เมื่อคุณกําลังจัดกําหนดการการประชุม Lync ของคุณ คุณสามารถใช้ตัวเลือกเริ่มต้น ซึ่งเหมาะสมสําหรับการประชุมขนาดเล็กและไม่เป็นทางการกับเพื่อนร่วมงาน
เป็นความคิดที่ดีที่จะปรับเปลี่ยนตัวเลือก ถ้า:
-
คุณกําลังเชิญมากกว่า 10-15 คน คุณสามารถมีผู้เข้าร่วมได้สูงสุด 250 คน
-
คุณต้องการควบคุมสิทธิ์ของผู้เข้าร่วม (IM, เสียง, วิดีโอ)
-
คุณต้องการให้มี ID การประชุมใหม่ ซึ่งจะอนุญาตให้ผู้ใช้ที่คุณเชิญเข้าร่วมเท่านั้น (ความปลอดภัยที่เพิ่มเข้ามา)
-
คุณได้เชิญผู้เข้าร่วมจากบริษัทอื่นๆ ด้วย
เคล็ดลับ: สําหรับคําแนะนําแบบโต้ตอบได้เกี่ยวกับการตั้งค่าการประชุม Lync รวมถึงเคล็ดลับการแก้ไขปัญหา ให้ดูที่ การจัดกําหนดการและการเตรียมการประชุม Skype for Business (Lync)
คลิก การประชุม Lync ใหม่ ในปฏิทินOutlookของคุณ แล้วคลิก ตัวเลือกการประชุม บน Ribbon คุณสามารถเลือกตัวเลือกที่เหมาะสมสําหรับการประชุมที่คุณกําลังจัดกําหนดการได้ที่นี่
มาดูตัวเลือกต่างๆ กัน
-
คุณต้องการประชุมแบบออนไลน์ที่ใด (ID การประชุมเริ่มต้นของคุณหรือ ID การประชุมใหม่)
-
บุคคลเหล่านี้ไม่จำเป็นต้องรอในล็อบบี้ (ตรวจสอบบุคคลที่เข้าร่วม)
-
คุณต้องการจำกัดการมีส่วนร่วมหรือไม่ (ปิดเสียงผู้ชม, ปิดใช้งาน IM, บล็อกวิดีโอ)
-
แหล่งข้อมูลอื่นๆ (การบันทึก, PIN, เครื่องมือการนำเสนอ, ตัวเลือกในการประชุม และอื่นๆ)
คุณต้องการประชุมแบบออนไลน์ที่ใด
คุณสามารถเลือกได้ว่า คุณต้องการจะใช้พื้นที่การประชุมที่คุณได้รับมอบหมายหรือสร้างพื้นที่ว่างใหม่ (ID การประชุม) แล้วตั้งค่าข้อจำกัดและสิทธิ์
-
พื้นที่การประชุมใหม่ (ฉันเป็นคนควบคุมสิทธิ์)
ตัวเลือกนี้มีความปลอดภัยมากขึ้น และเหมาะสําหรับเมื่อคุณนําเสนอข้อมูลที่เป็นความลับ คุณได้รับการประชุมใหม่ด้วยรหัสเฉพาะ และสามารถกําหนดสิทธิ์ต่างๆ ได้ เอง เช่น ผู้ที่ได้รับเป็นผู้นําเสนอ ปิดเสียงผู้อื่น หรือป้องกันไม่ให้พวกเขาแชร์วิดีโอ
เมื่อคุณใช้ตัวเลือกนี้และได้รับพื้นที่การประชุมใหม่ ผู้เข้าร่วมจากการประชุมก่อนหน้าของคุณจะไม่เข้าร่วมการประชุมครั้งถัดไปของคุณโดยไม่ได้ตั้งใจ ในกรณีที่ผู้เข้าร่วมเหล่านั้นยังคงออนไลน์อยู่ นอกจากนี้ ด้วยพื้นที่การประชุมใหม่ คุณสามารถเพิ่มความปลอดภัยเพิ่มเติมและอนุญาตเฉพาะบุคคลที่คุณต้องการเข้าร่วมเท่านั้น
ถ้าคุณต้องการใช้ตัวเลือกนี้ทุกครั้ง ให้คลิก จำการตั้งค่า ที่ด้านล่างของหน้าต่างเพื่อให้การประชุมของคุณทุกครั้งในอนาคตมี ID ใหม่และสิทธิ์ที่คุณเลือกโดยอัตโนมัติ
-
พื้นที่การประชุมเฉพาะของฉัน (ปลอดภัยน้อยกว่า)
นี่เป็นเพียงห้องประชุมของคุณเองและจะมี ID เดียวกันและ สิทธิ์ เนื้อหา เช่น PowerPointงานนําเสนอหรือไฟล์อื่นๆ จะยังคงอยู่ในการประชุมจนกว่าคุณจะลบออก นี่เป็นตัวเลือกที่ดีสําหรับการประชุมอย่างไม่เป็นทางการกับเพื่อนร่วมงาน ซึ่งช่วยให้พวกเขาลงชื่อเข้าใช้ได้ตลอดเวลาด้วยสิทธิ์ของผู้นําเสนอ
