ทำไมคุณควรอัปเกรดี่นชื่อการแจกจ่ายของคุณไปยังกลุ่มใน Outlook

กลุ่ม Microsoft 365 คืออะไร

เมื่อคุณตั้งค่ากลุ่มMicrosoft 365 ใน Outlook คุณสามารถเลือกกลุ่มบุคคลที่คุณต้องการทํางานร่วมกัน และตั้งค่าคอลเลกชันของทรัพยากรสําหรับบุคคลเหล่านั้นเพื่อแชร์ได้อย่างง่ายดาย คุณไม่ต้องกังวลเกี่ยวกับการมอบสิทธิ์การเข้าถึงทรัพยากรทั้งหมดด้วยตนเอง เนื่องจากการเพิ่มสมาชิกลงในกลุ่มจะเป็นการมอบสิทธิ์การเข้าถึงเครื่องมือในกลุ่มโดยอัตโนมัติ

แหล่งข้อมูลเพิ่มเติมเหล่านั้นได้แก่:

• กล่องขาเข้าที่แชร์ - ที่ซึ่งการสนทนาที่คุณมีในรายการการแจกจ่ายของคุณเกิดขึ้น กล่องจดหมายที่แชร์นี้สามารถค้นหาได้อย่างสมบูรณ์ดังนั้นจึงสร้างรายการเก็บถาวรที่ยังมีชีวิตอยู่ของข้อความของกลุ่ม ผู้มาใหม่ในกลุ่มสามารถค้นหาหรือเลื่อนย้อนกลับไปตามประวัติเพื่อเร่งความเร็วของสิ่งที่โพสต์ในกลุ่มก่อนหน้านี้ได้อย่างรวดเร็ว ดู: สนทนากลุ่มใน Outlook

  เคล็ดลับ: ถ้าผู้ใช้ของคุณยังคงต้องการให้ข้อความกลุ่มปรากฏในกล่องจดหมายเข้าส่วนบุคคลของพวกเขา เช่นเดียวกับในรายการการแจกจ่าย สิ่งที่พวกเขาต้องทําคือสมัครใช้งานกลุ่มโดยการคลิกปุ่ม การเป็นสมาชิก บน Ribbon ใน Outlook

• ไลบรารีไฟล์ที่แชร์ - กลุ่มของคุณมีไลบรารีไฟล์ SharePoint ที่ผู้ใช้ของคุณสามารถจัดเก็บ แชร์ และทํางานร่วมกันบนเอกสาร เวิร์กบุ๊ก งานนําเสนอ รูปภาพ หรือไฟล์ชนิดอื่นๆ ที่พวกเขาต้องทํางาน ดู: แชร์ไฟล์กลุ่ม

• ปฏิทินที่แชร์ - กลุ่มของคุณจะได้รับปฏิทินที่แชร์เพื่อโพสต์เหตุการณ์ที่เกี่ยวข้องกับกลุ่ม สมาชิกแต่ละคนที่สมัครใช้งานกลุ่มจะได้รับเชิญให้เข้าร่วมเหตุการณ์ที่โพสต์ในปฏิทินโดยอัตโนมัติ เพื่อให้เหตุการณ์เหล่านั้นปรากฏบนปฏิทินส่วนบุคคลของพวกเขาได้หากต้องการ ดู: จัดกําหนดการการประชุมบนปฏิทินกลุ่มใน Outlook

• สมุดบันทึก OneNote ที่แชร์ - กลุ่มจะมีสมุดบันทึก OneNote ที่แชร์ซึ่งสมาชิกกลุ่มสามารถรวบรวมและทํางานร่วมกันบนข้อมูลได้โดยอัตโนมัติ หลายกลุ่มใช้สมุดบันทึกเพื่อสร้างวิกิที่มีชีวิตด้วยคําถามที่ถามบ่อยและแหล่งข้อมูลอื่นๆ

• การเข้าถึงแบบผู้เยี่ยมชม - คุณสามารถเพิ่มที่ติดต่อภายนอกลงในกลุ่มการแจกจ่ายก่อนแต่ที่ติดต่อทั้งหมดที่พวกเขาได้รับคืออีเมล ด้วยกลุ่ม คุณสามารถให้ผู้เยี่ยมชมเข้าถึงการสนทนาทางอีเมล ไฟล์ และแม้แต่สมุดบันทึก OneNote ที่แชร์ได้ ดู: การเข้าถึงของผู้เยี่ยมชมใน กลุ่ม Microsoft 365

• เนื้อหาจะสามารถมองเห็นได้ - กลุ่มใน Outlook จะเป็นแบบสาธารณะตามค่าเริ่มต้น ซึ่งหมายความว่าผู้อื่นในองค์กรของคุณสามารถค้นหาและเข้าร่วมหรือตรวจสอบเอกสารในกลุ่มได้อย่างง่ายดาย ถ้าเนื้อหาของกลุ่มมีความอ่อนไหวมากกว่า คุณสามารถสลับกลุ่มเป็นส่วนตัว ซึ่งจะซ่อนเนื้อหาจากบุคคลที่ไม่ได้เป็นสมาชิก และกําหนดให้เจ้าของกลุ่มอนุมัติคําขอเข้าร่วม

• การสร้างบริการตนเอง - IT ไม่จําเป็นต้องถูกร้องขอโดยการร้องขอจากผู้ใช้เพื่อสร้างกลุ่ม ผู้ใช้สามารถสร้างกลุ่มของตนเองได้ตามต้องการ ถ้าคุณต้องการควบคุมว่าผู้ใช้คนใดในองค์กรของคุณสามารถสร้างกลุ่มได้ ให้ดู: จัดการบุคคลที่สามารถสร้างกลุ่ม Microsoft 365 ได้

