มีหลายการกระทําที่คุณต้องทําเพื่อทําให้รายการที่ติดต่อของคุณเป็นปัจจุบัน บทความนี้จะช่วยคุณจัดระเบียบที่ติดต่อของคุณเพื่อให้คุณสามารถค้นหาบุคคลที่คุณต้องการติดต่อด้วยได้อย่างง่ายดาย
คุณต้องการทำสิ่งใด
การค้นหาบุคคลบนอินทราเน็ตของคุณ
กล่องค้นหาจะอยู่ในรายการ ที่ติดต่อ ภายใต้ไอคอน ที่ติดต่อ และในมุมมองโทร ภายใต้ไอคอน โทร คุณสามารถค้นหาชื่อของบุคคลหรือทักษะ (ตําแหน่งงาน) แล้วเพิ่มลงในรายการที่ติดต่อของคุณ ตัวอย่างเช่น
-
ในกล่องค้นหา ให้พิมพ์ชื่อ นามแฝงอีเมล หรือหมายเลขโทรศัพท์ คุณสามารถพิมพ์ชื่อของกลุ่มการแจกจ่ายหรือนามแฝงได้ด้วย ซอฟต์แวร์การติดต่อสื่อสารของ Microsoft Lync 2010 จะแสดงผลลัพธ์ขณะที่คุณพิมพ์ ถ้ามีที่ติดต่อหรือกลุ่มมากกว่าหนึ่งรายปรากฏอยู่ ผู้ที่อยู่ในรายการที่ติดต่อของคุณจะปรากฏที่ด้านบนของรายการ ที่ติดต่อทั้งหมดและที่ไม่ใช่ที่ติดต่อจะมีแถบสถานะแนวตั้งทางด้านซ้ายของรูปภาพของบุคคล และจะระบุการแสดงตน เช่น ว่างออฟไลน์ และ ไม่ว่าง
-
ถ้าบริษัทของคุณใช้บริการของ Microsoft SharePoint ปุ่ม ชื่อ และ ทักษะ จะปรากฏด้านล่างของกล่องค้นหา คุณสามารถค้นหาโดยใช้คําสําคัญ เช่น ตําแหน่งงาน หรือความเชี่ยวชาญ คลิก ทักษะ เพื่อดูผู้อื่นที่มีความเชี่ยวชาญหรือตําแหน่งงานที่คล้ายกัน คลิก X ในกล่องค้นหาเพื่อกลับไปยังรายการที่ติดต่อ
เพิ่มผู้ติดต่อ
หัวข้อก่อนหน้าระบุว่าคุณสามารถค้นหาบุคคลได้โดยใช้ชื่อ นามแฝงอีเมล หรือหมายเลขโทรศัพท์ สําหรับขั้นตอนนี้ เราจะใช้เป็นตัวอย่างการค้นหาตามชื่อ ดังนั้น หลังจากที่คุณดําเนินการค้นหาเสร็จแล้ว รายชื่อบุคคลที่ตรงกับชื่อที่ตรงกับการค้นหาจะแสดงขึ้น บนบัตรข้อมูลที่ติดต่อของบุคคล คุณสามารถใช้ตัวเลือก เพิ่มไปยังรายการที่ติดต่อ หรือปุ่ม เพิ่ม
-
เลื่อนดูรายการค้นหาที่ส่งกลับมาจนกว่าคุณจะพบบุคคลที่คุณต้องการเพิ่มลงในรายการที่ติดต่อของคุณ บนบัตรข้อมูลที่ติดต่อของบุคคล ให้คลิกขวา แล้วคลิก เพิ่มลงในรายการที่ติดต่อ หรือคลิกลูกศรลงบนปุ่ม เพิ่ม
-
ถ้าคุณได้ตั้งค่ากลุ่มหรือประเภทของที่ติดต่อแล้ว รายการกลุ่มเหล่านั้นจะแสดงขึ้น เลือกกลุ่มที่ติดต่อที่จะวางที่ติดต่อ
-
