บทนำสู่ Excel Services และ Excel Web Access

ในบทความนี้

• Excel Services คืออะไร

• Microsoft Office Excel Web Access คืออะไร

• Excel Services และ Office Excel 2007 ทำงานร่วมกันอย่างไร

• การโต้ตอบกับสมุดงาน Excel ใน Excel Services

• การโต้ตอบกับสมุดงาน Excel ใน Excel Services สถานการณ์สมมติของ Excel Services

• การสร้าง "one version of the truth"

• การเชื่อมต่อกับข้อมูลในวิธีที่ปลอดภัย

• Excel Services และการจัดการสิทธิ์ในข้อมูล

• การใช้ Excel Services กับคุณลักษณะอื่นของข่าวกรองธุรกิจ

Excel Services คืออะไร

Excel Services มีส่วนประกอบพื้นฐานสามอย่างที่โต้ตอบซึ่งกันและกัน และร่วมกันสร้างการออกแบบโครงสร้างโดยรวมของ Excel Services

1. Excel Calculation Services (ECS) คือ "โปรแกรม" ของ Excel Services ที่โหลดสมุดงาน คำนวณในความเที่ยงตรงอย่างสูงด้วย Microsoft Office Excel 2007 ฟื้นฟูข้อมูลภายนอก และรักษาเซสชัน

2. Excel Web Access (EWA) คือ Web Part ที่แสดงและเปิดใช้งานการโต้ตอบกับสมุดงาน Microsoft Office Excel ในเบราว์เซอร์โดยใช้ Dynamic Hierarchical Tag Markup Language (DHTML) และ JavaScript โดยไม่จำเป็นต้องดาวน์โหลดตัวควบคุม ActiveX บนคอมพิวเตอร์ไคลเอ็นต์ของคุณ และสามารถถูกเชื่อมต่อไปยัง Web Parts อื่นบนแดชบอร์ดและเพจของ Web Part อื่นๆ

3. Excel Web Services (EWS) คือ Web service hosted in Microsoft Office SharePoint Services ที่ให้หลายวิธีซึ่งนักพัฒนาสามารถใช้เป็นApplication Programming Interface (API) เพื่อสร้างโปรแกรมประยุกต์แบบกำหนดเองที่ขึ้นกับสมุดงาน Excel

เนื่องจาก Excel Services เป็นส่วนประกอบของMicrosoft Office SharePoint Server 2007 คุณยังสามารถใช้ประโยชน์ของคุณลักษณะของเทคโนโลยี SharePoint ได้หลายอย่าง เช่น การควบคุม การรักษาความปลอดภัย และการจัดการการเข้าถึงกระดาษคำนวณ ประสิทธิภาพบนเซิร์ฟเวอร์ และความสามารถในการปรับมาตราส่วนได้ดีเมื่อเพิ่มผู้ใช้

ด้านบนสุดของหน้า

Microsoft Office Excel Web Access คืออะไร

Excel Web Access คือ Web Part ที่แสดงข้อมูลและแผนภูมิจากสมุดงาน Excel มี "ลักษณะหน้าตา" คล้ายกับ Microsoft Office Excel เช่น แท็บแผ่นงาน ปุ่มเค้าร่าง ลูกศรแบบหล่นลง และให้หลายวิธีที่จะกำหนด Web Part เอง

1. ส่วนบนมีชื่อเรื่อง และแถบเครื่องมือที่มีเมนู คำสั่ง และรายการแบบหล่นลง

2. หน้าต่างหลักแสดงอย่างน้อยหนึ่งแผ่นงานในมุมมองแผ่นงาน รายการที่มีชื่อ เช่น แผนภูมิ หรือตาราง Excel ในมุมมองรายการที่มีชื่อ และพื้นที่เค้าร่างที่มีหรือไม่ก็ได้

3. บานหน้าต่างงานพารามิเตอร์มีป้ายชื่อพารามิเตอร์ กล่องข้อความสำหรับการป้อนข้อมูล และคำแนะนำเครื่องมือที่มีหรือไม่ก็ได้ที่ให้ข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับแต่ละพารามิเตอร์

