บทนำสู่ IRM สำหรับข้อความอีเมล

คุณสามารถจํากัดสิทธิ์ของเนื้อหาในข้อความอีเมลใน Outlook ด้วยการจัดการสิทธิ์ในข้อมูล (IRM) ได้เช่นเดียวกับที่คุณสามารถจํากัดสิทธิ์ในไฟล์ Microsoft Office อื่นๆ

การจัดการสิทธิ์ในข้อมูล (IRM) จะช่วยให้คุณสามารถระบุสิทธิ์การเข้าถึงข้อความอีเมลได้ IRM ช่วยป้องกันไม่ให้ข้อมูลที่ละเอียดอ่อนถูกอ่าน พิมพ์ ส่งต่อ หรือคัดลอก โดยบุคคลที่ไม่ได้รับอนุญาต IRM ยังช่วยองค์กรบังคับใช้นโยบายองค์กรที่ควบคุมการควบคุมและการเผยแพร่ข้อมูลที่เป็นความลับหรือข้อมูลที่เป็นทรัพย์สินของทั้งภายในองค์กรและกับลูกค้าและคู่ค้า

หลังจากสิทธิ์ของข้อความถูกจํากัดโดยใช้ IRM ข้อจํากัดการเข้าถึงและการใช้งานจะถูกบังคับใช้ไม่ว่าข้อความจะไปที่ใด เนื่องจากสิทธิ์ในการเข้าถึงข้อความอีเมลจะถูกบันทึกในไฟล์ข้อความเอง

ในครั้งแรกที่คุณพยายามเปิดข้อความอีเมลที่ใช้สิทธิ์แบบไม่ได้รับอนุญาต คุณจะเชื่อมต่อกับเซิร์ฟเวอร์ที่ให้สิทธิ์การใช้งาน ถ้าเซิร์ฟเวอร์ที่ให้สิทธิ์การใช้งานตรวจสอบข้อมูลรับรองความถูกต้องของข้อมูลรับรองของคุณ เซิร์ฟเวอร์จะออกสิทธิ์การใช้งานที่ใช้ ซึ่งกําหนดระดับการเข้าถึงที่คุณจะต้องเป็นไฟล์ กระบวนการนี้ต้องใช้ในแต่ละไฟล์ที่ใช้สิทธิ์แบบไม่ได้รับอนุญาต กล่าวคือ ไม่สามารถเปิดเนื้อหาที่มีสิทธิ์แบบไม่ได้รับอนุญาตได้ ถ้าเซิร์ฟเวอร์สิทธิ์การใช้งานไม่ได้ให้สิทธิ์การใช้งานเนื้อหานั้นแก่คุณ