จัดการข้อความอีเมลโดยใช้กฎ

คุณสามารถลบกฎเมื่อไม่จำเป็นอีกต่อไป

1. บนแท็บ กฎและการแจ้งเตือน ให้เลือก จัดการกฎและการแจ้งเตือน

2. ในกล่องโต้ตอบ กฎและการแจ้งเตือน บนแท็บ กฎสำหรับอีเมล ให้เลือกกฎที่คุณต้องการลบ

3. เลือก ลบ > ตกลง

คุณสามารถเรียกใช้อย่างน้อยหนึ่งกฎด้วยตนเอง

1. บนแท็บ ไฟล์ ให้เลือก จัดการกฎและการแจ้งเตือน และบนแท็บ กฎสำหรับอีเมล ให้เลือก เรียกใช้กฎเดี๋ยวนี้

2. ในกล่อง เรียกใช้กฎเดี๋ยวนี้ ภายใต้ เลือกกฎที่จะเรียกใช้ ให้เลือกกล่องกาเครื่องหมายสำหรับแต่ละกฎที่คุณต้องการเรียกใช้

3. ในกล่อง เรียกใช้ในโฟลเดอร์ เมื่อต้องการเลือกโฟลเดอร์อื่น ให้เลือก เรียกดู เลือกโฟลเดอร์ แล้วเลือก ตกลง

   เลือกกล่องกาเครื่องหมาย รวมโฟลเดอร์ย่อย เพื่อรวมโฟลเดอร์ทั้งหมดที่อยู่ภายใต้โฟลเดอร์ที่คุณเลือกในขั้นตอนที่ 3

4. ในรายการ ใช้กฎกับ ให้ยอมรับการตั้งค่าเริ่มต้นของข้อความทั้งหมด หรือเปลี่ยนเป็นข้อความที่อ่านแล้วหรือข้อความที่ยังไม่ได้อ่าน

5. เลือก เรียกใช้เดี๋ยวนี้

มีกฎอยู่สองชนิดใน Outlook คือกฎที่ทำงานบนเซิร์ฟเวอร์กับกฎสำหรับไคลเอ็นต์เท่านั้น

• กฎบนเซิร์ฟเวอร์    
  เมื่อคุณกําลังใช้บัญชี Microsoft Exchange Server กฎบางอย่างจะทํางานบนเซิร์ฟเวอร์ กฎเหล่านี้จะทำงานบนกล่องจดหมายของคุณในเซิร์ฟเวอร์จดหมาย Exchange แม้ Outlook จะไม่ทำงานอยู่ก็ตาม

  กฎบนเซิร์ฟเวอร์ต้องนําไปใช้กับข้อความเมื่อถูกส่งไปยังกล่องจดหมายเข้าของคุณเป็นครั้งแรก และกฎต้องสามารถทำงานได้จนกว่าจะเสร็จสมบูรณ์บนเซิร์ฟเวอร์ ตัวอย่างเช่น กฎที่ระบุว่าข้อความที่จะพิมพ์ไม่สามารถทำงานได้จนกว่าจะเสร็จสมบูรณ์บนเซิร์ฟเวอร์ ถ้าไม่สามารถนํากฎไปใช้บนเซิร์ฟเวอร์ได้ กฎนั้นจะถูกนําไปใช้เมื่อคุณเริ่ม Outlook จากนั้นจะกลายเป็นกฎสําหรับไคลเอ็นต์เท่านั้น

• กฎสําหรับไคลเอ็นต์เท่านั้น   
  กฎสําหรับไคลเอ็นต์เท่านั้นเป็นกฎที่ทํางานบนคอมพิวเตอร์ของคุณเท่านั้น นี่คือกฎที่ทํางานใน Outlook แทนบนเซิร์ฟเวอร์ Exchange กฎสําหรับไคลเอ็นต์เท่านั้นสามารถทำงานได้เมื่อ Outlook ทํางานอยู่เท่านั้น

ใบเสร็จการจัดส่ง การตอบสนองการลงคะแนนเสียง และการตอบกลับอัตโนมัติ

เมื่อนํากฎไปใช้ การแจ้งเมื่อได้รับ การแจ้งเมื่อผู้รับเปิดอ่าน และการตอบกลับอัตโนมัติ (การแจ้งเตือนเมื่อไม่อยู่ที่สํานักงาน) จะถูกประมวลผลเหมือนกับว่าเป็นข้อความ กฎที่ย้ายข้อความที่มีคําว่า "การประชุม" ในกล่องหัวเรื่องไปยังโฟลเดอร์ที่ระบุ ตัวอย่างเช่น จะย้ายการแจ้งเมื่อได้รับ การตอบกลับการลงคะแนน หรือการตอบกลับอัตโนมัติทั้งหมดไปยังโฟลเดอร์เดียวกัน

การเรียกประชุม การร้องของาน และเอกสาร

คำขอการประชุม คำของาน และเอกสารจะถือว่าเป็นข้อความ ถ้าคุณสร้างกฎที่ย้ายรายการไปยังโฟลเดอร์ที่ระบุเมื่อสอดคล้อง (ตรง) ตามเงื่อนไข (เกณฑ์) บางอย่าง การเรียกประชุมและการร้องของานที่ตรงตามเงื่อนไขเหล่านั้นจะถูกย้ายด้วยเช่นกัน แต่ควรระวังข้อจำกัดต่อไปนี้เมื่อคุณสร้างกฎที่มีผลต่อรายการชนิดเหล่านี้:

• ถ้ารายการถูกย้ายไปยังโฟลเดอร์อื่นนอกเหนือจากโฟลเดอร์จดหมาย รายการอาจไม่ทํางานตามที่คาดไว้หลังจากที่ถูกย้าย ตัวอย่างเช่น ถ้าข้อความถูกย้ายไปยังโฟลเดอร์ปฏิทิน การนัดหมายใหม่จะไม่ถูกสร้างขึ้น

• ถ้าข้อความอีเมลตอบกลับเกี่ยวกับการประชุมหรืองานถูกย้ายไปยังโฟลเดอร์ รายการที่ถูกลบ โดยการใช้กฎ ข้อความอีเมลตอบกลับนั้นจะไม่ถูกติดตามโดยรายการที่เป็นต้นฉบับ

• ถ้าการเรียกประชุมถูกย้ายโดยอัตโนมัติไปที่โฟลเดอร์ รายการที่ถูกลบ การประชุมนั้นจะไม่ถูกเพิ่มลงใน ปฏิทิน

• กฎที่มีผลกระทบต่อข้อความอีเมลที่คุณส่งจะไม่ถูกนำไปใช้กับการร้องของานและการเรียกประชุม

กลุ่มที่ติดต่อ

กฎที่มีกลุ่มที่ติดต่ออยู่ด้วยอาจทำงานแตกต่างจากกฎอื่นๆ โดยขึ้นอยู่กับวิธีการสร้างกฎนั้น

• ย้ายข้อความที่ส่งไปยังกลุ่มสาธารณะไปยังโฟลเดอร์   
  กฎนี้จะพร้อมใช้งานก็ต่อเมื่อคุณใช้บัญชี Exchange Server เท่านั้น เฉพาะข้อความที่ส่งไปยังกลุ่มที่ติดต่อเท่านั้นที่จะถูกย้ายไปยังโฟลเดอร์ที่ระบุ ข้อความจากบุคคลที่เป็นสมาชิกของกลุ่มที่ติดต่อจะไม่ถูกย้ายไปยังโฟลเดอร์ที่ระบุ