลที่ไม่ได้สิ้นสุดลงในมือที่ไม่ถูกต้อง ในฐานข้อมูลภายนอกผู้ดูแลระบบอาจต้องการสร้างตารางที่มีมุมมองคิวรีและอื่นๆที่เฉพาะเจาะจงเพื่อจำกัดผลลัพธ์ให้กับสิ่งที่จำเป็นและเพื่อช่วยปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงาน

กำหนดค่า SharePoint services    ผู้ดูแลระบบต้องเปิดใช้งานบริการการเชื่อมต่อข้อมูลธุรกิจ, Secure Store Service และ Visio Services

กำหนดค่า Secure Store service    ผู้ดูแลระบบต้องกำหนดโหมดการเข้าถึงที่ดีที่สุดสำหรับแหล่งข้อมูลภายนอกสร้างแอปพลิเคชันเป้าหมายและตั้งค่าข้อมูลประจำตัวสำหรับแอปพลิเคชันเป้าหมาย

การกำหนดค่าบริการการเชื่อมต่อข้อมูลธุรกิจ    ผู้ดูแลระบบต้องตรวจสอบให้แน่ใจว่าผู้ใช้ที่สร้างชนิดเนื้อหาภายนอกมีสิทธิ์ในการจัดเก็บ metadata (BDC) การเชื่อมต่อข้อมูลธุรกิจ (BDC) และผู้ใช้ที่เหมาะสมมีสิทธิ์เข้าถึงชนิดเนื้อหาภายนอกที่มีการใช้รายการภายนอก

ตรวจสอบให้แน่ใจว่าผลิตภัณฑ์ Office พร้อมใช้งานแล้ว    เมื่อต้องการซิงโครไนซ์ข้อมูลภายนอกกับผลิตภัณฑ์ Office คุณจะต้องมี Windows 7 หรือเวอร์ชันที่ใหม่กว่าและผลิตภัณฑ์ซอฟต์แวร์ฟรีต่อไปนี้ SQL Server Compact ๔.๐, .NET Framework 4 และ WCF Data Services ๕.๐สำหรับ OData V3 บนคอมพิวเตอร์ไคลเอ็นต์แต่ละเครื่อง (ถ้าจำเป็นคุณจะได้รับพร้อมท์ให้ดาวน์โหลดซอฟต์แวร์โดยอัตโนมัติ) นอกจากนี้ให้ตรวจสอบให้แน่ใจว่าตัวเลือกการติดตั้ง Office, บริการการเชื่อมต่อทางธุรกิจ ถูกเปิดใช้งาน (ซึ่งเป็นค่าเริ่มต้น) ตัวเลือกนี้จะติดตั้งรันไทม์ไคลเอ็นต์ของบริการการเชื่อมต่อทางธุรกิจซึ่งทำดังต่อไปนี้: แคชและซิงโครไนซ์กับข้อมูลภายนอกแมปข้อมูลธุรกิจไปยังชนิดเนื้อหาภายนอกซึ่งจะแสดงตัวเลือกรายการภายนอกในผลิตภัณฑ์ Office และทำงานโซลูชันแบบกำหนดเองภายในผลิตภัณฑ์ Office

ด้านบนของหน้า

เลือกข้อมูลภายนอกของคุณอย่างชาญฉลาด

คุณสามารถทำงานกับแหล่งข้อมูลภายนอกที่หลากหลายรวมถึงฐานข้อมูลระบบการวางแผนทรัพยากรขององค์กร (ERP), OData และตัวเชื่อมต่อขั้นสูง

ฐานข้อมูล    องค์กรและบริษัทของรูปร่างและขนาดทั้งหมดขึ้นอยู่กับฐานข้อมูลสำหรับการดำเนินการประจำวันของพวกเขา ฐานข้อมูลประกอบด้วยชนิดข้อมูลที่หลากหลายรวมถึงข้อความตัวเลขรูปภาพและเอกสารและมีวัตถุประสงค์มากมายรวมถึงการเงินการผลิตการประกันและการขับเคลื่อนข้อมูลบริษัทเว็บไซต์ ฐานข้อมูลที่ได้รับการสนับสนุนทั่วไปรวมถึง Microsoft SQL Server, Oracle, IBM DB2 และฐานข้อมูลใดๆที่สอดคล้องกับฐานข้อมูลอินเทอร์เฟซของ ODBC หรือ OLE DB

ระบบ ERP    ระบบ ERP จะรวมข้อมูลและกระบวนการทางธุรกิจระหว่างทั้งองค์กรและดำเนินกิจกรรมพื้นฐานต่างๆสำหรับธุรกิจต่างๆรวมถึง:

ระบบ ERP ที่ได้รับการสนับสนุนทั่วไปรวมถึง SAP, Duet, Microsoft Dynamics, Siebel และ JD

OData    โพรโทคอล Open Data (OData) จะให้มาตรฐานที่ใช้ REST สำหรับการสร้าง (Post), อ่าน (Get), Update (ใส่) และลบ (Delete) ที่เข้าถึงเว็บเซอร์วิส คิดว่า OData เป็นค่าที่เทียบเท่ากันบนเว็บของ ODBC และ OLE DB ข้อมูลจะถูกส่งกลับทั้งในรูปแบบ XML หรือ JavaScript วัตถุสัญกรณ์ (JSON) แหล่งข้อมูล OData ทั่วไปรวมถึงเว็บไซต์ที่คุ้นเคย (เช่น Amazon, E-bay, การตลาดข้อมูล Azure และ Netflix), ฐานข้อมูลและไซต์ SharePoint อื่นๆ

