การจัดการที่ติดต่อใน SharePoint Workspace 2010

คุณต้องการทำสิ่งใด

• การเพิ่มที่ติดต่อใหม่

• การบันทึกที่ติดต่อเป็นไฟล์

• การส่งที่ติดต่อไปยังบุคคลอื่น

• การตรวจสอบข้อมูลเฉพาะตัวของที่ติดต่อ

• การแก้ไขข้อขัดแย้งของชื่อที่ติดต่อ

• การสร้างนามแฝงสำหรับที่ติดต่อ

• การลบที่ติดต่อ

• การซ่อนที่ติดต่อ

• การดูข้อมูลการวินิจฉัยเกี่ยวกับที่ติดต่อ

• การดูคุณสมบัติที่ติดต่อ

การเพิ่มที่ติดต่อใหม่

เมื่อต้องการค้นหาและเพิ่มที่ติดต่อใหม่ลงในรายการที่ติดต่อของคุณใน Launchbar ให้ทำดังต่อไปนี้:

1. คลิกแท็บ หน้าแรก

2. คลิกเพิ่มที่ติดต่อ

3. ในกล่องโต้ตอบค้นหาผู้ใช้ให้ใส่ชื่อหรือข้อความที่คุณต้องการค้นหาในเขตข้อมูลการค้นหา

   รายละเอียด

   คุณสามารถค้นหาโดยใช้ "ชื่อเต็ม", "ชื่อแรก", "นามสกุล", "อีเมลทางธุรกิจ" หรือ "อีเมลส่วนบุคคล" การค้นหาจะส่งกลับที่ติดต่อทั้งหมดที่ตรงกับที่พบในเขตข้อมูลที่ถูกต้อง ตัวอย่างเช่นสตริงการค้นหา "john" จะส่งกลับที่ติดต่อที่ชื่อว่า "แอนดรูว์จอห์นสัน" เนื่องจาก "john" เป็นอักขระสี่ตัวแรกในเขตข้อมูล "นามสกุล" ในฐานะที่เป็นกฎของนิ้วหัวแม่มือที่เฉพาะเจาะจงมากขึ้นคุณทำให้สตริงการค้นหา (โดยการพิมพ์อักขระเพิ่มเติม) ที่เฉพาะเจาะจงมากขึ้นและเข้มงวดผลลัพธ์การค้นหาของคุณจะเป็น

   คุณสามารถจัดเรียงลำดับของคอลัมน์ในกล่องโต้ตอบค้นหาผู้ใช้ได้โดยการลาก คุณยังสามารถเอาคอลัมน์ออก (ยกเว้น "ชื่อเต็ม") ได้ด้วยการคลิกขวาที่ส่วนหัวของคอลัมน์ใดๆและยกเลิกการทำเครื่องหมายชื่อของคอลัมน์ที่จะเอาออก คุณสามารถคืนค่าคอลัมน์ที่ถูกเอาออกได้โดยการคลิกขวาที่ส่วนหัวของคอลัมน์และตรวจสอบชื่อของคอลัมน์ที่จะคืนค่า การเปลี่ยนแปลงใดๆที่คุณทำในกล่องโต้ตอบค้นหาผู้ใช้จะนำไปใช้กับเซสชันการค้นหาปัจจุบันเท่านั้น การตั้งค่าเริ่มต้นทั้งหมดจะถูกคืนค่าในครั้งถัดไปที่คุณเปิดกล่องโต้ตอบค้นหาผู้ใช้

4. ตัวเลือก: ตรวจสอบรวมไดเรกทอรีที่ติดต่อของพื้นที่ทำงานสาธารณะถ้าคุณต้องการรวมไดเรกทอรีนี้ไว้ในการค้นหา

   ตามค่าเริ่มต้น SharePoint Workspace จะค้นหาเครือข่ายขององค์กรของคุณ (ถ้าคุณเป็นสมาชิกอยู่แล้ว) รวมถึงที่ติดต่อที่คุณรู้จัก

