ใช้กฎใน Outlook แบบใหม่และแบบคลาสสิกสําหรับ Windows
ใช้กฎเพื่อดําเนินการบางอย่างกับอีเมลที่เข้ามาในกล่องขาเข้าของคุณโดยอัตโนมัติ ตัวอย่างเช่น คุณสามารถสร้างกฎที่จะเปลี่ยนระดับความสําคัญของข้อความเมื่อข้อความเข้ามา ย้ายข้อความเหล่านั้นไปยังโฟลเดอร์อื่นโดยอัตโนมัติ หรือลบข้อความเหล่านั้นตามเกณฑ์ที่กําหนด
ถ้าคุณไม่ได้ใช้Outlook สำหรับ Windows แบบคลาสสิก ให้ตรวจสอบว่าคุณกําลังใช้ Outlook เวอร์ชัน ใดอยู่ จากนั้นเลือกตัวเลือกใดตัวเลือกหนึ่งต่อไปนี้สําหรับข้อมูลเกี่ยวกับกฎกล่องจดหมายเข้า:
สิ่งสำคัญ: ขั้นตอนอาจแตกต่างกันระหว่าง Outlook สำหรับ Windowsใหม่และคลาสสิก เมื่อต้องการตรวจสอบเวอร์ชันของ Outlook ที่คุณกําลังใช้ ให้ค้นหาไฟล์ใน Ribbon ถ้าไม่มีตัวเลือก ไฟล์ ให้ทําตามขั้นตอนภายใต้แท็บ Outlook ใหม่ ถ้าตัวเลือกไฟล์ปรากฏขึ้น ให้เลือกแท็บ Outlook แบบคลาสสิก
กฎจะถูกนำไปใช้กับข้อความขาเข้า และสามารถสร้างได้จากโฟลเดอร์
-
เมื่อต้องการสร้างกฎที่ย้ายอีเมลทั้งหมดจากผู้ส่งที่ระบุหรือชุดผู้ส่งไปยังโฟลเดอร์อย่างรวดเร็ว ให้คลิกขวาที่ข้อความในรายการข้อความของคุณที่คุณต้องการสร้างกฎ เลือก การดําเนินการขั้นสูง แล้วเลือก สร้างกฎ
-
เลือกโฟลเดอร์ที่คุณต้องการย้ายข้อความทั้งหมดจากผู้ส่งหรือชุดผู้ส่ง แล้วเลือก ตกลง
-
เลือก ตกลง กฎจะถูกนําไปใช้กับข้อความขาเข้าทั้งหมด ถ้าคุณต้องการเรียกใช้กฎในกล่องจดหมายเข้าของคุณทันที ให้เลือกกล่องกาเครื่องหมาย เรียกใช้กฎนี้เดี๋ยวนี้ในกล่องจดหมายเข้า
หมายเหตุ: ขณะนี้คุณสามารถเรียกใช้กฎที่ข้อความจากผู้ส่งถูกย้ายไปยังโฟลเดอร์เท่านั้น คุณไม่สามารถเรียกใช้กฎอื่นๆ เช่น กฎที่ใช้ชื่อเรื่องของข้อความหรือทําเครื่องหมายข้อความว่ายังไม่ได้อ่าน
ถ้าคุณต้องการทำมากกว่าแค่ย้ายข้อความจากผู้ส่งหรือชุดของผู้ส่งที่ระบุไปยังโฟลเดอร์ ให้เลือก ตัวเลือกเพิ่มเติม. เมนูการตั้งค่ากฎจะเปิดขึ้น
-
ทุกกฎต้องมีอย่างน้อยสามอย่าง: ชื่อ เงื่อนไข และการกระทํา กฎยังสามารถประกอบด้วยข้อยกเว้นของเงื่อนไข คุณสามารถเพิ่มเงื่อนไข การกระทํา และข้อยกเว้นได้หลายข้อในแต่ละขั้นตอน โดยเลือก เพิ่มเงื่อนไขเพิ่มการกระทํา และ เพิ่มข้อยกเว้น
-
ถ้าคุณไม่ต้องการให้เรียกใช้กฎอีกหลังจากเรียกใช้กฎนี้แล้ว ให้เลือกกล่องกาเครื่องหมาย หยุดประมวลผลกฎเพิ่มเติม สําหรับข้อมูลเพิ่มเติม ให้ดู หยุดการประมวลผลกฎเพิ่มเติมใน Outlook บนเว็บ
-
กด บันทึก เพื่อสร้างกฎของคุณ หรือ ละทิ้ง เพื่อยกเลิกการสร้างกฎ
-
ที่ด้านบนของหน้า ให้เลือก การตั้งค่า .