ซึ่งเป็นเพียงฟีเจอร์บางส่วนที่ทําให้กลุ่มเป็นโซลูชันที่มีประสิทธิภาพมากกว่ากลุ่มการแจกจ่าย

การดูแลระบบของกลุ่มของคุณ

Microsoft 365 มีเครื่องมือและความสามารถที่มีประโยชน์มากมายสําหรับการจัดการและการจัดการกลุ่มของคุณได้ง่ายขึ้น สําหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับสิทธิประโยชน์เหล่านี้ ให้คลิกหัวเรื่องด้านล่าง

การจัดการการเปลี่ยนแปลง

ในบางครั้ง ผู้ใช้อาจไม่สบายใจเกี่ยวกับการเปลี่ยนแปลง ดังนั้น การติดต่อสื่อสารกับสมาชิกที่มีอยู่ของรายชื่อการแจกจ่ายของคุณจึงเป็นเรื่องสําคัญที่จะแจ้งให้พวกเขาทราบถึงสิ่งที่คาดหวัง ต่อไปนี้เป็นข้อมูลบางส่วนที่คุณควรรวมไว้ในข้อความนี้ พร้อมกับคําตอบบางส่วนที่คุณอาจพบว่าเป็นประโยชน์:

การโยกย้ายรายการการแจกจ่ายของคุณ

พร้อมที่จะอัปเกรดรายชื่อการแจกจ่ายของคุณเป็นกลุ่มแล้วหรือยัง ดู โยกย้ายรายชื่อการแจกจ่ายไปยังกลุ่ม Microsoft 365 - Admin ความช่วยเหลือ

รายชื่อการแจกจ่ายใดที่ไม่สามารถอัปเกรดเป็นกลุ่ม Microsoft 365 ได้ 

คุณสามารถอัปเกรดได้เฉพาะรายชื่อการแจกจ่ายที่จัดการบนระบบคลาวด์อย่างง่ายและไม่ซ้อนกันเป็นกลุ่ม Microsoft 365 เท่านั้น ดู ไม่สามารถอัปเกรดรายชื่อการแจกจ่ายเป็นกลุ่ม Microsoft 365 - Exchange | Exchange Microsoft Learn 

ถัดไปคืออะไร

เมื่อคุณอัปเกรดกลุ่มการแจกจ่ายของคุณเป็นกลุ่มMicrosoft 365 แล้ว อาจมีงานติดตามบางอย่างที่คุณอาจต้องการทําเพื่อให้แน่ใจว่าเป็นไปอย่างราบรื่น

• ติดตามผลกับผู้ใช้ของคุณ - เช็คอินกับพวกเขาทันทีหลังจากอัปเกรดเสร็จสมบูรณ์ จากนั้นอีกครั้งในอีกสองสามวันต่อมา แสดงว่าคุณกําลังฟังและตอบสนองทุกคําถามที่พวกเขาอาจมีจะเป็นไปอย่างยาวนานในการทําให้พวกเขามีความสุขและสบายใจกับการเปลี่ยนแปลง

• ตรวจสอบรายงานการมีส่วนร่วม - พอร์ทัล Microsoft 365 Admin มีรายงานที่ดีบางอย่างที่สามารถแสดงจํานวนผู้ใช้ที่ใช้กลุ่ม ความถี่และฟีเจอร์ที่พวกเขาใช้ รายงานเหล่านั้นสามารถช่วยให้คุณออกแบบการติดตามผลและการฝึกอบรมผู้ใช้ รวมถึงไฮไลต์ที่ผู้ใช้ของคุณได้รับประโยชน์สูงสุดจากกลุ่มใหม่ ดู: รายงานกิจกรรมในศูนย์การจัดการ Microsoft 365

• แชร์ประสบการณ์การใช้งานของคุณ - แจ้งให้ทีมอื่นๆ ในบริษัทของคุณทราบว่าคุณได้อัปเกรดกลุ่มการแจกจ่ายของคุณแล้วและขั้นตอนใดที่คุณดําเนินการเพื่อทําให้สําเร็จ การแชร์ข้อมูลนั้นสามารถช่วยให้ทีมเหล่านั้นทําตามตัวอย่างของคุณและอัปเกรดเป็นของตนเองได้สําเร็จ

ดูเพิ่มเติม

• เรียนรู้เกี่ยวกับกลุ่ม Microsoft 365

• เริ่มต้นใช้งานกลุ่ม Microsoft 365 ใน Outlook

• เข้าร่วมกลุ่มใน Outlook

มีคําถามเกี่ยวกับกลุ่ม Microsoft 365 หรือไม่

เยี่ยมชม ชุมชนด้านเทคนิคของ กลุ่ม Microsoft 365

เรายินดีรับฟัง

บทความนี้ได้รับการอัปเดตล่าสุดเมื่อวันที่ 16 ตุลาคม 2020 เนื่องจากคําติชมของคุณ ถ้าคุณพบว่าโปรแกรมจะนําคุณไปยังข้อมูลที่เป็นประโยชน์ และโดยเฉพาะอย่างยิ่งถ้าคุณไม่ได้ให้คําแนะนํา โปรดคลิกตัวควบคุมคําติชมด้านล่างและแสดงข้อคิดเห็นที่สร้างสรรค์เพื่อให้เราสามารถปรับปรุงต่อไปได้ ขอขอบคุณ!