5. คลิก ค้นหา

6. ถ้าพบรายการที่ตรงกันให้เลือกรายการนั้นในรายการ

   ไอคอนการแสดงตนจะแสดงถัดจากชื่อที่ติดต่อแต่ละรายการในรายการเพื่อให้คุณสามารถดูสถานะออนไลน์ของพวกเขาได้ อย่างไรก็ตามที่ติดต่อที่ตรงกับที่พบผ่านไดเรกทอรีที่ติดต่อของพื้นที่ทำงานสาธารณะมักจะแสดงโดยใช้ไอคอนสถานะ "ที่ไม่รู้จัก" จนกว่าคุณจะเลือกและเพิ่มลงในรายการที่ติดต่อของคุณ

7. เมื่อต้องการดูข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการจับคู่ที่ติดต่อที่เลือกให้คลิกคุณสมบัติ

   ตัวอย่างเช่นคุณอาจต้องการดำเนินการตามขั้นตอนในการตรวจสอบข้อมูลเฉพาะตัวของที่ติดต่อ

8. คลิกเพิ่มเพื่อเพิ่มที่ติดต่อลงในรายการ

การบันทึกที่ติดต่อเป็นไฟล์

คุณสามารถบันทึกที่ติดต่อเป็นไฟล์แล้วส่งไฟล์ที่ติดต่อเป็นสิ่งที่แนบมาในอีเมลได้

1. คลิกขวาที่ที่ติดต่อแล้วเลือกบันทึกที่ติดต่อเป็นไฟล์...

2. ในกล่องโต้ตอบบันทึกข้อมูลที่ติดต่อเป็น ...ให้เลือกตำแหน่งที่ตั้งที่จะบันทึกไฟล์ที่ติดต่อแล้วคลิกบันทึก

ด้านบนของเพจ

การส่งที่ติดต่อไปยังบุคคลอื่น

คุณสามารถส่งที่ติดต่อไปยังบุคคลอื่นเป็นสิ่งที่แนบมากับไฟล์ในข้อความอีเมลหรือในข้อความของ Groove ได้

1. คลิกขวาที่ที่ติดต่อ

2. เลือกส่งทางอีเมลไปยังที่ติดต่อที่เลือก...

3. ใส่ที่อยู่อีเมลอย่างน้อยหนึ่งที่อยู่ในเขตข้อมูลถึง:

4. ถ้าต้องการให้แก้ไขชื่อเรื่องและข้อความตัวอักษร

   โปรดสังเกตว่าข้อความข้อความมาตรฐานมีคำแนะนำสำหรับการดาวน์โหลด SharePoint Workspace ในกรณีที่ผู้รับยังไม่มีบัญชีผู้ใช้

5. คลิก ตกลง

ด้านบนของเพจ

การตรวจสอบข้อมูลเฉพาะตัวของที่ติดต่อ

เราขอแนะนำให้คุณตรวจสอบข้อมูลเฉพาะตัวของผู้ติดต่อเพื่อบรรเทาความเสี่ยงในการแชร์ข้อมูลที่สำคัญกับบุคคลที่ไม่ได้ตั้งใจ ข้อมูลประจำตัวที่ติดต่อจำนวนมากอาจได้รับการตรวจสอบโดยผู้ดูแลระบบที่องค์กรของคุณทั้งนี้ขึ้นอยู่กับการติดตั้งบัญชีผู้ใช้ของคุณ SharePoint Workspace จะระบุสถานะการตรวจสอบความถูกต้องของบุคคลในรายชื่อผู้ติดต่อและสมาชิกของคุณโดยใช้สีต่อไปนี้:

• สีดำ: ไม่ได้รับการตรวจสอบ

• สีเขียว:ตรวจสอบความถูกต้องของคุณ

• สีเติมสี: การตรวจสอบโดยองค์กรของคุณ

• สีน้ำเงิน: การตรวจสอบโดยองค์กรของคุณแต่ภายนอกโดเมนของคุณหรือได้รับการรับรองจากภายนอก