4. ส่วนล่างแสดงข้อความข้อมูลการฟื้นฟู

ด้านบนสุดของหน้า

Excel Services และ Office Excel 2007 ทำงานร่วมกันอย่างไร

คุณต้องสร้างสมุดงาน Excel ก่อนโดยใช้ Office Excel 2007 แล้วบันทึกสมุดงานใน Excel Services ที่สำคัญ Office Excel 2007 คือเครื่องมือการเขียนแก้ และ Excel Services คือเครื่องมือการรายงาน

1. ผู้สร้างสมุดงาน ในกรณีเป็นนักวิคราะห์ทางธุรกิจ จะใช้ Office Excel 2007 เพื่อสร้างสมุดงาน Excel ระบุรายการที่มีชื่อสำหรับการแสดง และกำหนดพารามิเตอร์

2. ผู้สร้างสมุดงานบันทึกสมุดงานในไลบรารีเอกสาร (หรือในเครือข่ายหรือเว็บโฟลเดอร์) ใน Excel Services ซึ่งสมุดงานถูกจัดการและรักษาความปลอดภัยโดยผู้ดูแล SharePoint

3. ผู้สร้างสมุดงานและผู้ใช้อื่นสามารถสร้างรายงาน เพจของ Web Part และแดชบอร์ดข่าวกรองธุรกิจที่ใช้สมุดงาน

4. ผู้ใช้ทางธุรกิจหลายคนสามารถเข้าถึงสมุดงานด้วยการดูสมุดงานในเบราว์เซอร์ และแม้แต่ฟื้นฟูข้อมูลถ้าสมุดงานถูกเชื่อมต่อไปยังแหล่งข้อมูลภายนอก

5. ด้วยสิทธิ์ที่เหมาะสม ผู้ใช้ทางธุรกิจสามารถคัดลอกสถานะปัจจุบันของสมุดงานและการโต้ตอบใดๆ ที่ทำระหว่างเซสชันปัจจุบัน เช่น การเรียงลำดับและการกรอง ไปยังคอมพิวเตอร์ไคลเอ็นต์สำหรับการวิเคราะห์เพิ่มเติมเป็นสมุดงาน Excel หรือ Snapshot

ด้านบนสุดของหน้า

การโต้ตอบกับสมุดงาน Excel ใน Excel Services

ถึงแม้ว่าคุณไม่สามารถแก้ไขเซลล์ในสมุดงาน Excel ใน Excel Services คุณสามารถโต้ตอบกับข้อมูลในหลายวิธี เมื่อต้องการคำตอบที่เฉพาะเจาะจง คำถามที่ไม่ได้คาดคิดที่คุณอาจมีเกี่ยวกับข้อมูล บ่อยครั้งที่คุณสามารถค้นหาและแสดงข้อมูลโดยใช้คุณลักษณะแบบโต้ตอบต่อไปนี้

• แสดงผลลัพธ์ล่าสุดของสูตรด้วยการคำนวณข้อมูลใหม่ในสมุดงาน

• ฟื้นฟูข้อมูลปัจจุบันจากแหล่งข้อมูลภายนอก เช่น ฐานข้อมูลหรือ Online Analytical Processing (OLAP) cube

• นำทางไปยังแผ่นงานอื่น ส่วนของแผ่นงาน หรือรายการที่มีชื่อที่เลือกในสมุดงาน เช่น แผนภูมิหรือตาราง Excel

• เรียงลำดับหรือกรองข้อมูล

• ขยายหรือยุบระดับของข้อมูล และใช้ตัวกรองรายงานในรายงาน PivotTable

• เปลี่ยนค่าของเซลล์ชั่วคราวด้วยการป้อนพารามิเตอร์เพื่อปรับปรุงผลลัพธ์ของสูตรหรือทำการวิเคราะห์แบบ What-if อย่างง่าย

