การตั้งค่าแหล่งระเบียนสำหรับรายงาน

วิธีที่ 1: คลิกปุ่ม สร้าง

ถ้าคุณสมบัติของแหล่งระเบียนเป็นชื่อตาราง คุณสามารถสร้างคิวรีที่ฝังตัวได้อย่างรวดเร็วด้วยการคลิกปุ่ม สร้าง ในกล่องคุณสมบัติแหล่งระเบียน

1. ในบานหน้าต่างนำทาง ให้คลิกขวาที่รายงานที่คุณต้องการปรับเปลี่ยน แล้วคลิก มุมมองเค้าโครง

2. คลิกขวาที่ใดก็ได้ในรายงาน แล้วคลิก คุณสมบัติรายงาน

3. บนแท็บ ทั้งหมด ให้คลิกในกล่องคุณสมบัติ แหล่งระเบียน แล้วคลิกปุ่ม สร้าง

4. Access จะถามว่าคุณต้องการสร้างคิวรีโดยยึดตามตารางหรือไม่ คลิก ใช่ เพื่อดําเนินการต่อ
   
   Access จะเปิดตัวสร้างคิวรีและเพิ่มตารางดั้งเดิมในคุณสมบัติ แหล่งตัวควบคุม
   

5. เพิ่มเขตข้อมูลลงในตารางคิวรีด้วยการดับเบิลคลิกที่ชื่อเขตข้อมูลแต่ละชื่อที่คุณต้องการบนรายงาน คุณต้องดําเนินการนี้กับฟิลด์ทั้งหมดที่คุณต้องการให้แสดงในรายงาน

6. เมื่อต้องการเพิ่มเขตข้อมูลจากตารางที่สัมพันธ์กันหรือจากคิวรี ให้ทำดังนี้

   1. บนแท็บ ออกแบบ ในกลุ่ม ตั้งค่าคิวรี ให้คลิก เพิ่มตาราง (แสดงตาราง ใน Access 2013 )

   2. เลือกตารางหรือคิวรีที่คุณต้องการเพิ่ม

   3. ตรวจสอบให้แน่ใจว่าตารางและคิวรีที่คุณเพิ่มถูกรวมเข้าด้วยกันตามหลักตรรกะ ตัวอย่างเช่น เขตข้อมูล ID ของตารางลูกค้าอาจจะมีเส้นรวมที่เชื่อมต่อกับเขตข้อมูล CustomerID ของตารางใบสั่งซื้อ คุณสามารถสร้างเส้นรวมได้โดยการลากชื่อเขตข้อมูลจากตารางหรือคิวรีหนึ่งไปยังชื่อเขตข้อมูลในตารางหรือคิวรีอื่น
      
      สําหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการสร้างคิวรี ให้ดูบทความ บทนําสู่คิวรี
      

   4. เพิ่มเขตข้อมูลลงในตารางคิวรีด้วยการดับเบิลคลิกที่ชื่อเขตข้อมูลแต่ละชื่อที่คุณต้องการบนรายงาน คุณต้องดําเนินการนี้กับฟิลด์ทั้งหมดที่คุณต้องการให้แสดงในรายงาน

7. เมื่อต้องการทดสอบคิวรีของคุณ ให้ทำดังนี้

   1. บนแท็บ ออกแบบ ในกลุ่ม ผลลัพธ์ ให้คลิก มุมมอง แล้วคลิก มุมมองแผ่นข้อมูล

   2. เมื่อต้องการกลับไปยังมุมมองออกแบบ บนแท็บ ออกแบบ ในกลุ่ม ผลลัพธ์ ให้คลิก มุมมอง แล้วคลิก มุมมองออกแบบ

8. เมื่อคุณพอใจข้อมูลที่คิวรีส่งกลับมาให้ซึ่งเป็นข้อมูลที่คุณต้องการให้อยู่บนรายงานของคุณ บนแท็บ ออกแบบในกลุ่ม ปิด ให้คลิก ปิด

9. คลิก ใช่ เพื่อบันทึกการเปลี่ยนแปลงที่ได้ทำกับคำสั่ง SQL และปรับปรุงคุณสมบัติ

วิธีที่ 2: เพิ่มเขตข้อมูลจากตารางที่สัมพันธ์กันโดยใช้รายการเขตข้อมูล

1. ในบานหน้าต่างนำทาง ให้คลิกขวาที่รายงานที่คุณต้องการปรับเปลี่ยน แล้วคลิก มุมมองเค้าโครง