บุคคลเหล่านี้ไม่จำเป็นต้องรอในล็อบบี้
คุณเป็นผู้ตัดสินใจว่าใครเข้าสู่การประชุมได้โดยตรง และใครจะรอจนกว่าคุณจะอนุญาตให้เข้าร่วม เมื่อการประชุมเริ่มต้น คุณจะเห็นชื่อของบุคคลที่ต้องการเข้าร่วมการประชุม และสามารถให้หรือปฏิเสธการเข้าถึงได้
ใครบ้างที่สามารถเข้าสู่การประชุมได้โดยตรง |
สิ่งที่เกิดขึ้น |
แนะนำให้ใช้เมื่อ... |
เฉพาะฉัน ที่เป็นผู้จัดการประชุม |
คุณเป็นเพียงคนเดียวที่เข้าสู่การประชุมได้โดยตรง คนอื่นๆ ต้องรอจนกว่าจะได้รับอนุญาต |
คุณมีการประชุมที่มีความปลอดภัยสูงและมีข้อมูลที่เป็นความลับ |
บุคคลที่ฉันเชิญจากบริษัทของฉัน |
เฉพาะบุคคลที่ได้รับเชิญเท่านั้นที่ได้รับเชิญให้เข้าร่วมการประชุมโดยตรง คนอื่นๆ ต้องรอจนกว่าจะได้รับอนุญาต |
คุณจะพูดคุยกันเกี่ยวกับข้อมูลที่เป็นความลับ และต้องการอนุญาตให้เฉพาะบางบุคคลเข้าร่วมเท่านั้น |
ทุกคนจากองค์กรของฉัน |
ทุกคนจากบริษัทของคุณสามารถเข้าร่วมการประชุมได้โดยตรง แม้ว่าจะไม่ได้รับเชิญ |
คุณไม่มีผู้เข้าร่วมภายนอก และคุณไม่ได้พูดคุยกันในเรื่องที่เป็นความลับ |
ทุกคน (ไม่มีข้อจำกัด) |
ใครก็ตามที่เข้าถึงการลิงก์ของการประชุมได้สามารถเข้าร่วมการประชุมได้โดยตรง |
คุณกำลังเชิญผู้เข้าร่วมจากภายนอกและคุณไม่ได้กำลังอภิปรายข้อมูลที่เป็นความลับ |
หมายเหตุ: อย่าลืมเลือกหรือยกเลิกการเลือกตัวเลือกสำหรับบุคคลที่โทรเข้าดังนี้
-
ผู้โทรเข้าร่วมได้โดยตรง นั่นคือ บุคคลที่โทรเข้าด้วยโทรศัพท์จะเชื่อมต่อได้โดยตรง
-
ประกาศเมื่อมีคนเข้ามาหรือออกไป ทุกคนจะได้ยินชื่อเมื่อมีคนเข้ามาและออกไป ไม่แนะนําสําหรับการประชุมขนาดใหญ่
ใครเป็นผู้นำเสนอ
คุณสามารถเลือกผู้ที่จะเป็นผู้นําเสนอในการประชุมของคุณได้ที่นี่ โปรดจําไว้ว่าผู้นําเสนอทุกคนสามารถควบคุมการประชุมได้อย่างเต็มที่ และสามารถแชร์เนื้อหา บันทึกการประชุม (ยกเว้นเมื่อใช้ Lync Basic ที่ไม่สนับสนุนการบันทึก) เปลี่ยนตัวเลือกการประชุม ปิดเสียงบุคคลอื่น และงานการประชุมอื่นๆ
ลองมาดูกัน
ใครเป็นผู้นำเสนอ |
สิ่งที่เกิดขึ้น |
แนะนำให้ใช้เมื่อ... |
เฉพาะฉัน ที่เป็นผู้จัดการประชุม |
มีแค่คุณในฐานะผู้จัดการประชุมเท่านั้นที่มีสิทธิ์ของผู้นำเสนอ |
ใช้เมื่อผู้เข้าร่วมไม่ต้องโต้ตอบกับเนื้อหาการประชุม คุณสามารถกําหนดผู้นําเสนอเพิ่มเติมในระหว่างการประชุมได้ถ้าคุณเปลี่ยนใจ |
ทุกคนจากองค์กรของฉัน |
ทุกคนจากบริษัทของคุณจะเป็นผู้นำเสนอ |
เหมาะสำหรับการประชุมอย่างไม่เป็นทางการกับเพื่อนร่วมทีมของคุณ ซึ่งผู้เข้าร่วมทั้งหมดสามารถแชร์และปรับเปลี่ยนเนื้อหาได้ |
ทุกคน (ไม่มีข้อจำกัด) |
ทุกคนที่คุณเชิญจะเป็นผู้นำเสนอ |