• หาผลลัพธ์หรือมุมมองอื่นด้วยการเลือกข้อมูลจาก Web Part อื่นที่เชื่อมต่อ เช่น a Filter Web Part หรือ List View Web Part บนแดชบอร์ดหรือเพจของ Web Part อื่นๆ

ด้านบนสุดของหน้า

การโต้ตอบกับสมุดงาน Excel ใน Excel Services สถานการณ์สมมติของ Excel Services

แน่นอนว่า มีวิธีมากมายที่คุณสามารถใช้ Excel Services แต่ต่อไปนี้เป็นรายการตัวอย่างของสถานการณ์สมมติและตัวอย่างเพื่อช่วยให้คุณเข้าใจว่าคุณใช้ Excel Services ได้อย่างไรได้ดียิ่งขึ้น

แดชบอร์ดข่าวกรองธุรกิจ    คณะกรรมการผู้บริหารมีการเข้าถึงแดชบอร์ดของบริษัทได้หลายแดชบอร์ดที่เป็นป้ายบอกคะแนนทางการเงินล่าสุด เมื่อต้องการเข้าถึงประสิทธิภาพของบริษัทอย่างต่อเนื่อง แดชบอร์ดหลักจะสรุปตัวบ่งชี้ประสิทธิภาพหลัก (KPI) เช่น เป้าหมายของยอดขาย รายได้เป้าหมาย และอัตรากำไร ตามเกณฑ์รายเดือน แดชบอร์ดเพิ่มเติมจะสรุปข่าวเกี่ยวกับตลาดเพื่อช่วยวิเคราะห์ความเสี่ยงทางการเงินสำหรับผลิตภัณฑ์ปัจจุบันและผลิตภัณฑ์ใหม่ และเพื่อแสดงแผนภูมิของข้อมูลทางการเงินที่สำคัญเพื่อช่วยประเมินกลุ่มหลักทรัพย์ในการลงทุนอื่น

ระบบข้อมูลในการวิเคราะห์ทางการตลาด    แผนกการตลาดในบริษัทที่ขายเสื้อผ้าและอุปกรณ์กีฬา จะรักษาพอร์ทัลเพจของข้อมูลที่สรุปข้อมูลเกี่ยวกับประชากร เช่น เพศ อายุ ภูมิภาค ระดับรายได้ และกิจกรรมยามว่างที่ชอบ พนักงานส่วนใหญ่ในแผนกการตลาดสามารถเปิดสมุดงาน Excel บนคอมพิวเตอร์ของพวกเขา และทำการวิเคราะห์แบบ "What-if" ในข้อมูลทั้งหมด หรือพิมพ์รายงานที่จัดรูปแบบแล้วอย่างดี นอกจากนี้ผู้ใช้ยังสามารถเพิ่มรายงานเพื่อใช้ร่วมกันกับบุคคลอื่นได้อย่างง่ายดายได้ตลอดเวลา

สถิติของนักกีฬาอาชีพ    องค์กรกีฬาของลีกใหญ่ๆ จะใช้สถิติในอดีตและปัจจุบันเกี่ยวกับประสิทธิภาพและรายได้ของนักกีฬาทั้งหมดร่วมกัน ข้อมูลนี้ถูกใช้เพื่อทำการซื้อขายและทำการเจรจาต่อรองสัญญาเกี่ยวกับรายได้ รายงานใหม่และการวิเคราะห์ถูกสร้าง ทบทวน และใช้ร่วมกันโดยเจ้าของ โดยเฉพาะอย่างยิ่งระหว่างก่อนเปิดฤดูกาล

เครื่องมือในการตัดสินใจของร้านค้าปลีก    เครือข่ายของร้านค้าจะสรุปข้อมูล ณ จุดขายที่สำคัญตามเกณฑ์รายสัปดาห์ และใช้ข้อมูลนี้ร่วมกับกับผู้จัดหา นักวิเคราะห์ทางการเงิน และผู้จัดการส่วนภูมิภาค รายงานประกอบไปด้วยรายการปัจจุบันที่ต่ำกว่าสินค้าคงคลัง รายการที่ขายได้ 20 อันดับแรกตามประเภทสินค้า ข้อมูลตามฤดูกาลที่สำคัญ และการนับทรานแซคชันของแต่ละร้านค้า

