ตั้งค่ากฎสำหรับจดหมายเวียน

สมมติว่าคุณส่งคำเชิญเดียวกันสำหรับการประชุมรายไตรมาส แหล่งข้อมูลของคุณไม่ได้จัดเก็บวันที่การประชุมและวันที่ประชุมจะปรากฏขึ้นมากกว่าหนึ่งครั้งในคำเชิญ

ด้วยการวางบุ๊กมาร์กในเอกสารของคุณและรวมถึงเขตข้อมูลถามคุณสามารถเรียกใช้การผสานเดียวกันสำหรับการประชุมแต่ละครั้งได้ สิ่งเดียวที่คุณจะต้องพิมพ์คือวันที่ประชุมและคุณจะพิมพ์ได้เพียงครั้งเดียว

1. ในเอกสารเวียนให้กด Ctrl + F9 แล้วพิมพ์ชื่อเพื่อสร้างบุ๊กมาร์ก ทำซ้ำขั้นตอนนี้โดยใช้ชื่อเดียวกันในทุกที่ที่คุณต้องการให้การตอบกลับไปยังเขตข้อมูล Ask ปรากฏในเอกสาร

2. วางเคอร์เซอร์ของคุณที่ใดก็ได้ในเอกสารก่อนที่บุ๊กมาร์กแรกที่คุณเพิ่งสร้างขึ้น

3. ในแท็บการส่งจดหมายให้ไปที่กฎ>ถาม

4. เลือกบุ๊กมาร์กที่คุณเพิ่งสร้าง (หรือพิมพ์ชื่อ) แล้วใส่พร้อมท์เช่น "วันที่เหตุการณ์ใช่หรือไม่" ในกล่องพร้อมท์

5. เลือกตกลงแล้วคลิกตกลงอีกครั้ง

6. ที่ส่วนท้ายของกระบวนการเมื่อคุณกดเสร็จสิ้น & เวียนให้เลือกแก้ไขเอกสารแต่ละรายการ คุณจะได้รับพร้อมท์สำหรับการตอบสนองสำหรับผู้รับแต่ละคน การตอบสนองดังกล่าวจะถูกแทรกลงในบุ๊กมาร์กที่คุณระบุในเอกสารที่เป็นผลลัพธ์จากการผสาน

ข้อมูลเพิ่มเติม:โค้ดเขตข้อมูล: เขตข้อมูล Ask

สมมติว่าคุณส่งคำเชิญเดียวกันสำหรับการประชุมรายไตรมาส แหล่งข้อมูลของคุณไม่ได้จัดเก็บวันที่ประชุมและวันที่การประชุมจะปรากฏเพียงครั้งเดียวในการเชิญ

ด้วยการวางเขตข้อมูลเติมในเอกสารคุณสามารถเรียกใช้การผสานเดียวกันสำหรับการประชุมแต่ละครั้งได้ สิ่งเดียวที่คุณจะต้องพิมพ์คือวันที่ประชุม

1. วางเคอร์เซอร์ของคุณในตำแหน่งที่คุณต้องการให้ข้อความที่เติมไป

2. ในแท็บการส่งจดหมายให้ไปที่กฎ>เติม

3. ใส่พร้อมท์เช่น "วันที่เหตุการณ์ใช่หรือไม่" ในกล่องพร้อมท์

4. เลือกตกลงแล้วคลิกตกลงอีกครั้ง

5. ที่ส่วนท้ายของกระบวนการเมื่อคุณกดเสร็จสิ้น & เวียนให้เลือกแก้ไขเอกสารแต่ละรายการ คุณจะได้รับพร้อมท์สำหรับการตอบสนองสำหรับผู้รับแต่ละคน การตอบสนองดังกล่าวจะถูกแทรกลงในเขตข้อมูลการเติมข้อมูลในเอกสารที่เป็นผลลัพธ์จากการผสาน

ข้อมูลเพิ่มเติม:โค้ดเขตข้อมูล: เขตข้อมูลการเติมข้อมูล

สมมติว่าคุณกำลังส่งจดหมายไปยังรายชื่อผู้เข้าร่วมประชุมที่กำลังเดินทางทั้งในประเทศและต่างประเทศ เขตข้อมูลประเทศ/ภูมิภาคในแหล่งข้อมูลของคุณอาจว่างเปล่าสำหรับผู้เข้าร่วมภายในประเทศ คุณสามารถใช้ได้ถ้า ... จากนั้น ... อื่นๆ ... กฎเพื่อปรับข้อความให้เป็นแบบส่วนตัวสำหรับผู้รับทั้งหมด ตัวอย่างเช่นผู้รับที่มีเขตข้อมูลประเทศ/ภูมิภาคว่างเปล่าอาจเห็นว่า "คุณจะได้รับการต้อนรับที่ประตูเมื่อมาถึง" ในขณะที่ผู้รับคนอื่นๆทั้งหมดอาจเห็นว่า "คุณจะได้รับการต้อนรับที่โต๊ะใกล้กับศุลกากร"