2. ถ้าบานหน้าต่างงานรายการเขตข้อมูลไม่ได้แสดงอยู่ บนแท็บ ออกแบบ ในกลุ่ม เครื่องมือ ให้คลิก เพิ่มเขตข้อมูลที่มีอยู่

3. ถ้า แสดงตารางทั้งหมด แสดงที่ด้านบนของรายการเขตข้อมูล ให้คลิกเพื่อแสดงเขตข้อมูลในตารางที่สัมพันธ์กันและในตารางอื่น

4. ภายใต้ เขตข้อมูลที่มีอยู่ในตารางที่เกี่ยวข้อง ให้ขยายตาราง แล้วลากเขตข้อมูลใดเขตข้อมูลหนึ่งไปยังรายงาน
   
   Access จะเปลี่ยนแหล่งระเบียนเป็นคิวรีที่ฝังตัวที่มีเขตข้อมูลที่คุณเพิ่ม คุณสามารถเพิ่มเขตข้อมูลในลักษณะนี้ต่อไปหรือแก้ไขคิวรีที่ฝังตัวได้โดยใช้กระบวนงานใน แก้ไขคิวรีที่ฝังตัว

วิธีที่ 3: คัดลอกและวาง SQL จากคิวรีที่มีชื่อ

1. ในบานหน้าต่างนำทาง ให้คลิกขวาที่คิวรีที่มีคำสั่ง SQL ที่คุณต้องการจะคัดลอก แล้วคลิก มุมมองออกแบบ

2. บนแท็บ หน้าแรก ในกลุ่ม มุมมอง ให้คลิก มุมมอง แล้วคลิกที่ มุมมอง SQL

3. คัดลอกข้อความในบานหน้าต่าง SQL แล้วปิดคิวรีโดยไม่ต้องบันทึก

4. ในบานหน้าต่างนำทาง ให้คลิกขวาที่รายงานที่คุณต้องการเพิ่มคิวรีที่ฝังตัว แล้วคลิก มุมมองเค้าโครง

5. ถ้าแผ่นคุณสมบัติไม่ได้แสดงอยู่แล้ว ให้กด F4 เพื่อแสดงแผ่นคุณสมบัติ

6. บนแท็บ ทั้งหมด ให้เลือกข้อความที่อยู่ในคุณสมบัติ แหล่งระเบียน แล้วกด CTRL+P เพื่อวาง SQL ลงในกล่องคุณสมบัตินั้น

วิธีที่ 4: คัดลอกและวาง SQL จากฟอร์มหรือรายงานอื่น

คุณสามารถคัดลอกคิวรีที่ฝังตัวได้โดยตรงจากคุณสมบัติ แหล่งระเบียน ของวัตถุหนึ่งไปยังอีกวัตถุหนึ่งได้ ด้วยวิธีนี้ ถ้าฟอร์มหรือรายงานอื่นมีคิวรีที่ฝังตัวที่ส่งกลับข้อมูลที่คุณต้องการ ก็เป็นเรื่องง่ายที่จะนํากลับมาใช้ใหม่สําหรับรายงานที่คุณกําลังทํางานอยู่

1. ในบานหน้าต่างนำทาง ให้คลิกขวาที่ฟอร์มหรือรายงานที่มีคำสั่ง SQL ที่ฝังตัวที่คุณต้องการจะคัดลอก แล้วคลิก มุมมองเค้าโครง

2. คลิกขวาที่ใดก็ได้บนฟอร์มหรือรายงาน แล้วคลิก คุณสมบัติของฟอร์ม หรือ คุณสมบัติรายงาน

3. บนแท็บ ทั้งหมด ให้เลือกข้อความคำสั่ง SQL ทั้งหมดในกล่องคุณสมบัติ แหล่งระเบียน แล้วกด CTRL+C เพื่อคัดลอก

4. ปิดฟอร์มหรือรายงานโดยไม่ต้องบันทึก

5. ในบานหน้าต่างนำทาง ให้คลิกขวาที่รายงานที่คุณต้องการเพิ่มคิวรีที่ฝังตัว แล้วคลิก มุมมองเค้าโครง

6. คลิกขวาที่ใดก็ได้ในรายงาน แล้วคลิก คุณสมบัติรายงาน

7. บนแท็บ ทั้งหมด ให้เลือกข้อความที่อยู่ในคุณสมบัติ แหล่งระเบียน แล้วกด CTRL+P เพื่อวาง SQL ลงในกล่องคุณสมบัตินั้น