ระบบรายงานการจัดการบัญชียอดขาย    กลุ่มผู้ขายเข้าถึงชุดของรายงานสรุปรายวันที่แจ้งข้อมูลหลัก เช่น บุคคลที่ขายได้สูงสุด ความคืบหน้าในเป้าหมายยอดขายรายเดือน โปรแกรมยอดขายที่ประสบความสำเร็จ และช่องทางการจัดจำหน่ายที่ดำเนินการได้ต่ำ รายงานเพิ่มเติมจะสรุปยอดขายตามตัวแปรหลัก เช่น ภูมิภาค สายผลิตภัณฑ์ เดือน การเยี่ยมลูกค้าต่อสัปดาห์ และจำนวนการปิดการขาย เมื่อพนักงานขายแต่ละคนแสดงรายงานเหล่านี้ พวกเขาสามารถเห็นตัวเลขยอดขายของพวกเขาโดยอัตโนมัติเนื่องจากระบบจะระบุพวกเขาตามชื่อผู้ใช้ของพวกเขา

การสรุปรายวันของโครงการทางวิศวกรรม    กลุ่มทางวิศวกรรมจะพัฒนาเพจของ Web Part ที่สรุปข้อมูลกำหนดการของโครงการหลัก เช่น การนับข้อผิดพลาด สถานะของข้อกำหนด ไดอะแกรมของความก้าวหน้า แนวโน้มและลำดับความสำคัญชองคุณลักษณะ และการเชื่อมโยงไปยังทรัพยากรหลักและการติดต่อหลัก ข้อมูลถูกสร้างจากแหล่งข้อมูลภายนอกหลายแหล่ง เช่น ฐานข้อมูลโครงการและรายการของข้อกำหนด

แบบจำลองในการคำนวณของการวิเคราะห์ทางการเงินเกี่ยวกับกรรมสิทธิ์    สถาบันทางการเงินขนาดใหญ่ได้ทำการวิจัยและพัฒนาแบบจำลองในการกำหนดราคาที่เป็นทรัพย์สินทางปัญญาส่วนบุคคล ผลลัพธ์ของสูตรต้องถูกใช้ร่วมกันกับผู้จัดการในการลงทุนบางคน โดยที่สูตรที่ใช้ในแบบจำลองในการกำหนดราคาต้องปลอดภัยและไม่ถูกเปิดเผยสู่สาธารณะ แบบจำลองในการกำหนดราคานี้ซับซ้อนอย่างมากและใช้เวลานานในการคำนวณ ซึ่งทุกคืนรายงานของระบบจำลองในการกำหนดราคาจะถูกคำนวณและสร้างขึ้นบนเซิร์ฟเวอร์ที่เร็ว บันทึกไว้ในตำแหน่งที่ตั้งที่น่าเชื่อถือ และแสดงบนเพจของ Web Part แต่เฉพาะผู้ที่มีสิทธิ์เหมาะสมเท่านั้น

ด้านบนสุดของหน้า

การสร้าง "one version of the truth"

ในองค์กรส่วนใหญ่ คุณต้องการสร้างสมุดงานที่สำคัญตามเวลาที่ระบุ ซึ่งมักเป็นกำหนดการปกติ ตัวอย่างเช่น คุณอาจสร้างสมุดงานที่ปลอดภัยตามวันและเวลาที่ตกลงไว้ทุกๆไตรมาสทางการเงิน เพื่อให้เปรียบเทียบการขาย สินค้าคงคลัง รายรับ และกำไรระหว่างไตรมาสทางการเงินได้อย่างมั่นใจ คุณก็ไม่จำเป็นต้องพิจารณาข้อมูลในสมุดงานว่าถูกเปลี่ยนแปลงโดยผู้ใช้รายอื่นหรือไม่ หรือความแตกต่างที่ไม่คาดคิดในการคำนวณและผลลัพธ์จะทำให้การตัดสินใจคุณยุ่งยาก บางครั้งเรียกสิ่งนี้ว่า "one version of the truth" ซึ่งหมายความว่าเมื่อคุณเปรียบเทียบสมุดงานเดียวกันกับผู้ใช้คนอื่นๆ คุณสามารถเชื่อถือจุดเวลาหนึ่งๆ นั้นได้ (วันที่และเวลาที่สร้างสมุดงาน) เพื่อตรวจสอบมุมมองที่สอดคล้องกันของข้อมูล