• สีแดง: ข้อขัดแย้งของชื่อ ที่ติดต่อสองรายการที่มีชื่อที่คล้ายกันแสดงเป็นสีแดงโดยไม่คำนึงถึงสถานะการตรวจสอบความถูกต้องของพวกเขา ให้ดูที่การแก้ไขข้อขัดแย้งของชื่อสำหรับข้อมูลเพิ่มเติม

นโยบายการติดต่อสื่อสารที่นำไปใช้กับข้อมูลประจำตัวของคุณจะกำหนดความสามารถในการโต้ตอบกับผู้ใช้รายอื่นทั้งนี้ขึ้นอยู่กับสถานะการตรวจสอบ นโยบายเหล่านี้อาจทำอย่างใดอย่างหนึ่งต่อไปนี้:

• ห้ามไม่ให้คุณติดต่อสื่อสารกับผู้ใช้ที่ไม่ได้รับการตรวจสอบโดยผู้ดูแลระบบในองค์กรของคุณ

• เปิดกล่องโต้ตอบการแจ้งเตือนการตรวจสอบที่ติดต่อ(ดังที่อธิบายไว้ด้านล่าง) เพื่อเตือนคุณก่อนที่จะทำให้คุณสามารถติดต่อสื่อสารกับผู้ใช้ที่ไม่ได้รับการตรวจสอบข้อมูลเฉพาะตัวได้

• อนุญาตให้คุณติดต่อสื่อสารกับที่ติดต่อใดๆโดยไม่มีคำเตือนหรือข้อจำกัดใดๆ

การตรวจสอบความถูกต้องของผู้ใช้อื่นขององค์กรของคุณอาจมีการรับประกันที่เพียงพอเกี่ยวกับข้อมูลเฉพาะตัวของพวกเขา ในบางกรณีโดยเฉพาะอย่างยิ่งถ้าคุณกำลังทำงานกับข้อมูลที่มีความสำคัญสูงคุณยังอาจต้องการตรวจสอบข้อมูลเฉพาะตัวของผู้ใช้ด้วยตนเอง

การแก้ไขข้อขัดแย้งของชื่อที่ติดต่อ

เมื่อผู้ติดต่อสองรายหรือมากกว่ามีชื่อที่แสดงเหมือนกันชื่อจะแสดงเป็นสีแดงในรายการที่ติดต่อรายการสมาชิกพื้นที่ทำงานและบนบัตรข้อมูลที่ติดต่อของพวกเขา ชื่อที่ใช้แสดงจะถือว่าเหมือนกันถ้าพวกเขาตรงกันหลังจากที่เอาการนำออกและช่องว่างที่ฝังตัวหลายช่องและการแปลงชื่อเป็นข้อความตัวพิมพ์เล็ก

ตัวอย่างเช่น "Ann Beebe" และ "Ann Beebe" จะทำให้เกิดข้อขัดแย้งของชื่อ อย่างไรก็ตาม "Ann Beebe" และ "AnnBeebe" จะไม่ทำให้เกิดข้อขัดแย้งของชื่อ

สิ่งสำคัญคือการแยกความแตกต่างระหว่างชื่อที่ติดต่อเพื่อให้คุณไม่ต้องเริ่มกิจกรรมโดยไม่ตั้งใจกับผู้ติดต่อที่ไม่ถูกต้อง คุณสามารถสร้างชื่อนามแฝงสำหรับชื่อที่ติดต่อที่ขัดแย้งกันได้

