เตรียมแหล่งข้อมูล Excel ของคุณสำหรับจดหมายเวียนของ Word

ถ้าคุณไม่ได้ใช้ Excel แหล่งข้อมูลที่มีอยู่สำหรับจดหมายเวียนของคุณ คุณสามารถใช้รายการที่ติดต่อหรือสมุดที่อยู่ในไฟล์ .txt หรือ .csv ตัวช่วยสร้างการนำเข้าข้อความจะแนะนำคุณผ่านขั้นตอนต่างๆ เพื่อนำข้อมูลที่อยู่ในไฟล์ .txt หรือ .csv ลงใน Excel

1. เปิด Excel

2. บนแท็บ ข้อมูล ให้เลือก จากข้อความ/CSV

3. เลือกไฟล์ .txt หรือ .csv ที่คุณต้องการ แล้วเลือก การนำเข้า

4. ใน ตัวช่วยสร้างการนำเข้าข้อความ ในบานหน้าต่าง ชนิดข้อมูลดั้งเดิม ให้เลือก มีการใช้ตัวคั่น

   

5. เลือกกล่องกาเครื่องหมาย ข้อมูลของฉันมีส่วนหัว เหนือบานหน้าต่าง แสดงตัวอย่าง ถ้าไฟล์ที่คุณนำเข้ามีส่วนหัว แล้วเลือก ถัดไป

6. ในบานหน้าต่าง ตัวคั่น เลือกกล่องกาเครื่องหมายที่ตรงกับตัวคั่น (เช่น แท็บหรือเครื่องหมายจุลภาค) ที่ข้อมูลของคุณใช้ แล้วเลือก ถัดไป

   

   เคล็ดลับ: บานหน้าต่าง แสดงตัวอย่างข้อมูล จะแสดงลักษณะของผลลัพธ์ในรูปแบบตาราง

7. ภายใต้ แสดงตัวอย่างข้อมูล ให้เลือกคอลัมน์ที่มีรหัสไปรษณีย์ และภายใต้ รูปแบบข้อมูลคอลัมน์ ให้เลือก ข้อมูล

   

   หมายเหตุ: 

   • รูปแบบที่พร้อมใช้งานคือ ทั่วไปข้อความ และ วันที่ แต่ละครั้งที่คุณนำรูปแบบข้อมูลไปใช้ในคอลัมน์ ชื่อของรูปแบบจะปรากฏในส่วนหัวของตารางสำหรับคอลัมน์นั้น

   • คอลัมน์ที่มีข้อมูลตัวเลข เช่น เปอร์เซ็นต์หรือค่าสกุลเงินสามารถจัดรูปแบบได้หลังจากนำเข้าไฟล์เท่านั้น ให้ดูส่วนย่อย "การจัดรูปแบบข้อมูลตัวเลขใน Excel" ดังต่อไปนี้สำหรับข้อมูลเพิ่มเติม

8. ทำซ้ำขั้นตอนที่ 7 ตามความจำเป็น โดยการเลือกคอลัมน์ที่คุณต้องการเปลี่ยนแปลงและรูปแบบข้อมูลที่คุณต้องการนำไปใช้

9. เลือก Finish

10. ในกล่องโต้ตอบ นำเข้าข้อมูล ให้ยอมรับการตั้งค่าเริ่มต้นของ เวิร์กชีตที่มีอยู่ และที่อยู่เซลล์ แล้วเลือก ตกลง

    

    ข้อควรระวัง: ที่อยู่เซลล์ในกล่องโต้ตอบ นำเข้าข้อมูล จะแสดงเซลล์ที่เลือกในปัจจุบัน ข้อมูลจะได้รับการนำเข้าโดยเริ่มต้นด้วยที่อยู่เซลล์ที่มีชื่อ