ถ้าคุณยังไม่ได้ตั้งค่ากลุ่มใดๆ แต่ต้องการ ให้คลิก เพิ่มลงในกลุ่มใหม่ แล้วพิมพ์ชื่อของกลุ่มใหม่ที่คุณต้องการสร้าง
เคล็ดลับ: พิมพ์ชื่อเต็มของบุคคล (หรือส่วนใหญ่) ในกล่องค้นหา เนื่องจากถ้าคุณพิมพ์ชื่อเท่านั้น โดยเฉพาะชื่อที่ใช้บ่อย คุณจะได้รับการส่งกลับหลายรายการ ถ้าบริษัทของคุณได้กําหนดค่าจํากัดจํานวนบุคคลที่แสดง คุณจะต้องปรับปรุงและทําการค้นหาของคุณอีกครั้งถ้าที่ติดต่อที่คุณต้องการไม่ได้อยู่ในรายการ
ค่าเริ่มต้นของจํานวนที่ติดต่อสูงสุดที่สามารถเพิ่มได้คือ 1000 รายการ หมายเลขจริงของคุณถูกตั้งค่าโดยทีมสนับสนุนของคุณ ดังนั้น ให้ติดต่อทีมสนับสนุนเพื่อขอข้อมูลถ้าหมายเลขนั้นยังไม่พร้อมให้คุณใช้งาน
ด้านบนของหน้า
เลือกที่ติดต่อหลายรายการ
บางครั้งการเลือกรายชื่อผู้ติดต่อหลายรายการในแต่ละครั้งมีประสิทธิภาพมากกว่า ตัวอย่างจะเป็นเมื่อคุณใส่คําเชิญเข้าร่วมประชุมไว้ด้วยกัน
-
เมื่อต้องการเลือกที่ติดต่อที่ไม่ได้อยู่ติดกันหลายรายการ ให้กดแป้น CTRL ค้างไว้ในขณะที่คุณคลิกที่ติดต่อเหล่านั้น
-
สําหรับที่ติดต่อที่อยู่ติดกัน ให้กดแป้น SHIFT ค้างไว้ในขณะที่คุณคลิก หรือใช้แป้นลูกศรเพื่อเลือก
เพิ่มบุคคลจากภายนอกบริษัทลงในรายการที่ติดต่อของคุณ
Lync 2010 สามารถแสดงข้อมูลการแสดงตนสําหรับที่ติดต่อที่ใช้บริการอีเมล เช่น Windowsเครือข่ายสดของบริการอินเทอร์เน็ต (รวมถึง MSN และ Hotmail), AOL® และ Yahoo! ® และผู้ที่เข้าร่วม Lync ผู้ใช้ภายนอก (ผู้ใช้ที่อยู่นอกบริษัทของคุณ) สามารถทํากิจกรรมต่างๆ เช่น แชร์ข้อมูลการแสดงตน โทรผ่าน Lync และจัดการประชุมทางวิดีโอ
-
เปิด Lync และในกล่องค้นหา ให้พิมพ์ที่อยู่อีเมลของบุคคลที่คุณต้องการเพิ่มลงในรายการที่ติดต่อของคุณ
-
ในบัตรข้อมูลที่ติดต่อที่ปรากฏขึ้น ให้คลิกปุ่ม เพิ่ม
-
เลือกกลุ่มที่ติดต่อที่จะวางที่ติดต่อ นอกจากนี้ คุณสามารถสร้างกลุ่มใหม่ได้ในขณะนี้โดยพิมพ์ชื่อข้างเขตข้อมูล กลุ่มใหม่
ผู้ใช้บางรายมีบัญชีผู้ใช้อีเมลที่มีบริการที่ไม่ได้ติดต่อกับภายนอกด้วย Lync แม้ว่าคุณจะสามารถเพิ่มผู้ใช้เหล่านี้ลงในรายการที่ติดต่อของคุณได้ในลักษณะเดียวกับที่คุณเพิ่มผู้ใช้ภายนอก แต่คุณจะไม่เห็นข้อมูลการแสดงตนสําหรับพวกเขา