นอกจากนี้ในบางกรณีที่ไม่มีข้อขัดแย้งของชื่ออาจเกิดจากการมีที่ติดต่อที่ล้าสมัยที่จัดเก็บกับบัญชีผู้ใช้ของคุณ ตัวอย่างเช่นบางทีผู้ติดต่อได้เปิดใช้งานบัญชีผู้ใช้ใหม่แล้วได้ยกเลิกกิจกรรมทั้งหมดในบัญชีก่อนหน้าแต่ใช้ชื่อที่ใช้แสดงเดียวกันสำหรับทั้งสองอย่าง ในกรณีนี้คุณสามารถซ่อนที่ติดต่อที่ล้าสมัยตามที่อธิบายไว้ด้านล่างเพื่อไม่ให้แสดงในรายการที่ติดต่อของคุณได้อีกต่อไป

เมื่อต้องการแก้ไขข้อขัดแย้งของชื่อให้ทำดังต่อไปนี้:

1. คลิกขวาที่ชื่อที่แสดงข้อขัดแย้งแล้วคลิกแก้ไขข้อขัดแย้งของชื่อ

2. ทำอย่างใดอย่างหนึ่งดังต่อไปนี้:

   • คลิกดู vCard ... เมื่อต้องการดูรายละเอียดสำหรับที่ติดต่อที่เลือก การทำเช่นนี้อาจช่วยให้คุณแยกความแตกต่างระหว่างที่ติดต่อของชื่อเดียวกันได้

   • คลิกที่ติดต่อนามแฝง ...เมื่อต้องการเปิดกล่องโต้ตอบนามแฝงที่คุณสามารถใส่ชื่อที่ใช้แสดงที่ไม่ซ้ำกันสำหรับที่ติดต่อได้

   • คลิกตรวจสอบข้อมูลเฉพาะตัว... เมื่อต้องการไปยังขั้นตอนการตรวจสอบข้อมูลเฉพาะตัวของที่ติดต่อ

3. คลิก เสร็จสิ้น

ด้านบนของเพจ

การสร้างนามแฝงสำหรับที่ติดต่อ

คุณสามารถแสดงที่ติดต่อ (นอกเหนือจากของคุณเอง) ภายใต้นามแฝง การทำเช่นนี้มีประโยชน์ในกรณีที่คุณพบปัญหาในการแยกความแตกต่างระหว่างที่ติดต่อที่มีชื่อเดียวกัน

1. คลิกขวาที่ที่ติดต่อแล้วคลิกที่ติดต่อนามแฝง

2. พิมพ์ชื่อนามแฝงแล้วคลิกตกลง

   ชื่อนามแฝงจะแสดงแทนชื่อเดิม เมื่อต้องการดูชื่อต้นฉบับของที่ติดต่อคุณสามารถเปิดข้อมูลที่ติดต่อของพวกเขาหรือชี้ไปที่ชื่อนามแฝงเพื่อแสดงหน้าต่างป็อปอัพที่แสดงชื่อเดิม

ด้านบนของเพจ

การลบที่ติดต่อ

เมื่อต้องการลบที่ติดต่อจากรายการที่ติดต่อของคุณใน Launchbar:

1. เลือกที่ติดต่อที่คุณต้องการลบ

2. กดปุ่ม DELETE แล้วคลิกใช่เพื่อยืนยันการลบ

ที่ติดต่อที่คุณลบจากรายการที่ติดต่อใน Launchbar อาจยังคงปรากฏอยู่ในรายการที่ติดต่ออื่นๆเช่นรายการแบบหล่นลงในกล่องโต้ตอบส่งข้อความหรือส่งการเชิญ นี่คือเนื่องจาก SharePoint Workspace จะเก็บข้อมูลที่ติดต่อสำหรับผู้ใช้ทั้งหมดที่คุณโต้ตอบในรายการรวมที่เรียกว่า "ที่ติดต่อที่เป็นที่รู้จัก" ซึ่งรวมถึงที่ติดต่อที่คุณเพิ่มลงในรายการที่ติดต่อ Launchbar ของคุณรวมถึงสมาชิกของพื้นที่ทำงานของคุณ โปรดจำไว้ว่าคุณอาจมีสมาชิกพื้นที่ทำงานที่ยังไม่ได้อยู่ในรายการที่ติดต่อของคุณโดยทั่วไป