1. วางเคอร์เซอร์ของคุณในตำแหน่งที่คุณต้องการให้ข้อความตามเงื่อนไขไป

2. ในแท็บการส่งจดหมายให้ไปที่กฎ>ถ้า ... จากนั้น ... อื่น

3. ในรายการชื่อเขตข้อมูลให้เลือกเขตข้อมูลจากแหล่งข้อมูลของคุณที่จะระบุข้อความตามเงื่อนไข

4. ในรายการการเปรียบเทียบให้เลือกวิธีการเปรียบเทียบค่าข้อมูล

5. ในกล่องเปรียบเทียบกับให้ใส่ค่าการเปรียบเทียบ (ข้ามตัวเลือกนี้ถ้าคุณเลือกว่างเปล่าหรือไม่ว่างเปล่าเป็นการเปรียบเทียบ)

6. ในกล่องแทรกข้อความนี้ให้ใส่ข้อความที่ไปในเอกสารเมื่อตรงตามเกณฑ์การเปรียบเทียบ

7. ในกล่องแทรกข้อความนี้ให้ใส่ข้อความที่ไปในเอกสารเมื่อไม่ตรงกับเกณฑ์การเปรียบเทียบ

8. เลือก ตกลง

ข้อมูลเพิ่มเติม:โค้ดเขตข้อมูล: เขตข้อมูล IF

สมมติว่าคุณต้องการให้การติดต่อสื่อสารแสดงตำแหน่งของผู้รับแต่ละคนใน waitlist คุณจะเรียงลำดับรายชื่อผู้รับตามลำดับเวลาของ signups แล้วใช้ระเบียนผสาน # กฎเพื่อแสดงตำแหน่งลำดับเลขของผู้รับในรายการ

หมายเลขระเบียนจะแสดงการเรียงลำดับหรือการกรองใดๆที่คุณนำไปใช้กับแหล่งข้อมูลก่อนการผสาน

1. วางเคอร์เซอร์ของคุณในตำแหน่งที่คุณต้องการให้หมายเลขระเบียนปรากฏขึ้น

2. ในแท็บการส่งจดหมายให้ไปที่กฎ>ผสานระเบียน #

ข้อมูลเพิ่มเติม:โค้ดเขตข้อมูล: เขตข้อมูล MergeRec

สมมติว่าคุณต้องการให้ผู้รับจดหมายแสดงจำนวนผู้รับทั้งหมดที่ลงทะเบียนสำหรับเหตุการณ์ กฎการผสาน # จะทำให้คุณสามารถนับจำนวนระเบียนในเอกสารที่ผสานได้

1. วางเคอร์เซอร์ของคุณในตำแหน่งที่คุณต้องการให้หมายเลขระเบียนปรากฏขึ้น

2. ในแท็บการส่งจดหมายให้ไปที่กฎ> การผสานลำดับ #

ข้อมูลเพิ่มเติม:โค้ดเขตข้อมูล: เขตข้อมูล MergeSeq

สมมติว่าคุณกำลังใช้จดหมายเวียนเพื่อพิมพ์รายการที่ติดต่อของคุณบนกระดาษแผ่นเดียว ใช้กฎระเบียนถัดไปเพื่อบอกให้ Word ดำเนินการต่อไปยังระเบียนถัดไปโดยไม่ต้องเริ่มหน้าใหม่

1. วางเคอร์เซอร์ของคุณในตำแหน่งที่คุณต้องการให้ข้อมูลจากระเบียนถัดไปปรากฏขึ้น

2. ในแท็บการส่งจดหมายให้ไปที่กฎ>ระเบียนถัดไป

3. แทรกเขตข้อมูลผสานสำหรับข้อมูลที่คุณต้องการ
   ถัดไป ตัวอย่างเช่นรายการของชื่อบริษัทอาจมีลักษณะดังนี้

   « Company_Name »
   «ระเบียนถัดไป»« Company_Name
   » «ระเบียนถัดไป»« Company_Name »

ข้อมูลเพิ่มเติม:โค้ดเขตข้อมูล: เขตข้อมูลถัดไป

สมมติว่าคุณต้องการรายชื่อผู้เข้าร่วมการประชุมภายในประเทศบนกระดาษหนึ่งแผ่นและผู้เข้าร่วมการท่องเที่ยวระหว่างประเทศที่แสดงรายการบนกระดาษแผ่นอื่น เขตข้อมูลประเทศ/ภูมิภาคในแหล่งข้อมูลของคุณอาจว่างเปล่าสำหรับนักท่องเที่ยวภายในประเทศ คุณสามารถใช้ระเบียนถัดไปถ้ากฎเพื่อป้องกันไม่ให้ Word เริ่มหน้าใหม่จนกว่าจะถึงผู้รับที่เขตข้อมูลประเทศ/ภูมิภาคไม่ว่างเปล่า เมื่อต้องการทำเช่นนี้ก่อนอื่นคุณจะต้องเรียงลำดับแหล่งข้อมูลของคุณตามประเทศ/ภูมิภาค