ตัวเชื่อมต่อขั้นสูง    สำหรับแหล่งข้อมูลอื่นๆนักพัฒนาสามารถให้การเข้าถึงข้อมูลภายนอกขั้นสูงได้โดยทำดังนี้

• การใช้ ADO.NET ซึ่งจะช่วยให้คุณสามารถเข้าถึงแหล่งข้อมูลใดๆที่มีผู้ให้บริการ ADO.NET ได้

• การใช้ WCF และเว็บเซอร์วิสซึ่งเปิดใช้งานการเข้าถึงเว็บเซอร์วิสและ Windows การสื่อสารมูลฐาน (WCF)

• การใช้แอสเซมบลีการเชื่อมต่อ .NET ซึ่งจะช่วยให้คุณสามารถเข้าถึงแหล่งข้อมูลได้เมื่อผู้ให้บริการ ADO.NET หรือบริการเว็บไม่พร้อมใช้งาน

• การแปลงชนิดข้อมูลลกรรมสิทธิ์ที่ไม่ได้รับการสนับสนุนให้เป็นชนิดข้อมูล .NET ที่ได้รับการสนับสนุน

• การสร้างโซลูชันแบบกำหนดเองสำหรับแหล่งข้อมูลขนาดใหญ่ที่มีการเปลี่ยนแปลงโครงสร้างข้อมูลที่จำเป็นต้องใช้การเชื่อมต่อข้อมูลแบบกำหนดเองวิธีการถ่ายโอนและการติดตั้งตัวเชื่อมต่อ

ด้านบนของหน้า

พิจารณาประสิทธิภาพการทำงาน

โซลูชันทางธุรกิจใดก็ตามต้องมีประสิทธิภาพในการพิจารณาและข้อมูลภายนอกจะไม่มีข้อยกเว้น โชคดีที่บริการการเชื่อมต่อทางธุรกิจได้รับการออกแบบมาเพื่อบรรเทาปัญหาคอขวดและความกังวลของประสิทธิภาพการทำงานจำนวนมาก โดยทั่วไปการเรียกข้อมูลการแบ่งหน้าข้อมูลการกรองและการเรียงลำดับจะ offloaded ไปยังแหล่งข้อมูลภายนอกเพื่อช่วยลดหน่วยความจำและการประมวลผลทรัพยากรที่จำเป็นโดยผลิตภัณฑ์ SharePoint

นอกจากนี้บริการการเชื่อมต่อทางธุรกิจยังมีการเก็บแคชในทั้งสองเซิร์ฟเวอร์ (แคชของบริการการเชื่อมต่อทางธุรกิจ) และคอมพิวเตอร์ไคลเอ็นต์ (แคชของไคลเอ็นต์การเชื่อมต่อ Business Service แคช) และอาจไม่แสดงค่าล่าสุดจากระบบข้อมูลภายนอกได้ทันที อย่างไรก็ตามคุณสามารถปรับช่วงการรีเฟรชโดยยึดตามความต้องการของผู้ใช้ของคุณและวิธีแก้ไขปัญหาที่คุณสร้างขึ้น ผู้ใช้บางรายไม่จำเป็นต้องดูข้อมูลที่ทันสมัยอยู่เสมอแต่ถ้าพวกเขาสามารถทำได้ตัวอย่างเช่นการรีเฟรชรายการภายนอกหรือโฟลเดอร์ที่ติดต่อ Outlook

ความสามารถในการทำงานแบบออฟไลน์บนคอมพิวเตอร์ไคลเอ็นต์ยังหมายความว่าผู้ใช้สามารถทำงานที่ขยายออกได้โดยไม่ต้องเชื่อมต่อกับข้อมูลภายนอกแต่จะทราบว่าเมื่อพวกเขากลับมาออนไลน์ข้อมูลจะได้รับการอัปเดตและกระทบยอดได้อย่างถูกต้อง

โดยรวมแล้วฟีเจอร์ประสิทธิภาพการทำงานเหล่านี้จะช่วยเพิ่มความเร็วในการแสดงผลการรีเฟรชและการดำเนินการข้อมูลของข้อมูลภายนอกบนเว็บเพจของ SharePoint และในผลิตภัณฑ์ Office

ด้านบนของหน้า

การฝึกปฏิบัติด้านความปลอดภัยก่อน

เป็นสิ่งสำคัญอย่างยิ่งที่การแก้ปัญหาข้อมูลภายนอกมีความปลอดภัยเนื่องจากข้อมูลมักจะมีความสำคัญต่อธุรกิจและต้องไม่มีการดูหรือเปลี่ยนแปลงโดยผู้ใช้ที่ไม่ถูกต้อง นอกจากนี้ยังมีหลายวิธีในการรักษาความปลอดภัยข้อมูลและคุณต้องการให้โซลูชันของคุณเป็นเรื่องง่ายเช่นเดียวกับความปลอดภัย โชคดีที่มีวิธีการลดความซับซ้อนเป็นหลักโดยใช้ Secure Store Service

สรุปการรักษาความปลอดภัยข้อมูลภายนอกของคุณจำเป็นต้องมีการตอบคำถามพื้นฐานสองข้อต่อไปนี้

คุณเป็นใคร    ซึ่งเรียกว่าการรับรองความถูกต้องและเป็นกระบวนการในการตรวจสอบข้อมูลประจำตัวของคุณโดยการขอรับข้อมูลประจำตัวของคุณ (ชื่อผู้ใช้และรหัสผ่านของคุณ)

