บทความนี้จะให้ภาพรวมโดยสังเขปของฐานข้อมูล ไม่ว่าจะเป็นความหมาย สาเหตุที่คุณอาจต้องการใช้ และส่วนต่างๆ ของฐานข้อมูล คําศัพท์นี้มุ่งไปที่ฐานข้อมูล Microsoft Access แต่แนวคิดจะนําไปใช้กับผลิตภัณฑ์ฐานข้อมูลทั้งหมด
ในบทความนี้
ฐานข้อมูลคืออะไร
ฐานข้อมูลเป็นเครื่องมือสําหรับการเก็บรวบรวมและจัดระเบียบข้อมูล ฐานข้อมูลสามารถจัดเก็บข้อมูลเกี่ยวกับบุคคล ผลิตภัณฑ์ คําสั่งซื้อ หรือสิ่งอื่นใด ฐานข้อมูลจํานวนมากจะเริ่มต้นเป็นรายการในโปรแกรมประมวลผลคําหรือสเปรดชีต เมื่อรายการใหญ่ขึ้นซ้ําซ้อนและไม่สอดคล้องกันเริ่มปรากฏในข้อมูล ข้อมูลจะเข้าใจได้ยากในแบบฟอร์มรายการ และมีวิธีจํากัดในการค้นหาหรือดึงชุดย่อยของข้อมูลออกเพื่อตรวจสอบ เมื่อปัญหาเหล่านี้เริ่มปรากฏขึ้น เป็นความคิดที่ดีที่จะถ่ายโอนข้อมูลไปยังฐานข้อมูลที่สร้างโดยระบบการจัดการฐานข้อมูล (DBMS) เช่น Access
ฐานข้อมูลที่คอมพิวเตอร์เป็นคอนเทนเนอร์ของวัตถุ หนึ่งฐานข้อมูลสามารถมีตารางได้มากกว่าหนึ่งตาราง ตัวอย่างเช่น ระบบการติดตามสินค้าคงคลังที่ใช้ตารางสามตารางไม่ใช่ฐานข้อมูลสามฐานข้อมูล แต่เป็นฐานข้อมูลหนึ่งที่มีสามตาราง ฐานข้อมูล Access จะเก็บตารางไว้ในไฟล์เดียว พร้อมกับวัตถุอื่นๆ เช่น ฟอร์ม รายงาน แมโคร และมอดูล เว้นแต่ว่าได้ออกแบบมาโดยเฉพาะให้ใช้ข้อมูลหรือโค้ดจากแหล่งข้อมูลอื่น ฐานข้อมูลที่สร้างขึ้นในรูปแบบ Access 2007-2016 (ซึ่งจะถูกใช้โดย Access for Microsoft 365, Access 2021 และ Access 2019) จะมีนามสกุลไฟล์เป็น .accdb และฐานข้อมูลที่สร้างขึ้นในรูปแบบ Access เวอร์ชันก่อนหน้าจะมีนามสกุลไฟล์.mdb
เมื่อใช้ Access คุณสามารถ:
-
เพิ่มข้อมูลใหม่ลงในฐานข้อมูล เช่น รายการใหม่ในสินค้าคงคลัง
-
แก้ไขข้อมูลที่มีอยู่ในฐานข้อมูล เช่น การเปลี่ยนตำแหน่งที่ตั้งปัจจุบันของรายการ
-
ลบข้อมูล ถ้ามีการขายหรือทิ้งรายการนั้น
-
จัดระเบียบและดูข้อมูลด้วยวิธีต่างๆ
-
แชร์ข้อมูลกับคนอื่นๆ ผ่านทางรายงาน ข้อความอีเมล อินทราเน็ต หรืออินเทอร์เน็ต
ส่วนประกอบของฐานข้อมูล Access
หัวข้อต่อไปนี้เป็นคำอธิบายโดยสังเขปเกี่ยวกับฐานข้อมูล Access ทั่วไป
ตาราง
เมื่อต้องการใช้ความยืดหยุ่นสูงสุดจากฐานข้อมูล ข้อมูลจําเป็นต้องถูกจัดระเบียบลงในตารางเพื่อไม่ให้เกิดความซ้ําซ้อน ตัวอย่างเช่น ถ้าคุณกําลังจัดเก็บข้อมูลเกี่ยวกับพนักงาน ควรใส่พนักงานแต่ละคนเพียงครั้งเดียวในตารางที่ตั้งค่าไว้เพื่อเก็บข้อมูลพนักงานเท่านั้น ข้อมูลเกี่ยวกับผลิตภัณฑ์จะถูกเก็บไว้ในตารางของตัวเอง และข้อมูลเกี่ยวกับสํานักงานสาขาจะถูกเก็บไว้ในตารางอื่น กระบวนการนี้เรียกว่าการนัลไลซ์
แต่ละแถวในตารางเรียกว่าระเบียน เรกคอร์ดคือที่จัดเก็บข้อมูลแต่ละส่วน แต่ละระเบียนประกอบด้วยอย่างน้อยหนึ่งเขตข้อมูล เขตข้อมูลจะสอดคล้องกับคอลัมน์ในตาราง ตัวอย่างเช่น คุณอาจมีตารางที่ชื่อ "พนักงาน" ซึ่งแต่ละระเบียน (แถว) มีข้อมูลเกี่ยวกับพนักงานแต่ละคน และแต่ละเขตข้อมูล (คอลัมน์) จะมีข้อมูลชนิดอื่น เช่น ชื่อ นามสกุล ที่อยู่ และอื่นๆ เขตข้อมูลต้องถูกกําหนดให้เป็นชนิดข้อมูลบางชนิด ไม่ว่าจะเป็นข้อความ วันที่หรือเวลา ตัวเลข หรือชนิดอื่นๆ