คุณไม่สามารถลบผู้ติดต่อที่ปรากฏในรายการที่ติดต่อที่เป็นที่รู้จักของคุณได้ อย่างไรก็ตามคุณสามารถซ่อนที่ติดต่อเหล่านี้อย่างน้อย

ด้านบนของเพจ

การซ่อนที่ติดต่อ

ในบางครั้งผู้ติดต่ออาจล้าสมัยด้วยเหตุผลหลายประการ ถ้าคุณมีที่ติดต่อที่ล้าสมัยคุณสามารถซ่อนรายการเหล่านั้นเพื่อไม่ให้แสดงในเมนูดรอปดาวน์ที่แสดงรายชื่อผู้ติดต่อได้อีกต่อไป

1. เปิดตัวจัดการที่ติดต่อ

2. เลือกที่ติดต่อที่คุณต้องการซ่อน

3. คลิกซ่อนเพื่อวางที่ติดต่อที่เลือกในรายการที่ติดต่อที่ซ่อนอยู่

4. คลิก ตกลง

ด้านบนของเพจ

การดูข้อมูลการวินิจฉัยเกี่ยวกับที่ติดต่อ

คุณสามารถดูข้อมูลการวินิจฉัยสำหรับที่ติดต่อที่เลือก ในบางครั้งคุณอาจต้องการดูข้อมูลนี้เพื่อวัตถุประสงค์ในการสนับสนุนทางเทคนิค ถ้าคุณต้องการส่งข้อมูลการวินิจฉัยไปยังช่างเทคนิคฝ่ายสนับสนุนคุณสามารถคัดลอกและวางข้อมูลลงในกล่องโต้ตอบการวินิจฉัยลงในอีเมลได้

1. เปิดตัวจัดการที่ติดต่อ

2. เลือกที่ติดต่อที่คุณต้องการ

3. คลิกการวินิจฉัย

   เมื่อต้องการคัดลอกข้อมูลจากบานหน้าต่างที่ติดต่อให้คลิกขวาแล้วคลิกเลือกทั้งหมดจากนั้นคลิกขวาแล้วคลิกคัดลอก

   เมื่อต้องการคัดลอกข้อมูลจากบานหน้าต่างการรับรู้หรือการวินิจฉัยเครือข่ายให้คลิกคัดลอกไปยังคลิปบอร์ด

4. คลิก ตกลง

ด้านบนของเพจ

การดูคุณสมบัติที่ติดต่อ

เมื่อต้องการดู "คุณสมบัติ" สำหรับที่ติดต่อใดๆให้คลิกขวาที่ที่ติดต่อแล้วคลิกคุณสมบัติ จากคุณสมบัติที่ติดต่อคุณสามารถทำดังนี้

• ดูข้อมูลทั้งหมดที่ผู้ติดต่อที่เลือกไว้สำหรับข้อมูลเฉพาะตัวของผู้ติดต่อ (ตัวอย่างเช่นชื่อบริษัทหมายเลขโทรศัพท์และที่อยู่อีเมล)

• ส่งข้อความไปยังที่ติดต่อ

• เชิญที่ติดต่อไปยังพื้นที่ทำงานที่คุณเป็นสมาชิกอยู่แล้ว

• สร้างนามแฝงสำหรับที่ติดต่อเพื่อแสดงรายการเหล่านั้นภายใต้ชื่อที่ใช้แสดงที่แตกต่างกัน

• ตรวจสอบข้อมูลเฉพาะตัวของที่ติดต่อ

• แสดงพื้นที่ทำงานที่คุณแชร์กับที่ติดต่อเป็นสมาชิก

• แสดงข้อความที่คุณส่งไปยังหรือได้รับจากที่ติดต่อ

ด้านบนของเพจ