การค้นหาข้อความหรือรายการโดยใช้การค้นหาทันที

1. ในแถบนำทาง ที่ด้านล่างของหน้าจอ ให้คลิก จดหมาย

   

   ถ้าคุณไม่เห็นข้อมูลนี้ อาจเป็นเพราะว่า "กระชับการนำทาง" อาจเปิดใช้งานอยู่ ซึ่งจะทำให้คุณเห็นไอคอนแทน ดังนี้

   

   หรือ นอกจากจะเปิด “การนำทางแบบย่อ” แล้ว บานหน้าต่างโฟลเดอร์อาจย่อเล็กสุด เพื่อให้จัดเรียงไอคอนแนวตั้งได้ คุณสามารถขยายบานหน้าต่างโฟลเดอร์ได้โดยการคลิกปุ่ม ย่อ/ขยาย ตามที่แสดงไว้ที่นี่:

   

2. ค้นหากล่องค้นหา ซึ่งอยู่ที่ด้านบนสุดของข้อความของคุณ ตามที่แสดงไว้ที่นี่:

   

3. เมื่อต้องการค้นหาคำที่คุณทราบว่าอยู่ในข้อความหรือข้อความจากบุคคลใดบุคคลหนึ่ง ให้พิมพ์คำหรือชื่อบุคคลนั้น (คุณสามารถใช้ชื่อต้น นามสกุล และเพียงบางส่วนของชื่อ) ในกล่องค้นหา ข้อความที่มีคำหรือชื่อที่คุณระบุจะปรากฏขึ้นโดยมีการเน้นข้อความที่ค้นหาในผลลัพธ์

   

4. คุณสามารถจำกัดผลลัพธ์ของคุณเพิ่มขึ้นโดยการเปลี่ยนการค้นหาของคุณ นี่เป็นตัวอย่างทั่วไปบางส่วน:

   • พิมพ์ "รายงานค่าใช้จ่าย" (รวมเครื่องหมายอัญประกาศไว้ด้วย) เพื่อค้นหาข้อความที่มีวลีตรงตาม "รายงานค่าใช้จ่าย"

   • พิมพ์ ค่าใช้จ่าย AND รายงาน ("AND" ต้องเป็นตัวพิมพ์ใหญ่ทั้งหมด) เพื่อค้นหาข้อความที่มีทั้งคำว่า ค่าใช้จ่าย และคำว่า รายงาน แต่ไม่จำเป็นต้องตามลำดับนี้ คุณยังสามารถใช้ "OR" ได้ด้วย

   • พิมพ์ ค่าใช้จ่าย NOT รายงาน ("NOT" ต้องเป็นตัวพิมพ์ใหญ่ทั้งหมด) เพื่อค้นหาข้อความที่มีคำว่า ค่าใช้จ่าย แต่ไม่มีคำว่า รายงาน

5. หมายเหตุ: การค้นหาจะค้นหาเฉพาะรายการ ถ้าคุณค้นหาทั้งคำหรือคำแรก; ถ้าคุณค้นหาคำที่อยู่ตรงกลางหรือคำสุดท้าย คุณจะไม่พบรายการ ตัวอย่างเช่น ถ้าหัวเรื่องของข้อความประกอบด้วย "อีเมลเกี่ยวกับ Office365" การค้นหาต่อไปนี้จะไม่พบรายการนั้น:

   • "เมล" -- เนื่องจากคำนี้เป็นคำสุดท้ายของคำว่า "อีเมล"

   • "365" -- เนื่องจากคำนี้เป็นคำสุดท้ายของคำว่า "Office365"

   • "ice" -- เนื่องจากคำนี้เป็นคำที่อยู่ตรงกลางของคำว่า "Office365"

6. เมื่อคุณทำเสร็จแล้ว คุณสามารถล้างการค้นหาได้โดยคลิกที่ ในกล่องค้นหา

ถ้าคุณไม่พบสิ่งที่คุณกำลังค้นหา ให้ใช้เครื่องมือการค้นหาบน Ribbon เพื่อจำกัดการค้นหาของคุณให้แคบลง เมื่อคุณคลิกกล่องค้นหา คุณสามารถเลือกตัวเลือกขอบเขตทางด้านซ้ายของ Ribbon ได้ เมื่อคุณตัดสินใจเลือกขอบเขตของคุณแล้ว คุณสามารถปรับปรุงการค้นหาได้มากขึ้นโดยการเลือกตัวเลือกต่างๆ เช่น บรรทัดชื่อเรื่องหรือผู้ส่ง