1. วางเคอร์เซอร์ของคุณในตำแหน่งที่คุณต้องการให้ข้อมูลจากระเบียนถัดไปปรากฏขึ้น

2. ในแท็บการส่งจดหมายให้ไปที่กฎ>ระเบียนถัดไปถ้า

3. ในรายการชื่อเขตข้อมูลให้เลือกชื่อเขตข้อมูลผสานเช่นเมือง

4. ในรายการการเปรียบเทียบให้เลือกวิธีการเปรียบเทียบค่าข้อมูล ตัวอย่างเช่นเมื่อต้องการออกจากผู้รับคนเดียวในเมืองหนึ่งๆให้เลือกเท่ากับ

5. ในกล่องเปรียบเทียบกับให้ใส่ค่าที่คุณต้องการใช้ ตัวอย่างเช่นเมื่อต้องการออกจากผู้รับคนเดียวในโตเกียวให้พิมพ์โตเกียว(ข้ามกรณีนี้ถ้าคุณเลือกว่างเปล่าหรือไม่ว่างเปล่าเนื่องจากการเปรียบเทียบ)

ข้อมูลเพิ่มเติม:โค้ดเขตข้อมูล: เขตข้อมูล NextIf

สมมติว่าคุณกำลังเตรียมการเชิญไปยังการประชุมที่ผู้บรรยาย keynote ยังไม่ได้ถูกทำให้เป็นขั้นสุดท้าย คุณสามารถปล่อยให้มีพื้นที่ที่สำรองไว้สำหรับชื่อของลำโพงตลอดทั้งเอกสารของคุณและรวมถึงกฎการตั้งค่าที่คั่นหน้าไว้ที่ที่คุณใส่ชื่อของลำโพงหนึ่งครั้งและจะปรากฏในพื้นที่ที่สำรองไว้ทั้งหมด

พื้นที่ที่สำรองไว้มีการอ้างอิงเขตข้อมูล กฎการตั้งค่าที่คั่นหน้าจะแทรกเขตข้อมูลที่ไม่ได้แสดงอยู่ในเอกสาร (เว้นแต่ว่าคุณจะกด Alt + F9 เพื่อเปิดใช้งานโค้ดเขตข้อมูล)

1. วางเคอร์เซอร์ของคุณที่ใดก็ได้ในเอกสาร

2. ในแท็บการส่งจดหมายให้ไปที่กฎ>ตั้งค่าบุ๊กมาร์กแล้วพิมพ์ชื่อแล้วเลือกตกลง

3. วางเคอร์เซอร์ของคุณที่ใดก็ตามที่คุณต้องการให้ข้อความที่คั่นหน้าปรากฏขึ้น

4. บนแท็บแทรกให้ไปที่เขตข้อมูล>ส่วนประกอบด่วนแล้วเลือกRef

5. เลือกชื่อบุ๊กมาร์กที่คุณเพิ่งสร้างแล้วเลือกตกลง

6. แทรกเขตข้อมูล Ref ในทุกที่ที่คุณต้องการให้ข้อความที่คั่นหน้าปรากฏขึ้น

7. ก่อนที่คุณจะเรียกใช้การผสานให้คลิกขวาที่เขตข้อมูลตั้งค่าแล้วเลือกแก้ไขเขตข้อมูลแล้วใส่ข้อความที่คุณต้องการในกล่องข้อความ

8. เลือก ตกลง

ข้อมูลเพิ่มเติม:โค้ดเขตข้อมูล: เขตข้อมูล Set 

สมมติว่าคุณเป็นเจ้าของร้านเสื้อผ้าและพบว่าคุณมี overstock ของเสื้อยืดที่เฉพาะเจาะจงแต่ไม่ได้อยู่ในขนาดที่ได้รับความนิยมมากที่สุด เมื่อคุณพร้อมที่จะส่งใบปลิวยอดขายแล้วคุณจะไม่รวมลูกค้าที่สวมใส่ขนาดที่แน่นอน ใช้การข้ามระเบียนถ้ากฎเพื่อเปรียบเทียบเนื้อหาของข้อมูลขนาดของลูกค้าเป็นขนาดที่คุณต้องการแยกออก

1. ในแท็บการส่งจดหมายให้ไปที่กฎ>ข้ามระเบียนถ้า

2. ในรายการชื่อเขตข้อมูลให้เลือกชื่อเขตข้อมูลผสานเช่นขนาด

3. ในรายการการเปรียบเทียบให้เลือกวิธีการเปรียบเทียบค่าข้อมูล ตัวอย่างเช่นเมื่อต้องการออกจากกลุ่มลูกค้าที่สวมใส่ขนาดที่เฉพาะเจาะจงให้เลือกเท่ากับ

4. ในกล่องเปรียบเทียบกับให้ใส่ค่าที่คุณต้องการใช้ ตัวอย่างเช่นเมื่อต้องการออกจากกลุ่มลูกค้าที่สวมใส่ขนาดเอมี่ให้เลือกXS (ข้ามตัวเลือกนี้ถ้าคุณเลือกว่างเปล่าหรือไม่ว่างเปล่าเนื่องจากการเปรียบเทียบ)

ข้อมูลเพิ่มเติม:โค้ดเขตข้อมูล: เขตข้อมูล SkipIf