1. สมุดงานหลักมีข้อมูลทางการเงินแบบสะสมที่ถูกปรับปรุงตามปกติ

2. สมุดงานถูกประกาศเมื่อสิ้นสุดแต่ละไตรมาส

3. "One version of the truth" ทำให้ง่ายในการทำการตัดสินใจและการเปรียบเทียบระหว่างไตรมาส

ด้านบนสุดของหน้า

การเชื่อมต่อไปยังข้อมูลในวิธีที่ปลอดภัย

สำหรับสมุดงาน Excel บางสมุดงานที่บันทึกใน Excel Services ข้อมูลทั้งหมดถูกเก็บในสมุดงาน เมื่อต้องการปรับปรุงข้อมูลใน Excel Services ต้องบันทึกสมุดงาน Excel อีกครั้ง สำหรับสมุดงานอื่น มีอย่างน้อยหนึ่งการเชื่อมต่อไปยังแหล่งข้อมูลภายนอก เช่น ฐานข้อมูลหรือคิวบ์ของ OLAP โดยที่การเชื่อมต่อเหล่านี้มีข้อมูลเกี่ยวกับวิธีการกำหนดตำแหน่ง เข้าสู่ระบบ ทำแบบสอบถาม และเข้าถึงแหล่งข้อมูลภายนอก ถึงแม้ว่าข้อมูลการเชื่อมต่อนี้สามารถถูกเก็บในสมุดงานได้ บ่อยครั้งข้อมูลนี้ที่ถูกเก็บในแฟ้ม Office Data Connection (.odc) โดยเฉพาะอย่างยิ่ง เมื่อข้อมูลถูกใช้ร่วมกันโดยผู้ใช้หลายคนและข้อมูลการเชื่อมต่อต้องถูกปรับปรุง ผู้สร้างสมุดงานหรือผู้ดูแลสามารถสร้างข้อมูลการเชื่อมต่อโดยใช้ Excel 2007 เพื่อเขียนแก้การเชื่อมต่อ แล้วส่งออกข้อมูลการเชื่อมต่อไปยังแฟ้ม .odc

ไลบรารีการเชื่อมต่อข้อมูล (DCL) คือไลบรารีเอกสารพิเศษของ SharePoint ที่สามารถถูกกำหนด เป็นไลบรารีตำแหน่งที่น่าเชื่อถือ ซึ่งทำให้ง่ายที่จะเก็บ รักษาความปลอดภัย ใช้ร่วมกัน และจัดการแฟ้ม .odc ตัวอย่างเช่น ผู้ดูแลอาจต้องย้ายฐานข้อมูลจากเซิร์ฟเวอร์ทดสอบไปยังเซิร์ฟเวอร์ใช้งาน หรือปรับปรุงแบบสอบถามที่เข้าถึงข้อมูล โดยใช้แฟ้ม .odc หนึ่งแฟ้มที่บันทึกใน DCL การดูแลการเชื่อมต่อนี้จะง่ายยิ่งขึ้น และการเข้าถึงของผู้ใช้ไปยังข้อมูลจะสะดวกยิ่งขึ้น เนื่องจากสมุดงานทั้งหมดใช้แฟ้มการเชื่อมต่อเดียวกันไม่ว่าบนคอมพิวเตอร์ไคลเอ็นต์หรือคอมพิวเตอร์เซิร์ฟเวอร์ รับการเปลี่ยนแปลงล่าสุดไปยังแฟ้มการเชื่อมต่อนั้น คุณสามารถตั้งค่า Office SharePoint Server และคอมพิวเตอร์ไคลเอ็นต์ของผู้ใช้เพื่อตรวจจับการเปลี่ยนแปลงในแฟ้มการเชื่อมต่อ และใช้รุ่นล่าสุดที่สุดของแฟ้มการเชื่อมต่อนั้น