ขอบเขต (ตำแหน่งที่จะค้นหา): ที่นี่คุณสามารถเลือกที่จะค้นหาในโฟลเดอร์ที่ระบุ เช่น กล่องจดหมายทั้งหมดของคุณ หรือเฉพาะโฟลเดอร์ปัจจุบันที่คุณได้เลือกไว้ ซึ่งโดยส่วนใหญ่จะเป็น กล่องจดหมายเข้า ของคุณ

ปรับปรุง (สิ่งที่ค้นหา): เมื่อคุณเลือกขอบเขตของคุณแล้ว คุณสามารถเพิ่มเกณฑ์อื่นๆ ได้ในกลุ่ม ปรับปรุง เมื่อคุณเลือกตัวเลือก Outlook จะเพิ่มสคริปต์พิเศษลงในกล่องค้นหาเพื่อจำกัดการค้นหา

มาดูตัวเลือกต่างๆ กัน

• จาก: กรองผลลัพธ์การค้นหาของคุณเพื่อให้แสดงเฉพาะข้อความที่ส่งโดยบุคคลที่ระบุ ตัวอย่างเช่น คุณสามารถค้นหาข้อความทั้งหมดที่ส่งโดยดวงรัตน์

• ชื่อเรื่อง: กรองผลลัพธ์การค้นหาของคุณตามบรรทัดชื่อเรื่องของอีเมล ตัวอย่างเช่น คุณสามารถค้นหาข้อความทั้งหมดที่มีคำสำคัญ “รายงาน” ในบรรทัดชื่อเรื่อง

• มีสิ่งที่แนบมา: แสดงข้อความทั้งหมดที่ประกอบด้วยสิ่งที่แนบมา

• Categorized: เลือกประเภทเพื่อดูข้อความทั้งหมดที่คุณได้ตั้งค่าสถานะข้อความด้วยประเภทที่ระบุ

• สัปดาห์นี้: บนเมนูดรอปดาวน์ เลือกกรอบเวลาเพื่อจำกัดผลลัพธ์การค้นหาตามช่วงเวลาที่คุณได้รับข้อความ

• ส่งถึง: ในเมนูดรอปดาวน์ ให้เลือกตัวเลือกเพื่อกรองผลลัพธ์ตามผู้รับอีเมล ตัวอย่างเช่น ข้อความที่ผู้ส่งส่งสำเนาถึงคุณ หรือข้อความที่ส่งถึงบุคคลที่ระบุ

• Unread: จะแสดงข้อความที่ยังไม่ได้อ่านทั้งหมดในโฟลเดอร์ที่คุณเลือก

• Flagged: จะแสดงข้อความที่คุณตั้งค่าสถานะเพื่อตามงาน

• Important: จะแสดงข้อความทั้งหมดที่ถูกทำเครื่องหมายเป็นมีความสำคัญสูง

• เพิ่มเติม: เลือกตัวเลือกบนเมนูเพื่อจำกัดผลลัพธ์การค้นหาของคุณให้แคบลง ตัวอย่างเช่น คุณสามารถกรองตัวกรองตามความละเอียดอ่อนหรือขนาดข้อความได้

โปรดทราบว่า คุณสามารถผสมตัวเลือกเหล่านี้

มีตัวอย่างดังนี้: คุณสามารถค้นหาข้อความทั้งหมดจากดวงรัตน์ที่คุณได้รับเดือนที่แล้วที่มีคำสำคัญ "รายงาน" ในบรรทัดชื่อเรื่องได้

เมื่อต้องการตั้งค่าการค้นหา:

1. ตรวจสอบให้แน่ใจว่า กล่องจดหมายเข้า ถูกเลือก จากนั้นคลิกในกล่อง การค้นหา

2. เลือก โฟลเดอร์ย่อย ในกลุ่ม ขอบเขต

3. คลิก จาก แล้วพิมพ์ Sara เพื่อแทนที่ข้อความที่ถูกเน้นในกล่องค้นหา

4. คลิก เรื่อง แล้วพิมพ์ รายงาน เพื่อแทนที่ข้อความที่ถูกเน้นในกล่องค้นหา

5. จากเมนูดรอปดาวน์ถัดจาก สัปดาห์นี้ ให้เลือก เดือนล่าสุด

   

ได้ผลลัพธ์จำนวนมากเกินไปใช่หรือไม่ หรือคุณไม่ได้ผลลัพธ์การค้นหาตามที่คุณต้องการใช่หรือไม่

1. คลิกในกล่อง ค้นหา

2. บนแท็บ ค้นหา ให้คลิก เครื่องมือค้นหา > การค้นหาขั้นสูง

   