คุณได้รับอนุญาตให้ทำอะไรได้บ้าง    ซึ่งเรียกว่าการอนุญาตและเป็นกระบวนการในการกำหนดว่างานใดที่คุณสามารถทำได้ในรายการของข้อมูลโดยการรับรายการสิทธิ์ที่คุณได้รับ

ก่อนอื่นผู้ดูแลระบบจะช่วยกำหนดโหมดการเข้าถึงที่ดีที่สุดสำหรับแหล่งข้อมูลภายนอก โปรดสังเกตว่ามีการตรวจสอบความถูกต้องของการเข้าถึงข้อมูลภายนอกที่ผู้ใช้ปัจจุบันมีบัญชีผู้ใช้ที่แตกต่างกัน แต่การเข้าสู่ระบบภายใต้ข้อมูลประจำตัวที่แตกต่างกันอาจซับซ้อนและยุ่งยาก บริการ Secure Store มาพร้อมกับการกู้คืนโดยการจัดเก็บและการแมปข้อมูลประจำตัว การทำเช่นนี้จะทำให้ง่ายต่อการใช้แหล่งข้อมูลภายนอกด้วยการเข้าสู่ระบบเพียงครั้งเดียว

ตัวอย่างเช่นถ้าคุณเข้าสู่ระบบไซต์ SharePoint ของคุณด้วยข้อมูลประจำตัวหนึ่งชุดแต่ต้องการเข้าถึงรายการภายนอกโดยยึดตามแอปพลิเคชันของ Siebel ที่ใช้ชุดข้อมูลประจำตัวอื่นผู้ดูแลระบบสามารถตั้งค่าบริการ Secure Store เพื่อแมปข้อมูลประจำตัวทั้งสองชุดเพื่อให้คุณไม่ต้องเข้าสู่ระบบอีกครั้ง

บริการ Secure Store ยังช่วยจัดการปัญหา "double hop" ที่น่าอับอายซึ่งการรับรองความถูกต้องแต่ละรายการจำเป็นต้องใช้ "hop" ระหว่างคอมพิวเตอร์สองเครื่องซึ่งอาจเป็นอันตรายได้เว้นแต่ว่าขั้นตอนจะถูกนำไปใช้เพื่อป้องกันไม่ให้

จากนั้นผู้ดูแลระบบจะสร้างหลายชั้นของการรักษาความปลอดภัยตามสิทธิ์เช่นเดียวกับหลายบรรทัดของการป้องกันรอบป้อมเพื่อให้แน่ใจว่าสิทธิ์ที่เหมาะสมและการเข้าถึง:

• ข้อมูลในฐานข้อมูลภายนอกหรือระบบ

• ชนิดเนื้อหาภายนอกในที่เก็บ metadata ของการเชื่อมต่อข้อมูลธุรกิจ

• รายการภายนอกหรือคอลัมน์ข้อมูลภายนอก

สุดท้ายผู้ดูแลระบบสามารถเพิ่มชั้นการป้องกันเพิ่มเติมในการเข้ารหัสลับได้ ถ้าโซลูชันข้อมูลภายนอกของคุณใช้แอปพลิเคชัน Office ผู้ดูแลระบบสามารถปกป้องแคชของการใช้งานไคลเอ็นต์ของบริการการเชื่อมต่อทางธุรกิจได้โดยใช้ระบบไฟล์การเข้ารหัสลับของ Windows แหล่งข้อมูลภายนอกบางแหล่งยังมีวิธีในการเข้ารหัสลับข้อมูลด้วย

ด้านบนของหน้า

การตั้งค่ารากที่สำคัญ: ชนิดเนื้อหาภายนอก

ชนิดเนื้อหาภายนอกเป็นหัวใจของโซลูชันข้อมูลภายนอก พวกเขาจะเหมือนกับโบรกเกอร์ระหว่างคุณกับแหล่งข้อมูลภายนอก ชนิดเนื้อหาภายนอกทั่วไปคือแพคเกจที่จัดระเบียบของข้อมูลที่มีสิ่งต่อไปนี้:

• ข้อมูลการเชื่อมต่อไปยังแหล่งข้อมูลเช่นโหมดตำแหน่งที่ตั้งชื่อและการรับรองความถูกต้อง

• คำจำกัดความของตารางเขตข้อมูลคีย์หลักและ foreign key การตรวจสอบความถูกต้องและชนิดข้อมูล (หรือที่เรียกว่า metadata)

• การดำเนินการข้อมูลที่คุณสามารถทำได้เช่นสร้างอ่านอัปเดตลบและแบบสอบถาม (หรือที่เรียกว่า CRUDQ)

• ข้อมูลและลักษณะการทำงานอื่นๆเช่นชนิดข้อมูลของ Office ที่แมปหรือการเปิดใช้งานการซิงโครไนซ์แบบออฟไลน์

• ตัวกรองต่างๆซึ่งคิวรีข้อมูลและช่วยในการแยกผลลัพธ์และขีดจำกัดเพื่อปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงาน

• เขตข้อมูลข้อมูลเฉพาะตัวและแสดงคอลัมน์สำหรับตัวเลือกเนื้อหาภายนอกที่ใช้เพื่อเรียกใช้ข้อมูลภายนอกตลอดส่วนติดต่อผู้ใช้

• ความสัมพันธ์โดยยึดตามคีย์หลักและ foreign ระหว่างตารางที่เกี่ยวข้องสองตารางเช่นใบสั่งซื้อและลูกค้า

