หมายเหตุ: เราต้องการมอบเนื้อหาวิธีใช้ปัจจุบันในภาษาของคุณให้กับคุณโดยเร็วที่สุดเท่าที่เราจะทำได้ หน้านี้ได้รับการแปลด้วยระบบอัตโนมัติ และอาจมีข้อผิดพลาดทางไวยากรณ์หรือความไม่ถูกต้อง จุดประสงค์ของเราคือเพื่อให้เนื้อหานี้มีประโยชน์กับคุณ คุณแจ้งให้เราทราบว่าข้อมูลดังกล่าวมีประโยชน์ต่อคุณที่ด้านล่างของหน้านี้ได้หรือไม่ นี่คือบทความภาษาอังกฤษเพื่อให้ง่ายต่อการอ้างอิง
องค์กรที่มักอยู่ภายใต้การปฏิบัติตามกฎระเบียบ กฎหมาย หรืออื่น ๆ ข้อบังคับที่กำหนดให้พวกเขาจะเก็บเอกสารสำหรับระยะเวลา ออก อย่างไรก็ตาม การเก็บรักษาเอกสารนานเกินกว่าจำเป็นสามารถแสดงองค์กรเพื่อความเสี่ยงทางกฎหมาย ในกรณีนี้ ที่องค์กรของคุณอาจสร้างนโยบายการลบเอกสารสำหรับไซต์ของคุณนั่นคือตัวอย่าง เอกสารทางธุรกิจทั่วไปอาจจำเป็นต้องถูกลบ 5 ปีหลังจากที่สร้างขึ้นได้
ขึ้นอยู่กับองค์กรของคุณ นโยบายการลบเอกสารอาจ:
-
บังคับ เจ้าของไซต์ไม่สามารถเลือกออกจากการบังคับนโยบาย ซึ่งจะนำไปใช้กับไซต์โดยอัตโนมัติ
-
เริ่มต้น นโยบายเริ่มต้นจะถูกนำไปใช้โดยอัตโนมัติไปยังไซต์ แต่สามารถเป็นเจ้าของไซต์:
-
เลือกนโยบายอื่นถ้าพร้อมใช้งาน
-
เลือกออกจากนโยบายทั้งหมดถ้ายังไม่เกี่ยวข้องกับเนื้อหาในไซต์
-
-
บังคับไม่เริ่มต้นหรือ ในกรณีนี้ ไม่มีนโยบายจะถูกนำไปใช้โดยอัตโนมัติไปยังไซต์ และเจ้าของไซต์ที่จำเป็นต้องดำเนินการเพื่อนำไปใช้อย่างใดอย่างหนึ่ง
นโยบายการลบเอกสารอาจประกอบด้วยมากกว่าหนึ่งกฎนั่นคือตัวอย่าง กฎหนึ่งอาจพูดลบเอกสารหนึ่งปีหลังจากที่สร้างขึ้น แต่กฎอื่นอาจพูดลบเอกสารหนึ่งปีหลังจากที่พวกเขาล่าสุดได้ ถ้านโยบายประกอบด้วยมากกว่าหนึ่งกฎ คุณสามารถเลือกกฎดีที่สุดนำไปใช้กับไซต์ของคุณ ลบกฎจะถูกนำไปใช้ไลบรารีทั้งหมดภายในไซต์ นโยบายเดียวเท่านั้นและกฎหนึ่งสามารถทำงานอยู่ในไซต์ในครั้งเดียว เช่นนโยบาย กฎสามารถถูกตั้งค่าเป็นค่าเริ่มต้น เพื่อที่จะนำไปใช้โดยอัตโนมัติเมื่อนโยบายจะถูกนำไปใช้
สุดท้าย นโยบายการลบเอกสารจะสืบทอดมา เมื่อคุณเลือกนโยบายหรือกฎสำหรับไซต์ของคุณ ว่า ส่วนที่เลือกจะสืบทอดมาจากไซต์ย่อยทั้งหมด แม้ว่าเจ้าของไซต์ย่อยสามารถตัดการสืบทอดได้ ด้วยการเลือกนโยบายอื่นหรือกฎ เมื่อคุณเลือกนโยบายหรือกฎ พิจารณาเนื้อหาของไซต์ย่อยใด ๆ อยู่ต่ำกว่าไซต์ของคุณ
ดูนโยบายการลบเอกสารพร้อมใช้งานในไซต์คอลเลกชัน