ผู้ใช้รายอื่นลงชื่อเข้าใช้ไซต์ภายนอกโดยใช้ ID ผู้ใช้ที่ไม่ได้ติดต่อกับภายนอก (ที่อยู่อีเมล) ของพวกเขา ถ้าเป็นกรณีนี้ ให้ใช้รูปแบบ user(unfederated.com)@federatedcompany.com ตัวอย่างเช่น MrContoso(gmail.com)@msn.com.--เมื่อคุณเพิ่มที่ติดต่อ การใช้รูปแบบนี้จะรับรองว่าการแสดงตนของเขาหรือเธอจะแสดงใน Lync
สร้างกลุ่มใหม่
เมื่อคุณพบที่ติดต่อที่คุณต้องการ คุณสามารถเพิ่มที่ติดต่อเหล่านั้นลงในกลุ่มที่ติดต่อเพื่อให้คุณสามารถค้นหาที่ติดต่อเหล่านั้นได้อย่างง่ายดายในครั้งถัดไป Lync จะใส่ ข้อมูลที่ติดต่อที่ใช้บ่อย โดยอัตโนมัติโดยยึดตามที่ติดต่อ 10 รายการที่คุณมักจะมีการสนทนาด้วย นอกจากนี้ คุณยังสามารถ "ปักหมุด" รายชื่อผู้ติดต่อที่สําคัญที่สุดของคุณที่ด้านบนของกลุ่มเพื่อเข้าถึงได้อย่างรวดเร็ว Lync จะใส่รายการที่ปักหมุดไว้กับสมาชิกในทีมของคุณไว้ล่วงหน้า
ปักหมุดหรือถอนหมุดผู้ติดต่อบ่อยๆ ที่ด้านบนของกลุ่ม
เมื่อต้องการปักหมุดหรือถอนหมุดที่ติดต่อที่ใช้บ่อย ให้เลือกทําอย่างใดอย่างหนึ่งต่อไปนี้
-
เปิด Lync และในรายการ ที่ติดต่อ ของคุณ ให้คลิกขวาที่บุคคลนั้น แล้วคลิก ตรึงกับที่ติดต่อที่ใช้บ่อย
-
เมื่อต้องการถอนการตรึงที่ติดต่อ ให้คลิกขวา แล้วคลิก ถอนการตรึงจากที่ติดต่อที่ใช้บ่อย
สร้างกลุ่มที่ติดต่อ
เมื่อคุณสร้างกลุ่มใน Lync กลุ่มนั้นจะเรียกว่า กลุ่มที่ติดต่อ เนื่องจากจะจัดระเบียบที่ติดต่อของคุณเป็นกลุ่มที่มีความหมายกับคุณ คุณสามารถส่ง IM หาพวกเขา ส่งอีเมลถึงพวกเขา และตั้งค่าการประชุมกับพวกเขาได้
คุณอาจเคยได้ยินเกี่ยวกับกลุ่ม Microsoft 365 กลุ่ม Microsoft 365 คือเวิร์กสเปซที่แชร์สําหรับอีเมล การสนทนา ไฟล์ และเหตุการณ์ในปฏิทินที่สมาชิกกลุ่มสามารถทํางานร่วมกันและทํางานให้เสร็จสิ้นได้อย่างรวดเร็ว คุณไม่สามารถสร้างกลุ่ม Microsoft 365 จาก Lync ได้ ดู เรียนรู้เกี่ยวกับกลุ่มOffice 365 สําหรับข้อมูลเพิ่มเติม
-
เปิด Lync และในรายการ ที่ติดต่อ ของคุณ ให้คลิกขวาที่ชื่อกลุ่มใดๆ (เช่น ที่ติดต่อที่ใช้บ่อย) แล้วคลิก สร้างกลุ่มใหม่ แล้วตั้งชื่อกลุ่ม
-
เมื่อต้องการเพิ่มบุคคลลงในกลุ่มใหม่ ให้ค้นหาที่ติดต่อ ชี้ไปที่ชื่อที่ติดต่อในผลลัพธ์การค้นหา แล้วคลิกเครื่องหมายบวก (+) หรือคลิกขวาที่ที่ติดต่อในผลลัพธ์การค้นหา ให้คลิก เพิ่มลงในรายการที่ติดต่อ แล้วคลิกชื่อกลุ่ม