ผู้ใช้ stalwart หนึ่งรายกำหนดชนิดเนื้อหาภายนอกและดังนั้นจึงปกป้องผู้ใช้อื่นจากความซับซ้อนของการทำงานกับข้อมูลภายนอกโดยธรรมชาติ นอกจากนี้ข้อมูลทั้งหมดนี้จะถูกบันทึกในไฟล์ BDCM พิเศษ (BDCM) ในรูปแบบ XML และเก็บไว้ในที่เก็บ metadata ของการเชื่อมต่อข้อมูลธุรกิจ วิธีนี้ทำให้ง่ายต่อการบำรุงรักษาอัปเดตปลอดภัยและนำชนิดเนื้อหาภายนอกมาใช้ใหม่ในไซต์ที่แตกต่างกัน ตัวอย่างเช่นคุณสามารถส่งออกและนำเข้าไฟล์เพื่อปรับใช้จากการพัฒนาไปยังสภาพแวดล้อมการผลิตหรือแชร์กับไซต์คอลเลกชันอื่นๆได้อย่างง่ายดาย

ด้วยวิธีการที่ผู้ใช้ stalwart ของคุณไม่จำเป็นต้องเป็นผู้เชี่ยวชาญในการใช้งาน XML เมื่อต้องการช่วยสร้างชนิดเนื้อหาภายนอกมีเครื่องมือสองตัวเลือกดังนี้

• Microsoft SharePoint Designer 2013    คุณสามารถกำหนดและอัปเดตชนิดเนื้อหาภายนอกในวิธีที่เปิดเผยแล้วเผยแพร่ไปยังที่เก็บ metadata ของการเชื่อมต่อข้อมูลธุรกิจ

• Microsoft Visual Studio ๒๐๑๒    ถ้าข้อมูลภายนอกของคุณมีความซับซ้อนหรือไม่ได้รับการสนับสนุนโดย SharePoint Designer 2013 คุณสามารถใช้ตัวแก้ไข XML ใน Visual Studio (ซึ่งมี Intellisense) ในการสร้างตัวแบบ XML ของคุณหรือใช้ตัวออกแบบชนิดเนื้อหาภายนอกของ Visual Studio เพื่อสร้างแอสเซมบลีการเชื่อมต่อของ .NET ที่มีตรรกะการรวมส่วนหลังที่กำหนดเองด้วย .NET Framework

ด้านบนของหน้า

อ่านและเขียนข้อมูลในรายการภายนอก

รายการภายนอกเป็นแบบเอกสารสำเร็จรูปหลักสำหรับโซลูชัน SharePoint โดยยึดตามข้อมูลภายนอก คุณสามารถอ่านและเขียนข้อมูลภายนอกโดยใช้ประสบการณ์การใช้รายการ SharePoint ที่คุณคุ้นเคย รายการภายนอกมีลักษณะและการทำงานคล้ายกับรายการภายในมาก แต่มีลักษณะการทำงานบางอย่างที่แตกต่างกัน ตัวอย่างเช่น คุณสามารถสร้างมุมมองและใช้ค่าที่คำนวณกับสูตร แต่ไม่สามารถแนบไฟล์หรือติดตามเวอร์ชันได้

นอกจากนี้คุณยังสามารถสร้างรายการภายนอกโดยใช้ SharePoint Designer 2013

ด้านบนของหน้า

เพิ่มคอลัมน์ข้อมูลภายนอกลงในรายการและไลบรารี

คุณสามารถรวมคอลัมน์ข้อมูลภายนอกกับคอลัมน์อื่นในรายการหรือไลบรารีแบบดั้งเดิมได้ เนื่องจากคอลัมน์ข้อมูลภายนอกจะถูกเพิ่มลงในรายการหรือไลบรารีภายในรายการที่เกี่ยวข้องทั้งหมดหรือฟีเจอร์ของไลบรารีที่เกี่ยวข้องทั้งหมดรวมถึงการกำหนดเวอร์ชันการอนุมัติการเช็คอินและเช็คเอาท์และไฟล์ที่แนบมา

สมมติว่าคุณได้สร้างไลบรารีรูปภาพที่มีรูปถ่ายของผลิตภัณฑ์ที่องค์กรของคุณจำหน่าย คุณสามารถเพิ่มคอลัมน์ข้อมูลภายนอกลงในไลบรารีที่เข้าถึงชื่อผลิตภัณฑ์รหัสผลิตภัณฑ์และราคาปัจจุบันจากฐานข้อมูลภายนอก เนื่องจากกฎและกระบวนการของบริษัทของคุณจำเป็นต้องมีการเปลี่ยนแปลงใดๆกับข้อมูลผลิตภัณฑ์เท่านั้นที่จะทำผ่านระบบฐานข้อมูลเท่านั้นคุณจะระบุว่าข้อมูลภายนอกเป็นแบบอ่านอย่างเดียวเมื่อคุณสร้างชนิดเนื้อหาภายนอก แต่ตอนนี้บุคคลเพิ่มเติมในองค์กรของคุณสามารถดูข้อมูลผลิตภัณฑ์ทั่วไปทั้งหมดรวมกันในมุมมองไลบรารีเดียวได้อย่างง่ายดาย

ด้านบนของหน้า

สร้างโซลูชันด้วย Web Part ข้อมูลทางธุรกิจ

Web Part ข้อมูลทางธุรกิจได้รับการออกแบบมาเพื่อทำงานกับข้อมูลจากรายการภายนอกและคุณสามารถรวม Web Part เหล่านี้ได้ด้วยวิธีที่มีประโยชน์ในการสร้างเวิร์กสเปซของไซต์หรือแดชบอร์ด ตัวอย่างเช่นคุณสามารถเชื่อมต่อรายการและ Web Part สำหรับรายการเพื่อให้เมื่อคุณเลือกรายการรายงานค่าใช้จ่ายใน Web Part สำหรับรายการเช่นค่าใช้จ่ายของวันพฤหัสรายละเอียดรายการจะแสดงอยู่ใน Web Part สำหรับรายการเช่นโรงแรมการเดินทางและค่าอาหาร