-
เลือก จดหมาย > กฎ
-
ในกฎที่คุณต้องการแก้ไข ให้เลือก
-
กด บันทึก เมื่อต้องการบันทึกการแก้ไขกฎ
หมายเหตุ: กฎบางกฎที่สร้างใน Outlook เวอร์ชันอื่นไม่สามารถประมวลผลโดย Outlook บนเว็บ คุณจะไม่สามารถเรียกใช้หรือแก้ไขกฎใน Outlook บนเว็บ
-
ที่ด้านบนของหน้า ให้เลือก การตั้งค่า .
-
เลือก จดหมาย > กฎ
-
ในกฎที่คุณต้องการลบ ให้เลือก
เคล็ดลับ: ถ้าคุณต้องการปิดใช้งานกฎชั่วคราว ให้เลือกตัวสลับที่อยู่ถัดจากกฎ
กฎกล่องจดหมายเข้าจะถูกนําไปใช้กับข้อความขาเข้าโดยยึดตามลําดับที่กฎถูกจัดอยู่ในรายการ กฎกล่องจดหมายเข้า คุณสามารถจัดเรียงกฎที่คุณสร้างเพื่อนําไปใช้กับข้อความที่เข้ามาในกล่องจดหมายเข้าของคุณ
-
ที่ด้านบนของหน้า ให้เลือก การตั้งค่า .
-
เลือก จดหมาย > กฎ
-
เลือกกฎ แล้วใช้ลูกศรขึ้นหรือลงเพื่อเปลี่ยนลำดับที่กฎจะถูกนำไปใช้กับข้อความขาเข้า
ตามค่าเริ่มต้น กฎกล่องจดหมายเข้าจะทํางานบนข้อความขาเข้า หลังจากที่คุณ ได้สร้างกฎแล้ว เมื่อต้องการเรียกใช้กฎกับข้อความที่มีอยู่ ให้ทําดังนี้
-
ที่ด้านบนของหน้า ให้เลือก การตั้งค่า .
-
เลือก จดหมาย > กฎ
-
เลือก
หมายเหตุ: ขณะนี้คุณสามารถเรียกใช้กฎที่ข้อความจากผู้ส่งถูกย้ายไปยังโฟลเดอร์เท่านั้น คุณไม่สามารถเรียกใช้กฎอื่นๆ เช่น กฎที่ใช้ชื่อเรื่องของข้อความหรือทําเครื่องหมายข้อความว่ายังไม่ได้อ่าน
-
คลิกขวาที่ข้อความที่มีอยู่ แล้วเลือก กฎ > สร้างกฎ
-
เลือกเงื่อนไข และสิ่งที่ต้องทํากับข้อความโดยยึดตามเงื่อนไข
ตัวอย่างเช่น เมื่อต้องการย้ายข้อความที่มีชื่อเรื่องบางรายการไปยังโฟลเดอร์ที่ระบุ ให้เลือกเงื่อนไข เรื่อง ที่มี ให้เลือก ย้ายรายการไปยังโฟลเดอร์ เลือกหรือสร้างโฟลเดอร์ใหม่ แล้วเลือก ตกลง
-
เมื่อคุณสร้างกฎเสร็จแล้ว ให้เลือก ตกลง
-
เมื่อต้องการใช้กฎทันที ให้เลือกกล่องกาเครื่องหมาย เรียกใช้กฎใหม่นี้เดี๋ยวนี้กับข้อความที่มีอยู่แล้วในโฟลเดอร์ปัจจุบัน แล้วเลือก ตกลง
ขณะนี้ข้อความจะปรากฏในโฟลเดอร์นั้น
-
เลือก ไฟล์ > จัดการกฎ & การแจ้งเตือน > กฎใหม่
-
เลือกเทมเพลต
ตัวอย่างเช่น เมื่อต้องการตั้งค่าสถานะข้อความ ให้ทําดังนี้
-
เลือก ตั้งค่าสถานะข้อความจากบุคคลอื่นเพื่อตามงาน
-
-
แก้ไขคําอธิบายกฎ
-
เลือกค่าที่ขีดเส้นใต้ เลือกตัวเลือกที่คุณต้องการ แล้วเลือก ตกลง
-
-
เลือก ถัดไป
-
เลือกเงื่อนไข เพิ่มข้อมูลที่เกี่ยวข้อง แล้วเลือก ตกลง
-
เลือก ถัดไป
-
เสร็จสิ้นการตั้งค่ากฎ
-