ในกล่อง การค้นหาขั้นสูง คุณสามารถระบุเกณฑ์ที่ซับซ้อนยิ่งขึ้น และสามารถค้นหาในปฏิทิน รายการที่ติดต่อ บันทึกย่อ และงานของคุณได้ด้วย

1. คลิกแท็บ ขั้นสูง

2. ภายใต้ กำหนดเกณฑ์เพิ่มเติม ให้คลิกปุ่ม เขตข้อมูล แล้วคลิก เขตข้อมูลจดหมายทั้งหมด คุณจะเห็นเมนูเขตข้อมูลที่คุณสามารถค้นหาได้ เช่น จากถึงได้รับชื่อเรื่อง และอื่นๆ อีกมากมาย

   

3. เริ่มด้วยการเลือกเขตข้อมูล แล้วเลือกเงื่อนไขและค่าที่จะใช้ทดสอบ ตัวอย่างเช่น:

   จาก/ มี/ ชนกนาถ จะค้นหาข้อความจากบุคคลที่มีคำว่า “ชนกนาถ” ในชื่อ โปรดสังเกตว่าเราใช้ มี เป็นเงื่อนไขแทน เป็น (ตรงกัน) เพื่อให้เราไม่ต้องค้นหาผลลัพธ์ที่ตรงกัน ดังนั้น ถ้าชื่ออีเมลของชนกนาถคือ “ชนกนาถ สันติสกุล” จาก/เป็น (ตรงกัน)/ชนกนาถ จะไม่สามารถใช้งานได้ เนื่องจากเราต้องระบุชื่อเต็มของชนกนาถ ซึ่งก็คือชนกนาถ สันติสกุล เพื่อรับผลลัพธ์ที่ตรงกัน นั่นคือประโยชน์ของ มี เมื่อใช้เป็นเงื่อนไข

4. เพิ่มเงื่อนไขเพิ่มเติมได้ตามที่คุณต้องการใช้หรือต้องการทดสอบ เราจะเพิ่มอีกสามเงื่อนไข ดังนี้:

จาก | มี | ชนกนาถ จะค้นหาข้อความที่มาจากบุคคลที่มีคำว่า “ชนกนาถ” ในชื่อ โปรดสังเกตว่าเราใช้ มี เป็นเงื่อนไขแทน เป็น (ตรงกัน) เพื่อให้เราไม่ต้องค้นหาผลลัพธ์ที่ตรงกัน ดังนั้น ถ้าชื่ออีเมลของชนกนาถคือ “ชนกนาถ สันติสกุล” จาก | เป็น (ตรงกัน) |ชนกนาถ จะไม่สามารถใช้งานได้ เนื่องจากเราต้องระบุชื่อเต็มของชนกนาถ ซึ่งก็คือชนกนาถ สันติสกุล เพื่อรับผลลัพธ์ที่ตรงกัน นั่นคือประโยชน์ของ มี เมื่อใช้เป็นเงื่อนไข

จากนั้น สมมติว่าคุณเพิ่มสิ่งเหล่านี้:

• รับ | ระหว่าง | 01/5/13 และ 31/5/13

• ข้อความ | ประกอบด้วย | งบประมาณ

• ถึง | ประกอบด้วย | Rob

  

ในตอนนี้ Outlook จะค้นหาข้อความจากผู้ส่งที่มีคำว่า "ชนกนาถ" อยู่ในชื่อของบุคคลนั้นที่ได้รับเมื่อ เดือนพฤษภาคม 2013 และมีคำว่า "งบประมาณ" อยู่ในเนื้อหาข้อความ และ (นอกจากคุณ) ส่งถึงบุคคลที่มีคำว่า "อัครรัตน์" ในชื่อของเขาด้วย ต่อไปนี้เป็นการดูรายการเกณฑ์สี่เกณฑ์ที่เราเพิ่ม

ขั้นตอนสุดท้าย ให้คลิก ค้นหาทันที เพื่อเรียกใช้การค้นหา

ถ้าผลลัพธ์มากกว่า 250 รายการเป็นสิ่งที่คุณคาดไว้แล้ว คุณสามารถยกเลิกการจำกัดจำนวนได้ ดังนี้

1. คลิก ไฟล์ > ตัวเลือก > ค้นหา

2. ใน ผลลัพธ์ ล้าง ปรับปรุงความเร็วในการค้นหาด้วยการจำกัดจำนวนผลลัพธ์ที่แสดง กล่องกาเครื่องหมาย