ตารางต่อไปนี้จะสรุปข้อมูลแต่ละ Web Part ข้อมูลทางธุรกิจแต่ละรายการ

ด้านบนของหน้า

ใช้ข้อมูลภายนอกในหน้าโปรไฟล์การดำเนินการหรือการค้นหา

หน้าโปรไฟล์การกระทำและการค้นหาเป็นฟีเจอร์ที่เกี่ยวข้องอย่างใกล้ชิด

หน้าโปรไฟล์

ตามค่าเริ่มต้นแล้วบริการการเชื่อมต่อทางธุรกิจจะสร้างหน้าโปรไฟล์โดยยึดตามชนิดเนื้อหาภายนอกโดยอัตโนมัติ หน้าโปรไฟล์เป็นเว็บเพจที่แสดงข้อมูลจากแถวเดียวของข้อมูลภายนอกโดยยึดตามเขตข้อมูล ID เช่นแต่ละเขตข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับลูกค้าที่เฉพาะเจาะจง

หน้าโปรไฟล์เริ่มต้นเป็นเว็บเพจที่มีตัวสร้างรายการข้อมูลธุรกิจและ Web Part รายการข้อมูลธุรกิจที่เชื่อมต่อกันอยู่แล้ว Web Part สำหรับตัวสร้างรายการจะวิเคราะห์พารามิเตอร์สตริงการสอบถาม URL ของหน้าโปรไฟล์ตัวอย่างเช่น http://contoso/Customer.aspx?CustID=345 และส่งผ่านค่า CustID ไปยัง Web Part รายการข้อมูลซึ่งจะแสดงเขตข้อมูลลูกค้าที่สอดคล้องกันทั้งหมด

คุณสามารถสร้างเพจโปรไฟล์ของคุณเองเพื่อแสดงข้อมูลแบบกำหนดเองหรือผู้ดูแลระบบสามารถกำหนดหน้าโปรไฟล์ให้คุณเองได้

การกระทำ

คุณยังสามารถดำเนินการได้โดยยึดตามหน้าโปรไฟล์เพื่อทำสิ่งที่มีประโยชน์ ตัวอย่างเช่นคุณสามารถสร้างการกระทำที่รวมข้อมูลที่อยู่เกี่ยวกับลูกค้าด้วย Bing maps เพื่อดูตำแหน่งที่ตั้งของลูกค้าหรือรับเส้นทาง คุณสามารถสร้างการดำเนินการได้โดยยึดตามพารามิเตอร์สตริงแบบสอบถาม URL ของหน้าโปรไฟล์หรือผ่านโค้ดแบบกำหนดเอง หรือนักพัฒนาสามารถเขียนโค้ดแบบกำหนดเองที่ช่วยให้คุณสามารถอัปเดตข้อมูลพนักงานในฐานข้อมูลส่วนหลังได้

ตามค่าเริ่มต้นแล้วคุณจะใช้แอคชันเมื่อคุณคลิกคำสั่งดูการกระทำของโปรไฟล์ในการดำเนินการข้อมูลธุรกิจหรือ Web Part รายการข้อมูลธุรกิจ เมื่อใช้คอลัมน์ข้อมูลภายนอกคุณยังสามารถเรียกใช้การกระทำจากคำสั่งเมนูได้อีกด้วย

ค้นหา

สุดท้ายถ้าคุณต้องการผู้ดูแลระบบสามารถเปิดใช้งานการค้นหาข้อมูลภายนอกได้ ข้อมูลภายนอกสามารถถูกตระเวนและทำดัชนีได้เช่นเดียวกับข้อมูล SharePoint ภายในแต่มีการตัดแต่งความปลอดภัยเพื่อให้แน่ใจว่าเฉพาะผู้ใช้ที่เหมาะสมเท่านั้นที่สามารถคลิกและดูผลลัพธ์การค้นหาที่แสดงโดยใช้หน้าโปรไฟล์

ด้วยการรวมการค้นหาของ SharePoint ลงในระบบข้อมูลภายนอกผู้ใช้สามารถค้นหาข้อมูลที่พวกเขาไม่สามารถค้นหาได้ ตัวอย่างเช่นถ้าคุณทราบว่าบริษัทของลูกค้าใช้งานได้แต่คุณสามารถค้นหาชื่อบริษัทเพื่อช่วยให้คุณค้นหาหน้าโปรไฟล์ของลูกค้าได้

ด้านบนของหน้า

ใช้ข้อมูลภายนอกในเวิร์กโฟลว์

เวิร์กโฟลว์ให้เครื่องมือที่มีประสิทธิภาพสำหรับการสร้างแบบจำลองและกระบวนการทางธุรกิจโดยอัตโนมัติโดยยึดตามรายการ SharePoint ไลบรารีหรือไซต์ กระบวนการทางธุรกิจเหล่านี้สามารถทำได้อย่างง่ายดายเหมือนกับกระบวนการอนุมัติเอกสารที่มีผู้อนุมัติคนเดียวหรือซับซ้อนเนื่องจากกระบวนการทางธุรกิจที่มีโครงสร้างใดๆ แม้ว่าคุณจะไม่สามารถเชื่อมโยงเวิร์กโฟลว์กับรายการภายนอกได้โดยตรงคุณสามารถสร้างสิ่งต่อไปนี้:

เวิร์กโฟลว์รายการดั้งเดิม    เวิร์กโฟลว์ที่เกี่ยวข้องกับรายการพื้นเมืองที่อ่านหรืออัปเดตข้อมูลจากรายการภายนอกโดยใช้รายการสร้างรายการการอัปเดตรายการและลบรายการการดำเนินการ ตัวอย่างเช่นคุณสามารถปรับปรุงข้อมูลในรายการภายนอกได้เมื่อใดก็ตามที่มีการเปลี่ยนแปลงรายการหรือไลบรารีรายการดั้งเดิม คุณสามารถใช้การดำเนินการอื่นๆกับรายการภายนอกเช่นตัวแปรตั้งค่าตัวแปรเวิร์กโฟลว์เพื่อปรับเปลี่ยนเขตข้อมูลรายการภายนอก นอกจากนี้คุณยังสามารถใช้รายการภายนอกเป็นปลายทางสำหรับกระบวนการของงานได้แต่ลิงก์ไปยังงานไม่แสดงชื่อสำหรับรายการภายนอก

เวิร์กโฟลว์ของไซต์    เวิร์กโฟลว์ของไซต์ไม่จำเป็นต้องใช้ทริกเกอร์เหตุการณ์ในการเริ่มต้นและสามารถเริ่มต้นด้วยตนเองได้ เมื่อต้องการป้องกันการเข้าถึงที่ไม่ได้รับอนุญาตเวิร์กโฟลว์ที่ access รายการภายนอกจะเรียกใช้ในบัญชีผู้ใช้บริการเสมอแม้จะมีโหมดการรับรองความถูกต้องที่ใช้การเลียนแบบ

เหตุการณ์    นักพัฒนาสามารถสร้างเหตุการณ์ที่ทริกเกอร์ในแหล่งข้อมูลภายนอกและผู้ใช้สามารถสร้างการแจ้งเตือนที่ตอบสนองต่อเหตุการณ์เหล่านี้ได้ ตัวอย่างเช่นคุณสามารถใช้เวิร์กโฟลว์ SharePoint เพื่อส่งข้อความอีเมลไปยังพนักงานเมื่อมีการกำหนดบัญชีลูกค้าให้กับพนักงานนั้นในแหล่งข้อมูลภายนอก

สำหรับเหตุผลด้านประสิทธิภาพการทำงานจะเป็นการดีที่จะอ่านจำนวนคอลัมน์เพียงเล็กน้อยในรายการภายนอกหรือสร้างอัปเดตหรือลบรายการที่มีจำนวนน้อยในรายการภายนอก

ด้านบนของหน้า

วิเคราะห์ข้อมูลภายนอกใน Excel

คุณสามารถส่งออกข้อมูลจากรายการภายนอกเพื่อ Excel 2013 และเก็บข้อมูลที่ซิงโครไนซ์ได้ ตัวอย่างเช่นคุณอาจต้องการรักษาสินค้าคงคลังของผลิตภัณฑ์ในรายการภายนอกเพื่อให้ง่ายต่อการแชร์และอัปเดตแต่ยังทำการวิเคราะห์สินค้าคงคลังประจำงวดใน Excel 2013 ข้อมูลภายนอกที่ส่งออกไปยัง Excel 2013 ถูกกำหนดโดยมุมมองรายการภายนอกปัจจุบันตัวกรองที่กำหนดไว้ในชนิดเนื้อหาภายนอกและในรายการภายนอกและการตั้งค่าภาษาสำหรับไซต์ SharePoint

เมื่อคุณส่งออกรายการภายนอกตาราง Excel จะถูกสร้างขึ้นด้วยการเชื่อมต่อข้อมูลไปยังรายการภายนอกโดยยึดตามไฟล์คิวรีเว็บ เมื่อต้องการดูการเปลี่ยนแปลงเพิ่มเติมที่ทำกับรายการ SharePoint ในตาราง Excel คุณสามารถรีเฟรชข้อมูลได้ โปรดทราบว่าคุณไม่สามารถทำการเปลี่ยนแปลงไปยังแหล่งข้อมูลภายนอกและการดำเนินการรีเฟรชของ Excel จะเขียนทับการเปลี่ยนแปลงใดๆที่คุณได้ทำไว้ในตาราง Excel

ด้านบนของหน้า

เพิ่มข้อมูลภายนอกลงในเอกสาร Word

ด้วยการเพิ่มคอลัมน์ข้อมูลภายนอกและเทมเพลต Word ที่มีตัวควบคุมเนื้อหาลงในไลบรารีเอกสารคุณยังสามารถทำให้ข้อมูลที่ถูกต้องและมีประสิทธิภาพในการใส่ข้อมูลที่ถูกต้องและมีประสิทธิภาพในเอกสารที่มีโครงสร้าง Microsoft Word 2013 ได้อย่างง่ายดาย

สมมติว่าคุณมีไลบรารีเอกสารที่มีสัญญาของลูกค้า อย่างไรก็ตามข้อมูลลูกค้าทั้งหมดของคุณจะยังคงอยู่ในแอปพลิเคชันบรรทัดของธุรกิจเช่น SAP คุณสามารถติดตามสัญญาของลูกค้าในไลบรารีเอกสารได้แต่ให้ตรวจสอบให้แน่ใจว่าข้อมูลลูกค้าที่เกี่ยวข้องเป็นข้อมูลล่าสุดและไม่มีการทำซ้ำโดยไม่จำเป็น Here’s how:

• ก่อนอื่นให้เพิ่มคอลัมน์ข้อมูลภายนอกลงในไลบรารีเพื่อเชื่อมโยงชื่อลูกค้าที่เหมาะสมชื่อบริษัทและหมายเลขโทรศัพท์กับแต่ละสัญญาที่จัดเก็บไว้ในไลบรารีสัญญา

• จากนั้นสร้างเทมเพลต Word ที่มีข้อความ boilerplate สัญญาของลูกค้าและตัวควบคุมเนื้อหาเพื่อใส่ชื่อลูกค้าชื่อบริษัทและหมายเลขโทรศัพท์ Word 2013 จะใช้ตัวเลือกรายการภายนอกเพื่อช่วยให้คุณใส่หรืออัปเดตข้อมูลที่ถูกต้องโดยการแสดงและการเรียกข้อมูลลูกค้าที่ถูกต้องโดยอัตโนมัติ

• สุดท้ายแต่ละครั้งที่คุณสร้างสัญญาให้ใส่ข้อมูลลูกค้าและบันทึกสัญญากลับไปยังไลบรารีค่าข้อมูลลูกค้าจะได้รับการเลื่อนระดับไปยังคอลัมน์ข้อมูลภายนอกที่สอดคล้องกัน

ด้านบนของหน้า

ซิงโครไนซ์ข้อมูลภายนอกใน Outlook

ถ้ารายการภายนอกมีลูกค้างานการนัดหมายหรือโพสต์คุณสามารถเชื่อมต่อรายการกับ Outlook 2013 ได้ เมื่อเชื่อมต่อแล้วคุณสามารถดูแก้ไขและพิมพ์ข้อมูลโดยใช้ส่วนติดต่อผู้ใช้ Outlook ที่คุ้นเคย ถ้าข้อมูลที่ติดต่อเป็นข้อมูลที่ติดต่อเช่นลูกค้าคุณสามารถโทรหาพวกเขาส่งข้อความอีเมลไปถึงและทำการเรียกประชุมได้

การซิงโครไนซ์ข้อมูลเป็นแบบสองทิศทางหรือแบบสองทิศทาง การเปลี่ยนแปลงที่ทำใน Outlook 2013 จะถูกซิงโครไนซ์กับแหล่งข้อมูลภายนอกโดยอัตโนมัติ การเปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ้นกับแหล่งข้อมูลภายนอกจะได้รับการซิงโครไนซ์กับรายการใน Outlook 2013 ถึงแม้ว่าการดำเนินการรีเฟรชอาจจำเป็นต้องใช้

ตามค่าเริ่มต้นแล้วข้อมูลจะรีเฟรชทุกๆหกชั่วโมงโดยอัตโนมัติแต่ค่านี้สามารถเปลี่ยนแปลงได้ เมื่อต้องการตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณเห็นข้อมูลปัจจุบันจากแหล่งข้อมูลภายนอกให้คลิกขวาที่โฟลเดอร์จากนั้นคลิกซิงค์ฐานข้อมูลการเปลี่ยนแปลง

เมื่อคุณสร้างชนิดเนื้อหาภายนอกคุณจะต้องทำดังต่อไปนี้:

• ถ้าคุณต้องการการเข้าถึงแบบออฟไลน์ให้เปิดใช้งานตัวเลือกการสนับสนุนการซิงค์แบบออฟไลน์

• ตั้งค่าเขตข้อมูล ชนิดของรายการ Office เป็นหนึ่งในรายการต่อไปนี้: ที่ติดต่อการนัดหมายงานหรือโพสต์

• แมปเขตข้อมูลแต่ละรายการในชนิดเนื้อหาภายนอกเช่นชื่อลูกค้านามสกุลของลูกค้าที่อยู่ลูกค้าและโทรศัพท์ของลูกค้าไปยังเขตข้อมูลชนิดรายการ Outlook ที่เกี่ยวข้องเช่นชื่อผู้ติดต่อ, LastName, BusinessAddress และโทรศัพท์ธุรกิจ

นอกจากนี้ด้วยโค้ดบางอย่างที่เขียนโดยนักพัฒนาคุณสามารถสร้างโซลูชัน Outlook ที่ทำดังต่อไปนี้:

• แสดงส่วนของข้อมูลแบบดั้งเดิมหรือแบบกำหนดเองในบานหน้าต่างงานแบบกำหนดเองเพื่อนำเสนอข้อมูลภายนอกไปยังผู้ใช้

• รวมคำสั่ง ribbon แบบกำหนดเองเพื่อดำเนินการการกระทำแบบกำหนดเอง

• สร้างคำนิยามของมุมมองแบบกำหนดเองเพื่อแสดงคอลัมน์ที่เฉพาะเจาะจงของข้อมูลภายนอก

• ออกแบบขอบเขตของฟอร์มแบบกำหนดเองเพื่อนำเสนอข้อมูลภายนอก

ด้านบนของหน้า

เพิ่มประสิทธิภาพการเข้าถึงข้อมูลภายนอกด้วยฟอร์ม InfoPath

มีเหตุผลหลายประการที่ Microsoft InfoPath 2013 มีประโยชน์ในการใช้กับข้อมูลภายนอก:

การทำงานกับชนิดข้อมูลที่ซับซ้อน    ถ้าเขตข้อมูลของข้อมูลภายนอกเป็นแบบลำดับชั้นเช่นเขตข้อมูลที่อยู่ที่มีรหัสผ่านถนนเมืองและรหัสไปรษณีย์เป็นวิชาจากนั้นคุณจะไม่สามารถทำงานกับเขตข้อมูลนี้ในฟอร์ม SharePoint สำหรับรายการภายนอกและในความเป็นจริงแล้วยังไม่ได้สร้างขึ้น อย่างไรก็ตามคุณสามารถแปลงฟอร์ม SharePoint เป็นฟอร์ม InfoPath เพื่อสร้างและอัปเดตฟิลด์ได้โดยใช้ InfoPath 2013