หมายเหตุ: เมื่อคุณสร้างกลุ่มที่ติดต่อแรกของคุณ Lync จะสร้างกลุ่มให้คุณที่เรียกว่า ที่ติดต่ออื่น โดยอัตโนมัติด้วย คุณสามารถกําหนดให้กลุ่มนี้เป็นที่ติดต่อใหม่ที่ไม่ต้องการการเป็นสมาชิกกลุ่มที่เฉพาะเจาะจงมากขึ้นได้
ลบหรือนํากลุ่มออก
เมื่อต้องการลบกลุ่มที่คุณสร้าง:
-
เลือก กลุ่ม จากพื้นที่แสดงเหนือรายการที่ติดต่อของคุณ (ถ้าส่วนที่เลือกไม่แสดง ขึ้น ให้คลิกลูกศรลงใต้เขตข้อมูล ค้นหา เพื่อแสดงปุ่ม กลุ่มสถานะ และ ความสัมพันธ์)
-
คลิกขวาที่ชื่อของกลุ่มที่คุณต้องการลบ แล้วเลือก ลบกลุ่ม จากเมนูดรอปดาวน์
หมายเหตุ: กลุ่มที่ติดต่อที่ใช้บ่อยและที่ติดต่ออื่นๆ จะถูกสร้างขึ้นโดยอัตโนมัติ ดังนั้นจึงไม่สามารถลบได้
เปลี่ยนชื่อกลุ่ม
เมื่อต้องการเปลี่ยนชื่อกลุ่ม ให้ทําดังนี้
-
คลิกขวาที่ชื่อกลุ่มบนรายการ ที่ติดต่อ เลือก เปลี่ยนชื่อกลุ่ม แล้วพิมพ์ชื่อกลุ่มใหม่
เรียงลําดับและแสดงที่ติดต่อของคุณ
คุณสามารถเรียงลําดับที่ติดต่อของคุณตามประเภทต่างๆ (สถานะ การเป็นสมาชิกกลุ่ม และความสัมพันธ์ส่วนบุคคล) และคุณสามารถเลือกวิธีที่คุณต้องการแสดงรายการที่ติดต่อแต่ละรายการได้
เรียงลําดับที่ติดต่อในรายการที่ติดต่อ
-
เมื่อต้องการจัดระเบียบที่ติดต่อของคุณเพื่อให้ผู้ที่ออนไลน์แสดงอยู่ด้านบนของรายการ ให้คลิก สถานะ ที่ติดต่อออนไลน์ของคุณจะแสดงที่ด้านบน ตามด้วยที่ติดต่อที่มีสถานะไม่อยู่ ไม่รู้จัก และ ไม่พร้อมใช้งาน
-
เมื่อต้องการแสดงที่ติดต่อของคุณตามกลุ่มที่พวกเขาเป็นสมาชิก (รวมถึงกลุ่มเริ่มต้น ที่ติดต่อที่ใช้บ่อย และ ที่ติดต่ออื่น และกลุ่มใดๆ ที่คุณสร้างขึ้น) ให้คลิก กลุ่ม
-
เมื่อต้องการเรียงลําดับที่ติดต่อของคุณตามความสัมพันธ์ส่วนบุคคล ให้คลิก ความสัมพันธ์ (เมื่อต้องการดูคําอธิบายว่าความสัมพันธ์คืออะไร ให้คลิกขวาที่ที่ติดต่อ แล้วชี้ไปที่ เปลี่ยนความสัมพันธ์สําหรับความเป็นส่วนตัว)
เปลี่ยนลักษณะของแต่ละรายการในรายการที่ติดต่อของคุณ
-
คลิกลูกศรที่อยู่ถัดจากปุ่ม ตัวเลือกการแสดง ทางด้านล่างของกล่องค้นหาเพื่อแสดงเมนู ตัวเลือกเค้าโครง