องค์กรของคุณอาจกำหนดนโยบายแตกต่างกันเมื่อต้องการแตกต่างกันของไซต์คอลเลกชัน ในไซต์คอลเลกชันระดับ เจ้าของไซต์คอลเลกชันสามารถดูนโยบายการลบเอกสารที่พร้อมใช้งานสำหรับไซต์คอลเลกชันทั้งหมด นโยบายอาจมีพร้อมใช้งานเทมเพลตไซต์คอลเลกชัน (และดังนั้นทั้งหมดไซต์คอลเลกชันที่สร้างจากเทมเพลตนี้) หรือคอลเลกชันไซต์ที่ระบุนี้
-
ในไซต์ระดับบนสุดในไซต์คอลเลกชัน ในมุมขวาบน เลือกตั้งค่า [ไอคอนรูปเฟือง] >ตั้งค่าไซต์
-
ภายใต้การดูแลไซต์คอลเลกชัน >นโยบายการลบเอกสาร ออก
หมายเหตุ: ลิงก์นโยบายการลบเอกสาร จะไม่ปรากฏเว้นแต่ว่านโยบายได้ถูกกำหนดให้กับไซต์คอลเลกชัน ลิงก์ไม่ปรากฏขึ้นในทันทีหลังจากที่ได้รับมอบหมายนโยบายไปยังไซต์ซึ่งสามารถมีช่วงห่าง 24 ชั่วโมงจากเมื่อนโยบายที่ถูกกำหนดให้กับเมื่อลิงก์นโยบายการลบเอกสาร ปรากฏขึ้นได้
-
บนหน้านี้ คุณสามารถดูการ:
-
นโยบายกำหนดไว้ในปัจจุบันและกฎเกี่ยวข้อง เลือกนโยบายการดูกฎในบานหน้าต่างด้านขวา
-
นโยบายเริ่มต้น มี ถ้าใช่ ในคอลัมน์เริ่มต้น
-
ข้อความจะแสดงไว้ใต้รายการถ้านโยบายได้ถูกกำหนดให้เป็นข้อบังคับ
-
รายการนี้เป็นดูอย่างเดียว เจ้าของไซต์คอลเลกชันเพื่อดูทั้งหมดพร้อมใช้งานนโยบายและกฎ เมื่อต้องการนำนโยบาย ดูในส่วนถัดไป
นำไปใช้ หรือเอานโยบายการลบเอกสารสำหรับไซต์
เจ้าของไซต์หรือไซต์คอลเลกชันเจ้า องค์กรของคุณอาจสร้างนโยบายที่คุณสามารถนำไปใช้กับไซต์ของคุณ หรือเข้าร่วมทั้งหมดจากทั้งหมด
-
ในมุมบนขวาบนของไซต์ เลือกตั้งค่า [ไอคอนรูปเฟือง] >ตั้งค่าไซต์
-
ภายใต้การดูแลไซต์คอลเลกชัน >นโยบายการลบเอกสาร ออก
หมายเหตุ: ลิงก์นโยบายการลบเอกสาร จะไม่ปรากฏเว้นแต่ว่านโยบายได้ถูกกำหนดให้กับไซต์คอลเลกชัน ลิงก์ไม่ปรากฏขึ้นในทันทีหลังจากที่ได้รับมอบหมายนโยบายไปยังไซต์ซึ่งสามารถมีช่วงห่าง 24 ชั่วโมงจากเมื่อนโยบายที่ถูกกำหนดให้กับเมื่อลิงก์นโยบายการลบเอกสาร ปรากฏขึ้นได้
-
เลือกทำอย่างใดอย่างหนึ่งต่อไปนี้:
-
เมื่อต้องการนำนโยบายเลือกนโยบาย > เลือกกฎที่นโยบาย >บันทึก
นโยบายเดียวเท่านั้นและกฎหนึ่งสามารถทำงานอยู่ในไซต์ในครั้งเดียว องค์กรของคุณอาจมีหลายนโยบาย และกฎเพื่อเลือกจาก หรือนโยบายเดียวเท่านั้น หรือกฎ
-
เมื่อต้องการเลือกออกจากนโยบายเลือกปฏิเสธ: ลบบันทึกย่อทำ >บันทึก