11. เมื่อทำเสร็จแล้ว ให้บันทึกแหล่งข้อมูลของคุณด้วยชื่อไฟล์ใหม่

จัดรูปแบบข้อมูลตัวเลขใน Excel

จัดรูปแบบข้อมูลตัวเลข เช่น เปอร์เซ็นต์หรือค่าสกุลเงินในแหล่งข้อมูลใหม่หรือแหล่งข้อมูลที่มีอยู่ใน Excel ที่คุณต้องการใช้ใน Word จดหมายเวียน เมื่อต้องการเก็บรักษาข้อมูลตัวเลขที่คุณได้จัดรูปแบบเป็นเปอร์เซ็นต์หรือเป็นสกุลเงินในระหว่างจดหมายเวียน ให้ทำตามคำแนะนำใน "ขั้นตอนที่ 2: ใช้ Dynamic Data Exchange (DDE) สำหรับส่วนของจดหมายเวียน"

ใน Excel แหล่งข้อมูลของคุณที่คุณจะใช้สำหรับรายการผู้รับจดหมายใน Word จดหมายเวียน โปรดตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณจัดรูปแบบคอลัมน์ของข้อมูลตัวเลขได้อย่างถูกต้อง ตัวอย่างเช่น การจัดรูปแบบคอลัมน์ที่มีตัวเลขเพื่อจับคู่ประเภทที่ระบุ เช่น สกุลเงิน

1. เปิด Excel แหล่งข้อมูลของคุณ

2. เลือกคอลัมน์ที่คุณต้องการจัดรูปแบบ

3. บนแท็บ หน้าแรก ในกลุ่ม ตัวเลข ให้เลือกกล่องลูกศรลง รูปแบบตัวเลข (ทั่วไป) แล้วเลือกตัวเลือกในรายการ

   

4. ทำซ้ำขั้นตอนที่ 2 และ 3 ตามความจำเป็น

5. เมื่อเสร็จแล้ว ให้เลือก บันทึก

เมื่อคุณมี Excel แหล่งข้อมูลที่มีตัวเลขที่ได้รับการจัดรูปแบบ เช่น เปอร์เซ็นต์และค่าสกุลเงิน ข้อมูลตัวเลขบางอย่างอาจไม่เก็บการจัดรูปแบบไว้ในระหว่างจดหมายเวียน คุณจะได้รับผลลัพธ์จดหมายเวียนที่คุณต้องการ และสามารถรักษารูปแบบข้อมูลตัวเลขของคุณได้ใน Excel โดยการใช้ DDE

1. เปิด Word เลือก ไฟล์ > ตัวเลือก > ขั้นสูง

2. ภายใต้ ทั่วไป ให้เลือกกล่องกาเครื่องหมาย ยืนยันการแปลงรูปแบบไฟล์เมื่อเปิด

   

3. เลือก ตกลง

4. บนแท็บ การส่งจดหมาย ให้เลือก เริ่มจดหมายเวียน > ตัวช่วยสร้างจดหมายเวียนทีละขั้นตอน

   

5. ในบานหน้าต่าง จดหมายเวียน ภายใต้ เลือกผู้รับ ให้เลือก ใช้รายชื่อที่มีอยู่

   

6. ภายใต้ ใช้รายชื่อที่มีอยู่ ให้เลือก เรียกดู จากนั้นเปิดสเปรดชีตที่จัดรูปแบบของคุณ

7. ในกล่องโต้ตอบ ยืนยันแหล่งข้อมูล ให้เลือกกล่องกาเครื่องหมาย แสดงทั้งหมด จากนั้นเลือก MS Excel Worksheets via DDE (*.xls) > ตกลง

   

8. ในกล่องโต้ตอบ Microsoft Excel ให้เลือก ทั้งสเปรดชีต > ตกลง

   

9. เมื่อเปิดกล่องโต้ตอบ ผู้รับจดหมายเวียน ให้เลือก ตกลง

   

10. ดำเนินการผสานจดหมายข้อความอีเมล ป้ายชื่อ หรือซองจดหมายของคุณต่อไป