การฝังตัวควบคุมตัวใช้เลือกรายการภายนอก    คุณสามารถลากแล้วปล่อยตัวควบคุมตัวใช้เลือกรายการภายนอกลงในฟอร์ม InfoPath ได้ลิงก์ไปยังรายการภายนอกเป็นแหล่งข้อมูลรองและทำให้ผู้ใช้สามารถเลือกรายการโดยยึดตามเขตข้อมูลที่ไม่ซ้ำกันเช่นชื่อลูกค้าหรือรหัสผลิตภัณฑ์

นอกจากนี้ถ้าคุณตั้งค่าความสัมพันธ์สำหรับชนิดเนื้อหาภายนอกเช่นลูกค้าและใบสั่งซื้อและฟอร์ม InfoPath สำหรับรายการภายนอกจะมี foreign key เช่น ID ลูกค้าตัวควบคุมตัวใช้เลือกรายการภายนอกจะถูกเพิ่มลงในฟอร์มโดยอัตโนมัติ การทำเช่นนี้จะช่วยให้ผู้ใช้สามารถค้นหาลูกค้าที่พวกเขาต้องการได้อย่างง่ายดายเมื่อทำงานกับคำสั่งซื้อ

การสร้างหลายมุมมองของฟอร์ม    ในบางครั้งคุณอาจต้องการให้ฟอร์มมีหลายมุมมองของข้อมูลภายนอกของคุณโดยเฉพาะถ้ามีหลายเขตข้อมูลและรายการภายนอกหรือฟอร์ม SharePoint ไม่มีผลบังคับใช้ หลายมุมมองยังมีประโยชน์ในสถานการณ์การเขียนเมื่อระบบภายนอกไม่อนุญาตให้มีการอัปเดตฟิลด์หลังจากที่สร้างขึ้นแล้ว ในกรณีนี้คุณสามารถสร้างสองมุมมองหนึ่งสำหรับการดำเนินการสร้างและอื่นๆสำหรับการดำเนินการอัปเดต

การเพิ่มกฎหรือโค้ด-หลังไปยังฟอร์ม    คุณสามารถเพิ่มกฎที่ประกาศแล้วหรือฟอร์มด้านหลังของโค้ดเพื่อดำเนินการตรรกะทางธุรกิจเพิ่มเติมเช่นการตรวจสอบความถูกต้องและการคำนวณ ตัวอย่างเช่นคุณสามารถตรวจสอบให้แน่ใจว่ารหัสประเทศ/ภูมิภาคถูกต้องโดยใช้กฎหรือรหัสไปรษณีย์ของสหรัฐอเมริกาถูกต้องโดยใช้บริการเว็บ

ด้านบนของหน้า

เพิ่มข้อมูลภายนอกเข้ากับไดอะแกรม Visio ที่ประกาศไว้

การใช้ Microsoft Visio 2013 คุณสามารถลิงก์ข้อมูลจากรายการภายนอกไปยังไดอะแกรมและรูปร่างก็ได้ จากนั้นคุณสามารถประกาศไดอะแกรมไปยังไลบรารีเอกสาร SharePoint เป็นรูปวาดบนเว็บแบบโต้ตอบเพื่อให้ผู้ใช้สามารถแสดงไดอะแกรมและดูข้อมูลภายนอกที่เกี่ยวข้องได้ มีสามวิธีในการเชื่อมโยงแถวของข้อมูลกับรูปร่างในรูปวาดของคุณ คุณสามารถเชื่อมโยงแถวกับรูปร่างที่มีอยู่ในแต่ละครั้งได้คุณสามารถลิงก์แถวไปยังรูปร่างโดยอัตโนมัติหรือคุณสามารถสร้างรูปร่างจากข้อมูลได้

ด้านบนของหน้า

นำเข้าและรีเฟรชข้อมูลภายนอกใน Access

Microsoft Access 2013 เป็นแผ่นการเชื่อมโยงไปยังสำหรับข้อมูลทุกชนิดและข้อมูลภายนอกจะไม่มีข้อยกเว้น คุณสามารถนำเข้ารายการภายนอกลงในฐานข้อมูล Access ของคุณบนคอมพิวเตอร์ไคลเอ็นต์ของคุณและรีเฟรชข้อมูลเป็นระยะ ข้อมูลเป็นแบบอ่านอย่างเดียว

ขั้นตอนพื้นฐานในการติดตามคือ:

1. ส่งออกชนิดเนื้อหาภายนอกจาก SharePoint Designer 2013 หรือโดยตรงจากที่เก็บ metadata ของการเชื่อมต่อข้อมูลทางธุรกิจเป็นไฟล์ BDCM

2. ใน Access 2013 ให้สร้างการเชื่อมต่อข้อมูลบริการบนเว็บโดยใช้ไฟล์ BDCM

3. ใน Access 2013 ให้สร้างตารางที่เชื่อมโยงโดยยึดตามการเชื่อมต่อข้อมูลบริการบนเว็บ

โปรดสังเกตว่าในกรณีนี้แคชของไคลเอ็นต์การเชื่อมต่อของไคลเอ็นต์บริการการเชื่อมต่อทางธุรกิจจะไม่ถูกใช้เพื่อซิงโครไนซ์กับรายการภายนอกเมื่อคุณรีเฟรชข้อมูล

ด้านบนของหน้า