อีกวิธีหนึ่งในการอธิบายระเบียนและเขตข้อมูลคือการแสดงภาพแค็ตตาล็อกบัตรแบบเก่าของไลบรารี บัตรแต่ละใบในตู้สอดคล้องกับ ระเบียน ในฐานข้อมูล ข้อมูลแต่ละชิ้นบนบัตรแต่ละใบ (ผู้เขียน ชื่อเรื่อง และอื่นๆ) จะสอดคล้องกับ เขตข้อมูล ในฐานข้อมูล
สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับตาราง ดูบทความบทนำเกี่ยวกับตาราง
ฟอร์ม
คุณสามารถโปรแกรมปุ่มคําสั่งเพื่อกําหนดว่าข้อมูลใดจะปรากฏบนฟอร์ม เปิดฟอร์มหรือรายงานอื่น หรือทํางานอื่นๆ ที่หลากหลายได้ ตัวอย่างเช่น คุณอาจมีฟอร์มที่ชื่อว่า "ฟอร์มลูกค้า" ซึ่งคุณทํางานกับข้อมูลลูกค้า แบบฟอร์มลูกค้าอาจมีปุ่มซึ่งเปิดแบบฟอร์มใบสั่ง ซึ่งคุณสามารถป้อนใบสั่งใหม่สําหรับลูกค้ารายนั้นได้
นอกจากนี้ Forms ยังช่วยให้คุณสามารถควบคุมวิธีที่ผู้ใช้รายอื่นโต้ตอบกับข้อมูลในฐานข้อมูลได้ด้วย ตัวอย่างเช่น คุณสามารถสร้างฟอร์มที่แสดงเฉพาะบางฟิลด์และอนุญาตให้ดําเนินการบางอย่างเท่านั้น ซึ่งจะช่วยปกป้องข้อมูลและเพื่อให้แน่ใจว่ามีการป้อนข้อมูลอย่างถูกต้อง
สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับฟอร์ม ดูบทความบทนำเกี่ยวกับฟอร์ม
รายงาน
คุณสามารถเรียกใช้รายงานได้ตลอดเวลา และจะแสดงข้อมูลปัจจุบันในฐานข้อมูลเสมอ โดยทั่วไปแล้ว รายงานจะถูกจัดรูปแบบให้พิมพ์ แต่สามารถดูได้บนหน้าจอ ส่งออกไปยังโปรแกรมอื่น หรือส่งเป็นสิ่งที่แนบมาในข้อความอีเมล
สําหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับรายงาน ให้ดูบทความ บทนําเกี่ยวกับรายงานใน Access
คิวรี
คิวรี 
คิวรีบางรายการ "สามารถอัปเดตได้" หมายความว่าคุณสามารถแก้ไขข้อมูลในตารางพื้นฐานผ่านแผ่นข้อมูลคิวรีได้ ถ้าคุณกําลังทํางานในคิวรีที่สามารถอัปเดตได้ โปรดจําไว้ว่าจริงๆ แล้วคุณกําลังทําการเปลี่ยนแปลงในตาราง ไม่ใช่แค่ในแผ่นข้อมูลคิวรีเท่านั้น
คิวรีมีสองแบบพื้นฐาน: คิวรีแบบใช้เลือกข้อมูลและคิวรีการดําเนินการ คิวรีแบบใช้เลือกข้อมูลจะดึงข้อมูลและทําให้พร้อมใช้งาน คุณสามารถดูผลลัพธ์ของคิวรีบนหน้าจอ พิมพ์ออกมา หรือคัดลอกไปยังคลิปบอร์ด หรือคุณสามารถใช้ผลลัพธ์ของคิวรีเป็นแหล่งระเบียนสําหรับฟอร์มหรือรายงาน
คิวรีแอคชันตามชื่อหมายถึง ทํางานที่มีข้อมูล คิวรีแอคชันสามารถใช้เพื่อสร้างตารางใหม่ เพิ่มข้อมูลลงในตารางที่มีอยู่ อัปเดตข้อมูล หรือลบข้อมูลได้
สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับคิวรี ดูบทความบทนำเกี่ยวกับคิวรี
แมโคร
สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับแมโคร ดูบทความ บทนำเกี่ยวกับโปรแกรม Access
มอดูล
สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับมอดูล ดูบทความ บทนำเกี่ยวกับโปรแกรม Access