ใช้เมื่อคุณมีผู้เข้าร่วมภายนอกและต้องการให้ผู้เข้าร่วมภายนอกนั้นนำเสนอ |
บุคคลที่ฉันเลือก |
คุณและบุคคลที่คุณเลือก |
เลือกตัวเลือกนี้เมื่อคุณต้องการบุคคลที่เฉพาะเจาะจงที่จะเป็นผู้นำเสนอ |
หมายเหตุ: เมื่อคุณเลือก บุคคลที่ฉันเลือก ให้คลิก เลือกผู้นําเสนอ และย้ายผู้เข้าร่วมจากด้าน ผู้เข้าร่วมประชุม ไปยังด้าน ผู้นําเสนอ ผู้ถูกเชิญภายนอกและรายชื่อการแจกจ่ายไม่สามารถเพิ่มเป็นผู้นําเสนอด้วยตัวเลือกนี้ได้ แต่คุณสามารถให้สิทธิ์ผู้นําเสนอกับบุคคลเมื่อคุณอยู่ในการประชุมได้
คุณต้องการจำกัดการมีส่วนร่วมหรือไม่
ถ้าคุณกำลังตั้งค่าเหตุการณ์ขนาดใหญ่ หรือต้องการกำจัดการถูกขัดจังหวะ คุณสามารถปิดเสียงผู้เข้าร่วมทั้งหมด, ปิดใช้งาน IM การประชุม หรือป้องกันไม่ให้ผู้เข้าร่วมใช้เว็บแคมโดยการทำเครื่องหมายในกล่องด้านล่างดังนี้
-
ปิดใช้งาน IM
-
ปิดเสียงผู้เข้าร่วมทั้งหมด
-
บล็อกวิดีโอของผู้เข้าร่วม
การตั้งค่าเหล่านี้จะนําไปใช้กับผู้เข้าร่วมเท่านั้น ผู้นําเสนอสามารถแชร์เสียงและวิดีโอในการประชุมได้เสมอ
โทรศัพท์
แท็บนี้อาจไม่มีให้คุณใช้งาน ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับการตั้งค่าขององค์กรของคุณ
-
คนส่วนใหญ่โทรเข้ามาจากที่ใด
บางครั้งผู้คนโทรเข้าร่วมการประชุมด้วยโทรศัพท์แทนการใช้เสียงคอมพิวเตอร์ คุณสามารถช่วยให้พวกเขาค้นหาหมายเลขในพื้นที่ได้อย่างรวดเร็วและหลีกเลี่ยงค่าใช้จ่ายทางไกลโดยการเลือกพื้นที่ที่คนส่วนใหญ่อาจโทรเข้ามา
ในตัวเลือกการประชุม ให้คลิกแท็บ โทรศัพท์ และเลือกพื้นที่ที่อยู่ภายใต้ คนส่วนใหญ่โทรเข้ามาจากที่ใด จากนั้น หมายเลขในพื้นที่จะแสดงขึ้นบนการเชิญสำหรับพื้นที่นั้น
-
ลืม PIN การโทรเข้าของคุณใช่หรือไม่ (หมายเลขรหัสประจำตัว)
โดยส่วนใหญ่แล้ว คุณไม่ต้องใช้ PIN เมื่อคุณโทรเข้าร่วมการประชุมด้วยโทรศัพท์ คุณเชื่อมต่อโดยตรง และหมายเลขของคุณจะแสดงขึ้นในรายชื่อผู้เข้าร่วม แต่หากคุณต้องการโทรเข้าในฐานะผู้นําหรือผู้โทรที่ได้รับการรับรองความถูกต้อง คุณจะได้รับพร้อมท์ให้ใส่ PIN และ/หรือหมายเลขที่ทํางานหรือหมายเลขติดต่อภายในของคุณ
การโทรเข้าในฐานะผู้โทรที่ได้รับการรับรองความถูกต้อง หมายความว่าการประชุมนั้นมีความปลอดภัย และคุณจําเป็นต้องระบุตัวตนก่อนที่จะเข้าร่วมการประชุม ชื่อของคุณจะแสดงในรายการผู้เข้าร่วม แทนที่จะเป็นหมายเลขของคุณ
ถ้าคุณจํา PIN ของคุณไม่ได้ ให้คลิก รับ PIN ของคุณทันที ในตัวเลือกการประชุม แล้วทําตามคําแนะนําบนหน้านั้นเพื่อตั้งค่าใหม่ ดู ที่ รีเซ็ต PIN ของคุณ สําหรับข้อมูลเพิ่มเติม
แหล่งข้อมูลอื่นๆ
รีเซ็ต PIN ของคุณ (หมายเลขรหัสประจําตัว)
บทนำสู่ห้องประชุม Lync (เครื่องมือการนำเสนอ จัดการผู้เข้าร่วม ควบคุมเสียง/วิดีโอ และอื่นๆ)