ตัวเลือกต่างๆ จะปรากฏในเมนู ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับวิธีที่คุณเรียงลําดับที่ติดต่อของคุณ ตัวอย่างเช่น คุณสามารถเลือกที่จะแสดง "ชื่อที่จําง่าย" ซึ่งตรงข้ามกับชื่ออีเมลหรือรายละเอียดสถานะซึ่งตรงข้ามกับชื่อเท่านั้น ถ้าบริษัทของคุณได้เปิดใช้งานการแสดงรูปภาพของที่ติดต่อในรายการที่ติดต่อ (ถ้าคุณไม่แสดงรูปภาพ ตัวเลือกจะอยู่ระหว่างชื่อเท่านั้น บนบรรทัดเดียว หรือชื่อและรายละเอียดบนบรรทัดที่สอง)
หมายเหตุ: คุณยังสามารถปิดรูปภาพได้จากทุกที่ใน Lync ด้วยการคลิก รูปภาพของฉัน ในกล่องโต้ตอบ Lync - ตัวเลือก สําหรับข้อมูลเพิ่มเติม ให้ดู ตั้งค่าตัวเลือกรูปภาพ
เปลี่ยนวิธีที่ Lync แสดงที่ติดต่อ
-
ในรายการที่ติดต่อของคุณ ให้คลิกปุ่ม ตัวเลือกการแสดง ทางด้านล่างของกล่องค้นหาเพื่อสลับระหว่างข้อมูลหนึ่งและสองบรรทัดต่อที่ติดต่อ ถ้าบริษัทของคุณใช้รูปถ่ายของที่ติดต่อ มุมมองแบบสองบรรทัดจะแสดงรูปถ่าย
-
สําหรับตัวเลือกเพิ่มเติม ให้คลิกลูกศรลงข้าง ตัวเลือกการแสดง เพื่อเปิดเมนู ตัวเลือกเค้าโครง
ดูที่ติดต่อตามความสัมพันธ์ส่วนบุคคล (เดิมเรียกว่าระดับการเข้าถึง)
-
ในรายการที่ติดต่อของคุณ ให้คลิกปุ่ม ความสัมพันธ์ ทางด้านล่างของกล่องค้นหา
เมื่อต้องการทําความเข้าใจว่าข้อมูลการแสดงตนใดที่จะแสดงสําหรับแต่ละความสัมพันธ์ส่วนบุคคล ให้ดูที่ ควบคุมการเข้าถึงข้อมูลการแสดงตนของคุณ
ย้าย คัดลอก และนํารายชื่อผู้ติดต่อออก
ในรายการที่ติดต่อของคุณ ให้ทําดังต่อไปนี้เพื่อย้าย คัดลอก และเอาออก หรือลบที่ติดต่อ
-
เมื่อต้องการย้ายที่ติดต่อไปยังกลุ่มอื่น ให้คลิกขวาที่ที่ติดต่อ ชี้ไปที่ ย้ายที่ติดต่อไปยัง แล้วคลิกกลุ่มที่คุณต้องการ
-
เมื่อต้องการคัดลอกที่ติดต่อไปยังกลุ่มอื่น ให้คลิกขวาที่ที่ติดต่อ คลิก คัดลอกที่ติดต่อไปยัง แล้วคลิกกลุ่มที่คุณต้องการ
-
เมื่อต้องการเอาที่ติดต่อออกจากกลุ่ม ให้คลิกขวาที่ที่ติดต่อ แล้วคลิก เอาออกจากกลุ่ม
-
เมื่อต้องการเอาที่ติดต่อออกทั้งหมด ให้คลิกขวาที่ที่ติดต่อนั้น แล้วคลิก เอาออกจากรายการที่ติดต่อ
สิ่งสำคัญ: เมื่อคุณเอาที่ติดต่อออกจากกลุ่มหนึ่ง ที่ติดต่อนั้นจะถูกเอาออกจากรายการที่ติดต่อของคุณทั้งหมด เว้นแต่ว่าเขาจะยังคงเป็นสมาชิกอยู่ในอีกกลุ่มหนึ่งของคุณ