สำหรับข้อมูลเพิ่มเติม ให้ดูที่ระบบวิธีใช้ Microsoft Office Excel และระบบวิธีใช้การดูแลจากศูนย์กลางของ Office SharePoint Server

ด้านบนของหน้า

Excel Services และการจัดการสิทธิ์ของข้อมูล

การจัดการสิทธิ์ในข้อมูล (IRM) คือวิธีที่ให้การป้องกันความเป็นส่วนตัวสำหรับเอกสาร Microsoft Office และเพื่อให้แน่ใจว่าบุคคลที่เหมาะสมเท่านั้นสามารถดูข้อมูลที่สำคัญ ตัวอย่างเช่น คุณอาจต้องการรายงานข้อมูลทางการเงินรายไตรมาสแก่สมาชิกของคณะกรรมการผู้บริหารที่เลือกเท่านั้นหนึ่งเดือนก่อนที่ข้อมูลจะเผยแพร่ในงบการเงิน เพื่อให้พวกเขามีเวลาเตรียมการตอบสนองของการประชาสัมพันธ์ และทำการตัดสินใจทางธุรกิจที่เหมาะสม.

Windows SharePoint Services รุ่น 3.0 หรือหลังจากนั้นจะสนับสนุน IRM บนไลบรารีเอกสารและเอกสารทั้งหมดในไลบรารีนั้น (ไม่ว่าแต่ละเอกสารเหล่านั้นถูกเปิดใช้งานด้วย IRM) เมื่อเอกสารถูกอัปโหลดไปยังไลบรารีเอกสารที่เปิดใช้งานด้วย IRM เอกสารจะกลายเป็นแบบที่เปิดใช้งาน IRM

Excel Services ไม่สนับสนุนการโหลดสมุดงาน Excel ที่เปิดใช้งานแล้วด้วย IRM และไม่โหลดสมุดงาน Excel ถ้าสมุดงานนั้นถูกเปิดใช้งานด้วย IRM หรือมาจากไลบรารีเอกสารที่เปิดใช้งานด้วย IRM อย่างไรก็ตาม ถ้าคุณต้องการใช้ประโยชน์ของ IRM คุณสามารถโหลดสมุดงาน Excel โดยไม่มี IRM ลงใน Excel Services โดยให้เปิดสมุดงานเป็น Snapshot แล้วบันทึก Snapshot ในไลบรารีเอกสารที่เปิดใช้งานด้วย IRM

สำหรับข้อมูลเพิ่มเติม ให้ดูที่ระบบวิธีใช้ Microsoft Office Excel และระบบวิธีใช้การดูแลจากศูนย์กลางของ Office SharePoint Server

ด้านบนสุดของหน้า

การใช้ Excel Services กับคุณลักษณะอื่นของข่าวกรองธุรกิจ

Excel Services เป็นส่วนหนึ่งของคอลเลกชันของคุณลักษณะของ Office SharePoint Server ที่เรียกว่าข่าวกรองธุรกิจที่แต่ละบุคคล ทีมงาน และทั้งองค์กรสามารถใช้ได้ คุณลักษณะเหล่านี้ถูกออกแบบเพื่อทำงานร่วมกัน และสนับสนุนการพัฒนาที่เข้มแข็งและรวดเร็วของเครื่องมือการทำการตัดสินใจที่กำหนดเองซึ่งสามารถเข้าถึงแหล่งข้อมูลต่างๆ บ่อยครั้งที่จะไม่มีการใช้โค้ด