ตั้งชื่อกฎ ตั้งค่าตัวเลือกกฎ และตรวจทานคําอธิบายกฎ คลิกค่าที่ขีดเส้นใต้เพื่อแก้ไข
-
-
เลือก เสร็จสิ้น
กฎบางอย่างจะทํางานเมื่อ Outlook เปิดอยู่เท่านั้น หากคุณได้รับคําเตือนนี้ ให้เลือก ตกลง
-
เลือก ตกลง
ถ้าคุณ ตั้งกฎเพื่อจัดระเบียบจดหมายขาเข้าของคุณ แต่จดหมายเหล่านั้นไม่ทํางานตามที่คุณคาดไว้ ขั้นตอนเหล่านี้อาจช่วยให้คุณค้นหาและแก้ไขปัญหาได้
เมื่อต้องการแก้ไขกฎที่ใช้งานไม่ได้ ให้ทําดังนี้
-
คลิก ไฟล์ > จัดการกฎ & การแจ้งเตือน
-
ถ้าคุณเห็นข้อความที่ระบุว่าคุณมีกฎที่ใช้งานไม่ได้ซึ่งจําเป็นต้องได้รับการปรับเปลี่ยน ให้คลิก ตกลง
-
เลือกกล่องถัดจากกฎสีแดง
-
คลิกลิงก์ภายใต้ คําอธิบายกฎ แล้วแก้ไขกฎตามต้องการ แล้วคลิก ตกลง
เมื่อต้องการเปลี่ยนการตั้งค่า ชื่อ ตําแหน่งที่ตั้ง หรือลักษณะการทํางานของกฎ ให้ทําดังนี้
-
คลิก ไฟล์ > จัดการกฎ & การแจ้งเตือน
-
เลือกกล่องที่อยู่ถัดจากกฎที่คุณต้องการปรับเปลี่ยน
-
คลิก เปลี่ยนกฎคลิกชนิดของการเปลี่ยนแปลงที่คุณต้องการทํา แล้วทําตามขั้นตอนให้เสร็จสมบูรณ์
หมายเหตุ: เมื่อต้องการลบกฎ ในกล่องโต้ตอบ กฎและการแจ้งเตือน ให้เลือกกล่องที่อยู่ถัดจากกฎนั้น แล้วคลิก ลบ
คุณสามารถลบกฎเมื่อไม่จำเป็นอีกต่อไป
-
บนแท็บ กฎและการแจ้งเตือน ให้เลือก จัดการกฎและการแจ้งเตือน
-
ในกล่องโต้ตอบ กฎและการแจ้งเตือน บนแท็บ กฎสำหรับอีเมล ให้เลือกกฎที่คุณต้องการลบ
-
เลือก ลบ
คุณสามารถเรียกใช้อย่างน้อยหนึ่งกฎด้วยตนเอง
-
บนแท็บ ไฟล์ ให้เลือก จัดการกฎและการแจ้งเตือน และบนแท็บ กฎสำหรับอีเมล ให้เลือก เรียกใช้กฎเดี๋ยวนี้
-
ในกล่อง เรียกใช้กฎเดี๋ยวนี้ ภายใต้ เลือกกฎที่จะเรียกใช้ ให้เลือกกล่องกาเครื่องหมายสำหรับแต่ละกฎที่คุณต้องการเรียกใช้
-
ในกล่อง เรียกใช้ในโฟลเดอร์ เมื่อต้องการเลือกโฟลเดอร์อื่น ให้เลือก เรียกดู เลือกโฟลเดอร์ แล้วเลือก ตกลง
เลือกกล่องกาเครื่องหมาย รวมโฟลเดอร์ย่อย เพื่อรวมโฟลเดอร์ทั้งหมดภายใต้โฟลเดอร์ที่คุณเลือกในขั้นตอนที่ 3
-
ในรายการ ใช้กฎกับ ให้ยอมรับการตั้งค่าเริ่มต้นของข้อความทั้งหมด หรือเปลี่ยนเป็นข้อความที่อ่านแล้วหรือข้อความที่ยังไม่ได้อ่าน
-
เลือก เรียกใช้เดี๋ยวนี้
ดูเพิ่มเติม
ต้องการความช่วยเหลือเพิ่มเติมหรือไม่
ต้องการตัวเลือกเพิ่มเติมหรือไม่
สํารวจสิทธิประโยชน์ของการสมัครใช้งาน เรียกดูหลักสูตรการฝึกอบรม เรียนรู้วิธีการรักษาความปลอดภัยอุปกรณ์ของคุณ และอื่นๆ
ชุมชนช่วยให้คุณถามและตอบคําถาม ให้คําติชม และรับฟังจากผู้เชี่ยวชาญที่มีความรู้มากมาย