เป็นเจ้าของไซต์ คุณสามารถเลือกนโยบายการลบเอกสารออกจากถ้าคุณตัดสินใจว่า นโยบายจะไม่สามารถใช้ได้กับเนื้อหาในไซต์ของคุณ คุณไม่สามารถเลือกไม่มีนโยบายที่ถูกกำหนดให้เป็นบังคับ อย่างไรก็ตาม
-
นโยบายการลบเอกสารแทนนโยบายอื่น ๆ
ไซต์อาจใช้นโยบายอื่น ๆ สำหรับการเก็บ และลบเนื้อหา:
-
นโยบายชนิดเนื้อหาสำหรับไซต์คอลเลกชัน
-
นโยบายการจัดการข้อมูลสำหรับรายการหรือไลบรารี
ถ้าคุณนำนโยบายการลบเอกสารไปยังไซต์ที่มีอยู่แล้วใช้นโยบายชนิดเนื้อหาหรือนโยบายการจัดการข้อมูลสำหรับรายการหรือไลบรารี นโยบายเหล่านั้นจะถูกละเว้นในขณะนโยบายการลบเอกสารจะมีผลใช้ต่อ ถ้านโยบายอื่น ๆ จะถูกละเว้น คุณจะเห็นข้อความเนื้อหาบนไซต์นี้ใช้นโยบายการลบเอกสาร
นั่นหมายความว่า คุณควรวางแผนสำหรับไซต์เพื่อใช้นโยบายเฉพาะครื่อสำหรับเนื้อหาที่มีโครงสร้าง (นโยบายการจัดการข้อมูลและนโยบายของชนิดเนื้อหา) หรือเนื้อหาที่ไม่มีโครงสร้าง (เอกสารลบนโยบาย), ไม่ใช่ทั้งสอง ถ้าคุณเลือกออกจากนโยบายการลบเอกสาร คำเตือนจะไม่ปรากฏ และชนิดอื่น ๆ ของนโยบายจะยังคงทำงาน
นโยบายไซต์ไม่ได้รับผลกระทบจากนโยบายการลบเอกสาร
กำหนดถ้านโยบายของชนิดเนื้อหาจะถูกละเว้น
ถ้าไซต์ของคุณถูกใช้ นโยบายชนิดเนื้อหาและคุณเห็นข้อความนี้ขณะนี้ นโยบายเหล่านั้นจะไม่มีผล เมื่อต้องการคืนค่านโยบายชนิดเนื้อหา คุณสามารถเอานโยบายการลบเอกสารออกจากไซต์ของคุณ ตามที่อธิบายไว้ก่อนหน้านี้ ถ้ามีตัวเลือกปฏิเสธ ถ้ามีตัวเลือกไม่มีการเลิก นโยบายการลบเอกสารถูกบังคับ และคุณจำเป็นต้องติดต่อเจ้าหน้าที่การปฏิบัติตามกฎระเบียบในองค์กรของคุณ
-
ที่มุมขวา เลือกตั้งค่า [ไอคอนรูปเฟือง] >ตั้งค่าไซต์
-
ภายใต้การดูแลไซต์ >เทมเพลตนโยบายชนิดเนื้อหา
กำหนดนโยบายการจัดการข้อมูลจะถูกละเว้นไปถ้า
ถ้าไซต์ของคุณโดยใช้นโยบายการจัดการข้อมูล และคุณเห็นข้อความนี้ขณะนี้ นโยบายเหล่านั้นจะไม่มีผลใช้ต่องาน เมื่อต้องการคืนค่านโยบายการจัดการข้อมูล คุณสามารถเอานโยบายการลบเอกสารออกจากไซต์ของคุณ ตามที่อธิบายไว้ก่อนหน้านี้ ถ้ามีตัวเลือกปฏิเสธ ถ้ามีตัวเลือกไม่มีการเลิก นโยบายการลบเอกสารถูกบังคับ และคุณจำเป็นต้องติดต่อเจ้าหน้าที่การปฏิบัติตามกฎระเบียบในองค์กรของคุณ
-
สำหรับรายการหรือไลบรารี บน Ribbon > แท็บไลบรารี >การตั้งค่าไลบรารี > ภายใต้สิทธิ์และการจัดการ >การตั้งค่านโยบายการจัดการข้อมูล