สิ่งสำคัญ: ขึ้นอยู่กับวิธีที่คุณกําลังดูที่ติดต่อ (ตามกลุ่ม สถานะ หรือความสัมพันธ์) ฟังก์ชันการย้ายและการคัดลอกจะแตกต่างกัน โปรดทราบว่าการลากที่ติดต่อระหว่างกลุ่มความสัมพันธ์ส่วนบุคคลจะเปลี่ยนความสัมพันธ์ส่วนบุคคลสําหรับที่ติดต่อนั้น
หมายเหตุ: ผู้ใช้ Lync รายอื่นไม่สามารถส่งออกหรือคัดลอกรายการที่ติดต่อของคุณได้ รายการที่ติดต่อของทุกคนจะแตกต่างกันเนื่องจากทุกคนมีความสัมพันธ์ ความต้องการความเป็นส่วนตัว และการกําหนดลักษณะการติดต่อสื่อสารที่ไม่ซ้ํากัน วิธีง่ายๆ ในการแชร์ที่ติดต่อที่เป็นมืออาชีพหลักกับเพื่อนร่วมงานคือการสร้างรายชื่อการแจกจ่ายที่ติดต่อหลักOutlookที่ทุกคนสามารถเลือกที่ติดต่อเพื่อเพิ่มลงในรายการที่ติดต่อของพวกเขาใน Lync ได้
ดูบัตรที่ติดต่อ
คุณสามารถดูกําหนดการของเขาหรือเธอ รวมถึงบันทึกย่อส่วนบุคคลได้ ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับความสัมพันธ์ส่วนบุคคลที่ที่ติดต่อมอบให้คุณ บัตรข้อมูลที่ติดต่อยังให้จุดสําหรับการเชื่อมต่อกับที่ติดต่อ รวมถึงการเริ่มต้นการสนทนาด้วยข้อความโต้ตอบแบบทันที การโทร การจัดกําหนดการการประชุม หรือการส่งอีเมล
-
ในรายการที่ติดต่อของคุณ ให้ชี้ไปที่รูปภาพของที่ติดต่อ (หรือไอคอนสถานะ ถ้ารูปภาพไม่แสดง) เพื่อดูบัตรข้อมูลที่ติดต่อพื้นฐาน
-
เมื่อต้องการรับข้อมูลเพิ่มเติม ให้คลิกปุ่ม ขยายบัตรข้อมูลที่ติดต่อ (ลูกศรลง) ที่มุมขวาล่างของบัตร
-
เมื่อต้องการให้บัตรมองเห็นได้ ให้คลิกปุ่ม ปักหมุด ที่มุมขวาบนของการ์ด คุณสามารถลากการ์ดไปยังตําแหน่งที่สะดวกบนเดสก์ท็อป
แท็กที่ติดต่อ
คุณสามารถทําเครื่องหมาย หรือ "แท็ก" ที่ติดต่อในรายการที่ติดต่อของคุณเพื่อที่คุณจะได้รับแจ้งเมื่อเขาหรือเธอว่าง Lync จะแสดงการแจ้งให้ทราบทันทีที่สถานะของที่ติดต่อเปลี่ยนเป็น พร้อมใช้งาน
-
ในรายการที่ติดต่อของคุณ ให้คลิกขวาที่บุคคลที่คุณต้องการแท็ก
-
คลิก แท็กให้แจ้งเตือนการเปลี่ยนสถานะ
บล็อกที่ติดต่อ
เมื่อต้องการบล็อกที่ติดต่อแต่ละรายการเพื่อไม่ให้ที่ติดต่อคุณโดยใช้ Lync ให้ทําดังนี้
-
คลิกขวาที่ที่ติดต่อในรายการที่ติดต่อ แล้วคลิก เปลี่ยนความสัมพันธ์สําหรับความเป็นส่วนตัว
-
คลิก ที่ติดต่อที่ถูกบล็อก
